工作中，我們幾乎每天都在開會(huì)，也經(jīng)常會(huì)需要組織會(huì)議，有哪些是你每次必踩的坑？身經(jīng)百會(huì)的我們，在組織會(huì)議的時(shí)候，怎樣才能組織一個(gè)成功、高效的會(huì)議呢？
從一個(gè)職場(chǎng)新手到老司機(jī)，下面每一條都是我曾經(jīng)犯過(guò)的錯(cuò)，雖然此刻呈現(xiàn)出來(lái)的是美好的文字，但是碼字的我其實(shí)很心酸
1、通知
臨時(shí)會(huì)議可以電話通知，重要的、非即時(shí)的會(huì)議都需要通過(guò)電子郵件發(fā)送會(huì)議通知，郵件主題是會(huì)議主題等相關(guān)信息，郵件中需要包含會(huì)議開始時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議題、計(jì)劃時(shí)長(zhǎng)，郵件中需要附上會(huì)議所需資料。
2、落實(shí)
發(fā)出會(huì)議通知之后，打電話給參會(huì)人員確認(rèn)，確保每一位被及時(shí)通知到，多部門參會(huì)，可以聯(lián)系該部門的會(huì)議牽頭人，與他/她溝通與會(huì)人員情況。同時(shí)，可以向參會(huì)人員或者會(huì)議牽頭人了解會(huì)議訴求，或者簡(jiǎn)單的澄清。然后，預(yù)測(cè)會(huì)議的爭(zhēng)論點(diǎn)在哪里，最后預(yù)先想好處理方案，開會(huì)時(shí)可以引導(dǎo)大家，因?yàn)槿嗽跔?zhēng)論得面紅耳赤的情況下，會(huì)過(guò)分關(guān)注某一點(diǎn)，反而容易受人引導(dǎo)。
3、提醒
會(huì)前15~30分鐘，郵件提醒與會(huì)者準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，也可以在發(fā)送第一次發(fā)送會(huì)議通知的時(shí)候設(shè)置自動(dòng)提醒。對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，保證領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前了解缺席情況，也給領(lǐng)導(dǎo)留下時(shí)間決定缺席的人是否必須參加本次會(huì)議。
4、準(zhǔn)備
會(huì)前，去測(cè)試可能用到的投影、電腦、PPT放映筆等工具是否工作正常，提前接入其他會(huì)場(chǎng)的視頻。把會(huì)議相關(guān)的資料、簽到表提前分發(fā)到會(huì)議桌的位子上。如果可以的話，在會(huì)議室里放一些水果、零食，美食總是可以幫助大家拉近距離，富含碳水化合物的零食能夠幫大家在15分鐘以內(nèi)集中注意力，放一些在桌上是個(gè)好主意。如果沒有會(huì)議室系統(tǒng)，需要在會(huì)議室門上貼上小條，比如：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。
5、介紹
會(huì)議開始，如有必要，先介紹參會(huì)人員，然后介紹這個(gè)會(huì)議的議題、會(huì)議流程、時(shí)間安排、已分發(fā)的資料等，隨后就可以迅速進(jìn)入正式的會(huì)議。
6、會(huì)議中
在得到允許的情況下，可以做一個(gè)錄音記錄。在會(huì)議過(guò)程中做好詳細(xì)的會(huì)議記錄，包括各方觀點(diǎn)、任務(wù)、行動(dòng)項(xiàng)等。在爭(zhēng)論得不可開交的時(shí)候，可以隨機(jī)應(yīng)變緩和氣氛，引導(dǎo)大家討論，也可以拋出事前準(zhǔn)備的方案，甚至可以建議暫時(shí)擱置該問(wèn)題進(jìn)行下一項(xiàng)，推動(dòng)會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行。
7、會(huì)議記錄/會(huì)議紀(jì)要
整理好會(huì)議記錄/會(huì)議紀(jì)要，并盡快發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最好當(dāng)天完成，不要超過(guò)第二天。同時(shí)，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)給與會(huì)人員或其他人員。
8、會(huì)后落實(shí)
將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫洠l(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)責(zé)任人，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。跟蹤過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)預(yù)警并提供解決方案或替代方案。
當(dāng)你堅(jiān)持看完以上8點(diǎn)，一定覺得十分枯燥，那么問(wèn)題來(lái)了，如何讓這份看似枯燥的工作做得有水平呢？做流程！
當(dāng)你把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，讓任何一個(gè)人都可以根據(jù)這個(gè)流程完成各項(xiàng)節(jié)點(diǎn)，形成不依賴任何人的會(huì)議服務(wù)體系，那么你就會(huì)成為那個(gè)“有水平的人”。因?yàn)槟阒鲃?dòng)改變了自己的工作內(nèi)容，對(duì)結(jié)果有了更深層次的追求，而完成任務(wù)≠結(jié)果。希望我們大家都能成為那個(gè)比別人多做一步的人！
