“去準(zhǔn)備一下，把其他幾個(gè)部門叫上，明天一起開個(gè)會(huì)！”冷不丁的聽到領(lǐng)導(dǎo)這么和你來(lái)這么一句，會(huì)不會(huì)感到瞬間呆在原地？
瞬間呆一會(huì)兒其實(shí)也沒關(guān)系，只要心中有“路數(shù)”就可以準(zhǔn)備周全。那么“路數(shù)”從哪里來(lái)呢？當(dāng)然是從平時(shí)的工作實(shí)踐中來(lái)。以下是我根據(jù)日常工作總結(jié)出的組織一場(chǎng)會(huì)議的基本模板，以這個(gè)模板為基礎(chǔ)，根據(jù)不同會(huì)議的性質(zhì)進(jìn)行增減，我們可以讓自己組織的會(huì)議不漏項(xiàng)。
1、確定會(huì)議類型
對(duì)于公司內(nèi)部的會(huì)議而言，如果從規(guī)模大小來(lái)分，可以分為小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議、超大型會(huì)議；如果從主題來(lái)分，可以分為管理型會(huì)議、協(xié)調(diào)型會(huì)議、技術(shù)型會(huì)議等。
為什么要了解會(huì)議的類型呢？從會(huì)議的類型我們其實(shí)可以知曉很多的信息。比如會(huì)議的主要目的、會(huì)議的所屬規(guī)格、會(huì)議的所屬氛圍等。根據(jù)這些信息，我們可以判斷開會(huì)的地點(diǎn)是公司內(nèi)部場(chǎng)地還是外部場(chǎng)地，會(huì)場(chǎng)布置需要什么風(fēng)格，大致預(yù)算是多少，做到心中有數(shù)。
2、確定會(huì)議方案
（1）確定會(huì)議名稱與議題
為會(huì)議取名字，對(duì)內(nèi)對(duì)外、大型、小型有不同。公司內(nèi)部的小型會(huì)議力求名稱簡(jiǎn)潔明了，可凸顯會(huì)議內(nèi)容的主題即可；公司的大型會(huì)議及對(duì)外會(huì)議，除了名稱應(yīng)凸顯會(huì)議內(nèi)容外還應(yīng)考慮對(duì)會(huì)議氣氛的烘托，適當(dāng)加上修飾語(yǔ)與宣傳語(yǔ)等。
（2）確定會(huì)議時(shí)間
綜合考慮會(huì)議地點(diǎn)時(shí)間安排，明確會(huì)議的開始時(shí)間與會(huì)議的持續(xù)時(shí)間，為后面的會(huì)議議程和日程提供時(shí)間信息保障。
（3）確定會(huì)議地點(diǎn)
明確會(huì)議召開地點(diǎn)。如果選擇地位于公司內(nèi)的會(huì)議室，則需像行政部門詢問會(huì)議室預(yù)訂情況，并提前對(duì)指定會(huì)議室進(jìn)行預(yù)訂。如果選擇地位于公司外的酒店，則需根據(jù)會(huì)議時(shí)間咨詢酒店的會(huì)議室預(yù)訂情況，并提前對(duì)指定會(huì)議室進(jìn)行預(yù)訂。如遇到時(shí)間上的沖突，需考慮更換酒店或調(diào)整會(huì)議時(shí)間。
（4）確定與會(huì)人員名單
明確參加會(huì)議的人員姓名、職務(wù)、部門、聯(lián)系方式，為邀請(qǐng)函制作、消息通知提供內(nèi)容信息保障。
（5）確定會(huì)議議程與日程
明確參加會(huì)議的人員姓名、職務(wù)、部門、聯(lián)系方式，為邀請(qǐng)函制作、消息通知提供內(nèi)容信息保障。
（6）制定會(huì)議規(guī)則
這里的會(huì)議規(guī)則可以從禮儀和內(nèi)容兩個(gè)方面進(jìn)行考量。禮儀上的規(guī)則如需不需要正裝出席，或者需不需要著統(tǒng)一服飾等。內(nèi)容上的規(guī)則如參會(huì)人是否需要在會(huì)前準(zhǔn)備提案，提案的形式是PPT還是文稿；會(huì)議中的發(fā)言順序是怎樣的，發(fā)言時(shí)長(zhǎng)如何規(guī)定等
（7）編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算
根據(jù)會(huì)議方案中所提及的事項(xiàng)做預(yù)算。一般預(yù)算項(xiàng)目包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置（裝飾、茶歇、服裝、宣傳物料等）、資料費(fèi)等。
3、確定會(huì)議籌備小組及分工
按照會(huì)議方案制定的事項(xiàng)，確定會(huì)議籌備小組成員及分工。具體分工包含負(fù)責(zé)事項(xiàng)、完成時(shí)間點(diǎn)和完成情況核查三個(gè)部分。分工如下：
（1）發(fā)送會(huì)議通知
會(huì)議通知的發(fā)送形式有兩種，第一種是電子通知；另一種是紙質(zhì)通知。電子通知如郵件、微信、OA、ERP等。紙質(zhì)通知如制作精美的邀請(qǐng)函。
通知內(nèi)容需包含“八要素”：
①會(huì)議名稱；②會(huì)議議題；③會(huì)議時(shí)間（年、月、日、上午、下午、晚上、幾時(shí)）；④會(huì)議地點(diǎn)；⑤參會(huì)人員；⑥會(huì)議籌辦方及聯(lián)系方式；⑦入場(chǎng)憑證；⑧會(huì)議準(zhǔn)備資料提交方式與時(shí)間。
通知內(nèi)容表達(dá)既可以是全文檔形式的，也可以是經(jīng)過平面設(shè)計(jì)的圖卡形式的。
（2）會(huì)議資料與物品準(zhǔn)備
會(huì)議資料準(zhǔn)備包含兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是發(fā)放資料的準(zhǔn)備，如會(huì)議講義；第二個(gè)方面是收集資料準(zhǔn)備，如在規(guī)定時(shí)間點(diǎn)按照規(guī)定的形式和要求，將參會(huì)者需要提交的資料收齊，整理所有會(huì)議材料并定稿。
會(huì)議物品，包括會(huì)議室預(yù)訂、房間預(yù)訂、就餐預(yù)訂、交通預(yù)訂、會(huì)議紀(jì)念品采購(gòu)、會(huì)議統(tǒng)一服裝采購(gòu)、會(huì)議證件制作、姓名卡牌制作、會(huì)議宣傳指示標(biāo)志制作（橫幅、宣傳海報(bào)、電子屏幕背景、PPT背景等）。
（3）會(huì)場(chǎng)布置
會(huì)場(chǎng)布置一般在會(huì)議開始前一天進(jìn)行，布置內(nèi)容包括：
①桌椅布局；②座次安排；③名牌擺放；④茶歇擺放；⑤影音設(shè)備調(diào)試；⑥現(xiàn)場(chǎng)燈光調(diào)試；⑦環(huán)境裝飾：橫幅、背景墻等。
（4）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排
確定好會(huì)前接待與引導(dǎo)人員、影像記錄人員、會(huì)議紀(jì)要人員、流程聯(lián)絡(luò)人員、機(jī)動(dòng)人員的人員設(shè)定與具體任務(wù)安排。
4、會(huì)議召開
（1）做好會(huì)議接待與入場(chǎng)服務(wù)
會(huì)議開始前，在會(huì)議室門口應(yīng)設(shè)立引導(dǎo)人員，引導(dǎo)參會(huì)人員就坐。
（2）做好流程銜接服務(wù)
流程銜接服務(wù)包括：①要有人員對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的各種臨時(shí)狀況作出及時(shí)的反應(yīng)和反饋；②要有人員對(duì)下一個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)度做把控和條件檢查，如提前通知餐廳預(yù)備午飯等。
（3）做好會(huì)議記錄
會(huì)議記錄包括會(huì)議內(nèi)容的文字記錄和會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的影像記錄。
5、會(huì)議總結(jié)評(píng)估
（1）會(huì)議紀(jì)要
向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議紀(jì)要，總結(jié)會(huì)議成果和解決周期表等。
（2）會(huì)議宣傳
整理會(huì)議新聞稿，發(fā)布至公司宣傳平臺(tái)。
（3）會(huì)議總結(jié)
會(huì)議的總結(jié)包含兩個(gè)方面，一個(gè)方面是對(duì)會(huì)議內(nèi)容達(dá)成的總結(jié)，本次會(huì)議是否富有成效，是否達(dá)到了會(huì)議的目的，之后要如何改進(jìn)等；第二個(gè)方面是對(duì)會(huì)議的組織進(jìn)行總結(jié)，本次會(huì)議的組織是否良好，之后需改進(jìn)的方面有哪些等。
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