很多管理者常常有這樣的困惑——明明自己手頭很多事,每天忙的焦頭爛額,但是下屬卻看起來無事可做。這種局面,讓人沮喪、甚至于自我懷疑。
書中作者將管理者的時間分成四類:老板占用的時間、組織占用的時間、自己占用的時間以及外界占用的。這四類時間里面,只有自己占用的時間是可控,自己占用的時間,通常絕大部分的時間,會讓下屬給占用,因此又叫做下屬占用時間。如果下屬占用的時間太多,甚至于影響到其他三類時間,那么管理者的工作能力就會受到質疑。作為一個有心作為的管理者,必須學會怎么管理好自己占用這部分的時間。安肯將管理者與下屬談話后的下一步驟,定義為猴子,稍不注意,猴子就會亂串到管理者的背上。要管理好下屬占用時間,就必須把下屬的猴子放在下屬身上,讓下屬去喂養,決不能讓下屬的猴子跳到自己的背上,除非你想當一個動物園園長。正如文中所說:當下屬前來向你尋求協助時,通常他們要的不是協助——他希望的是殺人武器上印有你的指紋。因此,專業的管理者應該非常清楚,任何時候,在我幫你解決問題時,你的問題不能成為我的問題。管理者的職責是監督,下屬才是問題解決者,管理者需要通過扮演監督者的身份去培養下屬處理問題的能力,而不是讓下屬的猴子跳到自己的背上,從而轉變身份,讓下屬監督自己辦事。安肯將下屬能力分為5個任務層級:
(5)獨立行動,例行性報告
(4)行動,但需立即請示
(3)提出建議,按照裁定的結果行動
(2)請示要做什么
(1)等候指示
層級越高,能力越強。1、2級屬于不合格的下屬,這種下屬期望出現在競爭對手的公司才好。而三級則為合格的下屬,面對問題,能夠提出建議,按照管理者的意愿執行任務。四五級員工,則是屬于能夠自我管理與自我領導的。能夠站在管理者的角度,結合自身的工作經驗,分析問題利弊,選擇符合公司利益的方案。當然,下屬先行動后匯報不是與生俱來的,這是下屬用自己表現爭取來的,管理者需事先聲明下屬擁有哪個層級的自由。
下屬的能力需要管理者不斷的培養,這是每一個管理者該有的能力與義務,但管理者必須遠離下屬的扳機,否則永遠培養不出優秀的槍手。
最后,安肯總結了六條防止猴子跳上背的規則,亦可看作是培養下屬的六個法則:
規則1:確保猴子不會被活活而死。
管理者必須履行好監督者的職責,以免下屬背上的猴子被活活餓死。人總是有惰性的,特別是當你手頭上的事情比較多的時候,事情就會被放到一邊。讓下屬形成及時匯報的習慣,為了不給上司留下不服從的印象,往往會產生不可思議的力量去完成上級監督的待辦事項。
規則2:不要讓猴子過量。
管理者每抓出一只猴子往下屬背上放時,下屬都需要騰出時間來喂養,但是這需要保持一個度,不能過量,否則會產生過猶不及的效果,猴子活活餓死。
規則3:喂養猴子的責任,必須落在下屬的身上。
按照喂食進度表上的時間和地點喂養猴子是下屬的責任,主管不能胡亂喂食,更不應該繞過直屬下屬對其下屬的宣布指示,除非是生死攸關的事。越級監督會混淆任務的優先次序。
規則4:毫無進展不能作為重新安排猴子喂養時間的借口
職責總是以時間為優先,而非準備就緒。
規則5:避免遭到誤解
對話是唯一能夠增進雙方了解的工具,在可能的情況下,盡量不要使用紙、電子郵件,因為它們無法傳遞或創造彼此的之間的了解。
規則6:展開即時的對話
總結:安肯的猴子管理制度,會讓下屬擁有更多的成長和擔負責任的機會,下屬的成長,同樣也是個人的成長,因為你將獲得更多的時間去處理老板占用的時間。