今天諾丁漢大學「Entrepreneurship in Business」這門課邀請了易思匯的創始人高宇同做演講。
當提到如何高效工作時，他提到了「To-do List」，也就是待辦清單。
我又想起好多人則是在用日歷管理自己的學習和工作任務，這是非常不對的。
本篇文章我將從日歷的用途、為什么不適合管理任務和怎樣管理任務三個方面去分析我們怎么樣看待任務管理。
1 日歷管理軟件適合管理什么？
很簡單，日歷適合管理我們大大小小的課程或會議。這些有固定開始時間和結束時間的事件被我們稱為日程。
舉個最熟悉的例子，就是我們的課程表。它提醒了我們某個時間段一定要參與某個日程，這就是日歷的正確使用方式。
有人可能會問：我不是也可以在一定時間內一定完成某個任務嗎，為什么就不能用日歷管理任務呢？
2 日歷為什么不適合管理任務？
其實很多人嘗試過用日歷規劃自己的任務。比如復習季時，有的同學會用它來規劃自己的復習任務時間，但事實上這樣的日歷規劃系統經常崩潰。
不能準確完成日歷上的任務不是你的錯！
本片段會解釋任務的具體定義和分析日歷不適合管理任務的原因。
2.1 任務和日程的區別
日程在 1 中已經提到了，是有固定起始和終止時間的事件（少數情況會不確定終止時間）。
而任務則是一種只存在 Deadline（截止日期）的事件。比如，我們今天要做的筆記，期末要上交的 Essay。
當我們做任務時，我們更注重任務的完成，而非任務的時間。比如我們做一個作業，無論我們花了一個小時還是兩個小時，只要沒有完成作業，我們就還要繼續。
2.2 任務在日歷中的尷尬
難以估計時間：
當我們在日歷上給明天的任務安排時間段時，我們幾乎不可能準確地估算我們完成這個任務的時間，不是規劃少了就是規劃多了。而不準確的規劃是不怎么有效的。
突發情況變化：
我們難以預料第二天發生的突發事情，比如被朋友邀請去吃中飯，比如突然想起來要發一封緊急的長郵件。
一旦這樣的事情發生，我們全天的計劃都會被打亂。這是相當泄氣的，會給人后來一種破罐子破摔的感覺，導致后續效率低下。
碎片時間無法利用：
任務放在日歷上往往把日歷占滿，我們就不自覺地喪失利用碎片時間的意識了。
但是每天我們都有許多碎片的事件需要完成，比如給他人發一個消息，洗一下囤積的衣服之類的瑣事。
3 該用什么管理任務？
「To-do List」，是的，就是開頭提到的待辦清單。
「To-do List」簡單來說就是把自己的任務列在一個清單上，就像我們小時候記作業一樣。
如果你沒有時間，你可以直接拉到文章的最后了。
下面主要會簡單講解如何充分用好待辦清單。
3.1 待辦清單 + GTD 理論
充分用好待辦清單，需要結合 David Allen 的理論「Getting Things Done」（GTD）。
這本理論的書籍可以在 UNNC 圖書館找到， 書名就是 Getting Things Done。
由于篇幅原因，本篇文章不展開敘述 GTD 理論。沉思的將來會發布相關內容。
3.2 任務清單軟件
市面上的任務清單軟件都做得相當成熟了，最有名的是 Todoist，OmniFocus 和 2Do 等。
但是對于新手，如果你不想了解 GTD 理論，或者剛開始了解，那么我推薦使用「滴答清單」免費版。
因為「滴答清單」做的非常簡潔，而且它免費版的功能也比較齊全，還支持各種 iOS, Android 和網頁端的跨平臺使用。
4 結語
沉思將來會介紹「Todoist」這款任務清單 App，它現在也在被用于沉思團隊的協作。但是我還是建議新手先用「滴答清單」免費版來實踐你的任務管理。
讓工具便捷生活！
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