來源：研發總監IPD內參。作者劉銘，系三豪商學院資深研發管理IPD顧問。

中國企業普遍成立時間不是太長，少則十來年，多則二三十年，但是很多公司沒有規范保存以前的產品設計文檔。即使能拿出以前的設計文檔，后來的設計人員也讀不懂了。除了一些必需的電路圖紙和軟件代碼，一些企業很少有邏輯清晰、內容完整、關系一致的配套設計文檔。

記得有一次，國內某電子行業龍頭公司總經理的一席話讓筆者印象深刻，“我們公司已經成立都十年了，但是我感覺我們公司沒有任何積累。只有一些老員工通過不斷的犯錯、試錯獲得了一些經驗，但是這些經驗無法在員工之間共享，都是私人財產，這些人一旦離開，什么經驗教訓都帶走了，找來的新人又開始了試錯、犯錯的老路子。我們甚至還遇到過這樣的情況：有一個產品推向市場后，市場反映不錯，引起了競爭對手的注意，把我們的那個工程師挖走了，搞得我們無法繼續開發其后續產品。我們在這個過程中付出了極高的成本，希望顧問能幫我們想想辦法。”

該怎么解決研發過程中保存規范有效的設計文檔呢？我認為要從以下三個方面入手。

思想決定行動。因此，首先要改變研發企業管理者和員工的意識。現在，企業競爭環境十分激烈，落后者都面臨著被市場淘汰的命運。所以，企業管理者在交給下屬——開發人員——開發任務時，都有一些不切實際的想法：“最好明天你就可以把產品開發出來”。但是研發是講究規律的，很多事情如果沒有想好就動手開發，就開始畫電路圖編代碼，其結果卻是：開發后期要為前期的工作不到位而埋單。如果某個研發人員為了系統全面地分析產品的需求和設計結構耗費了一兩周時間，說不定，他/她的領導會對著他/她大叫“兩周都過去了，你做了些什么？難道你不知道這個項目必須在月底完成嗎？”

而研發人員呢，為了迎合領導的意愿，甚至也是為了迎合他/她內心的“寫文檔沒用”的想法，也不編寫相關文檔，直接就動手開發了。殊不知，這是典型的欲速則不達的開發模式，是“沒有時間一次把事情做正確，卻有時間不斷的返工”的開發行為。而編寫文檔能夠“提高一次把事情做成功”的概率。因為編寫文檔是系統思考（System Thinking）的過程。當將腦海中的思考轉化成文字的過程中，人們潛意識地會對描述內容的正確性、完整性、一致性進行思考，并且文檔往往要被其他人閱讀，所以這無形中，也迫使作者不能隨意而為之。

另外，很多研發人員認為寫文檔是為了其他人，如產品的維護人員，公司經驗積累等，對自己沒有什么好處，所以不寫文檔也罷。在此，筆者以自己的經驗告訴這些研發人員，寫研發文檔不僅對別人有利，更對自己有利。我想幾乎所有的研發人員都希望自己的產品開發得又快又好。要能夠做到這點，僅憑自己是無法做到的，因此在產品開發的過程中，需要引入別的領域專家來做評審。

試想一下，如果沒有相關的需求、設計文檔等，專家們能夠有效的發現問題嗎？如果僅憑研發人員一張嘴、幾張草圖、隨便地在黑板上畫幾筆，就能夠讓專家真正的了解您的設計思路嗎？或許有些研發人員認為自己就是專家，不需要其他專家。可是你自己真的可以發現自己的問題嗎？每個人都有自己的思路，也自然而然地形成了思維定勢，因此當自己去檢查自己的工作成果時，這種思維定勢就會發生作用，也就很難發現工作成果中存在的問題了。

因此研發過程中寫文檔，應是企業的要求，同時也是開發人員的自我要求。

在建立了正確的文檔意識后，企業應該建立基于產品開發流程的文檔管理制度。沒有制度，無法在企業內部形成一致的做法。很多產品的開發都是一個周期較長的過程，少則一月，多則上年，因此不應該是為了文檔而文檔，在事后補寫，而應該是在開發工作中自然而然的產出和對之進行正確性評審。集成產品開發（IPD）流程就是將文檔工作融入了整個產品開發過程的一種有效方式。它將產品開發分成了多個階段，同時識別出了參與產品開發的所有角色，包括研發和非研發。在流程中，基于研發工作的基本規律和產品特點，識別了各角色在不同階段的關鍵活動，并定義了這些活動的主要交付件，也即相應的研發文檔。

結構化的集成產品開發流程不僅給研發人員提供了何時編寫文檔，寫什么文檔的指導外，它也是公司管理者和流程監控者的監控依據。

同時為了提高編寫開發文檔的效率，提高文檔的可讀性，企業需要建立一些基本的文檔編寫規則和相關開發文檔的模板，確保所有研發人員都在一致的基礎上進行產品的業務計劃、需求分析、總體架構的設計、試驗報告等的編寫。規范的模板不僅可以激發研發人員的思考，避免遺漏，還可以讓產品的開發過程可以追朔，提高今后產品問題定位的效率。

當然任何正確的意識和規范的制度，如果缺乏監管，也是無法持久一致地在工作中得到實施。前文提到的英國設計公司的主動提醒行為，其目的也是為了免除橋梁發生意外后所需承擔的法律責任。試想一下，如果沒有這樣的紅線，情況也許會發生改變。

因此，在要求研發人員編寫文檔的同時，企業還應該建立第三方的監控審計機制，這就是通常說的QA工作之一。質量保證QA作為研發型企業為提高研發能力而建立的一個專業崗位，事實上承擔著對公司研發流程執行度的監控和審計。當然也對研發人員是否按時、是否正確、是否規范地提交研發文檔負有監控責任。

如此這般，我們才能在組織層面確保研發經驗的共享具備文檔基礎，才能通過有效的文檔來提升評審的質量從而提升產品的質量，才能讓后續的研發人員能夠站在前人的肩膀上繼續成長。

一句話，只有不斷地通過有效文檔的積累，才能實現個人能力向組織能力轉化，才能讓企業在百年之后仍然能夠精準地為客戶服務。