“管理學之父”彼得·德魯克寫的《卓有成效的管理者》很好的解答了這個問題，告訴了我們：一群平凡人，能做出不平凡的事業(yè)嗎？這是完全可以做到的。只要我們組織中的每一個人都能做到卓有成效。卓有成效可以學會嗎？卓有成效是可以學會的。每個人都必須卓有成效嗎？卓有成效是管理者必須做到的事。

卓有成效是可以學會的

• 必須完成按時做完該做的事情。（最基本的要求）
• 效率：“把事情做對（to do things right）”的能力,而不是“做對的事情”的能力。
• 知識工作者的生產力，就是“做好該做的事情”的能力，也就是有效性。
• 衡量知識工作主要應看其結果。
• 四類非其本人所能控制的現(xiàn)實難題
  • 管理者的時間往往屬于別人，而不屬于自己。
  • 管理者往往被迫忙于“日常運作”，除非他們敢于采取行動來改變周圍的一切。
  • 管理者本身處于一個“組織”之中。
  • 管理者是身處一個組織的“內部”，受到組織的局限。
• 如果不致力學習提高自己的有效性，就不可能成為卓有成效的管理者。
• 不能一味拔高能力的標準來期望管理者的績效，只能通過改進工作的手段來充分發(fā)揮人的能力。
• 所謂的有效性，就是使能力和只是資源能夠產生更多更好的成果的一種手段。
• 許多有效的管理者共同點：人人都具有做好該做的事情的能力。
• 有效性是一種后天的習慣，是一種實踐的綜合。
• 習慣必須靠學習養(yǎng)成，就像我們學習乘法口訣。擴展閱讀=>《習慣的力量》
• 五項必須養(yǎng)成的思想習慣：
  • 有效的管理者知道他們的時間用在什么地方。
  • 有效的管理者重視對外界的貢獻。
  • 有效的管理者善于利用長處（自己的、上司的、同事的、下屬的）。
  • 有效的管理者集中精力于少數(shù)重要的領域，在這少數(shù)重要的領域中，如果能有優(yōu)秀的業(yè)績就可以產生卓越的效果。
  • 有效的管理者必須善于做有效的決策。

掌握自己的時間

• 有效性的基礎：
  • 記錄時間
    • 把時間消耗記錄在一個本子上，每月定期拿出來檢討。
      • 找出不必做的事情。
      • 找出有哪些事情可以交給別人來做，又不影響效果。
      • 管理者在浪費別人的時間。
  • 管理時間。
    • 找出缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素。
      • 同一個危機如果重復出現(xiàn)，往往是疏忽和懶散造成的。擴展閱讀=>《清單革命》
    • 人員過多，也常造成時間浪費。
    • 組織不健全，其表現(xiàn)就是會議太多。
    • 信息功能不健全。
  • 統(tǒng)一安排時間。
    • 需要集中整塊時間，時間分割成很多段，等于沒有時間。
    • 預估有多少“自由時間”，保留出相當分量的一段連續(xù)性的整塊時間出來。
    • 不斷的做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，給重要的活動定下必須完成的期限。
    • 若不將時間管理好，要想管理好其他事情只是空談。
    • 認識你的時間。

我能貢獻什么？

• 重視貢獻就是重視有效。
• 有效性：
  • 自己的工作，包括工作內容、工作水準以及其影響。
  • 自己和他人的關系，包括上司、下屬、同事。
  • 各種管理手段運用，例如會議或報告。
• “貢獻”的含義：
  • 直接成果。
  • 樹立新的價值觀。
  • 培養(yǎng)與開發(fā)明天需要的人才。
• 不要讓以前“成功”的經歷，來束縛你現(xiàn)在的想法，要擁抱變化。

如何使專業(yè)人員的工作卓有成效

• 互相協(xié)作，為他人考慮。

• 有效的人際關系：

  • 互相溝通。
    • 強調貢獻有助于橫向的溝通，因此能夠促成團隊合作。
  • 團隊合作。
    • 各路英雄的合作，貴在自動自發(fā)，貴在能依循情勢的邏輯和任務的需要，而非依賴正式組織結構。
  • 自我發(fā)展。
    • 個人能否有所發(fā)展，在很大程度上要看你是否重視貢獻。
  • 培養(yǎng)他人。
    • 重視貢獻的管理者必然會同時啟發(fā)他人尋求自我發(fā)展。

• 有效的會議

  • 你可以主持會議，聽取重要的發(fā)言，也可以與大家共同討論。但是你不能既主持會議，有高談闊論。

如何發(fā)揮人的長處

• 要用人所長

  • 擇人。
    • 選用比自己更強的人來工作。
    • 每個人都有他的缺點，需要利用他的長處來做出貢獻，讓他的短處不影響貢獻。
  • 用人
    • 不將職位設置成只有上帝才能勝任
    • 職位的要求要嚴格，涵蓋要廣。
    • 先仔細考慮這個人的條件，而不會只局限于這個職位。
  • 考評方式：
    • 期望貢獻和實際貢獻做對比：
      • 哪方面的工作他確實做得很好？
      • 因此，他哪方面肯恩個會做得更好？
      • 為了充分發(fā)揮它的長處，他還應該再學習或獲得哪一些知識？
      • 如果我有個兒子或女兒，我愿意讓我的子女在他的指導下工作嗎？
        • 愿意，為什么？
        • 不愿意，為什么？
  • 總有經得起績效考核的人，才是可以提升的人。
  • 用人所長是卓有成效的管理者必須具備的一種素質。

如何管理上司

• 從正確的事情著手，并以上司能接受的方式向其提出建議。
• 觀察上司長處，了解上司長處，讓他發(fā)揮長處。

要事優(yōu)先

擴展閱讀=>《精要主義》

• 卓有成效秘籍：善于集中精力。
• 重要的事情放在前面做，一次只做好一件事情。
• 擺脫已經不再有價值的過去。
• 自我檢視，如果沒有價值就立即停止。
• 社會組織恰如生物有機體，必須保持小而精的狀態(tài)。
• 優(yōu)先次序的重要原則
  • 重將來而不重過去
  • 重視機會，不能只看困難
  • 選擇自己的方向，而不盲從
  • 目標要高，要有新意，不能只求安全和方便。

決策的要素

擴展閱讀=>《決策的智慧》

• 一個決策如果不能付諸行動，就稱不上是真正的決策，最多只是一種良好的意愿。
• 有效的決策雖然是以搞層次的理性認知為基礎，但決策的推行卻必須盡可能的接近工作層面，必須力求簡單。
• 決策的五個要素：
  • 了解問題的性質，經常性的問題那就建立規(guī)則或原則的決策才能解決。
  • 找出解決問題的“邊界條件”。
  • 考慮問題的正確解決方案，以及這些方案的必須滿足條件、讓步事項、妥協(xié)、適合。
  • 兼顧執(zhí)行措施，讓決策變成可以被貫徹的行動。
  • 重視反饋，以驗證決策重要性及有效性。

有效的決策

• 見解（尚待證實的假設）
  • 證實需要確定相關的標準，尤其是有關的衡量標準。
• 有效的管理者鼓勵大家提出見解。
• 為什么有反面意見
  • 有反面意見，才能保護決策者不致保護決策者不之淪為組織的俘虜。
  • 反面意見本身，證實決策所需的“另一個方案”。
  • 反面意見可以激發(fā)想象力。
• 什么時候需要決策？如果繼續(xù)保守成規(guī)，情況就會惡化，那就必須做出新的決策。
• 決策原則
  • 如果利益大于成本及風險，就該行動。
  • 行動或不行動，切忌只做一半或折中。

結論：管理者必須卓有成效

• 記錄好時間的使用情況。
• 分析時間記錄。
• 把眼光集中在貢獻上。
• 充分發(fā)揮人的長處。
• 有效的策略。