番茄工作法使用說明書

今天花了點時間把番茄工作法這本書看完了,和以前上學時45分鐘每節課的感覺差不多,只是這個時間更短,流程也更細化,容易讓人集中注意力。

先來幾個問題看看中刀的人有多少:
1.有拖延癥,上午的工作要拖到下午,下午的工作要拖到明天或者有反正周六要加班,那就周五多玩玩,刷刷微博這樣的思想。
2.經常我們想看一本書,看了一點后就厭煩拋諸腦后,等過一段時間興致又來了想繼續讀,發現前面的內容已經忘了不得已要從頭開始,如此往復,一年到頭一本書還在原地徘徊,年終總結時才悔恨不已。
3.上班就開始干活,但是手頭的事情剛干了一點,又一攤新的工作擠進來,然后倒手又去忙新的事情,經常下班了感覺忙了一天卻沒有一件拿得出手的已完成的活來交差。
如果你有上面的一種或者幾種那么番茄工作法適合你。

1.番茄工作法的歷史

番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛在1992年創建的,但其實在更早的時候西里洛就已經使用了。20世紀80年代西里洛還在大學時,由于學習效率低下作業完不成,就在想怎么讓自己踏實的學一會,哪怕十分鐘也行。如果有人監督幫忙掐表,會不會很好,后來西里洛找到了廚房定時器,形狀酷似番茄,就這樣他邂逅了番茄鐘。

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2.什么是番茄工作法?

簡單的說就是列出要做的事,標記當天要完成的,設置鬧鐘為25分鐘,然后從第一件事情開始做。還要有每日回顧、每日承諾、中斷和預估等。

番茄工作法是一套簡單的流程,它可以讓我們提高時間觀念、提升注意力、加強自我決策意識、改善目前不好的工作流程從而提高工作效率,當然這一切好處的前提是正確并長期的執行了番茄法。

3.番茄工作法需要哪些工具?

一個番茄鐘
鉛筆/橡皮
三張表格(活動清單、今日待辦、記錄)

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4.番茄工作法流程詳解

(1) 將近期要完成的活動/任務加入到活動清單

把近幾天準備工作的內容填寫到活動清單中,活動清單內容力求簡潔,不要求別人看懂,只需要自己幾個月后仍能看懂即可。
如果某件事明確了必須在某時間之前完成,則可以在活動末尾加上最后期限作為提醒。

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(2)從活動清單中選擇今日要完成的幾項抄入到今日待辦中

今日待辦的任務一定是要從活動清單抄入過來的,如果是自己又單獨創建的那活動清單有何意義?填寫今日待辦時要注意劃分優先級(事情的重要程度),然后給每個待辦預估需要多少番茄鐘來完成,在待辦后面用方格表示出來。

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從開始的活動清單列舉,到今日待辦的篩選,有沒有覺得原本雜亂無章的事情,現在有了頭緒而且當天?目標已經明確只需要放手去做了。無形中注意力已經轉移到所選活動了。
(3)準備好工作后,啟動番茄鐘時間設定為25分鐘。

注意每個番茄鐘都是原子性的,即不能再分割,一旦番茄鐘啟動,25分鐘必須從一而終。
可能有人會有疑問:如果番茄鐘期間渴了怎么辦?有人打電話或者有同事來詢問怎么辦?別急,這些都是中斷,參見步驟4。

(4)開始工作,直到番茄鐘響鈴結束

工作期間可能會受到中斷,在日常工作中,中斷是不可完全避免的,需要自己處理好中斷。
中斷有兩種形式:內部中斷和外部中斷。
內部中斷 是自己造成的,是直覺向大腦發出信號,告訴我讓我去專注當下活動以外的事情。

比如工作了一會,突然想打開qq去群里扯皮幾句,想起有個電話沒有回復,水杯沒水了要去續杯等,這些都是來自自身內部的本能,其實是想拖延,這時該怎么辦?接受、記錄然后繼續番茄鐘。
首先看引起中斷原因,如果是突然想起沒有做的事情,那么可以在今日待辦(如果想起的事情不緊急可以直接加入到活動清單中,并在左邊加一個“U”表示計劃外事件“unplanned”)下方添加一個“計劃外緊急”欄目,記錄中斷原因(下圖中的③),并在今日待辦的當前活動后面添加一個 撇號 ' (下圖中的①),表示當下活動產生一個內部中斷,記錄完成繼續番茄鐘。
至于說要聊天扯皮和續杯,等到番茄鐘結束后再去,當然如果只是喝水那你想喝多少喝多少。
如果作為初學者感覺內部中斷太多,可以嘗試縮小番茄鐘為5、10、15分鐘。當然番茄鐘的每次更改至少要保持兩個星期再次更改。
外部中斷 是別人造成的,有人向你詢問請你幫忙,等你答復,外部中斷往往具有互動性。但是我們不能因為保護番茄鐘就拒絕幫忙同事,畢竟低頭不見抬頭見的。
可以在番茄鐘期間手機、郵件靜音,
同事來面談,如果比較急可以商量稍后推遲下,用下一個番茄鐘來解決中斷事件,而不是在當前活動直接中斷處理;如果不著急可以添加到計劃外事件,同時在當前活動后添加一個減號 -(下圖中的②),表示受到一次外部中斷;如果非常著急,那么不得已只有廢棄當前的番茄鐘,先幫同事解決問題,過后休息一會然后開啟新的番茄鐘開始專注起來。

每個番茄鐘結束都要在今日待辦的當下活動方格中畫×。如果當下活動已經完成則可以給活動內容劃一條橫線表示完成狀態(下圖中的③)。

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(5)休息

小休時間一般為3-5分鐘,每隔4個番茄鐘就大休一次,大休一般15-30分鐘。注意休息期間要站起來走動一下,讓自己能消除對上一個番茄鐘的思考,完全抽身出來放松下。可以泡杯茶或咖啡,去個廁所,窗臺發呆等,總之拒絕任何用腦的活動。
以下說明了休息時箭頭所指從最佳到最差休息方式:


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(6)開始下一個番茄鐘,重復3-5步
(7)下班前記錄

記錄什么內容?記錄當天完成的番茄鐘數、被打斷數、今日待辦完成數等,通過記錄可以知曉自己承諾完成了多少,相差多少,如果差距很大,就要尋找原因。經過一段時間的記錄,數據可視化,看自己的承諾和已完成是否越來越接近。通過記錄發現總結不足,在以后的清單中持續改善。

以上只介紹了番茄工作法流程和一些需要注意的點,其他一些邊緣內容或者沒有get到的點歡迎探討。

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