圖/《番茄工作法圖解》
文/野瑪Yema
本文為《番茄工作法圖解》讀書筆記。
弗朗西斯科·西里洛在1992年創立了番茄工作法，但若從頭說起，則要追溯到20世紀80年代末，他大學生活的頭幾年。
西里洛一度苦于效率低下，作業做不出來，學習學不進去。
“我能學習一會兒嗎？真正學上10分鐘？”
“我得找個計時教練，但誰來替我掐表呢？”
后來他找到了，是一枚廚房定時器，形狀好像番茄（即意大利語的Pomodoro，番茄工作法the Pomodoro Technique）。就這樣，西里洛邂逅了他的番茄鐘。
Q.由番茄鐘引申的工作法，是怎么執行的？
簡單說，就是列出你當天要做的事，設置25分鐘鬧鐘，然后從第一件事開始。第一個番茄鐘結束，休息5分鐘，繼續第二個番茄鐘，以此反復。
第一件事提前完成或番茄鐘用盡，開始第二件事。
此外還要有每日回顧、每日承諾、控制中斷、預估要花的工夫等。
Q.為何番茄工作法令人耳目一新？
因為它打破了我們固有的時間-工作觀念。
工作中我們常常默認時間是持續的，比如“我得在10分鐘內趕上公車”“deadline是這周三”等，這里的時間表示兩點的距離——起點到終點。 我們明確了兩個點，而對中間會發生一無所知。
從時間持續的角度來看，對未來進行思考、計算和劃分，無異于盲人摸象一般，至少在以全新的方法面對全新的任務時，會是如此。
對于大多數人來說，正是這種不可預測性引發了焦慮。而焦慮無疑會導致生產力下降，甚至可能把事情搞砸。
而番茄工作法提倡交替的時間觀念，比如雞1生蛋 2、蛋 2生雞 3、雞 3生蛋 4，依次類推。這些事件互不重疊，我們可能不知道具體時間點，但我們知道其發生順序。
如果我們能從時間交替的角度思考，將工作視為一連串的事件各個擊破，工作效率將得以提高。這就是番茄工作法的基本原理。
Q.番茄工作法需要什么工具？
番茄工作法只需要一支筆、一枚定時器和三張紙。
三張紙的用途如下：
1） “活動清單”表格：列出最近要進行的活動，隨想隨填，言簡意賅，不用排序。
一種好方法是，第一個詞代表活動的主題類型（事情雖多，總能歸類到幾種主題），后面第二個詞則明確表達想要實現什么。
同一張“活動清單”表格可以用很多天，增加新的活動，劃掉已完成的。
2）“今日待辦”表格：填寫今天日期、你的名字，給自己一個儀式感，從“活動清單”中挑出打算在今天進行的活動。
我在心目中將“必須得做完”換成“從哪里開始”，將“這個項目很大很重要”換成“我可以走出一小步”。
在當下此刻，我決定進行一項活動，等于隱含著決定不去做我積壓清單里其他幾百項活動。在一小段時間內與這項任務共舞，之后再重新評估它是否仍然是最重要的。
每天早上這張表要換新的。
要區別“活動清單”（傳統工作清單）和“今日待辦”（所提取的承諾）表格。
3） “記錄”表格：記錄所采樣的流程指標，以便對流程進行改進。同一張“記錄”表格可以用很多天，以便比較每天的跟蹤記錄。
Q.番茄工作法具體怎么執行？
番茄工作者的一天具有以下5個階段：
1）計劃：在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動清單”）中提取最重要的活動，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當天的自我承諾。
2）跟蹤：確定當天活動后，扭啟25分鐘的番茄鐘，從當天活動的第一項開始進行。在每個番茄鐘內，你要收集一些過程指標，比如計算遇到的中斷次數。
3）記錄：在一天結束時，將當天收集的數據歸檔，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數，就把中斷次數寫下來。
4）處理：從所記錄的原始數據中提取有用信息。
例如，你可以計算平均每項活動花費的番茄鐘數。如果數字很大，你就要試著拆分活動，使之成為更小、更易于管理的部分。
或者你可以計算一項活動在“活動清單”表格停留的平均時間，即從記下該活動到它得到處理的時間。
5）可視化：最終你要將信息以某種方式組織起來，從中找出改進流程的思路。
為了避免第二天犯同樣的錯誤，番茄工作法在一天結束前要做三件事：記錄、處理和可視化，這些每日回顧工作，是改進個人流程的關鍵。
這樣還有一個好處是，一開始你是照著書本應用番茄工作法，等到認清自身工作習慣后，就可以進行調整，比如說一個工作時段30min或45min，得以形成自己專屬的一套方法。
Q.執行番茄工作法有什么規則？
有兩條規則：
1）一旦番茄鐘啟動就必須走到響鈴。
這是因為番茄鐘具有原子性——不可分割。
番茄鐘是這套流程方法中最小的貨幣單位，使用小數是不允許的，如1/2或2.2個番茄鐘是不行的。如果任務被放下了，比如著急去洗手間或臨時開會，無論是暫時的還是長期的，當前番茄鐘都必須作廢。它就不能算數了，也不應該畫X。你得扭啟一個新的25分鐘番茄鐘代替它。
2）確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情。
開工前，我要先扭啟番茄鐘，稍后番茄鐘會響鈴，提醒我停下來，重新考慮剛才所專注的活動，是否仍然是重中之重？確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情。
Q.為什么番茄工作法強調一次只做一件事？
行為心理學家羅伊·鮑邁斯特在他的經典著作《意志力》一書中，用大量實驗案例論證了設定目標過多時，人的決策力和意志力會被大量消耗，結果往往變得遙不可及。
當研究者讓人們列出自己的目標時，百分之90%的人會輕松列出6個目標。
而持續監測這些同時執行6個目標的實驗對象時發現：
1.他們持續地陷入煩躁和焦慮中，痛苦指數升高；
2.同時，他們做得更少，思慮的時間占據了行動的時間，忙著發愁，反而止步不前；
3.另外，這些人身體健康狀況明顯變差，各種負面的應激反應，一個接一個冒了出來。
你看，我們的心理機制決定了專注做一件事更有效。multi-tasks需要訓練，只有少部分才智與意志力超強者，才能勝任非人的任務設計。
Q.我也想好好工作上半小時40分鐘，但總是被打擾被中斷了，怎么辦？
中斷分為內部中斷和外部中斷。
內部中斷，潛意識是打算拖延。拖延就跟去了醫院不掛號一樣，浪費時間，等著情況惡化！
現在我們看一下出現內部中斷時要采取的策略：
1）首先接受它，
2）然后記錄它（“今日待辦”表格的下半部分已經分出來，在計劃內的承諾活動下方，有個標題叫做“計劃外緊急”），
3）然后立即繼續你手頭的工作，避免真的被打斷。
對內部中斷睜一眼閉一眼，想著對自己作弊，是于事無補的。記錄跟蹤數據，就是為了進行自我改進和流程改進。
外部中斷具有互動性。電子郵件軟件叮咚作響，總是提醒你有新郵件，有人正在等你答復。
每遇到一次外部中斷，就在“今日待辦”表格添上中斷所要求活動的標題。寫下來，不讓它占腦子，而且確保你會在未來的計劃中把它考慮進去。
處理外部中斷的策略，由以下四步組成：
1）告知：“我手頭有事，正忙。”
2）協商：“周五再幫你做，行嗎？”
3）計劃：寫下活動名稱，稍后為它計劃未來的番茄鐘。
4）答復：按照承諾回電或答復，不然的話，下次別人就沒法信任你了。
Q.如何使用不同的符號來標記工作中斷？
假設我今天早晨選擇了三項活動：“準備發票”“領獎品”和“填納稅表”。
做為老牌兒的良民，我肯定優先處理納稅表格。一個番茄鐘后，我畫了一個X；兩個番茄鐘后，我完成了報稅表格，接下來該準備發票了。
我在第二個方框中畫了個X，因為又完成了一個番茄鐘，而且在“今日待辦”表格中劃掉了“填納稅表”活動，因為它已經完成了。
那圖片中的①、②、③又是什么呢？
①在準備發票時，有一次內部中斷。我莫名其妙地想起要給小明打個電話。我在“活動清單”表格記下這事，打算改天做。然后，我在“準備發票”標題右邊標一個撇號。在一天結束時要匯總這些跟蹤數據。
②在填納稅表的時候，小紅打電話給我。我告訴她我正在忙，問能不能稍后給她回電話。這是一次外部中斷，所以我在“填納稅表”右邊畫了一個減號。同樣地，這一跟蹤數據要留到今天結束時匯總。
③畫減號后，我也在“計劃外緊急”區寫了“電話小紅”。
Q.番茄鐘用完了，工作還沒完成怎么辦？
如果活動完成之前，小方格都填滿了，即本來預估這項活動需要若干個番茄鐘，但這些番茄鐘用完了，活動還沒完成。接下來怎么辦？
這時要做二次預估。
猜測要完成這項活動還需要多少個番茄鐘。然后，在之前的小方框旁邊，按照二次預估的數目畫上相應個數的圓圈。現在，每個番茄鐘結束響鈴時，你可以繼續在圓圈里畫X。
如果事前預估需要的番茄鐘數與實際所花的之間經常不一致，有以下兩種可能的原因：
1）做預估的方法或能力有待改進；
2）工作開始后，又出現新情況、新問題，使得環境發生改變。
Q.執行番茄工作法的過程中有哪些認識？
認識一：“沒想到一件事要做這么久”。經過預估，如果某項活動需要7個以上的番茄鐘，就應當拆分它。
認識二： “沒想到一件事越做越復雜”。在活動進行過程中，突然冒出的次要任務可以將其填入“計劃外緊急”一欄，然后再接再厲，完成主要活動。
認識三：“頭腦被各種想法占據”。額外的想法一方面要控制住，不干擾主要任務，另一方面要及時提煉，這些都是工作創新的源泉。
認識四：“把預估當作承諾”。一項探索活動或開發活動要花的時間，沒法提前預知，只能估計得盡量接近。總是把估計值當作承諾，無論是對自己或對同事，都會造成不必要的焦慮。
為避免此類困境，番茄工作法只計算番茄鐘。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分鐘專注于該做的事。
然而也應該做到隨時溝通，讓相關人員看到事情進展。
認識五：“流程管理，只是說說”。跟蹤階段就是在收集全天工作流程的真實數據，這些數據可用于每日回顧，以改進第二天的流程。
要跟蹤哪些數據由自己決定，根據具體的工作狀態而有所不同，但可以先從計算“中斷數”和“完成番茄數”開始。
認識六：“完美主義，礙手礙腳”。“等一等，還有更完美的方案”其實是另一種形式的拖延。
番茄工作法沒有給“拖延”任何的機會。你只能前進，開始一個番茄鐘，不必惦記怎樣才能做到“非常完美”。要記住，完成比完美更重要。
認識七：“在早晨選擇一些活動，傍晚時卻發現，今天所完成的活動大部分都不是早晨選的”。經常這樣，計劃階段就不會有做出承諾的使命感。如果沒有承諾感，那么在做當天總結時，會覺得只有苦勞，沒有功勞。
更重要的是，這樣在“活動清單”和“今日待辦”表格之間就沒有區別。承諾是番茄工作法的核心。“今日待辦”表格就是每天的承諾！所選出的活動應當具有可行性。
Tips.游戲一般地確定“今日待辦”
如果不能確定哪些活動應當填入“今日待辦”表格，不妨舉行一場“優先級淘汰賽”？
首先寫下參賽選手名單——即所有活動的標題，每項活動一張小紙條。
然后不區分重要程度，把所有紙條排成一列。將第一項和第二項進行比較。如果今天只能做一件事，我應該做哪件呢？決定之后，輸的一方放到左邊，贏的一方拿在手。
接下來，從原始列中取出下一張紙條，與剛才比賽的贏家繼續比較。如此類推，一場一場比下去。
贏家一直在手里，輸的放到左邊。等到原始列清空，就有了整個賽季的贏家。最優先的活動是手中的那個。
然而一天可以做的活動何止一項？于是從左邊的輸家列中啟動一個新的賽季。將選出的幾名獲勝者，填入今日待辦表格，作為切合實際的承諾。
Tips.番茄秘籍之進度表格
如果同一項活動總是出現在“今日待辦”表格中，卻得不到完成，那么就需要另一種形式的“活動清單”表格——“進度表格”。
舉個栗子，作者拿一張A4紙，上面有5X5毫米的格子，左上角有月份和名字。然后沿著紙的短邊，從右到左寫下這個月的日期，31，30，29，……一直到1，每格寫一個數字。
這樣在左邊就有大約5厘米的空白。在這里寫上所有已知的活動，每個活動占一行。然后用這張“進度表格”替換掉“活動清單”。
“進度表格”仍然是“活動清單”的思路，只是實現方式不同。
那“記錄”表格呢？“記錄”表格是任意記錄作者要跟蹤的數據的，比如打了幾次電話。
每天早上，當作者選擇某項活動并把它填入“今日待辦”表格時，也會在“進度表格”相應方格中畫一個圈，位置在當天日期那一列，所選擇的活動那一行。
當天工作結束做每日回顧時，如果某項活動完成了，就在它的圓圈里畫一個星星。
一段時間后，如果看到很多空圈，表示總是高估自己所能兌現的承諾。如果某個活動有許多空圈，則可能需要分解它。
Tips.番茄鐘設置的0&7技巧
假如一項活動預估超過7個番茄鐘，說明它太復雜了，需要拆分這項活動。拆開的每項小活動在“活動清單”表格中單獨占一行，各自有預估值。活動越大，預估越不準。
如果一項活動預估不夠1個番茄鐘，則可以在它旁邊標個0。并不是說它要花0個番茄鐘來完成，只是表示時間花費小于1個番茄鐘。這樣的活動在“活動清單”表格中仍然各自占一行。
稍后在選擇活動填入“今日待辦”表格時，可以將幾項這樣小于1個番茄鐘的活動合并到一起，將它們寫在同一行，當作一個活動來對待。
寫在后面
《番茄工作法圖解》屬于實用類型書籍，閱讀時間10天，整本書讀下來還是很有收獲的，方法簡單易行，很適合辦公一族。
以下是文中一些摘錄，與大家分享?
* 一雙腳不能同時跳兩場舞。換句話說，一次只做一件事。
* 各種懶惰是枝葉，各種拖延是枝干，焦慮是主干，而各種原因是樹根。懶惰之樹有多高大，取決于樹根的多少，樹根越多就越復雜，懶惰之樹就越難砍。
* 正確的決策是意識和直覺之間的平衡。為了做出正確決定，你需要簡化問題，使其只包含重要事實和你有足夠能力進行分析的領域。
* 變化是商務世界永恒的主題，不想手忙腳亂，就要對手頭工作頻繁地提供反饋和接收反饋。
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