一、前言：
當一個職場人進入一個比較成規模的企業，公司給員工配備的工具就是一臺電腦、一部電話還有就是一個專屬于你的電子郵箱。很多時候電子郵件在一個大公司中，是使用頻率最高的一個溝通工具。想想我們每天到單位，往往大家的第一個動作時打開電腦，同時打開自己的電子郵件。但如何才能更好收發電子郵件呢？這對很多人來說，也許根本就不是一個“問題”，但往往這些看似平常的事情，可能會對你的工作產生巨大的影響。讓我們看看自己在平時在發郵件的過程中會出現哪些問題吧！

二、發郵件常出現的十大問題：
（1）從不喜歡或者不習慣發郵件，事情做就做了；
（2）郵件當發給職位不同的人的時候，不知道該怎樣排順序，甚至根本就沒想過這個問題；
（3）寫郵件不知道該采用怎樣的格式；
（4）郵件最后沒有自己的落款，別人收到你的郵件，根本不知道你是誰；
（5）發郵件的附件不知道要用怎樣的格式；
（6）發郵件的正文，總是琢磨，不知道自己的措辭是否有問題；
（7）發郵件不習慣抄送；
（8）發郵件不知道該抄送給哪些人；
（9）不敢給相關領導抄送郵件，總感覺這個郵件讓領導看到后會有什么想法；
（10）發郵件的時候總喜歡新建郵件，卻不會使用郵件答復功能；

三、這些問題給你帶來的影響：
（1）從不喜歡或者不習慣發郵件，事情做就做了；
企業中，基本每個人每天要發10封左右的郵件來進行溝通，作為企業的管理者，每天甚至可能收到上百封的郵件。可以說發郵件已經成為企業人溝通的一種習慣。作為一名職場人來說，你要學會發郵件，否則你很難跟同事進行交流。在一個大企業中，每個人的分工非常明確，都有自己的工作要做，尤其是你的領導，可能每天沒有多少時間能和你面對面的溝通，如果你不發郵件匯報工作，很可能讓領導覺得你每天無事可做。舉個例子，我們原來的一位同事，工作執行力很強，工作做得也不錯，就是不喜歡發郵件匯報工作，尤其是給領導發郵件，結果工作一年后，領導認為他沒什么出色的工作業績，他也在這種郁悶中離開了公司。
（2）郵件發給職位不同的人，不知道該怎樣排順序，甚至根本就沒想過這個問題；
中國人總喜歡一個順序問題，尤其是正式場合，比如吃飯的座位安排、開會的座位安排等等，大家都有一個規矩，如果有人不按這個規矩來做，別人就會覺得你不懂規矩，說得好聽點叫沒有職業素養，尤其有時候順序安排不好，可能會讓別人很尷尬。同樣發郵件，如果是要同時發給很多人的時候，也一定要講究一個順序問題。否則就會讓收件人看到人的順序的時候非常尷尬，從而影響別人對你工作的評價。
（3）寫郵件不知道該采用怎樣的格式；
一封電子郵件書寫的好還，絕對可以看出一個人的職業素養。比如有人發郵件從來沒有稱謂，直接就說事。更有甚者，有些人寫郵件只有主題，沒有正文，會讓別人收到郵件感到莫名其妙。這雖然不是一個大問題，可發郵件時間長了，別人會對你這個人產生素質不高，沒有禮貌的印象，從而影響自己的職業發展。
（4）郵件最后沒有自己的落款，別人收到你的郵件，根本不知道你是誰；
一般情況下大部分企業的人員都使用OUTLOOK，大家在剛開始使用的時候，不知道設置自己的簽名，導致每次發郵件的時候，都沒有自己的落款（簽名），尤其當你是一名新人的時候，當你給別的同事發郵件的時候，別人都不知道你是誰，如果針對郵件上的事情要和你交流一下，可就是因為你沒有留下簽名，讓別人找不到你。時間長了，你就發現很多人還是不認識自己。
（5）發郵件的附件不知道要用怎樣的格式；
發郵件的時候，很多時候要有附件讓相關人員閱讀，同時方便別人下載保留。一個好的附件格式，會讓別人覺得非常便利，舒服。然而一個不好的附件主題，就會讓人覺得非常不好。舉個例子，我們每周都會給自己的領導發工作總結。一個采用附件的形式。第一周的附件主題是“第一周工作總結”，而到了第二周發的時候，他為了省事，附件主題還是“第一周工作總結”，其實里面的內容已經變了，如果你是領導，你看到這樣的郵件會怎么想，這個人是不是腦子進水了。而這樣的事情，每天都會在大家身邊發生。
（6）發郵件的正文，總是琢磨，不知道自己的措辭是否有問題；
這件事情最大的問題，是源于你對公司、對領導、對同事的不了解。你每天發郵件的時候如果過多的時間去考慮措辭的問題，可能會犧牲你工作的效率。同時當你發出郵件后，總是擔心自己發的郵件是否有問題，這樣會無形中影響自己的工作心情。
（7）發郵件不習慣抄送；
我們很多人的在發郵件的時候，不習慣抄送。比如今天你給張三說一個事，然后只給他一個人發了郵件，而張三和你又屬于不同的領導。你就沒有把郵件抄給相關的領導。這樣的結果是什么呢？你的領導不知道你做了什么，張三的領導也不知道他要做什么。當領導讓你做其他事的時候，由于他不知道你和張三溝通的這件事，導致你無形中多了很多工作，搞得自己很郁悶，同時你也會認為領導不理解自己。
（8）發郵件不知道該抄送給哪些人；
郵件的抄送功能是非常重要的，對于職場人來說，很多人不知道該抄送給哪些人，因為對于一個大企業來說，很多時候需要各部門協同作戰，其中最重要的一條就是要保持信息對稱。如果你不抄送給相關的人員，那么他們就不知道這件事情，回頭等你和大家溝通的時候，就會因為當時未抄送郵件這件事情，讓大家產生不必要的誤會。
（9）不敢給相關領導抄送郵件，總感覺這個郵件讓領導看到后會有什么想法；
這是職場人經常犯的一個毛病，總覺得把郵件抄送給相關領導，不是像在告狀，就是像在邀功。其實這樣的心態是非常要命的。對于領導來說，每天有大量的事情要處理，你把郵件抄送給他，讓他了解事情的進展，這是一種反饋，也許領導看到郵件后，根本不會理你，但他心里肯定對這件事有了印象，回頭等你做這件事遇到困難的時候，領導也會給你資源解決問題，永遠記住領導的資源比員工多。
（10）發郵件的時候總喜歡新建郵件，卻不會使用郵件答復功能；
這也是很多職場人容易出的問題，甚至這個問題很多工作兩年以上的人也未必清楚它的影響。我們收到郵件，總喜歡新建郵件進行回復，卻很少用郵件答復功能。為什么要用郵件答復功能呢？因為針對一件事來說，有可能不止發一封郵件，有時候為了一件事情，可能會在一個月內發20多封郵件，如果你總是新建郵件進行發送的話，就沒有留下以前溝通的痕跡，別人收到你的郵件，也會因為工作太多，而不知道你說了什么。這樣會大大降低溝通的效率。
以上我們談到了發郵件遇到的這些問題給大家的工作帶來的影響，有些時候郵件會對我們的職業發展起到點石成金的作用。接下來我就介紹幾點發郵件的基本規則，掌握了以下幾點，相信發郵件這件事就基本沒有什么大問題了！

四、發郵件的三條基本規則：
1、發郵件時，關于收件人排列順序的問題：
（1）發給不同級別的人，頭銜大的要放在前面，頭銜小的放在后面；
（2）發給同級別的人，要按照人名第一字漢語拼音的首字母進行排列。
比如張三、李四、王五，這三個應該怎么排呢？正確的順序就是李（LI）四、王（WANG）五、張（ZHANG）三
2、發郵件標題、正文、落款、附件應該具備的一般格式：
（1）標題：簡明扼要的突出主題，比如某某市場推廣計劃、某活動物資明細。
（2）稱呼：一定要有禮貌，比如：某某，您好！
（3）正文：內容一定要簡潔、要分點列出、關鍵詞要用藍筆標出！
（4）結尾：一定要有祝福，祝好！祝一切順利！祝心情愉快！
（5）落款：張三
（6）簽名：郵件簽名是讓別人了解你，并能聯系到你非常重要的方式。比如：
AB公司 市場部 策劃經理 張三
固定電話：010-5256000-631
手 機：1374005****
電子郵箱：kevin@163.com
（7）附件：附件的標準格式是日期+主題+姓名，比如2010.6.21第三周工作總結（李四）
3、發郵件抄送的一般原則：
日常工作郵件要抄送給直接領導；
跨部門的郵件溝通要抄送給本部門領導以及對方部門的主管/領導；
跨機構（集團內部）的郵件溝通要抄送給本機構的負責人；
需要多方協作的工作郵件，要把郵件發給每一個相關的人員；

五、小結：
其實發郵件這件小事，本質上就是一個“溝通”的問題。曾經的管理大師說：“企業中90%的工作都是在溝通，而且有90%的同事誤解、工作誤會都是由于溝通造成的。”可見溝通在工作中是多么多么重要，如果我們想學會溝通，學會換位思考，就從發郵件開始吧！也許就是因為你今天一點點小小的改變，就會讓你成為未來的職場明星！