- 本文不涉及工具的技巧使用，而是試圖通過對問題的分析，帶領讀者透過現象看到本質；
- 本文對任務的表達方式為： task 代表任務描述， @30min 代表這項任務預估完成時間在 30 分鐘左右， @mac/iphone 等，代表執行這項任務所需要的工具；
在使用 GTD 的方式進行任務管理的時候，我們的系統中可能會出現越來越多的過期任務提醒。GTD 不是應當幫助我們“搞定”任務，做到心如止水嗎？怎么會背道而馳，讓我壓力山大呢？GTD 的療效是不是有點夸大？如何破？
這應該是GTDers 在做任務管理的時候普遍都會遇到的問題。不緊張，通過一些分析，我們可以很快解決這個問題。
在分析問題之前，我需要做一個預設，確保我們要談到的任務，是真正意義上的任務而非信息。
這個預設是：讀者都是把 GTD 系統作為任務管理系統，而不是參考資料管理系統（本人是把 omnifocus 作為個人任務管理系統，印象筆記搭建自己的參考資料管理系統，涇渭分明。有些人也會用印象筆記實現 GTD 需求，不過我認為任務管理和參考資料管理有巨大差異，即使在功能是實現了，不代表這是一個好的選擇，專業工具做專業事）。
或者讀者也在通過 GTD 工具 收集靈感、想法等，但是沒有對這類信息添加時間屬性，因而不進入我們需要討論的任務過期問題。
進入正題。任務過期，大致有以下幾種原因：
- 對任務的描述不夠清晰、準確，導致在需要行動的時候無法根據既有任務描述迅速行動，反而還要當場構思行動方案、目標等，加大面臨任務時的決策成本，從而導致該任務極容易被跳過，最終過期。
例如，我有打算想要整理我的百度網盤資料。我們來看下面的兩種任務描述：- task 1 : 整理百度網盤的資料；
- task 2 : 在百度網盤里篩選出 10 張關于 2017 春節的照片，其他全部刪除 @ 30 min @ mac ；
按照第一種描述，極有可能的結果就是，我在整理網盤的時候，本來打算是整理照片，結果整理整理就變為整理里面的文檔去了，或者變為調整我的網盤架構去了。
按照第二種描述，就變得非常清晰容易執行：首先我需要找到一段 30 分鐘的連續時間，一旦這樣的時間空檔出現，我也在 mac 面前，我就開始執行這樣的任務，而且任務的目標非常清楚，只整理春節照片，確保不會跑題。
通過這個案例，我們可以得出一個很簡單但是超級有用的原則：在撰寫任務描述的時候，請一定按照目標管理中的smart 原則；
— S 代表具體( Specific )，描述不能籠統；
— M 代表可度量( Measurable )，指任務可數量化或者行為化；
— A 代表可實現( Attainable )，指任務在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；
— R 代表相關性( Relevant ），指任務與其它目標相關聯；
— T 代表有時限( Time-bound )，注重完成績效指標的特定期限。
不要小看這個撰寫任務的過程，因為這實際上是在意識中強化我們的目標意識與模擬行動方案。
2.日程安排過于緊湊，導致時間管理缺乏彈性，無法應對突發事件，從而造成既定安排無法完成；
很多人開始實行 GTD 后，能很快感受到其帶來的好處。因而，期待通過 GTD 盡可能多的“搞定”任務，把能想到的可能任務都插入日程表，恨不得一天能做完所有的事情。
如果你看到自己日歷中的日程表擠得水泄不通的時候，需要引起警覺了。張弛有度，才是王道。
3.低估完成一件事情所需要的時間。
如果沒有為任務分配明確的預計時間，這種情況是極有可能出現的。
由于人的注意力、精力、體力等都不是線性的，因此會帶來任務執行中的不確定性。因此即便為任務分配了預計時間，也可能發現完成任務的實際時間往往超過預估時間。因而為任務規劃一些“多余的時間”是有必要的。
4.沒有準確找出項目中的“下一步行動”。
通過管理“下一步行動”，推動項目不斷前進，達成既定目標，這是 GTD 中的精髓。
如果完成一項任務需要通過多個行動步驟，而 GTD 系統中沒有與此相關的下一步行動，這個任務通常很難完成，最終淪為過期任務。
例如：我要給準備出生的孩子起名字。
我可以添加一項任務，叫“給孩子起名字”。但是這種不系統的方式帶來的結局可能就是：自己想了幾個名字，感覺不理想，卻不知道改怎么突破了，導致這個任務懸而未決，也最終淪為過期任務。
但是如果意識到起名字這事實際上是一個項目，需要通過一系列連續動作才能完成，那就好辦了。這些連續動作可能包括（每個人起名字的方式可能不一樣，導致的動作分解也不一樣）：
- 從論語中羅列出 50 個比較好的單字；
- 確定起名字的原則：品格期望 / 人生成就期望 … …
- 通過組合單字，得出 10 個備用名字組合；
- 和家人商量敲定正式名字；
顯然，在這里需要做的下一步行動是先從論語中挑選出 50 個好的單字；這比簡單的“為孩子起名字”這個任務更加清晰、容易執行與評估了。自然也不容易成為過期任務。
5.沒有充分利用碎片時間，導致一些不大不小但是也應當要做的事情沒有做完。
例如，有一項任務，
- task：發郵件通知所有部組經理明天 9:00 參加管理培訓；
- @ 5 min ；
- @ iPhone ；
今天可能因為連軸轉，導致沒有功夫思考和關注這件事情。事情其實挺容易，可是不做的后果很嚴重：我的這個環節是公司整個培訓項目的“ 下一步行動 ”，如果因為我的這步沒有執行到位，將嚴重影響接下來的所有安排。
如果我們對“下一步行動”都賦予了相應的預估完成時間與完成工具標簽，那么這個問題就比較好辦了。
一旦處于空閑狀態，第一件事情就是評估當前自己有多少時間可以使用（這點很重要，越是高級管理人員，屬于自己的時間越少，不過在任務與任務的切換過程中，總是有那么一些空檔），然后查找自己的 GTD 系統，調出與這個時間空檔、完成工具匹配的任務，然后 just do it !
6.行動力差；
通常來講， 能熟練使用 GTD 的人，其任務系統中是不可能存在一些自己做不到的任務。因為那些做不到的任務總是會通過不斷被分解，最終成為可以被當前的自己“搞定”的下一步行動。
既然如此，那為什么還是有事情做不到，導致過期呢？這不是技術與能力問題，乃是意愿的問題。有可執行的任務擺在那里，就是不想做。
所謂的執行力，其實很重要的一個要點就是意愿的問題。意愿大于能力！意愿與個人的中長期愿景、認同感等密切相關，不在此做過多闡述。
解決這6點，你將開始感受到 GTD 帶來的騰挪閃躲、靈巧自如、心如止水的感覺，任務過期帶來的紅點點壓力也會自然而然的消失。不過也當允許自己的系統中偶爾出現過期任務，只要能被及時處理就好，因為有些任務出現過期，可能是任務本身有變化，需要重新描述。
