時間管理 | 8:30~12:00,職場的你如何高效?

抓好一天,是抓好一月、一年甚至一生的保證,上午又是一天的最重要階段。一般來說,我們上班一族會從8:30,或9:00正式開始一天的工作,那么8:30或9:00到12:00之間的時間如何保持高效?請聽分解:

首先應該吃掉那只青蛙

愛好自律的朋友都知道,“吃掉那只青蛙”指的是做那個最難做的,最不想做的,但又不得不做的重要工作。這個方法來自于博恩●崔西同名著作《吃掉那只青蛙》,有興趣的朋友可以讀一下,里面有21條實用法則。

書中提到有一句古老的諺語:“如果你每天早上做的第一件事就是吃掉一只活的青蛙的話,那么你就會欣喜的發現,這一天里再也沒有什么比這個更糟糕的事情了?!彪m然,這個諺語屬于杜撰的可能性很大,但我們還是可以輕易的將這個類比到我們做工作:“如果你每天完成的第一件事就是那個最頭疼、最困難的工作,那么你就會欣喜的發現,這一天里其他工作都會無比輕松?!?/p>

事實上,我們吃掉“那只青蛙”后,不一定真的會覺得其他工作會輕松一些,比如我,對每一件事都要求高標準(主要是領導標準高),其他相對“艱巨性”差一點的工作也同樣是相當“燒腦”的(尤其最近,做完一天工作后,簡直身心疲憊到極點),但最主要的是,通過這樣的安排,解決了那個最“困擾”我的,增強了“能夠”完成一天工作的信心,增加了完成一天全部工作的可能。

另外,吃掉那只青蛙的實質是“挑最難的活先干”,可推演出:如果有N只青蛙的話,從最丑的那只開始依次開吃。這個結論要慎重,因為這種安排方式,極有可能會超負荷或超現實,讓人很累很累,效果也不一定好,因此有必要依據緊迫性調整次序,不一定一天吃掉N多個青蛙,有個經驗數字是3只。

如何確定那只青蛙

對于不同崗位、不同追求的,青蛙因人而異。稱得上青蛙的,有一點是確定的:符合目標的。所以目標跟青蛙是相關的?!冻缘裟侵磺嗤堋窌辛谐艘环N確定目標的七個步驟:1、確定自己想要什么;2、將目標寫下來;3、為自己的目標設定一個期限;4、將目標要做的所有事情列出來;5、整理這份清單;6、根據事情立即采取行動;7、每天做一點接近目標的事情。

其實關于目標,是一個系統性的問題,這7步并不能涵蓋所有情況,而且有一些精髓的東西沒有講到,不過我以前寫過一些關于目標的文章,有【要事第一】【四象限法則】【金字塔目標管理法】【定位理論】【smart法則】等等,應該說是比較全面了,大家可以關注我,從歷史文章中翻閱參考。目標制定的技術呢,其核心的要點一句話就可以說清楚,就是:個人的每一步行動,都應當是指向人生總目標的。為啥呢?難道不能想到這樣才是少做無用功的理念么?

另外,還有一個比較辯證的體驗。一方面凡是可以稱作青蛙的,必然是跟人生目標關聯的,否則按照【四象限法則】,這樣的“青蛙”就應當逐漸舍棄。一方面跟人生目標關聯的,并不一定都是青蛙,也沒有必要故意認做是青蛙,否則又是極端主義的錯誤,要走效率的彎路。

怎么吃青蛙

了解到先吃掉那只青蛙的好處所在后,有些朋友們恐怕都躍躍欲試了,在嘗試之前可先觀摩以下我的經驗,以更加有效。

青蛙中往往有一種,是需要耗費大量時間并保持專注的,無論是今天完成,亦或是通過幾天的積累完成,其所消耗的時間總量不會有太大浮動。所以當我們依據總任務分配好每天需要做的小時數量后,就應當先啃下這種硬骨頭。有一個工具【番茄工作法】(歷史文章中也有哦),是很適合吃這種青蛙的,利用它我可以保持至少2小時以上的高效專注。

有一種青蛙,并不一定耗費太多時間,但是很棘手,如果去做,有種種顧慮和不情愿,甚至還有可能深陷泥潭;如果不去做,誰讓自己當然嘴欠,答應了別人?比如上次我接到一個朋友的朋友請求,讓幫忙介紹聯系些企業。從我內心深處比較抵觸,一點也不愛拉拉這種事情,主要還是工作關系。整整2周,讓我左右為難,我的清單APP,老是提醒還有這么一件破事等著我去做。最終,我仔細校準了我的觀念、擺位后,通過較為合適的方式,還是解決了這個問題。其實我們還有一種方法,最好就是不想做的事情,不要接,痛苦。

另外,還有一種超級難吃的青蛙,那些掌握資料不全面,領導意圖不明確,寫作思路不清晰的大塊頭公文材料,才是我最頭疼的。遇到這種青蛙, 早上【晨間日志】時候,就要將其列為今天必吃三只青蛙之首,但也并不明確限制其所處具體一天中的哪個時段。什么意思呢?就是這種東西,是要一上班就開始思考的,但思路一定不是一下子涌出來的,我就將其插空在接電話后,下通知后,開會后,等各種“縫隙”時間中,不停琢磨、構思,直至來靈感,就立即切換任務,將想到的寫下來,如此循環往復。

8:30~12:00是怎么安排的

上午時間能夠吃掉今天的青蛙,是最好不過的事情。根據以上,我們可以做出一個粗線條的方案。

8:30~9:00,收集新增事件、任務(比如早會),結合【晨間日志】,統一規劃到今日上午(2分鐘內就做完的事情,就別放進去了)。

9:00~11:00,番茄2小時(4個番茄鐘),吃掉你那不超過3只的青蛙(間隙期間,每兩個番茄鐘之間的5分鐘,做好其他突發事項,和2分鐘事項)。

11:00~12:00,番茄1小時(2個番茄鐘),或延續吃青蛙,或其用于做其他需要專注的事情;另外也可以選擇外出辦事等等。

上午8:30~12:00僅有3.5個小時,一看這個長度,是我萬萬沒想到的啊。原來一天工作的時間這么短,我說我怎么總是時間不夠用?!

?高效人生,請珍惜這個短短的3.5~~

80后/在讀碩士/孩子他爸/基層干部/有志青年



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