必備技能—電腦整理法

電腦文件夾大致分類就可以,不要劃分太細,不然每次都要想這個文件放在哪,然后在找到目標文件花費的時間就越長。將文件大致分類后,文件名的格式最好是“日期+項目名稱”,這樣就能及時找到文件的新舊內容,辨認發過來的文件最好是“日期+關鍵詞”這樣方便日后搜索。電腦桌面要情節,文件夾不要超過10個,正在辦理的文件夾按照不同項目設立公文包,一旦處理完就保存進電腦已經分類的文件夾里,如果有一些實在不知道如何劃分類別的文件,就設立一個“其他”文件夾,日后有精力再做劃分。有一點內容大家一定要注意,就是備份,因為一旦電腦出什么故障,有備無患嘛。

收集信息也要有規則,信息收集要靠量取勝,應大量吸收,有可能對于一個時間,不同媒體所產生的觀點是不同的。關于電子信息,作者將這些信息接收統一接收到另外一個郵箱,而工作則有一個專門的郵箱,這樣就規避了在工作時不停收到信息的煩惱,統一瀏覽又有利于信息收集。

下面就要說電子郵件的整理了,關于這一方面作者給自己定了三條規則:打開郵件,只讀一遍;在5秒內做出判斷;郵件要寫的簡短。早回復對方也會早點處理問題,對于那些無法立即回復的問題,統一收到“代辦事宜”分類里,然后統一回復,已讀文件要進行分類項目整理。

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