《超級整理術(shù)》
作者:?泉正人
出版社:?中國友誼出版公司
副標(biāo)題:?工作效率是整理出來的
譯者:?孫曼
出版年:?2011-1
頁數(shù):?172
定價:?26.00元
裝幀:?平裝
ISBN:?9787505729261
作者簡介
他同時經(jīng)營不動產(chǎn)門戶網(wǎng)站、咖啡店等5家企業(yè)；每年讀書300本以上；經(jīng)常去聽講座、上英語口語班、打高爾夫；每個月都去海外視察旅行，演講；經(jīng)常在世界各國舉辦公益性講座和研討會；寫出了多本暢銷書。
他1974年出生于日本橫濱，獲得麻省理工大學(xué)斯隆商學(xué)院行政管理碩士學(xué)位設(shè)立了日本最大的獨立金融教育機關(guān)——日本金融學(xué)習(xí)株式會社，與朋友共同創(chuàng)建了海外日本人商業(yè)網(wǎng)（JBN）。
他著有《理財素養(yǎng)》《超級工作法》《金錢的大腦訓(xùn)練》《成功投資力的磨練方法》等暢銷書。在日本廣受歡迎。
今天，他西渡中國，專為你我提高工作效率而來。他叫泉正人。
推薦語
我給大家整理簡化了此書，需要您閱讀15分鐘，如果沒有時間，請之間下拉到文末，直接看我整理出書的骨架：勤思善悟，只需要5分鐘就能掌握整理的小方法。
希望對您有幫助，別忘記點贊！
本書既有對“工作忙亂”的客觀描述又有可供我們借鑒的方法性指導(dǎo)，讓我們有機會從這些杰出的人物身上發(fā)現(xiàn)可供自己應(yīng)用的地方。
本書一個小時可以翻完了，里面有些小技巧也算實用，但是書的含金量遠沒有作者拔得那么高。
書中所說整理的要訣說白了就是“分類”，根據(jù)預(yù)定的規(guī)則對不同類別的資料采取最優(yōu)的安置策略。
整理的一大作用是使注意力純凈，如果你的桌面上一大堆東西，很可能會影響注意力的集中。
理想情況下應(yīng)該是眼前只有和自己目前工作項目有關(guān)的東西，次之則把這些東西放遠，或是放進一個文件夾(存檔)，眼不見為凈。
我們需要整理的第二個理由是為了輔助記憶。因為我們對記憶的提取其實是現(xiàn)時的情景或思考激發(fā)了一些線索，其運作方式類似搜索引擎。
最高級的分類是頭腦中的分類，我原來以為這本書會談到這一點，但作者只是人云亦云的談了些GTD和To do list。
所謂頭腦中信息的分類也是和記憶線索息息相關(guān)的，即是把新接觸的信息納入自己的知識體系中，進行大概分類，與舊有知識充分融合。
在解決問題時也是如此，這樣就能最大程度地利用過去的經(jīng)驗。
一、誰該學(xué)整理，什么是整理
●要做的工作太多，不知從何處下手。
●辦公桌上亂成一團，時間經(jīng)常花在找東西上。
●電子郵件看不過來，不知道怎樣整理電腦內(nèi)的信息和資料。
●雖然制訂了工作計劃，但從沒按計劃完成過；上班時間不夠用，經(jīng)常加班。
●總是說“忙死了”。
如果你中槍成篩子，那么你應(yīng)該讀讀這本書，跟泉正人學(xué)習(xí)“超級整理術(shù)”。
泉正人是“超級整理術(shù)”的發(fā)明者，他擔(dān)任著日本金融學(xué)習(xí)協(xié)會理事長，同時經(jīng)營5家企業(yè)，每天還能節(jié)省出上午9點以后的時間用于學(xué)英語、打高爾夫，每月會去海外視察、旅行，每年讀書多達300本以上……
你的辦公桌很干凈？你的電腦中設(shè)了好幾個層次的文件夾？不要以為做到這些樣你就是個會整理的人。
本書的目標(biāo)不是把你培訓(xùn)成處女座。“整理不是為了環(huán)境整潔，而是為了提高工作效率。”
“超級整理術(shù)”的總體方法是“按照規(guī)則進行整理”。只要設(shè)定了規(guī)則，并徹底執(zhí)行，不依靠記憶力和意志力，也能實現(xiàn)整理的目的，從而獲取更多的自由時間。
規(guī)則越簡單越好，如果整理方法太繁瑣連自己都記不住，那肯定不能長久堅持。
請記住：不必追求完美，整理得不徹底也沒關(guān)系，只要稍微整理一下能比以前少浪費一些時間，就很好了，切忌把大量時間花費在整理上。
整理術(shù)有一項原則：“可干可不干的事應(yīng)盡可能地偷懶。”
總之，放松心情來學(xué)習(xí)整理吧。
二、整理文件和辦公桌
據(jù)統(tǒng)計，一個現(xiàn)代商務(wù)人士，一年花在找東西上的時間大約是150小時。
按每天8小時工作時間計算，一年中有19個工作日在找東西。
如果整理得當(dāng)，可以把這么多天的時間都節(jié)約下來供你自由支配，光想到這一點，是不是就足夠令人開心？
1．不要記“東西放在哪兒”，而是記“應(yīng)該放哪兒”
“整理的最佳狀態(tài)是，需要的東西和信息隨時都能找得到。
”如果僅是擺放得整整齊齊，但是弄不清東西放在哪里，無法隨手取得，這樣的整理沒有意義。
我們應(yīng)當(dāng)記住的不是“東西放哪兒了”，而是“東西該放哪兒”這一規(guī)則，而且，規(guī)則越簡單越好，太復(fù)雜反而會把自己搞糊涂。
用后歸還原位很重要，這是大家幼兒園時就知道的道理，為什么成年人常常做不到？
一個重要的原因就是：沒有制定擺放規(guī)則，忘了該把物品還原到哪里。如果規(guī)定好物品應(yīng)該擺放的位置，記住這個規(guī)則，并徹底執(zhí)行“用后就還原”，肯定不會半天找不到自己需要的東西。
2．文件分類保管，但不必分類太細(xì)
文件一到手就要分類，但不必特別細(xì)致，可以這樣做：
①正在辦理的或近期要用的文件，放在托盤或透明文件夾中，擺在辦公桌桌面上最容易拿到的地方；
②需要保存的重要文件，如合同、發(fā)票等，封口保存；
③不知以后是否需要的文件，暫時保存。
正在辦理的文件放入透明文件夾，具體說來，最好根據(jù)工作項目分類保存，只要是和某個項目有關(guān)的文件，統(tǒng)統(tǒng)放進一個文件夾內(nèi)，如果一個放不下時，可分為多個。
為了便于分辨，應(yīng)給透明文件夾加上封面，在A4紙上面寫清項目和合作方名稱，以及開始日期（最好統(tǒng)一格式用6位數(shù)，如080801），封面用Word文檔的固定格式打印，每次打印封面時直接調(diào)出文檔填寫時間和名稱即可，既節(jié)約時間，也便于管理。
盡量把文件統(tǒng)一成A4紙大小，看上去整齊，便于收納，也不容易丟。大尺寸的資料，就縮印成A4尺寸再保存。
從雜志上剪下來的信息或是寫在小記事本上的內(nèi)容，如果比A4尺寸小，要么把它們輸入電腦，要么用訂書機訂在A4紙上。
裝文件的透明文件夾，建議豎著放進大號文件盒里，便于抽取。大文件盒的顏色本身就可以作為分類標(biāo)志。
比如說，藍色的用于存放“預(yù)算”類，黑色的用于存放“資料”類，這種方法簡單有效。
但顏色分類法也要盡量粗放，如果顏色太多，連自己都想不起來某種顏色代表什么內(nèi)容，那就失去意義了。
總之，“規(guī)則要簡單到不費腦子的程度，才是最好的”。
透明文件夾放進大號文件盒時，如果數(shù)量不多，也就無所謂什么順序，如果數(shù)量比較多，為了避免日后找起來麻煩，就需要進行適當(dāng)?shù)姆诸悺?/p>
日本流行一種方法叫作“使用頻度分類法”：凡取出一份文件，還原時都從左側(cè)擺放。
這樣，使用頻率高的文件，都集中在左側(cè)。如果文件盒里插滿了，就可以把位于右側(cè)的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類，或直接扔掉。
已辦理并且需要妥善保存的文件，放入大號硬質(zhì)的文件夾，在文件夾書脊的位置貼上標(biāo)簽，寫清項目名，擺放到不必隨手取得的位置。
擺放時可按照內(nèi)容分類，也可按照拼音字母順序分類。
3．學(xué)會扔?xùn)|西
廣告彩頁、商品目錄、說明書等，凡是在網(wǎng)上可以閱覽的東西，都不要打印保留；不需要的郵寄品，阻止對方郵寄。
總之盡量減少紙質(zhì)文件的堆積，并且學(xué)會及時扔?xùn)|西，只有這樣，有用的文件才能迅速被我們找到。
判斷一份文件該不該扔，有以下3條準(zhǔn)則：是不是已辦文件？是不是重復(fù)的文件？是不是今后不再用到的文件？
前兩條很容易判斷，如果是，則直接扔掉，第三條就不容易確定了。
當(dāng)無法判斷文件今后是否還有用時，就統(tǒng)一放到一個大紙箱暫時保留。
到了年底大掃除時，從箱子下面開始檢查，越是下面的越可以考慮扔掉，如果一年中也沒有用到一次，就干脆扔掉。“一丟百了，丟了，也就不需要再整理了。”
作者每年大約要讀300本書，光是這些書籍，就得占據(jù)很大的空間。
他推薦摘錄閱讀法，即帶著目的去讀一本書，僅僅把書中對自己有用的信息挑選出來，一邊讀一邊做筆記。
筆記最好是輸入在電腦中而不是用筆抄寫，這樣便于搜索。
做好的摘錄筆記有空時要反復(fù)閱讀，使書中的精華內(nèi)容漸漸變成自己思想的一部分。
到了這個境界，書就可以扔掉了，我們需要的不是書籍本身，而是書中的精華。
除了的確有反復(fù)閱讀價值的書，其他讀過的書最好每月集中扔一次。
雜志也同理，有用的信息敲到電腦里，或者剪下來保存，或者復(fù)印、掃描成PDF，然后就可以把雜志扔掉。
4．常用物品和工具應(yīng)該不用站起來就能拿到
你坐在椅子上，就像船長坐在自己的駕駛座上一樣，最好能不用站起來，就夠得著想拿的東西，這樣工作時注意力可以更加集中。
所以像簽字筆、訂書機、即時貼等最常用的東西，要放在桌面上的筆筒里，否則每次使用都得把這些東西從抽屜里拿進拿出，很浪費時間。
不需要頻繁使用的，如透明膠帶切割機、修正液等，就可以放進抽屜里，以免占用寶貴的桌面空間。
另外要注意，桌面和抽屜里的東西都要擺在固定的位置，用后即還原，這樣才不會亂成一團。
5．下班時活兒沒干完不要收拾桌子
案頭工作還有很多沒完成，已經(jīng)到下班時間了，按照整理術(shù)的原則，是不是都要物歸原處再走呢？其實不然。
如果安全條件允許，最好不要收拾，攤在桌子上直接離開。
因為第二天上班后，再把昨天收拾好的文件一一取出來，也是很浪費時間的。
工作前花費的時間越多，就越難以集中精力進入狀態(tài)。整理的最終目標(biāo)是提高工作效率，一切妨礙工作效率的整理都是多余的。
6．在名片上寫下見面日期、地點、外貌特征
收到一張名片，就在上面寫下與這個人見面的日期、地點及其外貌特征，以便日后能回想起這個人是誰。
名片不必急于整理，放在抽屜里的固定位置，每月整理一次即可。
整理時分為兩類，一類是今后會頻繁打交道的人；一類是看樣子今后不會來往的人。后者放在不常打開的紙箱里，前者用名片夾保管。
當(dāng)然，真正聯(lián)絡(luò)頻繁的人的聯(lián)系方式，都是在OUTLOOK等軟件上保存的，名片其實只是用來收藏。
7．萬事開頭難，從每月一次做起
很多人一想到整理就會害怕，覺得真麻煩，然后就慢慢拖延下來，辦公桌上的“小山”又增高了許多。
“建議你從簡單的事情做起，付諸行動十分重要。”
對于那些忙得抽不出空的人，建議設(shè)定一個整理日，每月一次即可，抽出一天中的幾個小時進行整理，循序漸進，以后的負(fù)擔(dān)會越來越輕。
三、整理電腦與電子郵件
在人均一臺電腦的今天，并沒有多少人真正感到工作變輕松了。原因是很多人并沒有把電腦充分利用起來。“要把電腦當(dāng)作另一個大腦來用”，不僅是工作方面的內(nèi)容，日常生活都由電腦進行記錄、管理，“不要浪費自己寶貴的腦力”。人的腦力應(yīng)該集中在思考上。
1．信息“一元化管理”
很多人在家一臺電腦，在公司一臺電腦，會經(jīng)常遇到這種困擾：
想要的文件不知存在哪一臺電腦里了；
為了使兩臺電腦里的資料同步保存，花費很多時間與精力；
兩臺電腦里設(shè)定的模式有時不一樣。
找文件最浪費時間與精力，如果計算進成本的話，等于白白丟掉了很多利潤。
作者建議：把所有信息都集中在一臺輕巧便捷的筆記本電腦內(nèi)，如果在辦公室里工作時覺得筆記本電腦屏幕太小，可以接一個大的顯示器。
大多數(shù)人習(xí)慣用筆和小本做會議記錄，會后還要把一些重要事項敲進手機或電腦里設(shè)置提醒以免遺忘。
不如在會上就直接用電腦做記錄，并且使用符號一邊記錄一邊整理，如
■標(biāo)注待辦事項，
●標(biāo)注現(xiàn)在還不需要、將來再整理的信息，
★標(biāo)注有疑問的事項。
這樣一目了然，會后一一對應(yīng)復(fù)制粘貼到電腦上的日程表（如OUTLOOK的TO DO）或手機日程軟件上即可。
日歷本、PDA、手機上的日程表或郵件最好都能與電腦同步連接，如果不能與電腦連接的就不用。
只用一臺電腦，各種電子設(shè)備、軟件都和電腦相連，這就叫作信息的“一元化管理”，有利于節(jié)省時間提高效率。
2．信息不必分類過細(xì)，要便于搜索
有人把文件夾設(shè)了一層又一層，看上去很有條理，實際上反而有弊端。
文件放入文件夾時，會猶豫究竟放進哪個好，分得越細(xì)，找到目標(biāo)文件花費時間越長。
作者建議設(shè)3個層次的文件夾就可以了。電腦的搜索功能很強大，文件只要整理出個大概就行。
文件夾名稱和文件名都要盡可能詳細(xì)，而且格式統(tǒng)一，比如“日期+項目名稱+內(nèi)容”。
即使是客戶發(fā)來的文件，也要重新命名，把時間和關(guān)鍵詞都放進去，日后想要的時候就很容易搜索到了。
除Windows搜索功能外，作者還推薦“谷歌桌面”，它的優(yōu)點是：不僅可以通過Word或Excel等文件名稱進行搜索，還能以文件內(nèi)容為對象進行搜索，甚至郵件、閱覽過的網(wǎng)頁等也都可以被搜索到。
“谷歌桌面”還有一項十分便利的功能，就是能夠?qū)﹄娔X緩存內(nèi)容進行搜索，就算哪天不小心刪除了原來的文件，也可以通過緩存對過去的文件進行搜索和瀏覽。
電腦桌面要保持清爽，桌面上文件夾數(shù)量最多不應(yīng)超過10個。
正在辦理中的文件，按不同項目設(shè)文件夾快捷方式，放在電腦桌面上。
打開電腦后，爭取鼠標(biāo)點擊不超過3下就能找到正在辦理的項目文件。
文件一旦處理完畢，就保存進已進行分類的文件夾里，刪除快捷方式。
3．郵件快速分類快速回復(fù)
現(xiàn)在大部分公司內(nèi)部的聯(lián)絡(luò)、通知、規(guī)章制度頒布等都是通過郵件發(fā)送。
對于企業(yè)的管理人員來說，職位越高，需要處理的郵件就越多。可以說，郵件整理都快成為現(xiàn)代商務(wù)人士的一大煩惱了。
有的人如果所有郵件都讀，甚至要花掉一天時間。
所以，必須用“超級整理術(shù)”迅速搞定郵件。
作者給自己設(shè)定了3條規(guī)則：
①郵件打開后只讀一遍，需要回復(fù)的話立即回復(fù)，實在沒空，就把這些已讀一遍的郵件保存在收件箱里，歸在“尚未處理”文件夾中，有空時一并回復(fù)，但是也應(yīng)第一時間回復(fù)一句“郵件看到了，回頭答復(fù)您”。
不要讓對方處在一種不知道郵件收到?jīng)]有的焦慮中，有損互信關(guān)系。一旦你給對方留下了“這人總是很快回我郵件”的印象，對方也會以同樣的態(tài)度來回報你。時間一長，連對方的習(xí)慣也容易被你規(guī)則化了。這樣，雙方就自然而然地用郵件作為主要溝通渠道，少打電話了。打電話是很浪費時間的。
②在5秒鐘內(nèi)作出判斷，盡可能減少猶豫和思考的時間。要是能把那些猶豫不決的時間都節(jié)省下來的話，工作效率會提高許多。
③郵件要寫得簡單明了（分條分項寫成靈活的“清單”），不僅節(jié)約發(fā)件人時間，也節(jié)約收件人閱讀時間。
四、如何搜集和整理海量信息
市場規(guī)律中有一條“20/80法則”，說的是20％的商品的銷售額占總銷售額的80％，20％的顧客購買了80％的商品。
這條法則的深層含義就是：“重要的東西往往只有那么一點點。”
對于信息來說，“20/80法則”依然適用。
在信息像洪水一樣泛濫的現(xiàn)代社會，真正有用的或利用頻率較高的其實并不多，也就20％左右吧。
如何搜集到真正對自己有益的信息，已成為一項重要的商業(yè)技能。
雖然真正重要的信息只有一點點，但要獲取這一點點干貨，前提是要占有盡可能多的信息，沒有量也就談不上質(zhì)。
如果得到重要信息的概率是相同的話，那么分母越大，獲得的有用信息就越多。
要想在信息海洋中上岸，先得把自己淹沒在大量的信息里。
要想獲得大量信息，必須確保信息源頭暢通，如果全部信息都靠自己去收集，那太費時間，最好是讓信息能夠自動飛來。
比如用RSS訂閱博客信息，即使不打開博客網(wǎng)站也能讀到最新信息摘要。
還可以訂閱大量電子雜志，作者訂了數(shù)百種。
電子雜志的好處是，各種信息會源源不斷地自動飛入郵箱，這樣不僅節(jié)省精力，更重要的是，可以有效避免“我們自己主動搜集信息時只挑自己關(guān)注的信息，久而久之得到信息的范圍會變窄，我們看待和思考問題的視野會變狹隘”。
但是要注意，千萬不要用工作郵箱來收雜志，否則，一邊干著活，信息一邊不斷往里涌，肯定擾亂注意力，影響工作。
作者的辦法是專門注冊一個郵箱用來接收電子雜志，每天只在晚上臨睡前登錄這個郵箱，經(jīng)過整個白天，信息源源不斷飛入，晚上統(tǒng)一“收割”。不必每篇都看，只需大致瀏覽一遍標(biāo)題，感興趣的擇要看看或者保存起來。
作者也訂閱了不少紙質(zhì)版的商務(wù)雜志。
閱讀的辦法也是先瀏覽標(biāo)題，然后認(rèn)真看感興趣的內(nèi)容，如果有些信息特別有用，就摘錄在電腦里，摘錄完畢這本雜志就可以扔了，以節(jié)省空間。
有人說，訂了那么多雜志又不全部讀完，不是很浪費嗎？作者認(rèn)為“如果錯過有益信息才是真正的冒險，與那種損失相比，訂閱雜志的費用不算什么”。
收集信息時不僅要廣泛，還要有重點領(lǐng)域，要有目的地給自己確定幾個“主題”。
比如“最新金融信息”“如何提高工作效率”“對環(huán)保有貢獻的最新技術(shù)”“最受歡迎的餐廳”等等，總之就是你最希望詳細(xì)了解的某個領(lǐng)域。
“主題一旦確定，就會像一個過濾器”，當(dāng)我們被大量信息淹沒時，它能幫你過濾出更有精度的內(nèi)容。
設(shè)定主題后，如能積極地通過報紙、雜志、書籍等，“有意識地去大量搜集與此主題相關(guān)的信息，那么一年后，在這個領(lǐng)域，你甚至有可能變成專家了”。
五、整理大腦
1．清空大腦，把事情都記在日程表上
商務(wù)人士都會使用電腦或手機來管理自己的工作和日程。
但是諸如還信用卡、買衛(wèi)生紙、給某某買禮物等生活瑣事呢？
也許你覺得，這些都是微不足道的小事，不必興師動眾記在日程表中。
但是，這些繁雜的小事是相當(dāng)常見的，如果不用電腦來記，就會長期駐留在大腦的某個角落里，可能會在你工作的時候突然跳出來。
比如突然想起信用卡要還錢了！接下來又會想，要還多少錢來著，還款日是幾號來著，今天是幾號來著？
最要命的是，有時我們會強迫自己停下手中的工作，找出銀行發(fā)來的賬單，核對確認(rèn)金額和期限。如果總是這樣，工作時就很難再集中精神了。
“要想讓自己專注于眼前的重要工作，就必須要清除大腦中的一切瑣碎事情，使大腦處于空蕩蕩的狀態(tài)。”
只要是可能遺忘的事、需要記住去辦的事，通通記在日程表上，然后清空大腦。
電腦和手機上的日程類軟件很多，作者習(xí)慣用OUTLOOK的TO DO，在TO DO中輸入每周、每月、每年的定期任務(wù)。
工作完成之后點擊分類，任務(wù)便會從界面消失（實際上是作為已完成工作保存起來，以后可以隨時查看）。
隨著工作一件件完成、一件件從界面上消失，一定會讓人產(chǎn)生一絲成就感，這種成就感也會成為我們工作的動力。
2．把操作型工作委托給他人
當(dāng)我們掃視日程表時，除了關(guān)注工作的輕重緩急之外，還可以從“這件事該不該自己做”的角度進行考慮。
有些任務(wù)并非一定要親力親為，沒必要非自己做的工作，要嘗試委托給別人。
工作可以分為“操作型”和“思考型”兩大類。
操作型的工作：如處理發(fā)票、整理文件或進行會議準(zhǔn)備等不怎么需要動腦筋就可以完成的工作，大多數(shù)情況下都是些例行事務(wù)。
思考型的工作：如規(guī)劃立案、策劃新項目、寫作、決定經(jīng)營戰(zhàn)略等需要進行大量思考的工作。
“只要是操作型的工作，我們都可以委托給他人，從而節(jié)約自己的時間，提高工作效率，這也是我們整理的最終目的。”
將工作外包時面臨的問題是：需要弄清楚將工作委托給他人時付給對方多少報酬才劃算，可以以自己的小時工資為參考基準(zhǔn)。
假設(shè)某人年平均工作天數(shù)為240天、每天工作10小時，年收入25萬人民幣，則小時工資約為104元；年收入40萬元，則小時工資約為167元。
那么，一項需要5小時完成的工作，如果500元以內(nèi)可以雇到人做，年收入25萬的人值得考慮外包；對于年收入40萬的人來說，800元以內(nèi)就值得考慮外包。
可能有些人會想，自己干的話，這500元不就省下來了？
但這種工作終究只是操作型的，甚至可以說只是些雜事，無益于自身能力的提高。
如果花錢將這些工作外包出去，自己就可以利用這段空閑時間從事重要的思考型工作，從長遠角度來看，無疑會產(chǎn)生更大的收益。
譬如，可以利用這段時間思考新的商務(wù)計劃，用來學(xué)習(xí)英語或準(zhǔn)備各種資格考試，也可以用來旅行作為提高自身感性認(rèn)識的投資。
況且，如果花錢雇用他人的話你便會產(chǎn)生這樣一種感覺：這段空余時間是自己特意花錢才得到的，因此一定要好好利用才行！
將工作委托給他人，實際上就是公司的組織方式。
上層的管理人員信任自己的下屬，將工作委托給他們，并建立起一定的規(guī)則和秩序。
正是得益于這種規(guī)則和秩序，公司才能得到發(fā)展。
“這里最關(guān)鍵的是建立一種‘規(guī)則’，創(chuàng)造一種就算自己不開口、下屬也可以迅速并且正確完成工作的‘規(guī)則’。
”這對于管理者來說至關(guān)重要。作者擔(dān)任日本金融學(xué)習(xí)協(xié)會法人代表的時候，用Excel制作了一個工作的要點提綱，放在公司的共享文件夾里，任何人任何時候都可以查看。
內(nèi)容涉及月末工作、大掃除、早上出勤、最后離開辦公室注意事項、面試等各項工作的詳細(xì)說明，負(fù)責(zé)此項工作的員工可以把資料打印出來，按照上面的步驟有條不紊地完成。
不僅領(lǐng)導(dǎo)變得很輕松，員工們也可以迅速無誤地完成操作型的工作，大家都可以將更多的時間花費在思考型的工作上了。
有的人也許要說了，我們公司也有很多規(guī)則，但是往往制定出來很快就成為一紙空文，很少有人遵守。
其實，不遵守規(guī)則的人大多數(shù)時候只是忘了規(guī)則，并不是故意不遵守。
如果規(guī)則能夠“自動冒出來”，相信大家都不會忽視。
比如，作者所在的公司每到月底，服務(wù)器就會自動向員工發(fā)送月末處理事務(wù)要點。
3．對會議進行程序化管理
作者并不喜歡開會，因為他認(rèn)為在同一時間內(nèi)許多人聚集在一起開會是一種浪費。
小時工資為200元的5名員工聚在一起開會，每小時等于花費1000元。
如果是3小時的會議，就要花3000元。
除此以外還有場地費等其他費用，因此開一次會的實際成本估計在5000元左右。
如果在會上討論的是價值5000元以上的內(nèi)容倒還好，但是絕大多數(shù)會議都是將大量的時間用于只需郵件就可以處理，或不必當(dāng)場討論的事情。
如果是不得不進行的會議，建議先做要點提綱，用郵件發(fā)給會議全體出席者，讓大家搞清楚會議的議題，做好相應(yīng)的資料準(zhǔn)備，并整理好自己的發(fā)言后，再參加會議。
如此一來，大家都明確了自己的職責(zé)和會議內(nèi)容，會議可以高效地進行。
事先做要點提綱，也使會議記錄更加容易，只需在各項議題下面填寫會議上的決定事項和重要事項，以及每項工作具體由誰負(fù)責(zé)，會后立即發(fā)送給參會人即可。
只有做到了這一步，才算是對會議進行了程序化管理，提高了工作效率。
4．用“過濾器”判斷新項目的可行性
要點提綱并不僅適用于操作型的工作，思考型的工作也可以靈活運用。
僅是坐在那里空想，大腦中也許很難想出什么實用的新項目。作者給自己設(shè)立了4個要點，每次構(gòu)思新項目都按照這4條思考：
①能否令自己感到愉悅？
②是否有市場發(fā)展前景？
③是否是積累型的業(yè)務(wù)？
④是否對社會有益？
“能否令自己感到愉悅”，這點相對而言比較簡單，因為絕大多數(shù)情況下，自己想出來的點子都是自己感到滿意的。
但要想滿足后3項條件，就比較困難了。
如果不是朝陽產(chǎn)業(yè)便不會得到上級部門的采用。
所謂積累型業(yè)務(wù)，指可以隨著時間的推移提高銷量、積累技巧的業(yè)務(wù)。
與積累型業(yè)務(wù)相對的是流動型業(yè)務(wù)，指通過不斷的重復(fù)操作來提高銷量的業(yè)務(wù)。
如果開展的業(yè)務(wù)對社會沒什么益處、無法被大多數(shù)人接受的話，該業(yè)務(wù)也不會長久。
滿足這4項條件后，作者還設(shè)置了10個更具體的要點：
①投資回報率能否達到50％以上？
②在看清這項事業(yè)最重要的關(guān)鍵點的基礎(chǔ)上，再進行思考。
③最大的風(fēng)險是什么？
④如何規(guī)避風(fēng)險？
⑤有哪些競爭對手？
⑥競爭對手的預(yù)計銷量和預(yù)計收益如何？
⑦能否將其系統(tǒng)化？
⑧市場戰(zhàn)略。
⑨自己最擅長這項事業(yè)的哪個方面？
⑩減去固定費用和波動費用，收益大概能超過盈虧平衡點多少？
這4大項10小項就像創(chuàng)意過濾器，每個人都可以結(jié)合自己的工作實際情況設(shè)置類似的過濾器，這樣就不用在腦海中翻來覆去地掂量新項目是否能上馬，只需每個創(chuàng)意產(chǎn)生時都拿出這個列表一一核對就行了。
5．在自己喜歡的地方工作
通常大家工作的場所不是家里的書房就是辦公室，但是人不能總是待在一個地方，作者喜歡根據(jù)自己的心情選擇最能提高積極性的地方辦公。
有時候只帶著一臺電腦長時間地在公園中散步，面對周圍的美景甚至?xí)l(fā)會兒呆。
但是，往往這種時候，大腦中會有出人意料的、優(yōu)秀的創(chuàng)意浮現(xiàn)出來。
作者最喜歡的散步地點在辦公室附近的高級住宅區(qū)里。
因為做過有關(guān)房產(chǎn)租賃的業(yè)務(wù)，所以對住宅建筑很感興趣。
每當(dāng)看到漂亮的獨棟房屋時，總會產(chǎn)生一種積極向上的感覺，會情不自禁地想：總有一天，自己也要住進那樣的房子里！
在上班前抽出一點時間，去喜歡的咖啡廳或公園里放松一下，肯定會產(chǎn)生許多在辦公室里想不出來的創(chuàng)意與設(shè)想。
六、整理時間
1．給工作任務(wù)設(shè)定周期提醒
我們的工作中有許多每周每月都要做的例行事務(wù)，如果每次都要在日程表中輸入一遍，會相當(dāng)麻煩，OUTLOOK和其他日程軟件中有“定期工作任務(wù)”設(shè)定功能，利用起來很方便，可以設(shè)定每周一、每月第二個星期天或每月最后一天做哪些相同的事務(wù)性工作。
作者尤其推薦把例行事務(wù)固定在一個相同的日期，比如投資相關(guān)事務(wù)安排在周二，確認(rèn)工作安排在周一，雖然這些工作只要一周內(nèi)完成就行，周幾做無所謂，但固定一個日子形成規(guī)則更好，可以使工作更加有條不紊，更能集中精力思考問題。
創(chuàng)意也要保存進日程，定期提醒。例如，作者幾年前有個想法：設(shè)立一個資格認(rèn)證考試，以普及理財方面的知識與技能，使人們加深對財務(wù)的理解。
當(dāng)時他這個想法僅有雛形，沒有任何具體內(nèi)容，但他還是把“設(shè)立資格認(rèn)證考試”加進每月工作任務(wù)里，在每月固定的一天，這一條目都會出現(xiàn)在他的日程表上。
作者并不是每月都推進這件事，大多數(shù)時候只是大致看一眼就確認(rèn)，這種沒什么進展的狀態(tài)持續(xù)了好幾年。
但由于日程表每月都自動提醒一次，這件事也就一直在心上。
時不時想到考試內(nèi)容、考試對象等問題，思考出結(jié)果就把這些內(nèi)容寫進條目中。
就這樣，想法逐漸變得具體起來，贊成這個想法的朋友也越來越多，終于有一天，各項條件都成熟了，于是一鼓作氣，將夢想變成了現(xiàn)實。
“就算最初只是一個很模糊的創(chuàng)意，但是只要將它們輸入定期顯示的‘工作任務(wù)’，便會督促自己不斷完善、推進該創(chuàng)意。”
很可能它們會在某個時候發(fā)展成具體可行的構(gòu)想。
總之，創(chuàng)意的具體化和實現(xiàn)也離不開規(guī)則的設(shè)立。
2．有效利用空暇時間
有訪客臨時取消來訪計劃，或是會議提早結(jié)束有少許空暇時間的時候，作者便會從日程表中找出能在這個時間段內(nèi)完成的任務(wù)，將其處理完畢。
如果空暇時間較短，就不用來完成工作任務(wù)了，只是進行郵件的確認(rèn)與回復(fù)。如果空暇時間更短，可以考慮一些策劃。
3．設(shè)定一個“絕對努力工作不走神”時段
在公司的工作時間常常會發(fā)生許多干擾，最典型的就是接打電話。有電話打來時，我們正在全神貫注干著的工作也得暫時放下。
要是在工作場所禁止打電話、禁止聊天，工作效率應(yīng)該可以得到大幅提高。
日本內(nèi)衣制造廠托林浦公司就將這一想法付諸實踐了。
該公司社長對公司同事之間“嘰嘰喳喳地討論工作”也很反感，他勸大家盡量不要這么做，因為這只會妨礙注意力的集中。
為了改善這種狀況，托林浦公司制定了“努力工作時間段”制度，規(guī)定每天12點半到14點半的兩個小時內(nèi)，禁止同事之間進行交談，禁止員工在辦公室內(nèi)走動，也不準(zhǔn)接電話。
對于這一規(guī)定，一開始有員工反對，但等到大家都習(xí)慣了以后，公司的工作效率得到了大幅提高，加班的現(xiàn)象也明顯減少了。
作者也試著將“努力工作時間段”引入自己的公司，結(jié)果不到半年就能夠切身體會到公司內(nèi)部整體工作效率有了大幅提高。
這么做并不是要否定讓員工愉快工作的重要性，有時讓他們大聲交談也是很重要的。
但作者認(rèn)為任何事情都應(yīng)張弛有度，“努力工作時間段”這一概念就能很好地體現(xiàn)這個“度”。
與制定“努力工作時間段”制度的目的一樣，作者公司還引入了“無加班日”制度，也就是每周定一個日子，這天大家必須在正常下班時間之前完成任務(wù)不許加班。
這個制度現(xiàn)在在日本比較熱門，被很多公司引入。
因為大家都想著無論如何也不能加班，所以都不斷提高效率、加快工作速度，與此同時，他們自身的能力也得到了提升。
4．輕易不打電話，打電話就要有效率
如前所述，作者認(rèn)為接打電話很容易影響工作。
所以除非是有非常重要的事情，一般盡量不給他人打電話。
如果非打不可，作者會用郵件、傳真對話題內(nèi)容事先溝通，之后再通話時，雙方就可以有針對性地圍繞話題討論，在短時間內(nèi)結(jié)束通話。
總之，“無論多么重要的事情，都應(yīng)該在三分鐘以內(nèi)結(jié)束通話”。
養(yǎng)成這種打電話的習(xí)慣，也會給對方留下好印象，漸漸地，對方也會和你一樣，養(yǎng)成先通過郵件聯(lián)絡(luò)再通話的好習(xí)慣。
這也是避免浪費時間的好規(guī)則。
5．工作日和休息日保持一致作息
作者周末也保持著與平時一樣的作息制度，早上六點鐘起床，之后工作兩到三個小時。
在那之后，則出門兜兜風(fēng)、沖沖浪，充分地享受假日。
有些人認(rèn)為周一到周五應(yīng)全力工作，周六周日則應(yīng)該徹底放松。
作者認(rèn)為，人一生中工作時間與私人時間幾乎各占一半，無論哪方面都很重要，沒有必要硬是將兩者涇渭分明地分開考慮，因為如果這樣的話，“臨近周末我們會變得很開心，到了周一又會變得意志消沉，如此一來，工作狀態(tài)也會發(fā)生波動”。
無論是工作還是休閑，都與其進行的時間段無關(guān)，重要的是，要充分高效地利用時間。
—THE END—
勤思善悟
?不要把時間浪費在找東西上。
?整理的目的是為了提高工作效率。
?如何利用空余時間，將會決定10年或20年后的自身發(fā)展?fàn)顩r。
?整理時引入“設(shè)計規(guī)則”。
?不過分整理。
?有效利用整理出來的時間。
?可干可不干的事情就盡量偷懶。
?所謂整理，就是想要的東西伸手就能拿到并方便使用。
?近年來，世界上大多數(shù)信息都可以通過GOOGLE或BAIDU搜索到，只要知道了它們的用法，很多信息就不需要用腦子去記了。
?用后歸還原位很重要。
?有時可以不收拾。整理的最終目標(biāo)是：需要的東西能盡快拿得到。
?已讀完的書，做好摘錄，這本書就可以丟掉了。
?把有用的內(nèi)容剪下來后雜志就可以扔了。
?商業(yè)類和電腦類雜志，信息的新鮮度是它們的生命，大量保存沒什么意義。
?雜志閱讀方法：瀏覽。
?定期整理名片：在上面寫見面的日期、地點、外貌特征等。——做銷售的尤為注意。
?設(shè)定一個整理日，作者是每周五。
?操作類的事情盡量交給他人做，記憶類的事情交給電腦做，思考類的工作交給人腦做。
?不喜歡手寫，加上翻來翻去很麻煩。
?不贊成對電腦文件分類過細(xì)，分三層即可。
?文件名：關(guān)鍵字+日期
?重要的東西往往只有那么一點點。二八定律。
?在信息像洪水一樣泛濫的現(xiàn)代社會，如何搜集和甄別對自己有益的信息是一項重要的商業(yè)技能。
?信息靠量取勝，應(yīng)大量吸收。
?定期閱讀雜志信息，訂閱多本，同一話題可從不同視角去了解。
?讀報、讀雜志、讀電子雜志等，都先瀏覽標(biāo)題，讀自己關(guān)注或感興趣的地方，有用則摘錄。
?讓信息永久性地、自動地飛到我們的電腦里。
?收集、訂閱信息時要確定主題。
?清除大腦中一切瑣碎的事情，讓大腦中沒有必須要時刻記住的事情。才能專注于眼前的事。事無巨細(xì)全部記入到TO DO中去。之后只用掃一眼列表即可。
?操作型工作：如處理發(fā)票、整理文件、進行會議準(zhǔn)備等不怎么需要動腦筋就可以完成的工作，大多數(shù)情況下都是些例行事務(wù)。
?思考型工作：如規(guī)劃立案、策劃新項目、寫作、決定經(jīng)營戰(zhàn)略等需要進行大量思考的工作。
?利用檢查目錄（一份非常詳細(xì)的說明）+共享，建立無論是誰都可以完成例行工作的規(guī)則。
?在能夠提高自己積極性的地方工作是提高工作效率的重要一環(huán)。
?把什么都寫進TO DO：規(guī)則、工作（思考類、操作類）、個人事務(wù)、長期規(guī)劃、目標(biāo)、創(chuàng)意、鼓舞人心的座右銘、尚未具體化的一些事情等。
?創(chuàng)造可以集中注意力的環(huán)境（上班族難一些）
?不要把工作日和休息日分開考慮。
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