一、誰該學整理，什么是整理 ? ? ? ?

要做的工作太多，不知從何處下手。

辦公桌上亂成一團，時間經常花在找東西上。

電子郵件看不過來，不知道怎樣整理電腦內的信息和資料。

雖然制訂了工作計劃，但從沒按計劃完成過；上班時間不夠用，經常加班。

總是說“忙死了”。

如果你中槍成篩子，那么你應該讀讀這本書，跟泉正人學習“超級整理術”。泉正人是“超級整理術”的發明者，他擔任著日本金融學習協會理事長，同時經營5家企業，每天還能節省出上午9點以后的時間用于學英語、打高爾夫，每月會去海外視察、旅行，每年讀書多達300本以上……

你的辦公桌很干凈？你的電腦中設了好幾個層次的文件夾？不要以為做到這些樣你就是個會整理的人。本書的目標不是把你培訓成處女座。“整理不是為了環境整潔，而是為了提高工作效率。”

“超級整理術”的總體方法是“按照規則進行整理”。只要設定了規則，并徹底執行，不依靠記憶力和意志力，也能實現整理的目的，從而獲取更多的自由時間。

規則越簡單越好，如果整理方法太繁瑣連自己都記不住，那肯定不能長久堅持。請記住：不必追求完美，整理得不徹底也沒關系，只要稍微整理一下能比以前少浪費一些時間，就很好了，切忌把大量時間花費在整理上。整理術有一項原則：“可干可不干的事應盡可能地偷懶。”

總之，放松心情來學習整理吧。

二、整理文件和辦公桌

據統計，一個現代商務人士，一年花在找東西上的時間大約是150小時。按每天8小時工作時間計算，一年中有19個工作日在找東西。如果整理得當，可以把這么多天的時間都節約下來供你自由支配，光想到這一點，是不是就足夠令人開心？

1．不要記“東西放在哪兒”，而是記“應該放哪兒”

“整理的最佳狀態是，需要的東西和信息隨時都能找得到。”如果僅是擺放得整整齊齊，但是弄不清東西放在哪里，無法隨手取得，這樣的整理沒有意義。

我們應當記住的不是“東西放哪兒了”，而是“東西該放哪兒”這一規則，而且，規則越簡單越好，太復雜反而會把自己搞糊涂。

用后歸還原位很重要，這是大家幼兒園時就知道的道理，為什么成年人常常做不到？一個重要的原因就是：沒有制定擺放規則，忘了該把物品還原到哪里。如果規定好物品應該擺放的位置，記住這個規則，并徹底執行“用后就還原”，肯定不會半天找不到自己需要的東西。

2．文件分類保管，但不必分類太細

文件一到手就要分類，但不必特別細致，可以這樣做：①正在辦理的或近期要用的文件，放在托盤或透明文件夾中，擺在辦公桌桌面上最容易拿到的地方；②需要保存的重要文件，如合同、發票等，封口保存；③不知以后是否需要的文件，暫時保存。

正在辦理的文件放入透明文件夾，具體說來，最好根據工作項目分類保存，只要是和某個項目有關的文件，統統放進一個文件夾內，如果一個放不下時，可分為多個。為了便于分辨，應給透明文件夾加上封面，在A4紙上面寫清項目和合作方名稱，以及開始日期（最好統一格式用6位數，如080801），封面用Word文檔的固定格式打印，每次打印封面時直接調出文檔填寫時間和名稱即可，既節約時間，也便于管理。

盡量把文件統一成A4紙大小，看上去整齊，便于收納，也不容易丟。大尺寸的資料，就縮印成A4尺寸再保存。從雜志上剪下來的信息或是寫在小記事本上的內容，如果比A4尺寸小，要么把它們輸入電腦，要么用訂書機訂在A4紙上。

裝文件的透明文件夾，建議豎著放進大號文件盒里，便于抽取。大文件盒的顏色本身就可以作為分類標志。比如說，藍色的用于存放“預算”類，黑色的用于存放“資料”類，這種方法簡單有效。但顏色分類法也要盡量粗放，如果顏色太多，連自己都想不起來某種顏色代表什么內容，那就失去意義了。

總之，“規則要簡單到不費腦子的程度，才是最好的”。

透明文件夾放進大號文件盒時，如果數量不多，也就無所謂什么順序，如果數量比較多，為了避免日后找起來麻煩，就需要進行適當的分類。日本流行一種方法叫作“使用頻度分類法”：凡取出一份文件，還原時都從左側擺放。這樣，使用頻率高的文件，都集中在左側。如果文件盒里插滿了，就可以把位于右側的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類，或直接扔掉。已辦理并且需要妥善保存的文件，放入大號硬質的文件夾，在文件夾書脊的位置貼上標簽，寫清項目名，擺放到不必隨手取得的位置。擺放時可按照內容分類，也可按照拼音字母順序分類。

3．學會扔東西

廣告彩頁、商品目錄、說明書等，凡是在網上可以閱覽的東西，都不要打印保留；不需要的郵寄品，阻止對方郵寄。總之盡量減少紙質文件的堆積，并且學會及時扔東西，只有這樣，有用的文件才能迅速被我們找到。

判斷一份文件該不該扔，有以下3條準則：是不是已辦文件？是不是重復的文件？是不是今后不再用到的文件？

前兩條很容易判斷，如果是，則直接扔掉，第三條就不容易確定了。當無法判斷文件今后是否還有用時，就統一放到一個大紙箱暫時保留。到了年底大掃除時，從箱子下面開始檢查，越是下面的越可以考慮扔掉，如果一年中也沒有用到一次，就干脆扔掉。“一丟百了，丟了，也就不需要再整理了。”

作者每年大約要讀300本書，光是這些書籍，就得占據很大的空間。他推薦摘錄閱讀法，即帶著目的去讀一本書，僅僅把書中對自己有用的信息挑選出來，一邊讀一邊做筆記。筆記最好是輸入在電腦中而不是用筆抄寫，這樣便于搜索。做好的摘錄筆記有空時要反復閱讀，使書中的精華內容漸漸變成自己思想的一部分。到了這個境界，書就可以扔掉了，我們需要的不是書籍本身，而是書中的精華。除了的確有反復閱讀價值的書，其他讀過的書最好每月集中扔一次。

雜志也同理，有用的信息敲到電腦里，或者剪下來保存，或者復印、掃描成PDF，然后就可以把雜志扔掉。

4．常用物品和工具應該不用站起來就能拿到

你坐在椅子上，就像船長坐在自己的駕駛座上一樣，最好能不用站起來，就夠得著想拿的東西，這樣工作時注意力可以更加集中。所以像簽字筆、訂書機、即時貼等最常用的東西，要放在桌面上的筆筒里，否則每次使用都得把這些東西從抽屜里拿進拿出，很浪費時間。不需要頻繁使用的，如透明膠帶切割機、修正液等，就可以放進抽屜里，以免占用寶貴的桌面空間。另外要注意，桌面和抽屜里的東西都要擺在固定的位置，用后即還原，這樣才不會亂成一團。

5．下班時活兒沒干完不要收拾桌子

案頭工作還有很多沒完成，已經到下班時間了，按照整理術的原則，是不是都要物歸原處再走呢？其實不然。如果安全條件允許，最好不要收拾，攤在桌子上直接離開。因為第二天上班后，再把昨天收拾好的文件一一取出來，也是很浪費時間的。工作前花費的時間越多，就越難以集中精力進入狀態。整理的最終目標是提高工作效率，一切妨礙工作效率的整理都是多余的。

6．在名片上寫下見面日期、地點、外貌特征

收到一張名片，就在上面寫下與這個人見面的日期、地點及其外貌特征，以便日后能回想起這個人是誰。名片不必急于整理，放在抽屜里的固定位置，每月整理一次即可。整理時分為兩類，一類是今后會頻繁打交道的人；一類是看樣子今后不會來往的人。后者放在不常打開的紙箱里，前者用名片夾保管。當然，真正聯絡頻繁的人的聯系方式，都是在OUTLOOK等軟件上保存的，名片其實只是用來收藏。

7．萬事開頭難，從每月一次做起

很多人一想到整理就會害怕，覺得真麻煩，然后就慢慢拖延下來，辦公桌上的“小山”又增高了許多。“建議你從簡單的事情做起，付諸行動十分重要。”對于那些忙得抽不出空的人，建議設定一個整理日，每月一次即可，抽出一天中的幾個小時進行整理，循序漸進，以后的負擔會越來越輕。

三、整理電腦與電子郵件

在人均一臺電腦的今天，并沒有多少人真正感到工作變輕松了。原因是很多人并沒有把電腦充分利用起來。“要把電腦當作另一個大腦來用”，不僅是工作方面的內容，日常生活都由電腦進行記錄、管理，“不要浪費自己寶貴的腦力”。人的腦力應該集中在思考上。

1．信息“一元化管理”

很多人在家一臺電腦，在公司一臺電腦，會經常遇到這種困擾：想要的文件不知存在哪一臺電腦里了；為了使兩臺電腦里的資料同步保存，花費很多時間與精力；兩臺電腦里設定的模式有時不一樣。

找文件最浪費時間與精力，如果計算進成本的話，等于白白丟掉了很多利潤。作者建議：把所有信息都集中在一臺輕巧便捷的筆記本電腦內，如果在辦公室里工作時覺得筆記本電腦屏幕太小，可以接一個大的顯示器。

大多數人習慣用筆和小本做會議記錄，會后還要把一些重要事項敲進手機或電腦里設置提醒以免遺忘。不如在會上就直接用電腦做記錄，并且使用符號一邊記錄一邊整理，如■標注待辦事項，標注現在還不需要、將來再整理的信息，標注有疑問的事項。這樣一目了然，會后一一對應復制粘貼到電腦上的日程表（如OUTLOOK的TO DO）或手機日程軟件上即可。

日歷本、PDA、手機上的日程表或郵件最好都能與電腦同步連接，如果不能與電腦連接的就不用。只用一臺電腦，各種電子設備、軟件都和電腦相連，這就叫作信息的“一元化管理”，有利于節省時間提高效率。

2．信息不必分類過細，要便于搜索

有人把文件夾設了一層又一層，看上去很有條理，實際上反而有弊端。文件放入文件夾時，會猶豫究竟放進哪個好，分得越細，找到目標文件花費時間越長。作者建議設3個層次的文件夾就可以了。電腦的搜索功能很強大，文件只要整理出個大概就行。

文件夾名稱和文件名都要盡可能詳細，而且格式統一，比如“日期+項目名稱+內容”。即使是客戶發來的文件，也要重新命名，把時間和關鍵詞都放進去，日后想要的時候就很容易搜索到了。

除Windows搜索功能外，作者還推薦“谷歌桌面”，它的優點是：不僅可以通過Word或Excel等文件名稱進行搜索，還能以文件內容為對象進行搜索，甚至郵件、閱覽過的網頁等也都可以被搜索到。“谷歌桌面”還有一項十分便利的功能，就是能夠對電腦緩存內容進行搜索，就算哪天不小心刪除了原來的文件，也可以通過緩存對過去的文件進行搜索和瀏覽。

電腦桌面要保持清爽，桌面上文件夾數量最多不應超過10個。正在辦理中的文件，按不同項目設文件夾快捷方式，放在電腦桌面上。打開電腦后，爭取鼠標點擊不超過3下就能找到正在辦理的項目文件。文件一旦處理完畢，就保存進已進行分類的文件夾里，刪除快捷方式。

3．郵件快速分類快速回復

現在大部分公司內部的聯絡、通知、規章制度頒布等都是通過郵件發送。對于企業的管理人員來說，職位越高，需要處理的郵件就越多。可以說，郵件整理都快成為現代商務人士的一大煩惱了。有的人如果所有郵件都讀，甚至要花掉一天時間。所以，必須用“超級整理術”迅速搞定郵件。

作者給自己設定了3條規則：

①郵件打開后只讀一遍，需要回復的話立即回復，實在沒空，就把這些已讀一遍的郵件保存在收件箱里，歸在“尚未處理”文件夾中，有空時一并回復，但是也應第一時間回復一句“郵件看到了，回頭答復您”。不要讓對方處在一種不知道郵件收到沒有的焦慮中，有損互信關系。一旦你給對方留下了“這人總是很快回我郵件”的印象，對方也會以同樣的態度來回報你。時間一長，連對方的習慣也容易被你規則化了。這樣，雙方就自然而然地用郵件作為主要溝通渠道，少打電話了。打電話是很浪費時間的。

②在5秒鐘內作出判斷，盡可能減少猶豫和思考的時間。要是能把那些猶豫不決的時間都節省下來的話，工作效率會提高許多。

③郵件要寫得簡單明了（分條分項寫成靈活的“清單”），不僅節約發件人時間，也節約收件人閱讀時間。

四、如何搜集和整理海量信息

市場規律中有一條“20/80法則”，說的是20％的商品的銷售額占總銷售額的80％，20％的顧客購買了80％的商品。這條法則的深層含義就是：“重要的東西往往只有那么一點點。”

對于信息來說，“20/80法則”依然適用。在信息像洪水一樣泛濫的現代社會，真正有用的或利用頻率較高的其實并不多，也就20％左右吧。如何搜集到真正對自己有益的信息，已成為一項重要的商業技能。

雖然真正重要的信息只有一點點，但要獲取這一點點干貨，前提是要占有盡可能多的信息，沒有量也就談不上質。如果得到重要信息的概率是相同的話，那么分母越大，獲得的有用信息就越多。要想在信息海洋中上岸，先得把自己淹沒在大量的信息里。

要想獲得大量信息，必須確保信息源頭暢通，如果全部信息都靠自己去收集，那太費時間，最好是讓信息能夠自動飛來。比如用RSS訂閱博客信息，即使不打開博客網站也能讀到最新信息摘要。

還可以訂閱大量電子雜志，作者訂了數百種。電子雜志的好處是，各種信息會源源不斷地自動飛入郵箱，這樣不僅節省精力，更重要的是，可以有效避免“我們自己主動搜集信息時只挑自己關注的信息，久而久之得到信息的范圍會變窄，我們看待和思考問題的視野會變狹隘”。

但是要注意，千萬不要用工作郵箱來收雜志，否則，一邊干著活，信息一邊不斷往里涌，肯定擾亂注意力，影響工作。作者的辦法是專門注冊一個郵箱用來接收電子雜志，每天只在晚上臨睡前登錄這個郵箱，經過整個白天，信息源源不斷飛入，晚上統一“收割”。不必每篇都看，只需大致瀏覽一遍標題，感興趣的擇要看看或者保存起來。

作者也訂閱了不少紙質版的商務雜志。閱讀的辦法也是先瀏覽標題，然后認真看感興趣的內容，如果有些信息特別有用，就摘錄在電腦里，摘錄完畢這本雜志就可以扔了，以節省空間。有人說，訂了那么多雜志又不全部讀完，不是很浪費嗎？作者認為“如果錯過有益信息才是真正的冒險，與那種損失相比，訂閱雜志的費用不算什么”。

收集信息時不僅要廣泛，還要有重點領域，要有目的地給自己確定幾個“主題”。比如“最新金融信息”“如何提高工作效率”“對環保有貢獻的最新技術”“最受歡迎的餐廳”等等，總之就是你最希望詳細了解的某個領域。“主題一旦確定，就會像一個過濾器”，當我們被大量信息淹沒時，它能幫你過濾出更有精度的內容。設定主題后，如能積極地通過報紙、雜志、書籍等，“有意識地去大量搜集與此主題相關的信息，那么一年后，在這個領域，你甚至有可能變成專家了”。

五、整理大腦

1．清空大腦，把事情都記在日程表上

商務人士都會使用電腦或手機來管理自己的工作和日程。但是諸如還信用卡、買衛生紙、給某某買禮物等生活瑣事呢？也許你覺得，這些都是微不足道的小事，不必興師動眾記在日程表中。但是，這些繁雜的小事是相當常見的，如果不用電腦來記，就會長期駐留在大腦的某個角落里，可能會在你工作的時候突然跳出來。比如突然想起信用卡要還錢了！接下來又會想，要還多少錢來著，還款日是幾號來著，今天是幾號來著？最要命的是，有時我們會強迫自己停下手中的工作，找出銀行發來的賬單，核對確認金額和期限。如果總是這樣，工作時就很難再集中精神了。

“要想讓自己專注于眼前的重要工作，就必須要清除大腦中的一切瑣碎事情，使大腦處于空蕩蕩的狀態。”只要是可能遺忘的事、需要記住去辦的事，通通記在日程表上，然后清空大腦。

電腦和手機上的日程類軟件很多，作者習慣用OUTLOOK的TO DO，在TO DO中輸入每周、每月、每年的定期任務。工作完成之后點擊分類，任務便會從界面消失（實際上是作為已完成工作保存起來，以后可以隨時查看）。隨著工作一件件完成、一件件從界面上消失，一定會讓人產生一絲成就感，這種成就感也會成為我們工作的動力。

2．把操作型工作委托給他人

當我們掃視日程表時，除了關注工作的輕重緩急之外，還可以從“這件事該不該自己做”的角度進行考慮。有些任務并非一定要親力親為，沒必要非自己做的工作，要嘗試委托給別人。

工作可以分為“操作型”和“思考型”兩大類。操作型的工作：如處理發票、整理文件或進行會議準備等不怎么需要動腦筋就可以完成的工作，大多數情況下都是些例行事務。思考型的工作：如規劃立案、策劃新項目、寫作、決定經營戰略等需要進行大量思考的工作。“只要是操作型的工作，我們都可以委托給他人，從而節約自己的時間，提高工作效率，這也是我們整理的最終目的。”

將工作外包時面臨的問題是：需要弄清楚將工作委托給他人時付給對方多少報酬才劃算，可以以自己的小時工資為參考基準。假設某人年平均工作天數為240天、每天工作10小時，年收入25萬人民幣，則小時工資約為104元；年收入40萬元，則小時工資約為167元。那么，一項需要5小時完成的工作，如果500元以內可以雇到人做，年收入25萬的人值得考慮外包；對于年收入40萬的人來說，800元以內就值得考慮外包。

可能有些人會想，自己干的話，這500元不就省下來了？但這種工作終究只是操作型的，甚至可以說只是些雜事，無益于自身能力的提高。如果花錢將這些工作外包出去，自己就可以利用這段空閑時間從事重要的思考型工作，從長遠角度來看，無疑會產生更大的收益。

譬如，可以利用這段時間思考新的商務計劃，用來學習英語或準備各種資格考試，也可以用來旅行作為提高自身感性認識的投資。況且，如果花錢雇用他人的話你便會產生這樣一種感覺：這段空余時間是自己特意花錢才得到的，因此一定要好好利用才行！

將工作委托給他人，實際上就是公司的組織方式。上層的管理人員信任自己的下屬，將工作委托給他們，并建立起一定的規則和秩序。正是得益于這種規則和秩序，公司才能得到發展。

“這里最關鍵的是建立一種‘規則’，創造一種就算自己不開口、下屬也可以迅速并且正確完成工作的‘規則’。”這對于管理者來說至關重要。作者擔任日本金融學習協會法人代表的時候，用Excel制作了一個工作的要點提綱，放在公司的共享文件夾里，任何人任何時候都可以查看。內容涉及月末工作、大掃除、早上出勤、最后離開辦公室注意事項、面試等各項工作的詳細說明，負責此項工作的員工可以把資料打印出來，按照上面的步驟有條不紊地完成。不僅領導變得很輕松，員工們也可以迅速無誤地完成操作型的工作，大家都可以將更多的時間花費在思考型的工作上了。

有的人也許要說了，我們公司也有很多規則，但是往往制定出來很快就成為一紙空文，很少有人遵守。其實，不遵守規則的人大多數時候只是忘了規則，并不是故意不遵守。如果規則能夠“自動冒出來”，相信大家都不會忽視。比如，作者所在的公司每到月底，服務器就會自動向員工發送月末處理事務要點。

3．對會議進行程序化管理

作者并不喜歡開會，因為他認為在同一時間內許多人聚集在一起開會是一種浪費。小時工資為200元的5名員工聚在一起開會，每小時等于花費1000元。如果是3小時的會議，就要花3000元。除此以外還有場地費等其他費用，因此開一次會的實際成本估計在5000元左右。如果在會上討論的是價值5000元以上的內容倒還好，但是絕大多數會議都是將大量的時間用于只需郵件就可以處理，或不必當場討論的事情。

如果是不得不進行的會議，建議先做要點提綱，用郵件發給會議全體出席者，讓大家搞清楚會議的議題，做好相應的資料準備，并整理好自己的發言后，再參加會議。如此一來，大家都明確了自己的職責和會議內容，會議可以高效地進行。

事先做要點提綱，也使會議記錄更加容易，只需在各項議題下面填寫會議上的決定事項和重要事項，以及每項工作具體由誰負責，會后立即發送給參會人即可。只有做到了這一步，才算是對會議進行了程序化管理，提高了工作效率。

4．用“過濾器”判斷新項目的可行性

要點提綱并不僅適用于操作型的工作，思考型的工作也可以靈活運用。僅是坐在那里空想，大腦中也許很難想出什么實用的新項目。作者給自己設立了4個要點，每次構思新項目都按照這4條思考：

①能否令自己感到愉悅？

②是否有市場發展前景？

③是否是積累型的業務？

④是否對社會有益？

“能否令自己感到愉悅”，這點相對而言比較簡單，因為絕大多數情況下，自己想出來的點子都是自己感到滿意的。但要想滿足后3項條件，就比較困難了。如果不是朝陽產業便不會得到上級部門的采用。所謂積累型業務，指可以隨著時間的推移提高銷量、積累技巧的業務。與積累型業務相對的是流動型業務，指通過不斷的重復操作來提高銷量的業務。如果開展的業務對社會沒什么益處、無法被大多數人接受的話，該業務也不會長久。

滿足這4項條件后，作者還設置了10個更具體的要點：

①投資回報率能否達到50％以上？

②在看清這項事業最重要的關鍵點的基礎上，再進行思考。

③最大的風險是什么？

④如何規避風險？

⑤有哪些競爭對手？

⑥競爭對手的預計銷量和預計收益如何？

⑦能否將其系統化？

⑧市場戰略。

⑨自己最擅長這項事業的哪個方面？

⑩減去固定費用和波動費用，收益大概能超過盈虧平衡點多少？

這4大項10小項就像創意過濾器，每個人都可以結合自己的工作實際情況設置類似的過濾器，這樣就不用在腦海中翻來覆去地掂量新項目是否能上馬，只需每個創意產生時都拿出這個列表一一核對就行了。

5．在自己喜歡的地方工作

通常大家工作的場所不是家里的書房就是辦公室，但是人不能總是待在一個地方，作者喜歡根據自己的心情選擇最能提高積極性的地方辦公。有時候只帶著一臺電腦長時間地在公園中散步，面對周圍的美景甚至會發會兒呆。但是，往往這種時候，大腦中會有出人意料的、優秀的創意浮現出來。

作者最喜歡的散步地點在辦公室附近的高級住宅區里。因為做過有關房產租賃的業務，所以對住宅建筑很感興趣。每當看到漂亮的獨棟房屋時，總會產生一種積極向上的感覺，會情不自禁地想：總有一天，自己也要住進那樣的房子里！

在上班前抽出一點時間，去喜歡的咖啡廳或公園里放松一下，肯定會產生許多在辦公室里想不出來的創意與設想。

六、整理時間

1．給工作任務設定周期提醒

我們的工作中有許多每周每月都要做的例行事務，如果每次都要在日程表中輸入一遍，會相當麻煩，OUTLOOK和其他日程軟件中有“定期工作任務”設定功能，利用起來很方便，可以設定每周一、每月第二個星期天或每月最后一天做哪些相同的事務性工作。

作者尤其推薦把例行事務固定在一個相同的日期，比如投資相關事務安排在周二，確認工作安排在周一，雖然這些工作只要一周內完成就行，周幾做無所謂，但固定一個日子形成規則更好，可以使工作更加有條不紊，更能集中精力思考問題。

創意也要保存進日程，定期提醒。例如，作者幾年前有個想法：設立一個資格認證考試，以普及理財方面的知識與技能，使人們加深對財務的理解。當時他這個想法僅有雛形，沒有任何具體內容，但他還是把“設立資格認證考試”加進每月工作任務里，在每月固定的一天，這一條目都會出現在他的日程表上。作者并不是每月都推進這件事，大多數時候只是大致看一眼就確認，這種沒什么進展的狀態持續了好幾年。但由于日程表每月都自動提醒一次，這件事也就一直在心上。時不時想到考試內容、考試對象等問題，思考出結果就把這些內容寫進條目中。就這樣，想法逐漸變得具體起來，贊成這個想法的朋友也越來越多，終于有一天，各項條件都成熟了，于是一鼓作氣，將夢想變成了現實。

“就算最初只是一個很模糊的創意，但是只要將它們輸入定期顯示的‘工作任務’，便會督促自己不斷完善、推進該創意。”很可能它們會在某個時候發展成具體可行的構想。總之，創意的具體化和實現也離不開規則的設立。

2．有效利用空暇時間

有訪客臨時取消來訪計劃，或是會議提早結束有少許空暇時間的時候，作者便會從日程表中找出能在這個時間段內完成的任務，將其處理完畢。

如果空暇時間較短，就不用來完成工作任務了，只是進行郵件的確認與回復。如果空暇時間更短，可以考慮一些策劃。

3．設定一個“絕對努力工作不走神”時段

在公司的工作時間常常會發生許多干擾，最典型的就是接打電話。有電話打來時，我們正在全神貫注干著的工作也得暫時放下。

要是在工作場所禁止打電話、禁止聊天，工作效率應該可以得到大幅提高。日本內衣制造廠托林浦公司就將這一想法付諸實踐了。該公司社長對公司同事之間“嘰嘰喳喳地討論工作”也很反感，他勸大家盡量不要這么做，因為這只會妨礙注意力的集中。為了改善這種狀況，托林浦公司制定了“努力工作時間段”制度，規定每天12點半到14點半的兩個小時內，禁止同事之間進行交談，禁止員工在辦公室內走動，也不準接電話。對于這一規定，一開始有員工反對，但等到大家都習慣了以后，公司的工作效率得到了大幅提高，加班的現象也明顯減少了。作者也試著將“努力工作時間段”引入自己的公司，結果不到半年就能夠切身體會到公司內部整體工作效率有了大幅提高。

這么做并不是要否定讓員工愉快工作的重要性，有時讓他們大聲交談也是很重要的。但作者認為任何事情都應張弛有度，“努力工作時間段”這一概念就能很好地體現這個“度”。

與制定“努力工作時間段”制度的目的一樣，作者公司還引入了“無加班日”制度，也就是每周定一個日子，這天大家必須在正常下班時間之前完成任務不許加班。這個制度現在在日本比較熱門，被很多公司引入。因為大家都想著無論如何也不能加班，所以都不斷提高效率、加快工作速度，與此同時，他們自身的能力也得到了提升。

4．輕易不打電話，打電話就要有效率

如前所述，作者認為接打電話很容易影響工作。所以除非是有非常重要的事情，一般盡量不給他人打電話。如果非打不可，作者會用郵件、傳真對話題內容事先溝通，之后再通話時，雙方就可以有針對性地圍繞話題討論，在短時間內結束通話。總之，“無論多么重要的事情，都應該在三分鐘以內結束通話”。

養成這種打電話的習慣，也會給對方留下好印象，漸漸地，對方也會和你一樣，養成先通過郵件聯絡再通話的好習慣。這也是避免浪費時間的好規則。

5．工作日和休息日保持一致作息

作者周末也保持著與平時一樣的作息制度，早上六點鐘起床，之后工作兩到三個小時。在那之后，則出門兜兜風、沖沖浪，充分地享受假日。有些人認為周一到周五應全力工作，周六周日則應該徹底放松。作者認為，人一生中工作時間與私人時間幾乎各占一半，無論哪方面都很重要，沒有必要硬是將兩者涇渭分明地分開考慮，因為如果這樣的話，“臨近周末我們會變得很開心，到了周一又會變得意志消沉，如此一來，工作狀態也會發生波動”。

無論是工作還是休閑，都與其進行的時間段無關，重要的是，要充分高效地利用時間。

原書信息

書名：《超級整理術》

作者：［日］泉正人

譯者：孫曼

出版社：中國友誼出版公司

ISBN：9787505729261