在迎接生活的挑戰的過程中，我的最大成果之一就是保持一個聰明的、可行的而且隨時更新的待辦事項清單。

盡管清單上的事務也許每天變化，但是當事情似乎不受控制的時候，我能夠用它訓練自己保持專注。

事實上，我的待辦事項清單的健康狀態常常反映出我的工作效率的健康狀況。

情況好的時候，我的清單能夠高質量的引導我的決定，而且能從優先與效率方面幫助我處理一些意外事件。

在狀況不佳的日子，它就變成了我快速從新評估團隊狀態然后做出決定改變的最可能的因素。

當然你可以就什么是最適合你的任務管理方式和方法做詳細的探討，但是毋庸置疑的是，將你的任務清單從大腦中搬出來然后記錄下來是非常有益處的。

當然這并不是指草草的列出繁忙的一天的流水賬（即使這樣它也許還是可以改變你的生活）。試著去把你的待辦事項清單當做一個負責人的解決問題的計劃，著眼于你近期的努力方向和關注目標。

剖析待辦清單

待辦事項清單的最初目的是列出你能夠而且應該完成的任務。也就是說，直到你發現在你的待辦事項清單中有多少項目其實不應該寫在這里，或者相反，一些沒有列在上面的項目卻是應該寫下來的，你才真正搞清楚什么是待辦事項清單。

最好最有效的清單一般都有這些特點：

它是可行的

它可以在一定的時間內完成

它是一個指向清晰的目標的有價值的過程

你是完成它的最佳人選

瀏覽一下你自己的待辦事項清單，你是否看到一些潛在的麻煩？注意到有一些條目讓你產生厭惡感？有一些神秘的任務看上去不知從何下手？別擔心。我們會立即修正它。

把它分解成具體步驟“下一步行動”

在《Getting Things Done》這本書中，戴維·艾倫（David Allen）引入了“下一步行動”的概念，他解釋為你需要進行的具體可見的下一個步驟，清晰的目的導向，從當前的實際指向完成。

比如，一個典型的老式任務清單可能是“準備送別湯姆派對”，“清理車庫”或者“修理汽車”。但是，就像艾倫所說，這些都可以繼續分解成更小的項目，因為他們都需要不止一個步驟來完成。事實上，學會區分任務及其所包含的小項目，是提高你的任務清單的質量和完成過程中的行動能力的重要一步。

因此，以上面的“湯姆的派對”為例，我們第一步首先要弄清楚湯姆離開的確切時間，但是在得到那個信息之前，我們需要給他的房東蘇打個電話了解細節。但是在給蘇打電話之前，我們要回想一下上個星期我們到底把她新換的工作電話號碼寫在哪了？（項目經理把這些關聯的任務叫做“附屬”，這個你已經知道了。）

突然，我們的注意力就從龐大的、無從下手的“派對計劃”集中到容易操作的“找到蘇的工作電話號碼”上來了。當然這僅僅是全部任務中的一個，距離我們完成“派對計劃”還離得很遠，但是我們已經很清楚下面要做什么了。這就是所謂的“下一步行動”，現在你可以把這條任務寫在待辦事項清單中了。

通過經常把項目分解成大小不一的下一步行動——而且一個項目有多個下一步行動也沒關系——我們就能快速而容易地弄清楚下一步我們應該做什么了。

讓我們開始具體行動

把你的清單拆分成具體的行動——使那只需要很簡單的執行——也是很有益處的。

最重要的，它可以確保你明確任務的關鍵，讓你可以預測評估工作如何開展以及當你真正開始做的時候會是什么情況。 這意味著你可以輕松地把一切活動、你需要的各種工具、甚至工作地點的選擇變得具體明晰可視化，而不只是紙上寫的一堆廢話。

一切都在于你怎么表達

把你的工作分解成你能想象到的最具體簡單的步驟，最好的訣竅是把你的任務寫成這樣的形式：“對某目標做什么事兒”，這就意味著不要把目標寫成“年度報告”，而要更準確的寫下首先要做的是“從服務器上下載第三季度財務報表”。不要寫成“與阿尼爾聯系”，而要寫成“周一給阿尼爾寫郵件計劃每月的迪斯科派對”。把任務具體化，削減到每次一項你可以一口氣就完成的行動。當然一氣呵成的程度取決于你自己，但是我從不計劃一個會超過10分鐘的任務（你的忙碌程度也許會導致更小的任務劃分）。

考慮一下，據個例子，一項特別大的事項“準備一次重要的演講”是如何被分解任務所改進的，第一步“構思4個演講主題”。前面一個事項根本無法下手，而后面則為我們提供了我們所熟悉的東西方便我們開始工作。我們知道如何打字，而且我們肯定知道怎么提出4個想法。這樣，很簡單的，一個大的項目就能夠完成了。

使用正確的動詞

注意我們是如何把這些大的名詞分解成小的動詞的。那需要經過仔細考慮。如果用你原先為演講準備的清單，以也許會一直準備你的演講直到，突然你的腦中傳來一個主觀的聲音，“哦，可以啦，這開起來已經是一篇完整的演講了，你可以停下來了”。但是也可以用一串解釋更清晰的行動來為你的任務劃清邊界；有明確的開頭和結尾。這樣你就可以一步一步的沿著計劃走，你知道接下來該干什么，而不是用一個模糊的名詞來定義任務，那樣會不知道如何下手。

這種具體化、功能模塊話工作藝術不僅可以幫助做計劃，而且可以幫你盡可能的做到無壓力和平易近人的工作環境。清楚的知道在你的任務列表中的每一項都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午飯之前完成，這會起到很強的激勵作用。這只需要你確保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能夠一次解決掉的單元。

你的工作主要在于你怎么做到

只要你把你的任務恰當的分割成合適的大小，正確的區分命名，你的工作就會變得非常簡單了。在任務計劃開始之前，你都有能力而且有責任去恰當的定義你都工作。著第一步沒有做好為你之后的失敗埋下了伏筆。換句話來說，你的工作其實并沒有那么困難，說自己忙碌不是個借口，真正的原因在于你沒有花時間把這項工作理清頭緒，劃分成確實可行的任務清單。在你的實際工作中這是非常重要的，最終你得到什么樣的成果，其實取決于你是否在正確的時間做了正確的事情。