上篇寫的是如何管理你的知識，這篇主要說的是如何管理你的時間。本文將對 GTD 進行詳解，并結合自身實踐，告訴你如何使用滴答清單來實行 GTD。
你是否因為拖延，而總是熬夜在DDL前完成工作；
你是否因為時間不夠用，而導致做事效率低下；
你是否因為混亂的工作安排，而頭疼不已。
那么，這篇文章很適合你。
本文篇幅較長，建議根據需求獲取信息先 mask，逐步觀看。
一、前言
之前其實我還會用 Notion 來作 GTD 的 To-do List。 但一些原因使我很少打開來看，更多是停留至記錄，沒有去真正的執行。其實他還是不太適合去做這件事情。
沒個工具管理任務的話容易誤事沒重點。前段時間快上線了才發現有了個需求漏了，急急忙忙搞完。這時候的自我要求能完成就行了，偶爾還好，要是次數多了每天就處于“忙而無用”的狀態了。
我之前用過 Thing3、Google 日歷、微軟 To Do、極簡待辦等，都沒堅持下來，不是因為我沒耐心，那是真的用著不順心。
那么，一個合格的GTD工具需要具備哪些能力呢？
我總結了下：
待辦清單、分類歸檔、搜索、提醒、視圖篩選。很多工具都有這些功能，但是真正能有效率的不多，「滴答清單」就是這么一款符合且高效的工具。
但光有工具是不夠的，必須知道工作原理才能真正為自己所用。因為每個人的情況不一樣，遇到的問題也不一樣，所以必須理解底層原理取其精華，才能形成自己的一套系統。
因此，我除了看各平臺文章外，也研究了 GTD 作者戴維·艾倫(David Allen)的著作《搞定Ⅲ》里的一些理論。
做事靠系統不是靠感覺
大腦不適合來記事。人的短期工作記憶非常有限，最多只能想幾件事，多了就容易忘，且時常會被其他干擾。
大腦靠不住怎么辦呢？利用外部系統可以分擔大腦記錄的工作，比如筆記體系，也是大腦的外延系統，就像印象筆記的 slogan：你的第二個大腦。
除了筆記，生活和工作還有很多的“任務”，同樣也需要外包。
所以，某種意義上「滴答清單」可以做作第三個大腦。
利用這些外部大腦解放腦力，讓大腦更多的去做思考的東西。
二、GTD 原理
GTD 是 Getting Thing Done 的縮寫。這是一種能幫助你搞定事情的方法，可以解決「下一步做什么」這個具體的問題。
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GTD 適用人群：
日常事務較多、追求高效、拖延、焦慮、健忘、有一定執行力但不知道方法論者。
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GTD的核心：
心如止水：將“念想”和“行動”分開，以達到專注效果。
要事優先：優先做那些“重要”的事情，以帶來最大價值。
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GTD的原理：
清空大腦內存。大腦內存的占用會使我們感到焦慮，所以GTD針對性解決這個痛點，提出「大腦是用來思考的，而不是用來記事的」的道理。
心止如水
有個叫做“蔡格尼克效應(Zeigarnik effect) 的心理學效應。說的是，沒有完成的任務，會紿我們帶來精神壓力。比如你有一件今天必須完成的任務，同時又有個想看的電影，正常應該先完成任務在看電影。否則，這個“未完成的任務”就會一直困擾你，讓你看電影也不痛快。要是任務一大推，肯定就心煩意亂啥都不想干了。
可是任務太多做不過來怎么辦昵? GTD要求你用一個「外部系統」去記錄在什么時間、什么場合要做什么事情，而不要用自己的腦子記。腦子是用來想事兒的，不是用來記事兒的。
因此，使用外部任務列表將大腦念想外化，作為大腦的延伸系統。
有了可靠的任務記錄系統，你就可以在任何時候都不用擔心自己還有哪些該做的事兒沒有做，你就達到了心止如水的境界，你就可以好好享受工作本身，你的效率就會提高。
這就是戴維·艾倫發明的 GTD（Getting Things Done） 精髓是：Done。把這個任務做完，done了 ，你就不用想它了。不用想是目的，done是手段。
要事優先
只想著“Done”也不行，還需要考慮那些重要的事情。
因為重要的事才是最能體現價值的，所以我們要遵循“要事優先”的原則，將事情按照“重要”和 “緊急”這兩個維度分類，優先做那些“重要但是不緊急”的事情。
其實重要的事兒都不緊急，緊急的事兒都不重要。事情之所以緊急了，有部分原因是因為沒有及時去處理，拖延導致變成緊急了。
使用外部任務列表達到心止如水，再加上要事優先，這就是時間管理的根本原則。
知道該做什么有時候還不行，還有一個 “自控力管理”的問題，那就是另外的話題了，在這就不多說了。
下面我來詳細介紹下GTD 步驟和實際操作。
三、使用方法
GTD 方法分為五步：收集、 整理、組織、回顧、執行。
- 收集：INBOX的概念，即把你想到的 STUFF 統統丟入 INBOX。
- 整理和組織：將收集階段INBOX的內容進行整理，放入對于的清單列表，分為行動和項目清單。
- 回顧：整理完INBOX后，進行整體回顧，做好下次計劃和檢查。
- 行動：開始執行吧！結合時長、場景和精力來選擇執行的行動。
收集
人們不清除腦子里的雜草，就容易被它們的草尖刺到。——霍勒斯·沃波爾（Horace Walpole）
清掃大腦。收集的目的就是清理大腦里的雜草，如：想法、任務、目標、靈感、點子等，都收集到一處。
換句話說，一有心事，就把它記錄下來。
記錄時有兩個原則：
- 簡單快速。
- 不多想，不拘于形式。
我發現，如果懶得記東西，原因往往很簡單：手邊沒有快速記錄的工具。出現想法時要是記錄都要花上幾分鐘，大概率都會放棄。所以，最好讓記錄簡單易行，并且毫無不方便的感覺。
記錄時最好避免分析和想如何做，當然如果你已經想好的細節和已有的資料還是要一起記錄進去的，避免遺忘和方便執行時快速調取。
比如，你接到一個需求，有明確的截止日期和對接人，那肯定要一起記錄。你發現產品上的一個問題，那就沒必要在記錄時想解決方法，記錄發現問題的環境即可。
實際操作
滴答清單中的多種收集方法
有什么設備就用什么設備，結合實際場景，優先使用更快的方式，如語音。
手機
- Siri
比如，一般在家里我會使用「語音」記錄
“嘿，Siri，添加今天下午6點去樓下拿快遞到滴答清單” 或者簡單點 “提醒我 下午 6 點拿快遞”
因為，在滴答清單可以從 iOS 的「提醒事項」和「日歷」中自動導入。
經常我帶著 AirPods 不方便拿手機，也能創建任務，Siri 真是太貼心了 ??
注：發送帶有時間信息消息會自動識別任務日期，例如“今天下午三點去開會”“周六9點去打球”等。
更多內容前往APP設置-快捷添加任務。
- 微信
如果我正好在使用微信，那我會直接發消息給「滴答清單公眾號」來創建，環境允許的話我更喜歡用語音。
- 三維觸控
除此之外，我還可以通過 iOS 的“三維觸控”長按「滴答清單」APP 進行快速創建。
Mac
- 快速添加條
使用快捷鍵，不需要打開滴答清單主窗口就可一鍵添加任務。
技巧：我會更改默認的快捷鍵為「CMD+空格」，因為我的 Alfred 快捷鍵是「Alt+空格」，操作上有統一認知，不必再多記快捷鍵。
- 批量添加多個
如果從其他地方復制幾十個任務過來，一個個添加就太麻煩了，快捷的方式是：先確保每個任務是分行的，然后復制到「添加條」會彈窗提示“是否要創建多個任務”，確定即可批量創建完成。
- PopClip
在微信上或其他應用上看到任務或點子，我會通過工具 PopClip 的鼠標劃詞快速添加。
更多的創建任務方法：https://guide.dida365.com/iOS/task.html
整理和組織
整理是篩選和處理，組織是歸類。
為什么將處理和組織放在一起呢？在GTD步驟當中是分開的，但其實這兩步是需要同時進行的，所以放在一起講也更好理解。
收集箱處理流程圖
清理收集箱的流程：
明確意義，這件事是否有必要去做嗎？根據目標去判斷。
需要行動嗎？根據時間判斷，本周是否要去做。
-
是否有多個步驟？往往一個任務由多個步驟組成的，多個任務組成復雜的任務（項目），項目需要多個協作時，按照項目名稱建立清單。
分解復雜任務時，可以選擇另一個較為充裕的時間段完成，對近期將要開始進行的項目進行全面的規劃和分解。
- 分解任務：如何是一個復雜項目，需要分解成若干個小任務，再將每個小任務具體化。設置“下一步行動”。
- 下一步行動：設好3W（Who do What by When），也就是：執行者、任務內容、截止時間。即句子結構包含：日期 + 動詞 + 事件 + 關鍵人。
-
細化成每一個行動后，判斷完成時間，
- 兩分鐘內是否可以完成？是「立即完成」；
- 能否委托給別人做？交代給別人后還需要進行跟進；
- 安排進每天的日程當中，設置好提醒。
在《搞定Ⅲ》中，作者會把事情和資料都放進 GTD 中，但「滴答清單」并不適合做存儲資料，所以還是放在「印象筆記」比較好。
實際操作
任務中的語法改造
舉個例子，未被加工過的是這樣的
- 問 Jack 要格式
為了確保在執行時能準確理解「要和誰做什么」，我們需要對這些信息進行簡單的語法改造：下一步行動 = 日期 + 動詞 + 事件 + 關鍵人。
- 晚上 8 點（截止日期），給 Jack（關鍵人） 打電話（動詞）問數據分析報告的格式要求（事件）
還可以進一步判斷行動的情景是什么，添加對應的標簽。
- 晚上 8 點，給 Jack打電話問數據分析報告的格式要求（#微信語音）
對「任務清單」里的任務進行分解。
- 對于自己獨立完成且步驟較少的簡單項目
- 在「滴答清單」中切換為「子任務模式」然后將每一個步驟，都以子任務的形式寫在任務詳情中對第一個步驟；
- 進行語法改造，同時設置子任務提醒。
- 對于需要多人協作或步驟多的復雜項目
- 創建一個新清單，命名為這個項目的名稱。然后刪除和移動原任務。
- 這樣做的好處是，你能和很方便的看出項目的進展，還能使用「滴答清單」你的看板功能，用過看板的肯定會喜歡看板。
滴答清單的分類和標簽
任務很多時，合理的分類可以保障系統正常運行。對應的功能如下：
- 「清單」對應事情的「分類」，將同類的事情歸納到一起；
- 「日期和提醒」對應事情的「緊急程度」，用來規劃什么時候做哪些事；
- 「優先級」對應「重要程度」，用來來判斷今天先做什么，后做什么。
除了這三個維度外，還有兩個維度——情景和狀態，可以使用「標簽」來實現。
分類，跟上一篇文章《如何建立一個閉環的筆記體系？》使用的一樣，有兩點：
- 編碼，快速定位目錄
- MECE原則（不重不漏），即彼此相互獨立不重疊，但是合在一起完全窮盡不遺漏
清單分類
清單的分類要跟上面的流程圖要相對應，但是有些不用創建清單，可以用已有的功能代替：
- 下一步行動和日程：使用「今天」和「日歷」 進行查看。
標簽
情景用法：當你在上班時打開「日歷」視圖查看今天需要做的事情時，發現有很多個人的事情混在一起，想更加聚焦怎么辦？
可以通過「篩選」功能選擇「Work」項目組清單，就只有工作的事情了。但我還想在工作完成后做點個人的事情怎么辦呢？
只有在任務中添加標簽「在公司」即可。
情境分類的好處：它是限制你的選擇的第一道坎，讓你避免想起自己做不了的事情。
自定義智能清單
智能清單管理頁，點擊下方「添加智能清單」，可以根據「清單」、「標簽」、「日期」、「優先級」、「分配給誰」五個篩選條件創建智能清單。
四象限用法
例如，“重要且緊急”的篩選條件可以設置如下：
- 日期選中「今天」、「明天」
- 優先級選中「高優先級」、「中優先級」
并且，你不用手動去調整任務的狀態，如果一個重要不緊急的任務沒有被及時處理，它會自動從重要不緊急轉移到重要且緊急。不過，你應該不希望這事兒發生吧。
智能清單結合標簽和分類等可以組合出很多個性化的清單來查看和管理，比如：“下班后最緊急的事”、“未進行語法改造任務”。
我的“將來清單”比我常用的項目清單長得多。我覺得其中很多念頭似乎有些“癡心妄想”，比如劃著獨木舟在密西西比河上漂流；也有些比較“切合實際”，比如把照片掃描、保存為數碼文件，重寫公司的部分網站介紹等。這類事務不附加具體的下一步行動，這是它們的決定性特征。
回顧
回顧放在第四步不是說要先回顧才能執行，回顧和執行其實是相互的，開始執行后才能進行回顧，回顧后才能更有重點的執行。
回顧有兩個目的：（1）更新內容；（2）對齊目標。
作者在《搞定|||》中用“深思”取代了“回顧”，但我還是覺得“回顧”更能理解做什么。書中提到：“深思”是必不可少的步驟。如果你根本不看日程表上標注的事務，當初就沒必要做標注。如果你撥打電話時根本不查看電話清單，又何苦列一份電話清單呢？
所以，列出了清單就要去看。切莫「列時一時爽，一直列一直爽」。
定期對不同清單進行檢查回顧，檢查你的任務系統是否運轉的順暢，有沒有遺漏的和過期的，保證所有的事項都符合最新的情況。
按每日和每周進行：
- 第一維度，下一步行動，每日檢視回顧；
- 第二維度，當前的項目，每周檢視回顧；
學會停下來……如果你跑得太快，就會把有價值的東西拋在后面。
——道格·金（Doug King）
實際操作
每日安排并及時回顧
每天打開滴答清單做的第一件事情，就是進入「今天」智能清單。然后，我們可以進行一個簡單的檢查，判斷今天的安排是否合理。
點擊「今天」智能清單右上角的「圓環」圖標，進入「每日計劃」模式，我們就可以逐條查看今天要做的所有事情，并方便的進行調整。
- 如果一件事情的時間安排是 OK 的，就直接點擊右下角「下一條」
- 如果一件事情只排了「今天」，但你需要指定一個確定的時間，那么就點擊「今天」，并選擇「今天某時」來設置時間
- 如果一件事情你覺得今天做不了需要推遲，那么就點擊「以后」，并選擇推遲到明天、下周或者其他日期去
- 如果一件事情是昨天沒有及時處理而遺留下來的，就可以根據需要選擇放到「今天」或者「以后」
「摘要」功能進行每周總結
每周總結每個人都不陌生，但是很煩的是，需要去清單也查看然后復制粘貼出來，形成周報。這樣的效率太慢了，滴答清單的「摘要」功能可以自動生成周報。
還能按清單、標簽來篩選，按完成度、清單、時間和優先級進行排序。
執行
只有勇于付諸行動，而不是空想，才能掌握這個世界。做比看更重要……手是思想的利劍。 ——J·布洛諾夫斯基
根據當前所處情景，從“日歷”中篩選適合的行動去執行。
- 選擇原則：根據所在場所、時間長短、精力狀況等因素綜合選擇適合的行動進行。
- 執行原則：優先做清單上的行動，遇到突發事務收集到收件箱延緩執行，避免當前專注的行動被打斷。
比如，等餐時有10分鐘的空閑，你想高效利用這段時間，最好選擇一些比較放松的事情。
所以我建立了一個放松清單，里面的任務有：刷「快知」、處理「必收」。這些都能在碎片時間進行。
實際操作
將任務安排進日程
日程表是待辦事務中最基礎的著眼點。它標注了你的下一步行動，具體到確定的日期和時間，因此成了你要管理的大部分工作的基本框架。
滴答清單的安排任務功能，可以很方便的安排每天/周的時間，只要將任務進行拖動就可以了。
理想的效果是，當你驚訝地發現有突發事件要占用你的時間時，只需掃一眼日程表，就能清楚地知道自己能不能立即抽出時間去處理。
番茄工作法
番茄鐘的目的是保持專注，而不是記錄時長，所以不用在意數據的華麗。帶上降噪耳機聽著白噪音或輕音樂，環境立刻“安靜”下來。時間一到你可以選擇去休息下或者繼續專注，這時休息時間都感覺變得更有價值。
在滴答清單中自帶了番茄鐘，可以指定任務開始或者在某個任務中開始，有時也能作為判斷任務用時的參考，或是查看自己的最佳專注時刻在什么時候。
四、總結
最后，你可能感嘆 GTD 真是太復雜了，我需要重申一遍它的適合人群：事多忙碌的人和追求效率的人。
如果你沒有去做的動力，只能說明你不是目標人群或者還不是時候。
那如果你是真想去試試，只是不知道如何開始，我建議你：
- 微習慣：養成一個習慣最好的開始是從微習慣（最簡單的，大腦不會抗拒的事）開始，比如收集；然后你會遇到任務太多如何整理的問題，帶著問題一步步去做動力是最足的。
- To-Do List：待辦事項清單，剛接觸 GTD 可以先這開始。單來說，建立“必做事項清單”或“今天最重要的六項任務”。
說來說去，行動是關鍵。只要行動起來，哪怕這個行動“不正確”或者不是最好的辦法，也比猶豫不決地懸在那里能讓你產生更強的掌控感。
如果你還想了解更多 GTD 可以去看作者戴維·艾倫的書，再推薦一本時間管理的書給你《小強升職記》，以故事的形式將時間管理的很多方法，閱讀起來挺輕松的。
從我身邊的人來看，能堅持用「滴答清單」的人，能力都不會太差。
最后，祝大家都有個自己能掌控的時間！
作者：OSEN
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