周五下午五時，單位一周工作問題總結反饋會議。十幾個與會者，每人不到十分鐘的發言時間，要求言簡意賅。輪到 一位仁兄發言，跑題、拖沓，革命歷程、光榮事跡 ，硬是把幾分鐘的問題總結開成了自己的表彰大會，幾分鐘的發言被拖成二十幾分鐘。與會者更是干什么的都有，睡覺的、竊竊私語的、玩手機的，沒人制止這位仁兄的長篇大論。最終，計劃一小時結束的會議硬是拖到六點半才結束，大家已極不耐煩會議才草草收場。
這是一次真實的經歷，而工作中，這樣的會議經歷比比皆是，提起開會大家都苦不堪言。赤羽雄二在其著作《零秒工作》中將此現象歸結為工作進度慢的原因之一。解決辦法如下：
1.將所有的會議時間減少一半
沒有人喜歡長篇大論的會議。時間減少后，有效的時間內，與會者會自覺地縮短發言時間，并會鼓勵大家各抒己見，提高會議效率。
2.將會議的次數和出席人數減少到一半
將需要解決的問題反復篩選，找出確實需要開會解決的問題；減少開會次數；將動輒十幾人二十人的會議精簡成為三五人參加的會議都有助于降低會議成本，減少問題遺漏，提高會議效率。
3.迅速高效地推進會議中的討論
?讓參會人員逐一發表自己的看法
? 對持有不同觀點的人的發言要特別強調和引導
? 不要認為發言人的聲音越大就越好，要從內容上判斷
? 尊重他人的發言
? 如果意見有沖突，確認相同點，整理不同點
? 如果討論的主題發生了偏移，就引導大家回到同一個范圍內討論
4.靈活使用白板，提高會議效率
? 由會議主持人在白板上書寫
? 不要自行歸納，盡量將發言如實記錄下來
? 不明白的時候坦率地和發言人確認，然后記錄
? 歸納要點，補充完善
? 用手指著記錄下來的內容，向本人確認
? 整理議題和將要采取的行動
? 關于論點上的偏差，要當場通過圖示的方式說明相同點和不同點
? 將板書拍照作為會議紀要
《零秒工作》作者赤羽雄二曾在麥肯錫工作十四年，曾有過一個人同時負責7-10個項目的不俗經歷。而成就他的強大工作力，來源于他的工作哲學：“思考的速度可以無限加快”（《零秒思考》）、“工作的速度可以無限提升”（《零秒工作》）。在《零秒工作》中，作者不僅提出了提升工作速度的基本觀念，還詳細解說了“零秒工作術”的具體做法，更根據多年經驗總結出提升工作效率的諸多辦法。
工作效率低進度慢的原因
領導層原因
★ 眾多管理層和部門領導人無法自己作決定和推薦工作
★ 部門內外協調后的再次協調
★ 隨之而來的龐雜冗繁的資料制作
在以上三點原因中，眾多管理層和部門領導人無法自己做決定和推薦工作是核心問題和根源，如果沒有這個問題，則部門內外協調后的再次協調及隨之而來的龐雜冗繁的資料制作根本也不存在。
執行者原因
★ 無法迅速開始工作
★ 無法專注于應該完成的工作
★ 工作缺乏計劃、不斷滯后
★優柔寡斷、猶豫不決
★ 制作文件和資料的速度慢
★ 在電子郵件上花費大量的時間
★ 會議又多又長
★ 大量的退回與重做
以上問題中，無法迅速開始工作是造成工作效率低的主要問題。
提高工作效率的八項原則
1.首先形成整體印象
2.工作不要過于細致
3.掌握工作的要領
4.形成良性循環
5.對改善方法本身做改善
6.凡事提前
7.凡事先行一步
8.盡量避免返工
提高工作效率的“神器”
PDCA管理循環
PCDA 是指 Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）、Act（改進），是一種循環管理工具。它可以幫我們把工作精細化，凸顯工作重點，極大的提高工作效率。
以制作文件為例：
Plan（計劃）：討論文件的整體構成、頁面分配以及每一頁的內容、是否有遺漏等。
Do（執行）：完成所有頁面的制作。
Check（檢查）：確認最初的目標是否全部達成。
Act（改進）：重新編寫不足的部分和不恰當的部分。
Plan（計劃）：重新討論文件的整體構成、頁面分配以及每一頁的內容、是否有遺漏等。
Do（執行）：全面修改。
Check（檢查）：確認最初的目標是否全部達成。
Act（改進）：重新編寫不足的部分和不恰當的部分。
我們曾用PDCA循環管理產品質量，具體過程如下：
Plan（計劃）：找出影響產品質量的原因制定解決辦法。
Do（執行）：根據指定的解決方案執行。
Check（檢查）：檢查執行后的效果，是否達到提高產品質量的目的。
Act（改進）：找出解決問題過程中發現的問題與不足。準備進入下一個PDCA循環。
PDCA循環可以幫助我們的工作進入良性循環，使工作的成果日臻完善。
通過“A4 紙做筆記”實現零秒思考（關于“A4 紙做筆記”，建議大家閱讀赤羽雄二的著作《零秒思考》。）
作者介紹了“A4紙筆記法”，其方法掌握起來并不難：
將A4紙橫著擺放， 左上方寫標題，右上方寫上日期， 正文寫 4 到至6 行，每行 20 至 30 字，用1分鐘的時間寫完一頁。每天按照這樣的方式書寫 10 頁筆記。這方法還可以用來構建工作框架。通過“A4紙筆記”的練習，可以達到提升思考及溝通能力、使大腦清晰，消除不安和混亂，最終達到提高工作效率的目的。
另外根據造成工作效率低的制作文件和資料速度慢、在電子郵件上花費大量的時間等原因，作者還詳細介紹了有效收集信息的方法、短時間內完成制作文件和資料的方法、寫郵件的技巧、如何清除溝通障礙及文章開頭提到的如何高效舉行會議。
高速發展的現代社會，高效工作也成為社會對人們的要求。《零秒工作》中介紹的種種提高工作效率的方法實用且具有很強的可操作性，每個人都可以在認真練習后變成職場達人。
