20170821 D1 創建模板|Set up SOP, Free your brain, Gain your benefits!

Wow, what a wonderful Poster made by Kelly!

SOP-Standard Operating Procedure. Free my brain!


SOP是我的老朋友了,第一家雇用我的公司便是全球最大的貿易服務供應商LF。 LF的運作機制就像所有大企業一樣,高度模塊化, 高度細分化,不同部分高效完成各自小小的模塊工作,以此輸出成本低效益高的結果。

身為小白,加入公司第一件事就是做了一個月的入職培訓,培訓期間發下了厚厚一疊SOP,是針對SAP System的標準操作流程,圖文并茂,步?分明,只要按著步?和跟著培訓師的演示講解,加以練習,一個月后我就成了一個被建模成功的小螺絲了,成為電腦前啪嗒啪嗒的優秀Data Entry。 部門還會因應各人的建模進度和熟練程度分配難以不一的工作。 總的來說,跟著SOP和培訓操作,直到熟練到完全不用看著SOP快速操作,因為習慣已形成。 另外,部門還會因應每日遇到的cases不斷完善SOP已提升團隊操作和解決問題的能力,現在我知道,這叫做復盤。

10個月后,倫家成為一個優秀的小螺絲,被SOP化的我是組里優秀的handler, 一分鐘看上百行資料核對upload的數據是否正確,完全脫離鼠標快速完成屏幕切換輸入等操作,我知道,這是一個DATA ENTRY的人生巔峰(是不是有點夸張),工作模式被高度標準化,已經脫離了大腦克服各種錯誤的堅持機制,形成了習慣和條件反射,換句話說,也是解放了我和千萬員工的大腦

然而我感覺我已經高度麻木,于是為了追求更多元化的職業生涯,我離開了原職位。

盡管如此,我深深被SOP的魔力折服,SOP一定是經過不斷實踐總結出來的在當前條件下可以實現的最優化的操作程序設計;所謂的標準,就是盡可能地將相關操作步驟進行細化,量化和優化,細化,量化和優化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產生歧義。


SOP給我帶來了什么紅利?Gain my benefits!

都說第一份工作會為你未來的職業生涯打下基礎, 雖然我是為了追求更多元化的職業生涯離開了第一家供職的業內最大貿易公司,但是她高度模塊化的管理和思想深深地給我打下烙印,并且我持續從這個基礎上獲得紅利。

加入第二家公司,是標準的中小型或者毫不客氣地說,小型企業,由幾個人組成,上至老板下至Merchandiser,無一不身兼多職, 靈活性強,但缺乏條理,文件混亂,有些供應商的對賬單都是3年里沒核對過先行付款,把我嚇得不輕,如此缺乏管理制度的公司居然存活并且效益還不錯,也是開了我的眼界。

很幸運的是,我是本公司轉移到國內的第一名員工,所以有很多跟老板直接溝通交流的機會,而我條理清晰高度模塊化的思想給了老板不錯的印象,入職前三個月根據老板和Merchan同事們的口述,把各個流程融匯貫通后,撰寫SOP:產品開發流程,樣品詢價打版流程,跟客戶溝通流程、與工廠下采購單和跟進流程、貨物出運流程,與會計對接流程 etc,總共有30頁厚,經過不斷完善,現在已成了公司各崗位新人培訓材料;并且在撰寫SOP的過程中,我熟悉了公司基本所有模塊的運作。

而且從SOP中獲得的額外紅利就是得到了親愛的老板女王親自教導的機會,奠定了我職業生涯從專轉管的基調。

把自己比作一家企業運營,何不加點佐料SOP!?

我們每個人的人生都有且僅有一次,不可復制,是最稀缺的資源,那么,我們為什么不把自己經營得有聲有色呢!?

來吧,小伙伴們,把自己當做一家企業進行一場成功的運營吧,而運營一個企業,又怎么能脫離SOP呢?從企業做SOP的根本目的來看,無非是為了提高管理運營能力,使企業獲得更大的效益。

那么,為了成就我們的人生,讓我們成為更美好的自己, 何不為我們的生活創建模板,set up SOP。


參加Grace的個人成長集訓營學習感悟

參加了Grace的#個人成長集訓營#,第一個學習模塊便是“創建模板 SOP” 。對比第一次參加第三期訓練營,這次的理解會更加深入,結合了對Grace的分享經驗和自己的工作經驗,完成了下面的思維導圖:


希望對小伙伴有幫助。

原來對SOP的理解僅限于工作上的應用:

下面紅框中的是個人在未參加訓練營前的模板應用,可供參考,尤其高亮指出,小伙伴們如果工作里需要常撰寫郵件(貿易行業從業者必備),善用OUTLOOK的Auto Correction功能,主要應用機制是,針對一些長期會用到的郵件格式,創建了屬于自己的縮寫庫,然后在撰寫郵件正文時,輸入大寫縮寫按回車,整段的郵件模板便自動出現,只需按需做一定的增減便可直接發出,高效省時。 綠框是聽Grace的分享后冒出的想法,非常有實踐性,并且我會在日后不斷復盤完善。


然而我低估了SOP的魔力, 在Grace的分享中多次強調了,為我們的生活創建模板并且多維度應用,實在是提高了對SOP的認知理解。是的,既然SOP有這么強大的魔力,可以提高企業的運營和效率,那么它一樣可以提高我們的人生效率,省出更多時間,解放我們的大腦,實現我們的多維度成長。


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