數據透視表的使用方法

對數據透視表有點迷糊，看到網上一篇講解文字很詳細，拿來分享給大家。

一、什么是數據數據透視表？

數據透視表是excel提供的一種交互式的強大數據分析和匯總工具。

是可以把一個明細表進行分類匯總，而且可以隨意改變匯總模式的一種工具。

比如：

二、制作數據透視表

做數據透視表之前，我們需要了解以下兩個問題：

1 .什么樣的表格需要做數據透視表？

數據透視表的用途如果細數會有很多，但最基本、最常用的是“分類匯總”，所以當我們需要對一個流水賬式的明細表進行分類匯總時，就需要使用數據透視表。數據透視表的源數據即是“明細表”。如“一”中的銷售明細表。

2 .什么樣的格式才能做出數據透視表？

在制作數據透視表，需要注意以下幾點：

1. 空字段名包括空列，無法制作數據透視表

2 .相同的字段名，會自動添加序號，以示區別

?3. 字段所在行有合并單元格，等同于空字段，也無法創建數據透視表

?4. 如果有空行，會當成空值處理

如果數據源表不規范，需要處理一下才能制作數據透視表，數據表的整理我們將在后面介紹。

第1步?點擊區域中任意一個單元格

第2步?插入- 數據透視表

第3步 會自動新建一個工作表，且在工作表中會有一個數據透視表空白區域，就像蓋樓房地基已打好，需要我們安排具體的房間位置。

右鍵調出數據透視表選項-顯示-經典數據透視表布局

三：源表的整理。

1. 存在空列或沒有行標題。

影響：明細表如果有標題為空，將無法制作數據透視表。

整理: 把標題補充完整。

2. 存在相同的標題。

影響：數據透視表會自動添加序號以區分

整理：盡量不要存在相同的列標題。

3. 存在合并單元格

影響：合并單元格除第1個格外，其他均作為空值處理。

整理：取消合并單元格，填充完整。

4. 存在非法日期。

影響：生成的數據透視表中，無法按日期格式進行年、月、日格式的篩選和組合。

整理：轉換成excel認可的日期格式。方法：選取列 - 分列 - 第3步選日期

5. 存在文本型數字

影響：文本型數字將無法在數據透視表中正確求和。

整理：轉換成數值型數字。方法:選取列 - 分列 - 完成

綜上所述，一個無空標題行、無重復行標題、無合并單元格、無非法日期和數字格式的數據表，才是一個標準的數據透視表的數據源。

四、數據透視表的結構

1. 字段列表。明細表的所有第一行列標題都會顯示在“字段列表”中。相當于數據透視表的原材料基地。

2. 字段設置區域。把要顯示的字段拖放在相應區域內。相當于數據透視表的加工廠。加工的方式把相應的字段拖入。

3 .數據透視表的顯示區域。組合成的數據透視表會在這兒顯示。

字段拖放在不同的區域，就會以不同的顯示方式顯示匯總的結果。而且同一個區域內的順序不同，在數據透視表內匯總的先后層次也會不同(可以拖動轉換一下各個區域的字段內容，同時觀察數據透視表的變化)。

五、值的計算方式

數據透視表的基本結構，其中一個重要的組成部分是“數值”區域。我們需要把要求和的數值拖放到“數值”框內進行求和，可有時結果卻顯示“計數”。

原因：如果把含文本格式內容的列拖放到值區域，統計方式默認“計數”，顯示為“計數項：字段名”。本例中，一是誤把銷售員放在了值區域，二是在銷售量列可能含有文本型內容。

處理方法：把銷售員從值框中拖出去（刪除），然后雙擊“數量”列標題，在彈出的“值字段設置”窗口中，把“計數”修改為“求和”，如下圖所示。

介紹一個小技巧，上圖中，如果你想把“求和項：數量”改成“數量”會提示無法更改，解決方法是可以在字段名后添加一個空格。即“數量 ”。

六、數據透視表的布局方式

選取數據透視表 - 在頂部找到“設計”選項卡 - 再打開報表布局下拉菜單，會看到5種不同的布局方式。

練習的時候把5種布局方式多練習幾次，就會發現各自的特點及區別，在使用時選擇最適合自己的。

七、添加和刪除匯總項

默認情況下，在數據透視表中添加行或列都會自動添加匯總項，如何調整隱藏或顯示匯總行/列呢？

1 .總計行------總計行分為行總計和列總計。控制它隱藏和顯示的命令在 數據透視表右鍵 - 選項-匯總和篩選。

2. 分類匯總行------分類匯總主要是指行或列標簽的分類匯總。想隱藏匯總，在數據透視表相應的列上右鍵，取消“分匯匯總..”勾選，如果要恢復操作相同。

八、 數據透視表的美化。

新創建的數據透視表，就是一個無任何美化效果的表格。今天學習快速給數據透視表穿上美麗的外衣。

操作步驟：

1. 打開 選取數據透視表 - 頂端數據透視表選項 - 設計

2 .點設計 - 其他 - 打開更多數據透視表模塊，點擊后即套用該模板。

九、修改引用數據源。

如果明細表中行或列數發生了變化，數據透視表一般是不會自動調整數據源的，而需要手工去調整數據源的數據范圍。方法是：

選取數據透視表 - 最頂端數據透視表選項?-?更改數據源?- 重新選取范圍。

自動調整方法：把明細表設置為“數據表”，設置步驟是：選取明細表區域，插入?-?表格。設置完成后，再次增加新數據或新列，數據透視表就會自動更新數據源了。

十、數據透視表的刷新。

當明細表更新數據后，以該明細表制的數據透視表也需要刷新才可以顯示新的匯總數據。

在數據透視表上的左鍵菜單上，點“刷新”即可完成數據刷新。

如果excel文件中有很多數據透視表，可以添加“全部刷新”按鈕。方法是

文件 - Excel選項 - 快捷訪問工具欄 - 左側欄中找到“全部刷新” - 點擊“添加”按鈕即可添加到“快捷訪問工具欄”。

點擊“全部刷新”命令可以刷新本工作薄所有數據透視表。

十一、數據透視表的移動和刪除。

1.移動和復制

選取包含數據透視表的區域，把光標放在選取區域邊緣后，直接拖動到指定的區域放下即可。如果在拖動時按ctrl鍵。移動變為復制數據透視表。

2.刪除

選取包括所有數據透視表元素的區域，包括透視表篩選區域和行列及數值標簽區域，按del鍵即可刪除。

十二、篩選數值項

要篩選值，可以借助行標簽的篩選值功能。比如篩選數量大于30的行。

步驟：

打開最右一個行標簽的按鈕，值篩選?-?大于?- 輸入30，點確定后即可篩選出我們需要的結果。

設置篩選條件。

另：選取“求和項：單價”右邊單元格 ，執行 數據 - 篩選命令，即可使用excel的自帶篩選功能。

十三、固定數字和表格格式

在數據透視表中，好不容易設置的數字格式，以及列寬，在刷新后全部恢復了原狀，設置的格式全部消失。怎么才能固定格式呢？

解決方法：

在數據透視表上右鍵 - 數據透視表選項 - 去掉“更新時自動調整列寬”，勾選“更新時保留數字格式”

可能大家發現，即使進行了上面的設置，更新時 設置的數字格式還是會變。比如下圖中，設置了廣州的數字是“千位分隔符”樣式，但地區換成“蘇州”時，還會有的數字非千位分隔符樣式。

解決上述問題的方法：把地區放在行標簽，然后統一設置數字的格式為千位分隔符樣式。然后再篩選所有地區，數字格式均為千位分隔符樣式。

十四、選取

數據透視表有值、行標簽等元素構成，怎么能快速選取它們呢？

1 .全選數據透視表

光標放在數據透視表上，最上面數據透視表工具 - 布局 - 選擇 - 整個數據透視表。

2. 選取值或行列標簽部門。

在第1步中我們發現除了全選外，其他的都是灰色。這是因為當你選取的范圍內包括值等元素時，這些才能用，所以要選取這些內容，先全選，然后再選值或行列標簽。

3 選取某行、某列。

當你把光標放在數據透視表的某行或某列前面時，你會發現光標變成了黑箭頭。這時你只需要單擊就可以選取所有和本行列有關的行或列了。