（友情提醒，多圖，請在wifi下觀看！流量壕請無視本條）

有些朋友后臺給小奚留言說很喜歡之前講的透視表內容，問能不能整理出一個Excel透視表的合集，只要是透視表的內容都能在里面找，今天小奚就給大家帶來了這篇文章。

不用寫公式，不用手工計算，數據透視表通過簡單的拖拽就能完成各個維度你想要的數據分類匯總，可以說是基礎的Excel操作里面最簡單易上手，最實用，最常用的功能了。

話不多說，上目錄。本文內容較長，干貨較多，大家可以根據目錄挑選自己想看的內容。

我是目錄，目錄是我

上篇：基礎操作

01 創建數據透視表

【問】：老板給你公司今年的訂單明細，讓你告訴他每個銷售今年的銷售額是多少？

看見了嗎？

創建透視表就是如此簡單，通過拖拽，就能立馬得到老板想要的結果。

有很多初次接觸數據透視表的同學對透視表的四個字段（篩選器、行、列、值）的意思不太了解，小奚用一張圖告訴大家：

字段拖放在不同的區域，就會以不同的顯示方式顯示匯總的結果，并且同一個區域內的順序不同，在數據透視表內匯總的先后層次也會不同。這也就是為什么透視表能完成各個維度的數據匯總。

02 ?透視表轉普通表格

【問】：小奚啊， 老板只需要最終的匯總結果，不需要把數據明細發給他，那么怎么把透視表轉成普通表格發給老板呢？

這個很簡單，只需要復制數據透視表，粘貼成值就行了，如果喜歡透視表的格式還可以像小奚一樣粘貼一下格式。

03 ?更改值字段計算方式

【問】：老板說我不僅想看每個銷售這一年銷售的總金額，還想看他們這一年簽了多少筆合同。

在前面我們用到的是求和的計算方式，對于這個問題，我們可能就需要用到計數的計算方式了。

訂單編號是文本類型，我們可以看到將訂單編號拖到值字段時Excel會自動計算，因為文本類型不能求和，而金額是數值，可以求和，也可以計數。

除此之外，值字段的計算方式還有以平均值，最大值，最小值等計算，但是在我們平時的運用中，最常用到的還是計數和求和這兩種。

04 ?插入計算字段

【問】：老板說，我還想知道每個銷售以現在的年銷售額他們的提成能拿多少（按千分之七來算）？

這里我們有一種偷懶的做法，直接在透視表外面乘以0.007，對于這種方法會出現兩個問題：

第一，有的同學會發現寫完公式下拉后，數字并不會改變，仍然是第一個的計算結果，對于這種情況可以如此操作：【文件】-【選項】-【公式】-取消勾選【使用GetPivotData函數獲取數據透視表引用】，如下圖所示。

但即使是解決了第一個問題，也會發現一旦改變透視表的結構，我們的計算結果就不能使用了，因為它在透視表外面不會隨著透視表的改變而改變。

所以，其實最好的方法是在Excel里面插入計算字段。

05 ?透視表排序與篩選

【問】：老板說，把每個銷售以銷售額降序排列，同時，給我篩選出總銷售額排名前10的銷售。（老板，您的需求不能一次說完嗎？）

降序排列其實比較好辦，只需要選中金額所在的地方，右鍵選擇降序排列即可。

如果存在多個字段的情況下，怎么篩選出老板想要的呢？直接使用行標簽去篩選是行不通的，解決方法是：將鼠標點在列標簽外面一格，然后使用篩選功能，具體操作請看下圖。

06 ?行列百分比匯總

【問】：前面說的都是數值，但是我想看百分比怎么辦？

想要值以百分比的形式顯示可以：【右鍵】-【值顯示方式】-可選擇相應的百分比選項。

數據透視表有多種數據百分比的顯示方式，下面我們只挑選最常用的：總計百分比、行/列匯總百分比和父級匯總百分來看。

總計百分比

當我們分析各個項目占總值的百分比時，就可以用總計百分比。例如：老板想看銷售1部在服裝這個產品占整個公司的銷售額的多少。

行/列匯總百分比

當我們想看某個數據在行字段或者列字段的垂直維度上的占比時，就需要用到行/列匯總百分比。

列匯總百分比，例如：老板想看每個銷售在單個產品上的占比是多少，我們就需要拉列匯總百分比給他看。

行匯總百分比，例如：老板想知道單個銷售在每個產品的上售賣金額占比是多少，我們就需拉行匯總百分比給他看。

父級匯總百分比

當我們不想看某個數據占全部的占比，只是想看它在細分維度的占比的時候就需要用到父級匯總占比。

例如：老板說我想知道王麻子的銷售額在他們團隊占比是多少。

07 ?修改行列字段順序

【問】：小奚，透視表自己出來的行列字段的順序有的時候并不是我們想要的順序，是不是只能【右鍵】-【移動】-【上移/下移/移至開頭或結尾】？

其實小奚曾經也是這么干的，當時字段還特別多，小奚拿著鼠標點右鍵，上移下移了無數次，差點沒崩潰。

這時領導從小奚身后飄過，實在看不下去了，說了一句：“我都是直接拖就可以了。”此刻小奚的內心戲是：“領導，我錯了，是我學藝不精，你就當我是在練手指的靈活度吧！”

恩，忍住笑，嚴肅臉。下面來看領導是怎么拖的，上動圖（前部分為上下移動的操作方式，后部分為直接拖動的操作方式）。

丟了這么大個人，不扳回一城不是小奚的風格啊，所以小奚又潛心學習，一個關于修改字段的更高階技能出現啦！

這個技能對于反復使用的字段比較方便，平時若用得少，直接拖動會更方便一些。

【先做一個輔助表】-【文件】-【選項】-【高級】-【常規】-【編輯自定義列表】-【選擇最開始建立的輔助表】-以后就只需要排序就能按我們希望的字段順序出現了。

08 ?刷新與更改數據源

刷新

【問】：如果我想修改源表的數據，透視表會自動更新嗎？

默認是不會自動更新的，需要手動刷新，如果是在原基礎上修改，不增加行列的話，我們只需要刷新就可以了，如果有多個數據透視表可以選擇全部刷新。如果害怕自己忘記刷新，也可以設置【打開文件時刷新數據】

更改數據源

【問】：我的數據源表修改了，刷新了也沒有出現我修改的東西怎么辦？

這種情況，就是我上面說的增加了行或者列啦，只是刷新是不行的，還需要更改數據源。

更高級的用法

有的時候我們并不想每次都去修改數據源，那太過于麻煩。又怎么辦呢？

把數據源把設置成“表格”就可以解決這個問題。

只要把數據源表設置成“表格”，不管增加行還是列都不需要再去更改數據源，只需要刷新即可（注意，只針對將數據源更改為“表格”之后建立的透視表有效，這也是為什么在動圖的例子里小奚要重新建透視表的原因）。

并且通過動圖可以看到，設置成“表格”后，如果在首行輸入公式都不需要下拉，會自動匹配。

09 ?透視表的復制與刪除

【問】：我想復制或者刪除透視表怎么辦？刪除必須要把整個sheet刪除掉嗎？

復制透視表的情況其實蠻常見的，因為有的時候選取的數據源是相同的，需要做不同維度的匯總分類，如果不想重新新建sheet，那么復制透視表后在這基礎上更改字段是最好的方法。

只需要全選透視表，復制粘貼即可。

刪除透視表只需要全選透視表，直接按detele鍵就能全部刪除。

中篇：美觀與布局

10? 透視表的三種布局

【問】：做為一個有追求的員工，只會Excel透視表默認的呆板展示方式簡直不能忍，好嗎？小奚呀，為什么別人的透視表和自己的就是長得不一樣呢？

那我們就要從透視表的三類展示姿勢開始說起了，這三類布局分別是：壓縮形式、大綱形式、表格形式。在哪里找到這三類布局呢？

【設計】選項卡-【布局】菜單欄-【報表布局】（注意喲，給透視表穿上美麗外衣的大多數功能都是在【設計】選項卡實現，這里也是我們今天的主要陣地，大家可以自己研究研究這個選項卡的內容噢!）

壓縮形式

有眼尖的同學已經發現啦，其實壓縮形式就是我們Excel默認的透視表格式，它主要的特點呢就是：

無論疊加多少個行字段，都只占一列。如果對這個概念還不是特別明白，可以多和下面講到的兩個布局方式做對比，相信你很快就能明白啦。

大綱形式

大綱形式與壓縮形式最重要的區別就是：大綱形式有幾個行字段就會占幾列，即行字段會并排顯示，就如我們例子中的行字段有三個，那么大綱形式的布局就會占三列而不像壓縮形式只占一列。

另外，大綱形式的分項匯總顯示在每項的上方。

表格形式

表格形式的透視表是小奚最常用的一種形式。它的主要特點呢是：

1、與大綱形式一樣，行字段會并排顯示，有幾個行字段會占幾列；

2、與大綱形式不同的是，表格形式是有表格的（好像在說廢話，記得看圖找區別噢）；

3、與大綱形式第二個不同是表格形式的分項匯總是在每項的下方，而大綱形式是在上方。

以上的三種布局形式的特點，你都了解了嗎？

11? 顯示和隱藏分類匯總

【問】：小奚啊，你的例子里面，我只想看每個銷售細分到各省份客戶的銷售額，并不想看銷售匯總的銷售額，并且那些銷售匯總放在里面看得我眼花，怎么解決呢？

嗯，確實是這樣，有的時候我們并不需要看分類匯總，但是透視表會自動顯示，有的時候我們甚至都不需要看總計，那么怎么隱藏和顯示分類匯總和總計呢？還是在【設計】選項中哦！

看完動圖大家應該比較清楚在哪里顯示和隱藏分類匯總和總計了吧？

不過細心的同學應該已經發現動圖里一個小問題了吧？在這里小奚要考一考大家喲！

【提問】：為什么小奚選擇的是在組的頂部顯示分類匯總，最后Excel還是在組的底部顯示的分類匯總呢？要結合我們前面講的內容哦，知道答案的同學請大聲在留言區告訴我吧！

12? 標簽項重復顯示

【問】：對于大綱形式布局和表格形式布局，因為行字段是并排顯示，特別是前面的行字段，常常一個就對應了后面多個字段，讓表格不好看，怎么優化呢？

哇！這個問題好，在這里小奚要告訴大家兩個優化的方法：第一個是讓我們的標簽項重復顯示，第二個是合并行標簽。

先講讓標簽項重復顯示：【設計】選項卡- 【布局】-【報表布局】-【重復所有項目標簽】。（注意，標簽重復項只對大綱式和表格式有效，對壓縮式無效，想想為什么？）

13? 合并行標簽

合并行標簽也是回答上面的提問，這是另外一個優化行字段并排顯示的方式。

當然，大多數的同學可能會對合并行標簽更感興趣一點，因為小奚發現，大多數的同學在操作Excel的時候，對合并單元格尤為熱衷。（雖然合并單元格一直被稱為Excel處理數據時的一大殺手）

好了，廢話不多說，直接上操作：【右鍵】-【數據透視表選項】-【布局和格式選項卡】-【合并且居中排列帶標簽的單元格】（注意：合并行標簽只對表格形式布局有效，對大綱式和壓縮式無效，不信你可以試試喲！）

14? 插入空行間隔

【問】：小奚啊，我們公司的透視表數據很多，老板說看得他密集恐懼癥都要犯了，該怎么辦呀？（同學，你是認真的嗎？）

我們在每一項之間插入空行，對于透視表數據很多的情況可能會有所幫助。

具體操作：【設計】選項卡- 【布局】-【空行】-【在每個項目后插入空行】

對于插入空行，在展示的時候會比較好，因為看起來讓人不那么累。但是在日常處理數據的時候，空行會帶來一些麻煩，所以處理數據時還是建議大家不插入空行喲。

15? 取消字段前+/-符

【問】：透視表行標簽前面總是有+/-符號，看起來有些丑，可以隱藏嗎？

當然可以呀，上操作：【分析】選項卡-【顯示】-【+/-按鈕】

16? 刷新后格式保持不變

【問】：前兩天一個同事一臉悲痛地來找我，說透視表的排版布局我都做好了要給領導看，行高和列寬都需要固定，不能變，但是每次我一刷新透視表列寬和格式就全變了，要崩潰了。

不知道工作中你是否也遇到了這樣的情況呢？不要心急，一招就能幫你搞定：

【右鍵】-【數據透視表選項】-【布局和格式選項卡】-取消勾選【更新時自動調整列寬】

17? 透視表模板套用

【問】：透視表模板套用是不是讓透視表變美觀的東西呀？

真聰明，在Excel里面已經內置了一些透視表的模板，我們可以選擇自己喜歡的模板，直接套用就行了，還是在【設計】選項卡里面。

最后的最后，關于美觀與布局，還可以給透視表更改好看的字體和字號，例如微軟雅黑等，再結合以上的內容，立馬讓你的透視表秒殺同事的呆板透視表。

下篇一：分組

18 文本分組

【問】：小奚，老板除了看一個省的銷售情況，還希望看一個區域的情況，比如：想看西區的銷售情況（西區包含：貴州、湖北、陜西、四川、云南、重慶），該怎么辦呢？

對于這種情況，其實有兩種方式，一是在數據源表里面去添加區域的輔助列，二是不添加輔助列，直接在透視表里面創建文本分組啦。

按住Ctrl鍵選擇貴州、湖北、陜西、四川、云南、重慶，然后點擊“鼠標右鍵”選擇“創建組”數據透視表按照我們所選定的內容進行組合。接著可以修改組的名稱，例如改為西區。

19 日期分組

【問】：既然可以Ctrl鍵選中想要分組的內容來分組，那么如果對日期來分組是不是也可以這樣呢？

嚴肅地講是可以這樣的，以前領導讓小奚拉一個月的數據，小奚選中了這個月的每一天然后創建了分組，但這樣做有點傻，因為Excel是很智能的，能夠對日期進行識別，對于日期的分組，我們有個簡便的方法。

選中日期，右鍵選擇“創建組”，就可以按照我們的需求進行月、季度、年的匯總啦！

怎么樣？Excel還是很智能吧？

20 數值分組

【問】：1、小奚，我是一個HR，要對員工進行工齡匯總，5年為一個工齡段，有什么簡單的方法嗎？

2、小奚，老板需要對銷售的金額段分析，該怎么分金額段呢？

那就需要用到透視表的數值分組啦，依然是選中司齡或者金額，右鍵選擇“創建組”，在組合中可自己設置起始和結尾以及步長，如有不清楚，請看動圖吧。

司齡分組：

金額段分組：

大家發現了嗎？透視表只能按照等距步長來組合喲！比如司齡的步長設置為5，那么只能按照5的間隔來組合。

但是在實際運用中，特別是對于金額段的實際運用，我們常常需要的是不等距組合，比如：1000-2000金額段，2000-5000金額段。對于不等距的組合我們該怎么操作呢？

不等距組合有兩種操作方式：

一是按照18分本分組講的Ctrl選中做組合的方式創建不等距組合，這種方式對于數據量小的時候，還能操作，對于數據量大的時候其實是蠻絕望的。

第二種方法是需要在源表建立輔助列，然后用VLOOKUP的模糊匹配，這個我們會在下一次講到。

下篇二：數據表出錯原因

常常有人來問我為什么我的透視表出問題了呢？其實透視表出錯的原因絕大多數都是因為咱們的數據源表出了問題。

21? 某些列沒有標題

【問】：我無法創建數據透視表，顯示透視表字段名無效是什么意思啊？

這種情況是因為我們的數據源表某些列沒有標題，這種情況常見于前一列的標題過長，覆蓋了沒有標題的那一個讓我們誤以為都是有標題的，具體請看動圖。

操作：需要我們把數據源表的標題行補全就可以正常創建透視表啦。

22 存在合并單元格

【問】：我的數據源表中明明沒有空白，但是在透視表中卻出現了空白是怎么回事呢？

這可能是數據源表中存在合并單元格，Excel會將除了合并單元格的第一格以外的全部當做空值處理。

操作：取消合并單元格，并填充完整，再刷新數據透視表就可以看見沒有空白啦。

23 日期非法

【問】：為什么我不能對透視表的日期進行月、季度、年的分組呢？

檢查一下源表，看看是否存在非法日期？例如：20170101、2017.1.1等。

操作：回到數據源表，選中日期列-分列-選擇日期-完成。就可以看到日期被變成了標準格式，再去透視表刷新，就可以按日期創建組啦！

24? 數據源存在文本類型的數字

【問】：小奚，為什么我的源表里面明明是數字，但是透視表里只能計數，求和的結果總是顯示0呢？

同樣的我們需要去檢查一下數據源表，看看是不是用文本形式保存的數字呢？

操作：將以文本形式儲存的數字按數值類型儲存，方法是：選中-分列-完成，刷新透視表即可。

那我們來總結一下，在創建透視表的時候出問題絕大多數情況下需要我們去檢查源表，看看是否：某些列沒有標題、存在合并單元格、非法日期以及文本類型存儲的數字。

學完本文，幾乎就能解決Excel透視表絕大多數的問題啦！

還在看什么？趕緊動手操作吧！

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