【譯】如何設置更適合你的 OmniFocus

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?0.4?2016.09.13 23:35*?字數 7882?閱讀 8493評論 2喜歡 79贊賞 1

OmniFocus 的強大在于它的高度定制性，借助 OmniFocus 的「透視」功能，配合對每個動作設置的「項目」和「上下文」兩個標簽，可以非常方便地定制在工作流程中不同階段使用的不同界面，從而心無旁騖地處理當下的事務。

Andrew 作為 OmniFocus 的資深用戶，在這篇文章中分享了他是如何通過自定義的文件夾、上下文和命名規范來設置自己的 OmniFocus 的。此文英文原文在許多 OmniFocus 的經典中文教程中被引用，我自己的 OmniFocus 工作流也高度參考了文中所提到的文件夾及透視設置。所以我挑選了這篇文章進行翻譯，希望能幫助更多的人根據自己的情況來設置 OmniFocus。

注：OmniFocus 中的「上下文」其實對應英文中的 context，日常用到時通常會譯為「情境」。此文中將和 OmniFocus 應用中的官方翻譯保持一致使用「上下文」。

如何設置更適合你的 OmniFocus

正如我之前文章中提到過的，我通過戴維·艾倫的 GTD （Getting Things Done）方法論和OmniFocus來管理我的工作與生活。然而，OmniFocus 一直都算不上一個簡單易用的產品，它陡峭的學習曲線使得很多人始終不知道如何才能發揮這個工具的最大功效。

從 OmniFocus 發布第一個內測版本開始，我就一直在使用 OmniFocus 來踐行 GTD 理論。并且這些年，我一直在調優對 OmniFocus 的使用設置，如今終于有了下述的一套完整的設置方法。

每當我提到我在使用 OmniFocus 的時候，就經常會被詢問應該如何設置和使用 OmniFocus 。可惜的是，這并不是閑聊中一兩句話就可以講清楚的。所以這次我將會分享我獨有的一些 OmniFocus 設置方法，從而向大家說明我是怎么使用 OmniFocus 來提高效率的。

文件夾

當 OmniFocus 中的項目列表越來越長的時候，最好把項目歸到不同的文件夾之中。但是，應該如何分類呢？

我的做法是（按照 GTD 中所描述的 2 萬英尺理論）為每一個「責任范圍」都創建一個新文件夾，然后把每一個項目都整理到這些文件夾中。一般情況下，這些文件夾會按照對我的重要性來排序。

這個分類方法有以下優點：

默認情況下，當你在上下文視圖中查看任務，OmniFocus 會按照項目視圖下的默認排序進行排序。這樣如果你按照重要性來對項目進行排序，那么你在某個特定的上下文中看到的任務也會同樣按照重要性來排序了。*

在每周回顧的過程中，這么設置文件夾會提醒你做一些小而快速的頭腦風暴，這樣就可以發現在每一個責任范圍中你可能忘記或者漏掉了的項目。

對你的責任范圍進行明確的分類和標記，可以幫助你想清楚你是否真的把每一寸光陰都花在了你真正想去做的那些事情上。

*當然，你始終應該根據個人當下情況來選擇「下一步行動」，但是我認為任務列表默認按照重要性排序是非常有意義的。

上下文

使用 GTD 這么多年，挑選一系列正確有效的「上下文」仍然是我最為糾結的事情之一。

有一些上下文我從來一眼都沒有看過，也有一些上下文中總有著太多太多的任務，還有一些上下文的任務我從來都做不完——和另外的上下文有沖突導致我不能對這個上下文中的任務作出正確的判斷。

在不斷的試錯和優化后，我終于找到了正確設置所有「上下文」的方法。完美設置所有上下文之后，終于可以說使我的生活回到了正軌之上。下面是具體的設置方法：

設置「上下文」的最佳方法就是問自己一個問題：「通常在哪些情景下我才可以做事？」這個問題的答案正是我們所需要設置的「上下文」。

人員

我們通常會和一些人有著不同形式的定期會議。在工作中，這個會議可能是老板和你每周的單聊時間。和伴侶的定期會議，則可能是你們每周的約會之夜。

關于「人員」這一系列上下文最重要的原則是，你只應該為那些和你有定期會議的人設置「上下文」。

我平常會和非常多的人打交道，如果一個人我必須特意去找他才能和他溝通，那我就不應該為他單獨建立一個「上下文」。對于這樣的情況，我會把這一類任務放到我的「辦公室」或者「家」的上下文中（或者其他我可能找到這個人的地方）。

如果為和我沒有定期會議的人員設置「上下文」，那么我就會發現自己永遠不會處于這個「上下文」之中，從而這些任務也就再也無法被我處理了。

地點

當我想到以地點命名的上下文時，基本上都是指那些需要外出跑腿的雜事。所以，我覺得最靠譜的辦法就是建立一個叫做「外出」的上下文，并且為每一個我可能會需要去的地方建一個子上下文，例如「宜家」、「星巴克」、「7·11」。

在 OmniFocus 中，可以篩選僅顯示「可用」的上下文（即至少有一個可用任務的上下文），這樣你就可以在出門的時候快速獲得一個所有需要去的地點列表。

電腦/書桌

對我來說，最棘手的上下文設置就是處理我在電腦上的所有任務。作為一個計算機工程師，我大部分的工作時間（以及許多消遣時間）都在使用計算機。那么我需要做的就是區分我在使用計算機時的不同的精神狀態及使用的具體設備。

計算機：全神貫注：必須在電腦上完成，并且需要我清醒有著充沛的創造力才可以完成的事情（例如寫博客、編程等）

計算機：離線：那些不需要互聯網連接就可以做的事情

計算機：筆記本電腦：必須在我的筆記本電腦上才可以做的事情（例如說不能在我的 iPad 上完成的工作）

計算機：所有：既可以在普通電腦也可以在 iPad 上完成的事情

工作：和我的專業工作相關的事情。我發現應該把所有和工作相關的事情放在同一個上下文中（即使有一些不是在電腦上完成）。因為工作是一個需要「儀式感」的事情，當我真正調整自己進入工作的狀態中不再處理其他事務，我才可以高效地工作并且持續工作盡可能長的時間。

情景化上下文

除了這些人員和地點相關的上下文，我在日常使用中還會使用一些基于活動或者每天的特定時間的上下文。

例如，我的「工作時間」上下文中有著所有必須在正常上班時間做的事情，不論這事情和誰有關或者我在哪里。我的「閱讀清單」上下文中則是所有我想要閱讀的東西（例如文章、書籍等），不論我具體在哪里閱讀這些內容。

另外一個例子是，我曾經有過一個名為「短時長」的上下文，用來放置那些不適合當下就做（按照 GTD 的原則，如果一件事情兩分鐘內可以完成，那就立即去做），但是也只需要不超過10-15分鐘時間的事情。當我在一個大公司從事管理工作時，經常在會議之間有那么幾分鐘時間，這個列表就完美解決了我的需求。

特殊目的的上下文

最后，還有幾個我用到的上下文事實上并不算是「上下文」，但是可以幫助我更加輕松地使用 OmniFocus 。例如我的「等待」和「將來」上下文。我會在下述的章節中討論我試如何利用這些特殊目的的上下文的。

單個動作項目

在每一個文件夾中，我都使用了幾個特殊目的的「單個動作」項目來擴充我的項目列表。

一般這些項目是為了整理那些事實上不屬于任何項目的任務。換句話說，這些任務只要你完成了，就再沒有任何后續任務需要跟進了。

例如，「買釘子」肯定是一個項目多個任務中的一步——你不太可能買釘子只是為了置之高閣——而「做午餐」可能就是一個獨立的任務，不會再有后續任務了。

雜事

這是第一個特殊目的單個動作項目：將某個責任范圍文件夾中的所有一次性任務收集到一起。

在上圖中的例子里，我的「博客雜事」項目中放置了所有的寫博客相關的一次性任務。這些任務不會需要長期跟進，做完了就做完了。例如，我曾經把「配置谷歌分析」這個任務放置到「博客雜事」這個項目中。我通常都把這種項目命名為“「文件夾名雜事」。

創意

第二個特殊目的項目是用來放置每個文件夾中的「將來/也許」列表。

「將來/也許」功能是 GTD 中的一個常見概念，但是在 OmniFocus 的快速輸入功能里輸入這個詞比較麻煩，所以我就縮寫成了「文件夾名創意」。這個項目在具體用法上和《搞定》這本書（即戴維·艾倫的 GTD 經典教程）中介紹的用法是一樣的。

目標

最后，我把所有的目標也都放在了類似的特殊目的項目中。

實際操作中，我會將我的 1-2 年目標，3-5 年愿景，以及終生的宗旨和原則（即 GTD 中的 3 萬英尺到 5 萬英尺高度的比喻內容）整理到這個項目中。

這個項目中有三個部分：宗旨和原則、愿景和目標（即 5 萬英尺、4 萬英尺和 3 萬英尺）。

在「宗旨和原則」中，我會簡單描述為什么我要對這個文件夾所代表的責任范圍負責，我又能從中獲得什么。在「愿景」中，我希望用盡可能多的細節來清楚說明對我而言，在這個責任范圍中取得成功指的是什么。實際上，我會想象自己在未來已經完成了我這個責任范圍中的每一件事，然后寫下來我所看到的未來的我身上發生了什么。最后，在「目標」這個項目中，我通常會一一列舉我未來一年左右的時間里想去完成的具體事項。

在每周回顧中，我會通過瀏覽目標、愿景以及宗旨和原則，來頭腦風暴出新的我應該執行的項目，或者來評估現有項目的進展。

下圖中就是這些單個動作項目的實際效果。

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等待和備忘錄

戴維·艾倫在他的書中提議使用「等待」和「備忘錄」的概念，但是在 OmniFocus 中并沒有明確的功能來對應支持這兩個概念。下面就是我常用的設置方法：

等待

我綜合使用 OmniFocus 的多個功能來實現了「等待」列表。

每當我需要把一些事情放到「等待」列表中時，我都會在對應的項目中建立一個新的任務，并以「等待：」開頭為這個任務命名。然后在任務名稱中進一步描述這個任務具體是在等什么事情發生。接下來，我會把這個任務分配給一個特殊的叫做「等待」的上下文。最后，把這個任務的起始日期（「推遲至」日期）設置為我需要再跟進這個任務的日期。

在實踐中，經常會有某些項目的下一步行動是交由其他人去執行了。「等待」清單就可以幫助我記錄下一步動作是什么，誰在執行，并且給自己建立了一個跟進備忘。下圖就是包含「等待」列表中任務的項目的一個例子：

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備忘錄

「備忘錄」主要可以?滿足我三個需求：

首先，經常會有一些項目的下一步動作非常明確，但是我在特定的時間之前就是不能去執行；其二，有時我認為自己將來可能會做某件事情，但是我還沒有確定要不要做，這種情況下會給自己設定一個提醒；其三，有時我遇到一些暫時拿不定主意的問題，那么我就會想提醒我自己幾天或者幾周后再做出決定。

為了滿足上述的需求，我通常會建立一個任務，把起始日期（「推遲至」日期）定在未來的某個合適的時間。

對于第一種有明確行動的任務，我通常會分配到合適的上下文中，這樣這個任務就會在對應的時間神奇般地出現在這個上下文中；對于第二種只是為了設一個提醒的任務，我就會在任務名稱前加上「提醒：」或者其他類似的文字，然后分配到「等待」這個上下文里；對于最后那種我想要為未來的潛在行動做決定的提醒，我通常會在任務名稱前加上「重新考慮：」的字，樣并且也分配到「等待」上下文中。

透視

你是否會遇到這種情況： 在各種上下文列表之間翻來翻去，就是為了找到下一步你應該執行哪一個任務？或者有時只是想快速看一下哪些項目停滯不前了？又或者為了在 iPhone 的屏幕上更有效地瀏覽任務，恨不得刪掉一些上下文？

OmniFocus 的「透視」功能，正是為了解決所有這些問題以及更多個性化需求的神級功能。

首先，可能有人會問：「我們既然已經有了上下文功能，為什么還會用到透視呢？難道這些不是一樣的么？」這是一個非常好的問題，我也在用了很久 OmniFocus 才靈活使用到下述這些透視具體可以幫助我解決的情況：

有時我發現我可以在多個上下文中任選其一，這個時候我需要透視來幫助我選擇我究竟開始做哪一方面的事情（例如，我是應該坐下來開始用電腦，還是應該去車庫里）。

有時我發現我同時滿足多個上下文的條件（例如我在工作時間里坐在家里的電腦前）。

我的一些上下文可能在多個情形下都有效（例如我不管手邊是筆記本還是 iPad，我的「計算機：所有」上下文都是有效的）。

透視通過對你的 OmniFocus 窗口的不同狀態建立一系列的快照，來使得你可以輕松處理類似于上述的這些情況。

例如，當我用 OmniFocus 做我的每周回顧時，我都需要選擇「項目」模式，展示所有「可用」狀態的項目。我可以為這樣的一系列選項做一個快照，這樣每次我有同樣需求的時候，可以一鍵就設置好所有選項，而不是每次都重復操作 N 下。

在使用過程中，我設置了這六個不同的透視模式：

每周回顧

這是我每周回顧中用到的透視。

這個透視會使用「項目」層級，過濾只剩下所有「剩余」的項目，按照「文件夾」進行分組，展示所有「剩余」的動作，并且所有的文件夾、項目、動作都完全展開。換句話說，我可以在一個視圖中看到所有的未完成的文件夾、項目和動作。

停滯

我會每天都檢查這個透視（有時一天看數次）來了解是否有任何項目中缺少了明確的下一步動作。

這個透視會使用「項目」層級，并且過濾只剩下所有「停滯」的項目

即將到期

這通常會是我每天查看的第一個透視。

這個透視會不使用「項目」層級，過濾只展示所有「剩余」的上下文，按照「到期」來分組和排序，并且設置?狀態過濾器為「截止或已標記」。這樣我就可以看到我的 OmniFocus 中所有的有截止日期的項目，并且按照截止日期進行排序。

家&工作

因為我在家里工作，所以你可能會認為我的「家」和「工作」兩個透視其實是沒有區別的。但是我實際上會用這兩個透視來區分?別人付費讓我做的事情，和我自己為我自己而做的事情。

這兩個透視都會不使用「項目」層級，過濾只展示所有「剩余」的上下文，按照「到期」來分組，按照「項目」來排序，展示所有的「可用」的動作。這兩個透視的差別在于，「家」透視中默認聚焦在「等待」、「工作時間」、「電話」、「瑞秋」、「家」、「計算機」和「閱讀清單」這些上下文，而「工作」透視中則默認聚焦在「等待」、「工作時間」、「工作」這些上下文。這樣我可以在工作的時候更加集中精神，而在其他的時間里也可以更加放松。

手機

當我在 iPhone 或者 iPad 上使用 OmniFocus 時，我會默認使用「手機」這個透視。

它的配置方式和我的「家」、「工作」透視類似，只不過聚焦了不同的上下文：「等待」、「工作時間」、「外出」、「計算機：全神貫注」、「計算機：離線」、「計算機：所有」。我的想法就是排除掉上面提到的兩個透視中所有只有在家里才可以執行的上下文，然后再加上一些出門才能做的事情（例如「外出」）。

命名規范

在你使用 GTD 和 OmniFocus 是否也會遇到過這樣的情況：回顧自己寫下的任務時，完全不記得當時自己寫的是什么鬼了。

當我最開始使用 OmniFocus 時，我就常常會遇到這樣的問題。后來，我就開發了一套命名規范，既可以緩解這個問題，又可以使我更快地瀏覽屏幕上的所有信息。下列就是我在 OmniFocus 設置過程中會用到的一些規范：

動作

對于獨立的動作，我會努力使每一個動作的名稱都以動詞開頭，然后是賓語對象，（必要時）最后是一些詳細信息。當選擇動詞時，我總會選擇那些現實生活中實際看到的動作，而不是那些抽象的動詞（例如使用「打電話」而不是「聯系」，因為前者更加具體、動作導向）。因為我們看到一個動作的時候也會同時看到動作所屬的項目信息，所以我只在一個動作在一個月后必須要提醒我自己某些細節的時候，才會在名稱中增加詳細信息。下面是我目前的動作列表中的一些例子：

介紹我的 OF 命名規范（在「如何設置更適合你的 OMNIFOCUS 」項目中）

發一封郵件給查德確定見面日期（在「和查德約一頓晚飯」項目中）

讀下一章（在「閱讀《餐巾紙的背面》」項目中）

等待：58 同城上的廣告過期（在「賣掉鋼琴」項目中）

我會盡可能統一使用常見的動詞（例如我有許多「發一封郵件給……」，「讀……」以及「等待……」類似的任務），這樣就更容易一目了然看清楚任務列表。同理，所有動作的名稱我都會盡量使用通用的結構。

項目

我對于項目的命名規范和我對于動作的命名規范類似，另外項目的名稱應該可以描述清楚項目的最終目標。也就是說，項目名稱是“做什么+對某某某+其他細節”的形式的話，就很容易看明白「嗯，這個項目的產出會是他對某某某做什么」。下列是一些例子：

還清 Windows 的賬單

用掉日料店代金券

組織整理所有的產品需求到 Lighthouse 中

更換 MINI Cooper 的 前輪胎

一個好的項目標題，應該一目了然地說明白究竟什么意味著「完成」了此項目，哪怕是我自己過了幾周后也應該非常容易看明白。

上下文

我會盡量選擇一個獨立的，可以清晰描述其所代表的情境，又和其他的上下文有足夠區隔的名詞（或者名詞短語）來作為「上下文」的名稱。或者，換一個角度想一下，這個情境下我可以做這些任務的條件究竟是什么？這里有一些例子：

家

計算機：筆記本（這是一個子上下文，「筆記本」嵌套在「計算機」里）

沃爾瑪

工作時間

文件夾

我使用文件夾來展示我的責任范圍（即 2 萬英尺視角）。

對于每一個文件夾，我都努力找到一個獨立的形容詞來描述人的某一種社會角色。然而，我發現這個方法并不總能奏效（畢竟，2 萬英尺視角同時包含著人所需要擔當的社會角色和需要負責的責任范圍）。所以當沒辦法找到一個合適的角色的時候，我就會嘗試找到一個最能描述清楚這個領域的獨立的名詞。這里有一些例子：

財政

丈夫

負責人

朋友

因為我自己已經充分了解我內心的想法，并且每一個文件夾都會有一個名為「目標」的項目來幫助我更加具象地梳理這個責任范圍的定義。所以這些文件夾名稱還是越短越好。

所有這些命名規范的基本目標都還是為了讓自己幾周后甚至幾個月后仍然可以清晰地了解自己曾經的想法。

每當我在 OmniFocus 中寫一些東西的時候，我都會想象我其實是在為我的妻子或者密友寫一個備忘。這個思路會幫助我避免寫出任何的縮寫、模糊不清或者殘缺不全的文字。如果要讓其他人理解我的備忘，我就必須要寫得全面、直接和準確。這樣，不管幾周還是幾個月之后，即使是整整一屏的任務，我仍然可以一目十行。

每周回顧

GTD 理論中最關鍵的環節就是每周回顧，這也是最難有效執行的一個環節。

首先需要解決的就是日程規劃上的挑戰：你如何在每周總能保證 1-2 個小時的固定時間？其次就是更加現實的挑戰：每周回顧的時候，究竟需要做些什么？

第一個問題我可幫不上忙，但是我這里打算分享一下我是如何解決第二個問題的。

回顧步驟

我把我的每周回顧分成了三個步驟：

清理

回顧我的日程

頭腦風暴出新的項目

有一些我需要明確不屬于回顧環節的事情：

清空收件箱（這是我日常基礎工作的一部分，而不應該屬于回顧環節）

在任何議題上花費超過兩分鐘的時間（如果腦暴出了有意義的事情，我會為其建立新的任務，而不是在當下尋根究底）

嘗試去完成任何的任務

堅持這幾點，可以避免我把每周回顧的時間拖長到數小時甚至整整一天。

清理

每周回顧的第一階段就是把一周來沒有時間整理的細碎問題都清理干凈。

首先，我會切換到我的每周回顧透視，然后點擊我的第一個文件夾。對于每一個文件夾，我會依次進行下列這些快速檢查：

這些項目是否是按照優先級排序？我通常會把「目標」項目放在第一位，然后是按照優先級排序的所有常規項目，然后是「雜事」項目，最后是「創意」項目。需要提醒的是，在 OmniFocus 的右側主界面中拖拽項目是沒有用的，必須在左側邊欄中對項目進行排序。

是否每個項目都有一個下一步行動？如果沒有的話，我會評估這個項目是否已經完成了（那就標記完成）或者尚未完成（那就增加一個下一步行動）。

有沒有哪些項目是我不想在未來一周中推進的？如果有，我就會把這些項目標記為「暫停」。

有沒有哪些「暫停」的項目是我打算在未來一周中推進的？如果有，我就會把這些項目標記為「活躍」。

有沒有已經「暫停」了相當長一段時間的項目？如果有，我會干脆直接丟棄這個項目，或者把它拖到「創意」項目中作為一個單獨的動作存在。

看上去這是一個特別長的檢查清單，但是實際執行中，你只需要挨個瀏覽文件夾中的每一個項目，很自然就會對每一個項目作出決策了。

在我完成了第一個文件夾的回顧之后，接下來我會按照同樣的順序對每一個文件夾進行回顧。如果我保持專注（即抵制一切誘惑，真正開始做事），我通常可以在 30-35 分鐘內完成所有的步驟。

回顧我的日程

在第二個階段中，我會打開我的日歷（一個包含我所有的個人日程、工作日程以及家庭事項的日歷）并且檢查每一個日歷項，問自己是否需要針對這個日程做些什么。

我一般會從一周前的日程開始，一直看到整整一周后的事項。這個步驟通常會需要 5-10 分鐘的時間。

頭腦風暴出新的項目

這是最為困難的環節。

在這個環節中，我會重新瀏覽每一個文件夾（此時要忽略外界的所有干擾），來用心審視這一部分的人生是否會有新的項目。

可以嘗試重新閱讀一下每個文件夾中所標明的目標和愿景；或者想一下這個領域中我最?近做了些什么；再或者想一下這個領域是在向好的方向進行，還是在向壞的方向進行。

只有大約四分之一的情況下我會真的可以新增一些項目，但是每次做完頭腦風暴，我都會充滿了成就感。

原文：http://andrewminer.tumblr.com/omnifocus

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