最近幾年,效率 App 得到瘋狂的追捧,加上蘋果良心的生態圈,應運而生大批優秀的生產力效率工具,這些工具中有一類 GTD 時間管理應用,主要目的是幫助用戶科學地進行時間規劃,逐步地完成每天的任務目標,提高自己的工作效率,比如 Mac 和 iOS 平臺上的 OmniFocus、Things、Clear、2Do 等等。
在眾多 GTD 時間管理應用中,最受推崇的莫過于 OmniFocus 了。它覆蓋 Mac、iPhone 和 iPad 三大設備,功能豐富、設計和用戶體驗極佳、擴展性強,素有「GTD 神器」的稱號。但初入門用戶往往由于 OmniFocus 功能太過強大、設置過于復雜、學習曲線太高,轉投其它更輕量級的 GTD 應用,因此,筆者一直就想寫這篇文章,幫助更多初學用戶更好上手這款「神器」。
以下將以 OmniFocus for iPhone 為例,詳細為大家講解 OmniFcus 的基礎功能和使用方法,文末還有筆者長期收集的最全面的學習資源匯總,歡迎分享收藏。
1. 自帶入門教程
初進 OmniFocus,應用實際自帶了一個基礎入門教程,以幫助新用戶在短時間內盡快上手這款功能復雜的應用。如果你想學到更多,還可以前往美國區的 iTunes 下載官方出品的 iBooks《iPhone OmniFcus 2 用戶手冊》。
1.1 初始設置
加載完 OmniFocus 之后,首先會顯示一個歡迎界面,我們在這個界面里需要選擇數據同步的方式,以便我們在不同的設備上實時同步項目和動作列表。比如你在一臺 iPhone 上編輯了一個新的任務或者項目,通過數據同步操作之后,你可以在 iPad、Mac 甚至另外的 iPhone 設備上訪問這些數據(相同同步帳號的前提下)。
當然如果你不想進行數據同步,只想在本設備上使用,你可以選擇「Keep Data Here Only」。不過筆者還是推薦用戶開啟數據備份和同步功能,一是方便數據的同步共享,二是為了避免本機誤操作或數據丟失,可以利用云端備份進行恢復。當然進行遠端數據同步的方式也可以進行選擇,這點我們會在后面的評測中細講。
1.2 任務列表范例
接下來,我們會在收件箱中看到一個任務列表,這個任務列表是 OmniFocus 自帶的,目的是為了幫助用戶快速掌握 OmniFocus 的基本的功能和設置。選擇第一條「動作」,在「注釋」項中可查看這條動作的內容。該列表總共有 6 ~ 8 條記錄,我們可以快速翻閱,暫時不必糾結于一些術語,比如「收件箱」「上下文」等概念,這些概念我會在后面的評測中一一為大家講解。
2. 實戰入門教程
完成上面的自帶教程,我們大概知道了 OmniFocus 是個什么樣的東西,應用大概長什么樣,但對很多概念可能不是很了解或者說完全不了解,對于如何使用 OmniFocus 這款應用還是有很大的困難,沒關系,這一節我將為大家一一解答。
2.1 動作和無限項目層級
首先從主界面說起。最上面一欄是「時間預測欄」,顯示「今天」、未來四天、「過去」及「將來」的到期動作數。
這里先解釋一下項目(Project)和動作(Action)的概念。根據 GTD 理論,「動作」是 GTD 中最小的、不可分解的事件單元,而「項目」是包含若干「動作」的集合。
舉個簡單的例子,以「上街買菜」為例,今天要買豬肉、排骨、西紅柿、雞蛋等等一堆食材,每一個購買的選項都是一個「動作」,在這個動作里面你可以指定動作相關的細節,包括這個動作的具體的名稱、所屬項目及上下文信息、標記、持續時間、推遲及到期時間、注釋和附件。而這些類似的動作構成一個大的項目,名為「買菜」。可能有人覺得將「買菜」是不是作為一個動作來看會更好,因為今天上街買菜,明天上街買菜,每天一個項目可能太繁瑣了,甚至還可能把「買菜」包含在一個更大的項目里面,比如「生活開銷」。
絕大多數 GTD 應用允許用戶指定一個項目,在項目中添加多個動作,但只允許用戶進行一個項目層級的定制。而 OmniFocus 的殺手锏是「支持無限層級項目的定制和管理」,它允許我們在項目里面嵌套項目——這符合我們的預期,多數情況下我們可能會設置兩三層的項目層級,但筆者建議最好不要進行太多項目層級的定制,因為從數據結構的角度來看,多層項目層級意味著增加了數據的深度,會增加遍歷檢索所需的時間,而且過多的項目在實際使用中也會更繁瑣。
2.2 預計持續時間 & 到期
這個很好理解,「預計持續時間」也就是項目或動作預期的完成時間,大概需要多長時間才能完成;「到期」則是指項目或動作具體的截止時間。
2.3 上下文
第二個要解釋的概念是上下文(Context),這是 OmniFocus 獨有的一項設計,簡單來說,上下文類似 Tag 標簽,利用上下文,我們可以快速分類管理和檢索項目或動作。
如何在實際使用中運用「上下文」呢?這里大致有兩種思路:一種是采用地點的方式劃分,列出執行任務所在的不同場所——家里、辦公室、商場、菜市場等等;另一種是根據我們完成任務所需的時間及精力來劃分,比如重要、緊急、立即、瑣事等等。但需要注意,OmniFocus 的上下文不支持標注多個「上下文」,這也是它區別于通常「標簽」功能的重要體現。因此,這兩種上下文機制對于同一個任務不能同時使用,那么具體使用哪一套,各位就要根據自己的喜好和需求選擇了。
2.4 任務推遲、注釋、附件及分享功能
接下來講的「推遲至」在任務執行過程中經常會碰到。比如預計定于昨天下午 5 點完成的任務,最后因為某某突發原因或者自己拖延,一直搞到今天上午 10 點才搞定,這個時候你不必刪除原來的任務,再新建一個任務,只需在原任務上點擊「推遲至」重新確定一個時間即可。
「注釋」是一個比較實用的功能(這里 OmniFocus 官方翻譯為「注意」,但筆者認為「注釋」更好理解)。在規劃或者任務執行的過程中,我們多少需要記錄一些必要的信息,幫助自己更準確地描述任務和日后的歸檔檢索,純文本的「注釋」功能就非常有用。
「附件」這個不用多說,它可以將任務有關的圖片和音頻資料添加進來,但 OmniFocus 做得比較簡陋——一來它不能批量添加附件,比如我每次外出會給任務添加一個離線的地圖,如果有多張圖就需要一個個添加,實在麻煩;二來當附件中有多張圖片時,每次只能查看一張圖片,不能左右滑動切換上一張 / 下一張,很不方便。
「分享」這個功能也不用過多解釋,用戶可以將已經定制好的項目或者動作以短信、郵件的方式進行分享,目前 OmniFocus for iPhone 已經支持 iOS 8 的分享擴展菜單,所以你甚至可以利用 Workflow 進行更復雜的分享操作。
2.5 任務和項目的轉換
OmniFocus 中的項目和動作是支持互相轉換的。我們通常在指定任務的時候,很可能對全局的把握不是很準確,需要在之后調整。OmniFocus 提供了方便的轉換功能,可以將項目轉成動作,也能將動作轉成項目。一般來說,當一個動作需要很多步驟才能完成時,我們就應當將一個動作轉成項目,以便更好地規劃管理。
2.6 透視功能
什么是「透視」呢?簡而言之,就是事先設定的一組過濾器,可以對數據庫中的多個項目和動作進行不同維度的篩選過濾,只顯示符合你要求的項目和動作,避免過度的任務對我們當前的狀態產生不必要的干擾。
這個功能絕對是 OmniFocus 最大殺手锏,但是目前在 iPhone 版上不支持定制,只能查看,在 iPad 和 Mac 上我們可以根據自己的需求任意定制,具體定制方法可以查看本文末尾 Oceangirl 的教程。順帶一提,OmniFocus for iPhone 默認不顯示「已完成項目」的透視,我們需要進入「透視」中點擊右邊的五角星,之后便可以在應用主界面快速查看已完成的項目和動作。
2.7 附近、檢索功能
「附近」是 iPhone 版獨有功能,大概原理是利用網絡定位,為任務進行地理位置的分配,方便對任務進行聚類管理,但由于國內定位偏移的問題,這一功能的實用性很低。
差點忘了說一個重要的功能——「檢索」。當數據庫中的任務越來越多后,我們有時需要對之前的項目進行檢索,甚至對已完成的任務進行檢索,OmniFocus 可以按照項目名、動作名甚至注釋對用戶數據庫進行檢索,幫助我們快速找出任務目標。
2.8 WebDAV 及 TextExpander 支持
前文提到過,筆者強烈建議所有人都開啟 OmniFocus 的云端數據備份功能,但可能有些用戶會抱怨 OmniFocus 自有的同步服務速度太慢或不穩定,那么可以試試使用國內的 WebDAV「堅果云」對 OmniFocus 的數據進行同步,具體方法可參考《讓 OmniFocus 更快更強的 3 個實用技巧》一文。此外,TextExpander 作為一款鍵盤加速輸入的神器,OmniFocus 也完美支持,只需在設置中對 TextExpander 片段進行同步,便可開始使用。
3. 入門教程及相關資源推薦
以下是我耗費很長時間精心收集的一些 OmniFocus 的教程和評測貼資源,大家可以根據自己的問題導向選擇進行查看,在查看完后一定要記得多進行實踐練習,方能不斷提高 OmniFocus 的利用率,提高自己的效率。
3.1 少數派相關技巧教程
原作者:iTodd @ 少數派
- 《細節成就優秀:6 個你未必知道的 OmniFocus 2 for iPhone 技巧》
- 《讓 OmniFocus 更快更強的 3 個實用技巧》
- 《給 OmniFocus 減負的 5 個整理小技巧》
- 《談談我怎樣使用 OmniFocus 度過一天 》
- 《給 OmniFocus 新手進階的十條建議》
3.2 系列教程:「工具控的福音 - OmniFocus 使用心得總結」
原作者:Oceannagirl @ douban
- 《Part 1——基礎設置》
- 《Part 2——項目與情境》
- 《Part 3——透視》
- 《Part 4——Applescript》
- 《Part 5——External Support》
- 《Part 6——Workflow & Case Study》
3.3 褪墨專題文章
- 《褪墨?時間管理》
- 《入門GTD時間管理系統必讀》
- 《通過結構化拖延完成任務》
- 《“習慣培養清單”使用介紹》
- 《重拾時間管理》
- 《用iPhone實踐GTD一年后的心得體會》
- 《iPhone+Mac+OmniFocus實踐GTD和ZTD的幾點心得(上)》
- 《iPhone+Mac+OmniFocus實踐GTD和ZTD的幾點心得(下)》
- 《怎樣打造高效的OmniFocus系統》
3.4 知乎部分精華問答匯總
3.4.1 專題
3.4.2 OmniFocus 購買咨詢及其它 GTD 產品對比
- 《Mac 下有什么筆記軟件值得推薦?》
- 《OmniFocus 和 Doit.im 二者孰優孰劣,怎樣選擇?》
- 《Onenote 和 OmniFocus 你會用哪個?》
- 《就為了用 OmniFocus 買 MacBook 值得嗎?》
- 《OmniFocus for Mac 2 對比舊版本有哪些改變?》
- 《OmniFocus 2 for Mac 與 Pro 版本的區別在哪里?》
3.4.3 OmniFocus 評價
- 《OmniFocus 被過譽了嗎?》
- 《OmniFocus 2的 iOS 和 Mac 怎么樣?》
- 《OmniFocus 2 for iPhone 的使用體驗如何?》
- 《如何評價 OmniFocus 2 for iPad?》
- 《如何評價 OmniFocus 2 for Mac?》
- 《如何評價 OmniFocus 2 for Mac?》
3.4.4 OmniFocus 入門問題
- 《如何高效的使用 OmniFocus?》
- 《有什么 Omnifocus 2 高效使用指南 for 入門者?》
- 《OmniFocus 2 for iPhone 如何使用?》
- 《OmniFocus 里定期重復、定期推遲什么的到底怎么用的?》
- 《關于 OmniFocus,所謂的「透視」到底是什么意思?》
- 《OmniFocus 該怎樣設置上下文?》
- 《OmniFocus 子動作完成,母項目或者母動作為什么不能自動完成?》
- 《OmniFocus 能將項目分類嗎?》
- 《OmniFocus 2 for Mac 收集箱項目怎么一步放到 Project 的對應文件夾里?》
3.4.5 OmniFocus 進階問題
3.4.6 OmniFocus 其它
這是 GTD 時間管理的兩個英文站點,博客內容更新很快,提供訂閱式服務。這里匯集了從基礎入門、進階到高手的各種教程,各種你想不到的教程資源,對于有一定英文閱讀能力的用戶強力推薦。
4. 總結語
不管這些工具多么強大、多么智能,要明白的是他們不能替代我們進行干活,只是從運籌學角度來說幫助我們規劃管理,提升單位時間的產出,所以說動作才是根本,沒有執行,再好的規劃都是天方夜譚。
另外搜集、篩選、整理和歸納匯總這個總結帖著實耗費很多時間和精力,但限于我個人的理解和水平仍可能有不到位之處,歡迎各位指正、補充。