在最近的一次線上分享課上，有個小伙伴說到“最近在學習時間管理，也執(zhí)行了一段時間，可是一旦停下來就會覺得事情堆積得越來越多，做事沒有頭緒，使得內心開始感到恐慌和不安”。
在我們沒有對自己刻意管理和控制的情況下，我們總喜歡憑感覺來判斷要做的事，這些都是源于我們的大腦總是趨于“偷懶”的習慣。在《思考，快與慢》這本書中，作者就提出，我們的大腦具有兩個系統(tǒng)，分別是系統(tǒng)1和系統(tǒng)2。讓我們用更通俗的話來轉譯解讀一下這兩大系統(tǒng)：
系統(tǒng)1更趨于感性，是基于我們的生活經驗和習慣來做出判斷。采取這種思考方式-的優(yōu)點在于反應迅速，但是產生的結果的準確性卻差強人意。然而這種方式卻-是大腦習慣性采取的思維系統(tǒng)。
而系統(tǒng)2則更趨于理性，遇到問題的時候，不僅需要我們借助生活經驗，更重要的是結合科學的方法和工具來得出結論。在這種思維系統(tǒng)的引導下做出判斷，雖然所耗費的時間相對較多，但其準確性也相對較高。
我們平時遇到大量事情堆積的時候，大腦的第一反應就是系統(tǒng)1，憑著感覺來完成待辦事項，一旦堆積的任務過多，系統(tǒng)1就會顯現出超負荷的狀態(tài)，使我們產生焦慮不安的情緒，甚至是產生挫敗感。
在弄明白人類大腦的思維系統(tǒng)后，我們就可以對此進行有效調整，正確看待焦慮不安的情緒。雖然我們的大腦總是趨向于喜歡偷懶的系統(tǒng)1思維，但可以通過有意的調控將思維模式轉化為系統(tǒng)2，使我們在做事的時候更具條理性和科學性。
我本人也親身經歷了從系統(tǒng)1到系統(tǒng)2的調整過程，從中歸納出了“心動清單法”，大幅度提高了我的辦事效率和準確性，也解決了任務完成不了的焦慮感。在此我想以自己10月份的計劃表的制定過程為例，與你們分享我的焦慮癥緩解之路。
一、問題視覺化
1.羅列待辦，清空大腦
我們的大腦會有同時思考多項任務的習慣，系統(tǒng)1的思維方式恰與我們的慣性思維模式不謀而合，使我們總喜歡憑感覺來安排任務。當任務過多堆積時會使我們無從下手，最終導致時間流逝，任務進度條卻停滯不前。我認為當大腦遇到大量任務堆積的時候，緩解不安的最有效方法就是進行羅列，將問題視覺化，這也是系統(tǒng)1思維向系統(tǒng)2思維轉換的第一步。首先準備一張A4紙，然后不考慮截止日期，把自己近期最想做的事情逐一羅列。
例如：
·學PPT
·學excel
·練習講笑話
2.設置小目標
我們容易將任務和目標相混淆，任務可以只是一個簡單的說明，而目標是完成這項任務所要達到的效果。給這些任務設定想要達到的目標時，要求目標盡量清晰，例如學PPT的目標可以設定為：了解PPT的排版原理，最終獨立制作一份課件，在公司內開展1小時的《PPT排版技巧》分享。
3.預估完成所需時間
為完成每一項任務預估一個所需的時間，例如完成PPT排版原理的學習及記錄一共需要10小時，完成課程制作的時間需要12小時，分享前的準備為2小時，分享及討論要2小時。那么一共需要26個小時，以1天學習2小時為例，一共需要13天的時間。
這里需要注意的是，在我們沒有預估經驗的情況下，不要把預估的時間設置的太短。盡量憑自己的生活經驗給自己設置較為寬松的期限，并且如果在幾次的預估時間下，我們都無法及時完成任務，也不要責備和懷疑自己的能力，而要學會總結經驗，在后期的計劃過程中不斷將我們的預估時間控制在較為準確的范圍內。
這里附上一張我的"近期最想做的事"：
二、心動清單表
在《怦然心動的人生整理魔法》這本書中，作者通過將每一樣存放已久的物品拿到手中，然后感受它是否還會讓你有怦然心動，以此來判斷這件物品的去留。同樣的，把自己腦海中存放已久的想法列出來后，逐一審視，把最令自己心動或者是近期必須要完成的事情先勾選出來。
比如我的“心動清單”中，我增加了一列“心動”列。
可以看到，我從15項中選出了8項，而這8項也是自己近期必須完成的。完成8項任務的預估時間是90個小時。
三、盤點時間
首先繪制出下一個月的時間表，把既定的任務先填入時間表中，無法安排任務的日期用“X”來表示。這樣所有的空白處，就是可利用的業(yè)余時間。
分別計算出工作日和周六末的可利用時間
工作日可利用時間：清晨1H+晚上2.5H=3.5H
周六末可利用時間：上午2H+下午3H+晚上2H=7H
這里要注意，工作日和周六末空余時間的預估是根據個人情況來定的。不要設置的太滿，以我為例，公司的上班是時間是8:00-17:30，很少加班，而且住的離公司很近，基本上在18:30我就能夠用完晚餐回到住處。調整緩沖1小時，19:30可以進入狀態(tài)，晚上2.5小時投入自己的業(yè)余愛好，加上中間的休息時間，可在22:30左右結束，我的習慣是23:30上床睡覺，所以這中間還會有1小時的時間用來緩沖，總結起來在晚上一共會有2.5小時的休閑時間和2.5小時的學習時間。清晨我會在6點左右起床，刨去洗漱和去上班途中的耗時，有1小時的時間作為自由時間。
所以在工作日業(yè)余時間一共是6小時，其中用來安排學習和計劃內的時間是3.5個小時，可以休息的時間是2.5小時，從填充度來看，還不算太緊。而且這是基于自己半年多以來已經養(yǎng)成的習慣得出的結論。如果你是第一次嘗試，建議可以給自己設定每天1-2小時的時間用來完成計劃，在開始階段不可太冒進的想把每一分每一秒都規(guī)劃利用起來。在《用我的親身經歷，給即將畢業(yè)的你9個建議》中我也提到過。我們的精力是有限的，要么會被分散，要么會被消耗。因而在規(guī)劃時間之前首先要做的是了解自己。
當我統(tǒng)計完之后，會發(fā)現，10月份一共可利用的業(yè)余時間是63個小時，那么這就與我預估想要完成的小目標中一共需要90個小時產生了沖突。
四、心動清單四象限
可以看到，我把想要完成的事項做了編號，并且附上預估時間。然后做出平面坐標系，橫軸表示對這件事情的熱愛程度，縱軸表示這件事情的難易程度，然后將心動清單分別填入各象限當中，再次審視，斷舍離，最終將1號和2號任務提前至9月份，將9號和13號的部分任務移至11月份完成。
再次統(tǒng)計時間，一共為61個小時<62個小時。
五、任務填空，設置截止日期
將最終確定要在10月份完成的任務以截止日期的形式填入10月份時間表，至此，月度計劃表就算完成。
也許有些小伙伴會覺得這樣操作不免過于麻煩，但制定計劃的過程也是充分了解自己的過程，耐心心來，將任務做視覺梳理，雖然在開始的時候會消耗1小時左右的時間，但是大腦中的亂麻被捋清之后，會發(fā)現原本的焦慮情緒會得到很大程度的緩解。
六、生成周計劃表和日計劃表
有了任務截止日期，我們就好設定每周計劃表和每日計劃表。
每天的計劃表的思路跟月度計劃表相類似，但是操作不需要這么繁瑣，建議只需要拿出一張A4紙，然后將今天要做的事情逐條列出來，在每一條后面附上這項任務的預估時間，建議每天最多列2-3條預估要花1-2小時才能完成任務，3-5條半小時左右就能完成的任務。然后再按照時間順序把這些計劃條抄入每日計劃筆記本中或者使用手機設置提醒。整個過程大概10-20分鐘即可完成。
如果是在工作日，建議每天就安排一件比較花時間和精力的事情，不可貪多。將任務做分解，寫出完成這一項任務的下一步要做的事情和預估會花掉的時間。
制作日計劃的時間建議放在每天的清晨，可以通過番茄工作法或青蛙蝌蚪工作法或GTD工作法來執(zhí)行。
番茄工作法和青蛙蝌蚪工作法入門較快，較好執(zhí)行，更適合計劃管理或者時間管理的初學者使用。
GTD工作法相對來講復雜度更高，適合時間管理能力很強的人使用，但如果是懶癌或嚴重拖延癥或初步學習時間管理的小伙伴，請不要輕易嘗試。實話實說，雖然有所緩解，但筆者至今還是個拖延癥患者，嘗試了好幾次GTD工作法，都以失敗告終。
對于這兩種工作法具體該怎么操作這里不再贅述，小伙伴們可問問度娘。也可持續(xù)關注筆者，后期我將會推送一篇《番茄工作法|我的工作管理清單制定過程》。
七、計劃復盤表
筆者之前常常會陷入一種誤區(qū)：重計劃，輕執(zhí)行，無復盤。
這其實是一種很可怕的現象，在做計劃的時候動力十足，做完計劃就產生一種離成功不遠了的幻覺，內心十分滿足，但最終往往都以失敗告終，使得自信心屢屢受挫，有時候會懷疑自己的能力和智商。
經過總結和反思發(fā)現自己之前過于看重做規(guī)劃，而忽視了更為重要的執(zhí)行和復盤，在計劃執(zhí)行過程中要盡量做到每天花15分鐘左右時間來復盤，即使連續(xù)好幾天的計劃都不能按時完成，也不要輕易懷疑自己，學會原諒自己比責怪自己來得更為重要。
如果連續(xù)好幾天的計劃都不能按時完成，首先應該先考慮的是，在前期是否過于冒進，想要在短時間內完成過多的任務，最終導致壓力過大使得任務大量堆積。那么這個時候就要懂得斷舍離，減少每天的計劃安排量。
其次，除了計劃內，我們還會遇上計劃外的事情，所以我們每天要給自己預留1-2個小時的時間作為突發(fā)任務處理的緩沖時間也是很有必要的。
最后是復盤，最好能夠將我們的每日計劃寫在小便簽紙上，每天在各種時間段都下意識的提醒自己拿出來看看，當然也可以利用手機軟件來設置提醒。在通常說的習慣養(yǎng)成中，我比較建議30天內只養(yǎng)成1個習慣，在計劃管理中，首先要養(yǎng)成的就是復盤的習慣。每天至少設置3個鬧鐘來提醒自己復盤，這樣連續(xù)堅持30天后，會發(fā)現逐漸的，就算鬧鐘突然不工作了。你也會覺得好像有什么事情沒完成。
以上方法不一定對每個人都適用，時間管理和精力管理是一個漫長的過程，看了一千種方法都不如自己親自做1次的嘗試。行動吧，時間管理最簡單的方法：可以從記錄時間開始，從試錯中總結出最適合自己的方法。希望這篇文章能給還在每天被各種事情壓得喘不過氣來的你一些啟發(fā)。
梁子：做一個愛生活，愛設計，愛分享的生活家
