質量管理文件的封面應反映哪些內容?
從文件控制的角度,質量管理文件的封面最基本應反映以下內容:
一、文件的標題
應確保通過文件的標題可分辨出文件的內容;標題的一般位置在封面的中部或偏上部。
二、文件的編制信息
封面中有編制、校對、審核、批準欄,并據實簽署各人員姓名和日期等信息,顯示文件的產生過程。編校審批欄一般置于文件的中部。部分企業把控較為嚴格,還有“形審”一欄,由質量部對文件形式把關。
三、企業或部門名稱
在封面上明確產生該文件的企業或部門。若是質量管理手冊或管理程序,一般寫公司名稱;若是操作規程,一般寫部門名稱。
四、文件的編碼
一般放在封面的頁眉左右兩側,或封面的底部,具體以公司文件管理相關規定或習慣為準。
五、文件的有效標識
生效的文件應有狀態標識。有的企業在封面設置一個狀態欄,用“CFC”標識文件生效;有的企業采取在封面蓋章的形式來標識別,如蓋“受控”章,或則帶“文件分發號”的章。
六、文件的版本
可以在封面左右角注明文件的版本信息,或則在狀態欄明確版本,以此填寫“版本、編制、校對、審核、批準”等信息。
七、其他說明
(1)在封面放上本公司的LOGO,更顯得美觀;
(2)部分企業將質量管理文件已企業標準規范的形式發布,有發布日期和實施日期,相當于編審批簽字日期,就無須在簽署姓名和日期了。
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