文/林小白
從我大學開始，最經(jīng)常聽到別人問我的話就是，“你好了？這么快？”不論是寫小論文還是做PPT，抑或是上班后完成各項任務(wù)，我總是比跟我同時接收到任務(wù)的人做得更快，并且質(zhì)量也不差。
后來我認真想了下，我之所以工作效率高，主要有三個原因：一是我沒有拖延癥，二是我有點整理強迫癥，三是我掌握了很多提升工作效率的好習慣。
沒有拖延癥，在接受任務(wù)當下就會開始規(guī)劃或著手進行；有點整理強迫癥，那么資料、東西就不會亂放，而是運用一定規(guī)律定位放置，這樣我在電腦上能很快找到自己需要的材料；而有很多工作上的好習慣也能大大提升效率。
如果說拯救強迫癥、學會整理都需要一個過程，那么能提升工作效率的好習慣卻是能每天著手改善一點的。我回憶了下，羅列了9個能提升工作效率的好習慣，這些習慣其實都很小，你可以每天運用一個新習慣，能9個習慣都實踐過之后，再次循環(huán)，直到你能完全熟練運用為止。
這些習慣很小，所以，我相信你能比較容易地開始。
● 提前規(guī)劃工作重點
待辦清單的妙用很多人都知道了，我建議大家除了寫日待辦清單之外，還應(yīng)該寫周待辦清單，二者結(jié)合使用。
我個人是會在周天，寫好下一周的待辦清單，然后再對照這份清單，來寫每天的清單事項。在寫每天待辦清單的時候，要格外注意給每個工作重點做好排期，避免很多工作都卡在了某一時段里。
● 規(guī)范命名文件名
為了整理的方便，也為了搜索的方便，強烈建議要規(guī)范命名文件名。我個人習慣的命名方式是：文件內(nèi)容+合作方/用途+時間+編寫者/使用人。
比如吳題在2017年8月20日給客戶做了一份產(chǎn)品推廣方案，那么就可以命名為：XX產(chǎn)品推廣方案 xx客戶 2017.08.20 吳題。如果推廣方案改了一稿、二稿、三稿，那就在命名后面加上“（一稿）/（二稿）”等字樣就好了。
● 定期整理郵件、文件
如果你平時按照一定的規(guī)律命名及存檔，其實整理這件事就變得比較輕松了，你要做的就是定期把不要的東西刪掉。
作為一個整理強迫癥，我的問題就是感覺這個文件資料一用不著，我就會把它刪掉，但有的時候才過了兩天，我又想用這個文件了，然后……哎，我不說你們也懂得了。
后來，我在曹將那里看到了一個方法，就是如果你覺得一個文件可能沒用，先不要馬上刪掉，你可以建立一個臨時文件夾，把你覺得可能沒用的文件扔進去，如果過了一兩個月發(fā)現(xiàn)確實一次都沒用到它，那么就可以刪掉了。
這個方法我覺得十分可行，因為你可被你誤刪的文件，你可能再次用到它，間隔通常不會太久，不要問我為什么知道……
● 重要文件掃描備份
規(guī)范命名、整理文件更多的是運用在電子資料上，如果有些紙質(zhì)資料非常重要，不妨把它掃描備份。一是現(xiàn)在電子設(shè)備非常發(fā)達，省去紙質(zhì)材料帶來帶去的不便；二是為了自己查閱搜索方便。
推薦使用掃描寶或掃描全能王來掃描，我個人更偏愛掃描全能王。即便在光線不佳的環(huán)境下，也能掃描清晰，還能裁剪之類的。
● 及時備注、標簽微信好友
現(xiàn)在這個時代，很難說你今天參加一個活動認識的某個人，在未來是否會跟你建立起什么合作。為了以后溝通的順暢，在剛加好友的時候，就應(yīng)該立即備注、加標簽。
如果你有給微信好友分標簽的習慣，在剛添加新好友的時候，就選擇你認為最符合他的標簽，同時在他的名字后面以“（）”的形式進行備注。比如（XX課程，2017.09）；（XX分享，聲音很好聽）等等。
備注的時候盡量用簡短的字詞來建立起兩人之間的聯(lián)系就好了。
● 瑣碎的事情統(tǒng)一處理
在工作中，難免會碰到一些瑣碎的事情，比如收發(fā)文件資料、查看郵件、微信、拿快遞等事情，如果一碰到一件瑣碎的事就立馬去做，會把我們整塊的時間分割成小塊，導(dǎo)致很多碎片時間產(chǎn)生。
因此，不妨在幾件困難工作之間的轉(zhuǎn)換休息時間、以及下班前的一段時間去做這些事情，比如我個人就習慣在下班前20分鐘，統(tǒng)一查看微信信息。
● 加快文件搜索
當電腦上存的文件一多，就容易找不到自己想要的文件，或者想要快速找出符合同一主題的相關(guān)文件，這時候就可以運用文件搜索工具了。
雖然電腦自帶文件搜索，但非常地慢。比較好用的文件搜索工具有Spotlight、everything和Listary。其中，Spotlight僅適用于蘋果電腦。這三款軟件的功能大同小異，都是能速度找到你想要找的文件。
但Listary有個更好的地方，就是它可以不單獨打開軟件就進行搜索，只需要雙擊ctrl鍵即可彈出檢索框，輸入文字即可檢索相關(guān)的內(nèi)容，非常方便。
● 文檔協(xié)同編輯
有的時候，我們需要一個團隊來共同完成一份方案，如果用傳統(tǒng)的word編輯，會有一個問題，就是每次每個人修改完文檔之后，就要發(fā)給其他人，其他人再在他的基礎(chǔ)上修改。如果你是文檔被修改的那個人，當你拿到一份新的沒有任何修訂標注的文檔之后，需要人工或用word比照功能才能發(fā)現(xiàn)哪里被修改過了，比較麻煩。
對于這類多人編輯完成同個文件的，我強烈推薦使用石墨文檔。在石墨文檔里，文檔不用發(fā)來發(fā)去就能共享，同時文檔被誰修改、何時修改、修改了哪里，它會自動記錄并提醒。
● 善用輸入法
在工作中，我們有時候會需要輸入一些特殊符號，雖說這些符號在office里多半都能找到，但我常常都要找好久。比如我比較嘗試用的【】、「」、▲、●等符號。
實際上，這些特殊符號并非在office里才有，在搜狗輸入法里就能找到：打開設(shè)置菜單，點擊符號大全，在詞條上方點擊“更多特殊符號”，就可以看到超級多的特殊符號啦。想輸入哪一個，直接點擊插入即可。
而遇到生僻字的時候，用輸入法也能搞定。方法就是先按“U”鍵，然后再繼續(xù)輸入構(gòu)成生僻字的部首拼音，再輸入剩下的字（或相似字）的拼音。
比如，“硜”這個字，一開始我不懂它的拼命，打不出來。那么我們可以按了U之后，輸入shi（石）再輸入jing（莖）就能找到了；再比如“垚”，就輸入U之后，打tu（土）tu（土）tu（土）就出來了。還有“魑”，就輸入gui（鬼）li（離），就找到啦，非常方便！
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作者簡介：林小白。熱衷旅行，熱愛寫作，正過著白天寫公文、晚上寫故事的生活。
