小強升職記非常適合作為時間管理的入門書,因為這本書完整地介紹了時間管理的各個階段,以及適合每個階段的工具。在這里,我按照自己的理解重新命名這些階段。
第一步:覺察(你的時間去哪兒了)
時間管理的第一步,就是對時間的流逝有"知覺",并且"觀察"時間的去向。記錄時間日志可以讓我們"看到"時間的花費。
1、計算“無意義浪費時間”比例
2、記錄一天工作情況,分析預期和實際結果差別
3、工作四步法
I 工作籃
II 任務篩選
III 任務處理
IV 高效時段做最重要的事
建議:
1、如何避開時間黑洞
2、時間日志好處
I 提醒你珍惜時間
II 分析自己時間的投入與產出
III 找到你的最高效時間段
第二步:重置(無壓工作術)
知道了時間的花費情況之后,自己使用時間的問題也會一覽無遺,于是就需要更加合理地分配時間。那怎么樣使用時間才是合理呢?有兩個工具可以幫助我們評估。
1、四象限工作法
目的:讓我們專注于完成第二象限(重要不緊急)的事情
第一象限——壓力來源
第二象限——工作重點,第二象限工作法就是指分解、詳細描述第二象限的內容
第二象限工作法好處:
I 精力花在第二象限
II 明確下一步
III 明確任務完成標準
IV 方便控制進度
時間管理殺手:信息不夠、拖延、預期結果不明確
第三象限——需要移交,可用猴子法則
第四象限——盡量避免,是工作中最不重要的部分,卻是最需要重點對待的部分。因為它是我們的時間黑洞,比如說追劇、閑聊、刷微信
2、衣柜整理法
目的:讓我們保持一時一事的狀態
I 捕捉:清空衣柜
II 明確意義:為衣物分類
要求:
a.一次一事
b.不再放回
c.任務分解為行動:通常造成你拖延、效率低下、行動力差的原因
d.行動命名:動詞開頭,內容清晰,描述結果,設定時間參數
III 組織整理:將分類的衣物重新儲存
3+1清單
IV 深思:對衣物做到心中有數
a.每天下班前問題
1.今天做了什么?
2.對哪些滿意/不滿意?
3.推進了哪些重要的事?
4.明天的規劃是什么?
b.每周回顧問題
1.清空收集籃
2.檢視清單
3.檢視日程表
4.本周筆記
5.年度目標
V 行動:選擇最佳方案
知道應該做什么,事情就完成了一半。
第三步:執行(行動時遇到問題怎么辦?)
雖然明確任務相當于事情已經完成一半,但是如何不去執行,那一半就沒有任何意義。執行的過程中會遇到很多問題,例如工作壓力、拖延癥、注意力不集中,書里提到了幾個武器來幫助我們勝過人的惰性。
1.番茄工作法
大腦喜歡簡單 、有時限的事情,所以偷菜、憤怒小鳥能吸引人。番茄工作法是衣柜整理法的延續,它的目標是幫我們在行動時也能保持一時一事的心態。
2.游戲化
(如何游戲化自己的目標,需要進一步閱讀和思考。因為現在游戲化的方式越來越躲,像朝夕日歷的21天打卡,李笑來的眾創書籍模式,都有游戲化的原則滲透在其中)
游戲四大特點:
I 目標明確:溝通清楚,目標盡可能清晰
II 規則限制:建立小系統
III 及時反饋
IV 自愿參與
如何應用:
I 使項目明確、量化、可追蹤
II 設置里程碑,相當于游戲里的Boss
III 寫下搞定Boss的獎勵,然后一定要兌現它
3.要事第一
為什么工作時通常會瑣事優先?
I 簡單、明確
II 即時滿足
III 不愿改變
時間管理的問題,其實是表象。往下挖,是和自己的溝通方式問題;再往下挖,是不相信自己堅持的東西;再往下挖,是不知道自己想要什么。
第四步:持續行動(如何養成一個好習慣?)
魯迅說:其實世上本沒有路,走的人多了,也就成了路。對于人來說,持續不斷地做一件事,就能在腦子里形成特定的回路。這些回路被稱為習慣。
1.找到驅動力?
驅動力>約束力 ,寫下原因
2.自我鼓勵?
意義是賦予的 ,再微不足道的成就都要大肆慶祝
3.找到小伙伴
motto-自律即自由
第五步:實現目標(如何讓想法落地?)
1.SMART法則
Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Time-based
2.思維導圖梳理計劃
3.甘特圖掌控進度
設置里程碑
4.九宮格平衡人生
總結
整本書雖然為讀者描繪了時間管理的各個階段,但是主要的篇幅還是放在了第二步,即介紹四象限工作法和衣柜整理術。四象限工作法可以用來評估任務的價值,衣柜整理術可以讓我們有條不紊地用行動來實現任務的價值,可以讓人在執行層面做得更好。不過,經過實踐之后,我覺得時間管理最難的部分,還是在于后兩步——如何持續行動,如何實踐目標。畢竟真正有意義的事情,通常不是短期內能做到的,如何在某一個方向上持續地推進,就成了非常關鍵的問題。