干貨|這些是讓你高效工作的必備武器

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9年的義務教育,3年的高中教育和4年的大學教育,更有甚者還要有3年的研究生,幾年的博士生教育,總之最基礎的也有16年學術教育。在這數十來年的時間里,我們每天按部就班的上學,每節課都是學校給安排好的。我們唯一能做的就是接受,接受學校給我們安排的課程內容和作息時間。雖然看起來平時我們過的井井有條,但是真要讓自己管理時間,生活會變得一團糟。

在現階段的教育體制下,很多大學生從未真正的接觸過時間管理方面的培訓和指導,所以當大學生從校園出來后,會出現工作效率低下的現象,故而會長期加班熬夜,更有甚者,因為管理不好自己的時間,也有被企業強行辭退的。雖然有些企業是存在專業培訓的,但畢竟是少數,更多的還是需要這些初入職場的年輕人自己去探索和學習。

作為一名從大學出來還不到一年的我,之前從未專業的學習過時間管理,所以剛剛接觸工作的時候,只是傻傻的干著上司給交代下來的任務,然后過著走一步看一步的生活,對于時間管理完全是一臉蒙逼。不過還好自己有了管理自己時間、讓自己高效的完成工作,提升自己能力的意識和覺悟。

廢話不多說了,直接上干貨。

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時間黑洞,顧名思義,就是他會永無止境的吞噬你寶貴的時間。

舉個很簡單的例子,當你讀了1個小時的書之后,感覺有點累,想要放松放松。于是打開手機某APP,開始看視頻。剛開始想:我就看半個小時,等半個小時過去了,眼瞅著到了最精彩的時刻,于是心想,把最精彩的部分看完就去讀書。等精彩部分完結,看節目還有10來分鐘就結束了,于是,你又放縱自己,把這集看完就不看了。等看完的時候,已經夜里11點了。時間都這么晚了,明天在看吧!接著,躺倒床上,又看了2個小時視頻…..


于是,今晚你只看了一個小時的書,休息了3個小時,還熬了夜。這就是網絡時間黑洞,時間也是這么不知不覺中就過去了。所以,我們要避開時間黑洞。

避開時間黑洞的方法:

關掉微信、QQ等聊天工具;
關掉郵件達到提醒;
保持桌面整潔;
杯子里接滿水;
做任務清單;
挑選一把不錯的椅子;
隔離自己;
要事第一
無法集中精力就先休息一會;
設置任務最后期限。

因為每個人的環境不同,所以要根據個人的情況進行調節,但是以上內容基于的原則是斷絕外界因素的干擾,不給自己能找到理由的機會。

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1、將所有的任務放在工作籃中;

2、將任務進行分類:

2分鐘可完成的立刻去做;
需要當天處理或轉交給他人的(這里可以利用四限象法則來進行安排);
將置之不理的任務清除;

3、講特殊任務,寫入日程表,設置任務到期提醒;

4、最高效的時間做最重要的事,其他合理安排。

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第一象限:是雷區,馬上去做,盡量不要在第一限象存留任務;

第二象限:有機會的去做,不要讓它轉到第一象限;

第三象限:能交給別人就交給別人去做(猴子法則),這里是你忙碌的源頭;

第四象限:盡量不去做。

根據四個象限的特點,將工作籃中的任務合理分配到四個象限中。

需要特別注意的是,第二象限的任務完成情況是整個工作中最重要的一個環節,所以要將任務明細化。明確何種情況算是完成任務,期限是什么時間,可以說是越詳細越好。

就是將任務拋給別人來做,管理好自己的”猴子”。

PS:1、明確職責,確定這只猴子不是你的;2、注意溝通方式。

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為什么會存在猴子法則?

是因為我們在工作中,經常會出現,同事、上司會突然將一個誰都能做的任務交給你,加上自己又是個爛好人,不懂得拒絕,只好默默得拿來做。這類事情不重要,卻會占據你大量時間。到時候,不僅自己的猴子也沒有照顧好,別人的任務完成的不好,還得被他人說:你工作不認真,不用心。所以,我們想要高效的工作,需要擺脫這種枷鎖。在自己本職工作完成之后再進行幫忙也是可以的。

如何尋找自己最高效的時間?

每天將自己每個時間段的安排詳細的寫出來,堅持一周。然后查看自己大部分工作產出的時間段就是你最高效的時刻。

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除了工作四步法,還有衣柜整理法。

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流程如下:

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捕捉:收集任務;

明確意義:明確收集來的是任務、項目還是可以直接行動的工作。

行動:可以直接行動起來的部分;

任務:指獨自就可以完成的部分;

項目:指需要團隊合作完成的部分,做項目時,可以將之分解為任務,再行動就ok。

組織整理:將明確意義的工作進行類別分類,可以分為:將來要做的、可以直接行動的、需要團隊來做的。

深思:對所做工作心中有數,知道每個部分完成的截至時間;

行動:根據自己的價值觀來進行行動。所謂的價值觀,就是你最關心的東西,比如成就感、管理、人際關系等等。

首先,我們要知道大腦的兩個特性:

1、大腦喜歡做簡單的事情;
2、大腦對有時間底線的事情有緊迫感。

所以,人在強迫做自己不喜歡的事情時會產生拖延。那么如何來擺脫拖延呢!

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就是用番茄工作法。人能集中精力做一件事情的時間一般為25分鐘,所以每一個番茄,我們也規定25分鐘(這個根據個人情況進行調節,建議先從25分鐘開始),每當工作25分鐘后,就休息5分鐘。你可能有疑惑,我可不可以不休息,繼續工作?如果你不想為自己后半天的墮落找借口就不要這么做,畢竟誰也不想事倍功半。

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最后再告訴你一個提高工作效率需要注意的幾點:

1、重要的事情在高效的時間段完成;

2、需要發布或者呈給上司的資料,檢查檢查再檢查;

3、工作時,能隔絕外界就不要給自己放縱的機會;

4、能休息的時候就盡量休息。

個人感覺這僅僅是一個管理時間,提高工作效率的一個框架,需要填補和延伸的內容還有很多,希望在今后不斷工作和學習中能一步一步做到最好。

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