項目是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。 - PMBOK
《一》 什么是項目?
以上引文出自PMI的官方定義,對于什么是項目這個問題,可以從中探知一二,項目帶有如下一些特點:
獨特性:每個項目都有獨特的產品,服務或成果。
這些成果可以是一個產品,例如電視,電話,機器人等等;
可以是一種第三方的服務,例如百度搜索,身份證識別等等,
亦或是一個知識產出,如居里夫人當年發現的X射線等等。
臨時性:項目有明確的開始和結束時間。
一旦項目目標達成,或者是終止,亦或者是項目需求不再存在,項目就結束了。但是臨時性并不意味著持續時間短。項目的持續時間和項目的需求以及工作量有關。
不確定性:計劃趕不上變化。
這句話應用在項目上再貼切不過了。再完美的計劃,在真正實施的時候也不可能100%按照計劃執行。這也是項目經理存在的意義。如何帶領團隊克服各種意外,按時交付項目。
《二》是什么造成了項目的不確定?
造成項目不確定的原因是多種多樣的,例如:
客戶,團隊成員對于項目目標的理解并不一致。
正所謂每個人心中都有他自己的哈姆雷特,對于同一件事情,每個人的認知也會有所不同。于是即使明確的項目目標,對于不同的人,不同身份的人,理解也會有所不同。
項目主要干系人員多,容易產生變數。
此類問題尤其在跨國項目中會產生。舉個例子,出資方是跨國集團在美國的IT部門S,雇傭中方A公司為該跨國集團在日本的子公司B實施軟件升級服務。而該升級服務牽涉到第三方服務公司C。于是該項目中對于A的主要干系人就有S,B,C三方,而各方都存在著自己的利益。如何有效的在完成項目的同時,又考慮到各方的利益,是項目成功的關鍵。
項目計劃和估算都是基于一定的假設的前提下進行的。
而實際情況可能和假設的存在差異。比如:某個項目是向社會上退休在家的市民提供電腦基礎知識的普及工作,第一期10人,計劃每周二通過網絡方式進行教學。于是這里的一個假設是,這10人都能夠按時上線。而現實情況很有可能是某些人并沒有碰過計算機,完全不知道如何上網。
項目執行過程中,會存在風險和意外的情況。
還是上面的例子,風險就在于來聽課的10個人沒有用過計算機,不知道如何上網,那么就會造成到時間了沒有人來上課,從而浪費了資源。
《三》拿到一個項目后需要關心什么?
平常工作中,經常遇見項目經理接到任務之后,就埋頭苦干的準備計劃了,最終往往不符合要求。這就好比是閉門造車,其實在接到項目任務之后,不妨繼續明確以下四方面的問題,這樣有助于對于整個項目的把控:
1.項目的具體目標是什么?(項目的起因)
2.為了完成該目標,需要做哪些任務?
3.明確界定項目工作的范圍(確定實現目標的方案)
4.實現目標的同時,預算,時間和質量要求是什么?
以上四方面構成了一個項目的要素,如果能在項目初期就能夠確立各個問題的答案,就會對項目有個準確的把控。
《四》項目來源于生活
最后回答標題的一個問題,如何定義一個項目?
項目指在一定預算內,一定時間內,不確定的條件以及一定質量要求下,通過一次性的活動,完成一系列任務,從而達到一個特定的、獨一無二的,在最初范圍設定內的目標。
別看這個定義比較復雜,其實生活中處處是項目。例如:
小王打算在工作之余學習烹飪。計劃6個月內(時間)考出廚師三級證書(目標)。為了此他拿出了之前積攢下來的2400元積蓄(預算),報名了烹飪學習班,并且平時在家主動承擔做菜的任務練手(一系列的任務)。
小張正裝修房子準備年底(時間)結婚(目標)。按照他的計劃,上半年裝修房子,下半年張羅結婚的事宜,找婚慶,訂酒席,安排四大金剛(一系列的任務)。預算30萬。(預算)
小曹最近打算跳槽,打算花半年的時間(時間),希望找一家薪資待遇高的企業(目標)。于是他開始更新自己的簡歷,并且投放到各個招聘網站上。同時他開始聯系相關獵頭推薦自己。(一系列的任務)
所以,生活中有無處不在的項目,而項目管理也不僅僅只適用于工作中。生活中的項目更需要好好的去管理。曾經經常聽到抱怨說想做項目管理,但是沒有機會。其實大可不必如此焦慮。從生活的瑣事開始,把它當做一個項目努力經營。慢慢的你也會有所收獲。