建林首富告訴年輕人，想成為首富，先定個小目標，比如一個億需要多少時間。一個億估計我等職場人士這輩子都不一定能完成。那就定另外一個小目標吧，比如半個小時完成工作匯報PPT。

今天阿來分享一下如何盡快完成工作匯報型PPT。

正式開始。

1. 正確的PPT制作順序

在使用模板之前得理清楚制作PPT的正確順序。
理清信息模型

• 明確信息模型間的關系

• 設計版式

• 配圖及配色

• 完成初稿

• 試講及修改。

只有想清楚要講什么，才能再考慮怎么講。下面阿來示例一下如何套用模板來做工作匯報。

2. 開始之前，要心中無版

有了模板或者參考對象之后，也不要打亂這個制作步驟。切記模板僅僅是為你提供一些版式設計方面的幫助，并不能減少PPT制作流程。所以在PPT制作的開始要先心中無版，否則很容易就被模板帶到溝里去了。

比如你準備制作PPT了，想著先找套模板吧。看看這200套模板哪個好看，選中你最中意的。然后再開始設計信息模型，準備套用模板。極有可能你會發(fā)現(xiàn)選擇的模板根本就不適合你的需求。

舉個例子，假如我們有個項目叫“運動吧，職場英雄們”，需要做月度工作匯報。我們挑選了半天，選中了這款模板。

Paste_Image.png

結(jié)果最后發(fā)現(xiàn)這款風格太活潑，跳躍，和該項目的氣質(zhì)不符。

3. 最重要的還是信息模型設計

什么是信息模型，這是阿來借鑒了軟件工程的一個詞語。信息模型就是指演講者需要表達的信息的構成。

確定一級信息模型

我們要月度匯報工作，工作匯報的內(nèi)容就是信息模型。想一下，我們會如何做工作匯報呢。
至少包括這么幾個部分，本月工作介紹，取得成績，經(jīng)驗總結(jié)，工作建議，下月工作計劃。
再加上封面，目錄和尾頁，這就構成了整個PPT的一級信息模型。這個時候不要著急去做PPT，如果非要做的話，先新建8個空白頁。

確定二級信息模型

下一步的工作就是進行細化。

封面的信息模型設計

從封面頁開始，確定以下幾個部分：

主標題、副標題、匯報人、匯報時間、匯報部門。

其中最難的就是主標題。需要用高度概括的語言將本月的工作進行總結(jié)。比如，咬牙堅持，完成3000萬的業(yè)績。這種方式可以讓領導第一眼就能明白你要表達什么。

當然如果每個月的工作成績起伏不大。就老老實實地寫“某某部門第幾月工作匯報”，副標題就省略了。

信息模型確定后，就在PPT上記錄下來。

Paste_Image.png

目錄頁的信息模型設計

目錄頁很簡單，把你要匯報的工作項列上即可。按照剛才敘述，目錄頁的信息模型應該是這樣的。

工作內(nèi)容的信息模型設計

好了，這個時候你需要進行工作內(nèi)容的回顧和總結(jié)了。

回顧工作日志。我猜想高效的你，每天都會記工作日志。這個時候你僅僅需要翻看一下以往的工作日志，將工作記錄進行整理完成工作內(nèi)容信息的骨架。

總結(jié)與提煉。

回顧完工作內(nèi)容后，需要進行提煉。對工作項按照重要性進行排序。
以每日工作日志為基礎，對本月工作內(nèi)容進行提煉。工具建議使用思維導圖。梳理出來的結(jié)果應該這樣的。一月的工作內(nèi)容按照類別進行樹形組織。

為了避免泄密，僅僅提供一張示意圖。

這一步，一定要完成梳理工作內(nèi)容意見的邏輯關系。比如說有個A級項目，應該梳理出以下核心內(nèi)容：

• 項目狀態(tài)：新建/執(zhí)行中/驗收/關閉。

• 資源消耗：人員、設備、資金等投入信息。

• 當前進度：0%/50%/100%。根據(jù)公司對項目進度的計算方式進行

• 商務信息：客戶拜訪次數(shù)、合同簽訂情況、回款情況等。

• 市場活動： 活動次數(shù)，成本投入，活動收益等。

項目狀態(tài)很簡單，單屬性，直接描述就行了。

資源消耗中人員、設備、資金應該是并列關系。商務信息中的客戶拜訪次數(shù)、合同簽訂和回款信息也應該是并列關系。

市場活動應該按照時間進行說明，所以應該說是先后關系。

好了，這些工作做完后，如果想做PPT，可簡單描述一下這個信息模型。

取得成績、經(jīng)驗總結(jié)、下月計劃等都可以按照這種方式進行總結(jié)和提煉。

尾頁的信息模型設計

尾頁一般表達謝意或者提供聯(lián)系方式。看具體情況來設計信息模型。

4. 版式選擇
   好了，上面的工作很重要，但完全和模版套用沒任何關系。下面就開始模板套用了。如果你看完了這200套PPT，我相信你一定會發(fā)現(xiàn)一個這200套PPT模板其實就是一套。他們基本框架都是一樣的，不同的僅僅是背景和顏色而已。所以想正確使用這200套PPT模板，先找出這個基本框架。

依然從封面開始。

封面的版式選擇
翻看200套模板，可以發(fā)現(xiàn)，最常用的封面是圖文模式。

就這個規(guī)律，我之前寫的一篇文章《關注上百個公眾號，為什么還是不會做PPT封面？》。

所以我們也采用這種模式進行套用。

我選擇了圖片+色塊這種模式來做封面，你也可以根據(jù)我之前的文章介紹選擇適合你的封面。

注意：圖片要清晰，與主標題意境一致。不要增加一些無關的裝飾，浪費時間還沒有效果。

目錄的版式選擇

目錄的作用就是告知受眾我的講述范圍。所以，盡可能地直觀、簡練。這里我依然選擇了圖文模式，不過是左圖右文。

圖片做個輔助，打破純文字的單調(diào)即可。當然，圖片的選擇依然要遵循信息相關的原則。

圖片和空白版面之間的比例最好是4：6。黃金分割點嘛。

過渡頁的版式選擇

當一個PPT的目錄較多時，需要有個過渡頁告訴受眾，下面要講哪一步內(nèi)容了。過渡頁的作用就是用于提醒，所以不必設計的很復雜。幾個字就可以。

內(nèi)容頁的版式選擇
內(nèi)容頁是PPT制作最復雜的頁面。復雜在信息模型間的關系上。不過一旦我們確定了信息模型，那就簡單多了。

在講內(nèi)容頁如何選擇版式之前，先回顧之前的一個重要模型，信息遞進層現(xiàn)模型。不了解的可以翻看歷史文章。

就以此信息模型為例，看一下如何進行版式設計。

分解一下，這個信息模型，信息量很大。至少包含了4個核心信息，即項目信息、本月資源消耗、市場活動和商務活動。

而這4個核心信息的處理方式也是不同的。比如說項目信息應該是文字比較多的描述性說明。資源消耗等應該輔以圖片進行說明。

下面就幾種常見的內(nèi)容版式進行總結(jié)和應用。

文字多的內(nèi)容頁版式選擇

如果文字特別多，不用怕。記住使用這個步驟：
表明主題。在版面的上面一定要寫清楚要講的是什么。

提煉段落關鍵句。段落內(nèi)容很長的話，讀者找不到重點。這個時候我們就需要替他們著想，事先提煉出來關鍵句，并單獨一行。這樣就能讓讀者了解我們要表達的思想。

保持適當?shù)男虚g距。一切的不完美都起源于雜亂。所以，一定要對齊，一定要保持至少1.5倍的行間距。

關系型的內(nèi)容頁版式選擇本案例中的市場活動就屬于典型的關系型內(nèi)容頁。這類內(nèi)容頁的特點就是信息元素按照某一個緯度具有特定關系的。比如市場活動中的這些信息都是按照時間緯度具有先后關系。如何處理？建議使用橫向?qū)R來表示這種關系。

也可試試其他排列方式，比如斜對角對齊。

一些建議

• 一定要掌握信息遞進層現(xiàn)模型。這是所有PPT制作的一個最佳實踐。

• 字多，就縮小字體，多留白，這樣受眾會看著舒服。

• 試著理解四大原則。

-不要在技能提升的最初期想著如何使用多種顏色，多種裝飾物來美化你的PPT。喬布斯說過：

• 建議翻看以前的文章，了解個大概。

圖片的選擇

主題相關性。這是首要原則。

高清。高清的圖片讓PPT發(fā)亮。去哪里找？500px.com，58pic.com等都是推薦網(wǎng)站。

字體的選擇

整個PPT中一定不要超過3種字體。如果有3種字體，我建議他們應用在標題、一級觀點、正文。就像下圖紅色標注一樣。

字體盡量不使用粗體，如果想突出顯示，就選擇那些本身就是粗體的字體。比如華康麗金黑或者冬青黑體簡體中文的黑體等。

留白的重要性版面間一定要留有空白，不要使用各種圖標和大字體充滿整個版面。這樣只能讓人覺得丑。

實現(xiàn)留白的技巧有：增加行間距、增大段前、段后距離、縮小字體等。

我想結(jié)合這個案例，你一定會很快掌握PPT制作的基本技巧，應該也能很快就做一個非常精美的PPT了。

好了，今天就寫到這兒。希望對你有用。