最近一直在忙一個大項目，日夜加班，沒有時間更新文章。對久等的讀者說聲抱歉。

今天打開公眾號后臺，微信團隊發來了原創保護的邀請，真是高興。沒想到僅僅寫了六篇文章就獲得原創邀請的資格。我也深深地感悟到，這是一個好時代，只要堅持，付出終會得到回報。所以，我們只要不斷努力，就會收獲更多意想不到的驚喜。

好了，開始今天的正文。今天講講如何快速完成一個PPT的制作。

依然按照慣例，先對本文做個概要說明

高效人士都是尋找規律的高手。
想要高效制作PPT，這幾招可以幫你。

1. 思維導圖幫你整素材。
2. 金字塔幫你理邏輯
3. 模板幫你定樣式
4. 番茄時鐘幫你更專注。
   玩個組合拳，沒有什么快不了的。

經常做工作匯報的人，都會糾結一件事兒上，PPT制作很慢，經常一套PPT要做一兩天，甚至更長的時間。有沒有一種方法可以提高PPT的制作效率呢？肯定有。今天咱們就說一下如何快速做好一個PPT。

在做PPT的時候，我們經常面臨的問題可以歸納為幾個方面：

1. 不知道寫什么內容。
2. 不知道怎么布局。
3. 不知道顏色怎么搭配。
4. 不知道用哪種字體。

做為高效的職場人，當我們遇見同類問題多了，就該考慮考慮是否能找一些規律。分析一下優秀的PPT都是怎么做出來，再看看能不能形成一套通用的模式，以后用在自己的PPT制作過程中，從而提高自己的工作效率。

下面我說說我的一些做法。

一、使用思維導圖整理素材

什么是思維導圖？簡單地說，就是一種放射性思考方法和圖形化的展示形式的工具。

思維導圖

思維導圖的創造者，東尼.博贊,世界上著名的教育學專家，以大腦先生聞名國際，成為了英國頭腦基金會的總裁，身兼國際奧運教練與運動員的顧問、也擔任英國奧運劃船隊及西洋棋隊的顧問；又被遴選為國際心理學家委員會的會員，是“心智文化概念”的創作人，也是“世界記憶冠軍協會”的創辦人，發起心智奧運組織，致力于幫助有學習障礙者，同時也擁有全世界最高創造力ＩＱ的頭銜。截至1993年，托尼·巴贊已經出版了二十本書，包括十九本關于頭腦、創意和學習的專著，以及一本詩集。

思維導圖最主要的特點，發散性思維。思維導圖與傳統文檔的最大的區別在于不受紙張限制，可以讓思維不斷發散，將所有與主題有關的知識都關聯在一起。通過整理最終梳理出一張知識網。這種知識網上的知識點可以成為PPT制作的素材集合。

如何使用思維導圖整理內容？常用的幾種方法有黃金圈法則、SCQA結構、FAB法則等。

1. 黃金圈法則

Why： 為什么要這么做。

What： 這是什么。

How：如何達到目標。

黃金圈法則還可以被延伸。形成SCQA和FAB等幾種方法。

2.SCQA結構

S代表情景，C代表沖突，Q代表疑問，A代表回答。舉個例子：

S：我們都知道最近發生了……

C：但是這與我們的……目標有所沖突

Q：現在的當務之急是需要在……時間內解決

A：我們的解決方案建議是……

SCAQ結構既解答了事情重要性，抓住聽眾的注意力，又提供了解決方案，非常適合做工作匯報。

3.FAB法則

FAB法則，即屬性，作用，益處的法則，FAB對應的是三個英文單詞：Feature、Advantage和Benefit。

Feature，介紹方案屬性。讓讀者或者聽眾了解你這個方案或產品都由哪些屬性構成。

Advantage，優勢。這個方案或產品比同類產品先進的地方在哪里？

Benefit，利益。使用了這個產品或者方案能帶來什么樣的利益。

按照這樣的順序來介紹，就是說服性演講的結構，它達到的效果就是讓客戶相信你的產品或方案是最好的。這種方法在向其他人介紹解決方案時使用很合適。

實例說明

舉個例子，看看如何使用思維導圖來確定內容。

假如現在需要做一個關于二維碼的解決方案。再接到這個任務時，就應該想想使用哪種思考模型，使用FAB、SCQA還是黃金圈法則？

如果選定了SCQA法則，先通過思維導圖工具，畫出4個根節點，現狀、問題、需求、解決方案。

4個根節點

S 現狀：二維碼技術發展迅猛，在很多行業都提升了物資數據的采集效率。

C 問題：能源行業尚未形成有效解決方案，物資數據采集效率低下。

Q 需求：二維碼能否應用在能源行業中，解決當前數據采集效率低下的問題呢？

A 解決方案：現在需要對二維碼技術在能源行業中的應用進行可行性研究。

劃定4個根節點后，再針對每一個節點繼續細分。

現狀：

技術方面：二維碼的由來?二維碼技術的構成？二維碼的種類？二維碼的應用場景有哪些？二維碼的技術分類？二維碼技術的優勢？二維碼技術的局限性？

應用場景：國內使用情況、國外使用情況。

問題： 能源行業物資數據采集方式是什么？弊端是什么？哪些環節可以改善？原因是什么？

需求： 二維碼技術能不能應用到能源行業的物資調撥過程中？如果能，需要做哪些方面的工作？技術儲備有哪些？管理模式如何配合？數據標準如何統一？

解決方案： 從數據采集的源頭到收尾進行全生命周期的解決方案制定。數據標準如何制定？管理模式創新？二維碼類型選擇？二維碼打印方案選擇？二維碼粘貼方案？二維碼掃描方案確定？二維碼數據讀取方案？數據入庫利用方案？等等

通過思維導圖，可以將思考的深度和廣度進行擴大到極限。

二、使用金字塔原理來統一表達形式

金字塔原理是我一直都在推崇的一本書。不僅僅是我，整個麥肯錫都在使用這種思維方法。金字塔原理反應在PPT頁面制作中，可以歸納成幾種注意要點：

1. 突出結構
   一定要有結構，不能讓所有的頁面看著都一樣。如果不使用結構，做出來的PPT很乏味，沒人愿意看。

2. 下劃線法
   對于重點的信息，采用下劃線的方式進行標注，以提醒觀眾進行關注。這點和4大設計原則中的對比思路是相同的。

3. 小數編號法
   通過數字的序列表明邏輯之間具有先后順序關系。

4. 項目符號法
   如果內容間關系并列又不具有先后關系，那就使用項目符合，讓觀眾了解他們的關系。

5. 要有過渡
   上下章節之間有個過渡語句的銜接，讓觀眾更容易地接受下一組的內容。

6. 對章節進行總結
   這點很重要，一定要有個總結，不能讓觀眾花10分鐘還不知道你要表達什么。并且最好能將總結放到最顯眼的地方，讓觀眾及早了解。畢竟大家的時間都那么寶貴。誰也別浪費誰的時間。

7. 多使用圖表
   相對于文字，圖表更容易被人接受。所以，盡可能多的使用圖表來表達你的觀點。

使用金字塔原理如何做好PPT，這個我以前也寫過，可以查看歷史消息，找《一個能縮短1個月學習路徑的PPT技巧》。

三、使用PPT模板來固化視覺效果

素材搜集完了，思路也整理清楚了。好了，該做PPT了。很多人一做PPT，就絞盡腦汁地從頭開始設計。其實，沒有這個必要。大多數工作匯報的形式都很固定。既然重復性很強，那使用模板就可以了。

整個流程可歸納為：設計版式、確定主題、搜集素材、填充模板四個步驟。

1. 設計版式

一套PPT基本上由封面，尾頁，目錄頁，內容頁組成。

目錄、尾頁很簡單，出現一次即可。

內容頁基本上由這么幾類構成，全文敘述型、圖文敘述型、關系型、圖表型等。每種類型建一個版式就可以了。

所以，建5~7個版式就可以了。

封面和尾頁共用一個，可以考慮全圖型設計的版式。

目錄頁可以考慮半圖文設計的版式。

內容頁可以使用標題加內容的版式設計，統一地把內容都放在中間固定的框子里。

好了，版式確定了。

2. 確定主題

下面確定一下主題，需要確定主色調、背景色和點綴色。主色調用來表明企業特點，背景色用于烘托，點綴色用于提醒。如果剛開始對顏色搭配不是那么熟練，不需要這么麻煩。主色調使用公司LOGO的主色即可。工作匯報的PPT背景色最好選擇白色，正規不會出錯。點綴色可以和主色調一直，也可選擇主色調的相對色。

字體 微軟雅黑，工作匯報型PPT，使用它沒毛病。如果你厭倦了微軟雅黑等常用字體，可以試試標題使用華康儷金黑W8(P)，正文使用冬青黑體簡體中文W3。

一些注意事項

• 字體間距一定要設置為大于1.5倍。這樣整個頁面才會看著干凈整潔。

• 顏色一定不要超過兩種。很多公眾號說不要超過3種，其實大部分職場人駕馭兩種顏色的能力都達不到。

• 不要過渡設計。工作匯報的核心是把自己的想法完整、準確地表達出來，不是非要做的多精美，讓聽眾驚艷。如果沒有豐滿的內容支撐，再精美的設計也是沒用的。反而給聽眾一種“金玉其外敗絮其中”的感覺。甚至，會被定位于只懂做表面工作。

所以，像上圖中這樣的PPT設計在日常工作中還是少用為好。既花時間又得不到應有的效果，投入產出比很低，盡量少用。

3. 搜集素材

在第一步使用思維導圖時，我們已經完成了邏輯素材的搜集。這里還需要搜集一些圖片素材，讓PPT看著更美觀一些。

注意點：

• 一定要將整理后的材料進行結構化，與PPT模板進行對應。

4. 填充模板

這個過程就很簡單了，盡量將自己整理過的素材按照模板的要求進行適配填充。

Paste_Image.png

整體效果是這樣的。

四、使用番茄鐘給自己計時

事實證明，工作效率低下是因為專注力不夠。不能集中注意力去做好一件事兒。如果有一個工具能時時提醒，幫助提高專注力，工作效率能提高80%。

番茄土豆就是個能幫助你提高專注力的好工具。番茄土豆的設計思路來源于番茄工作法。

番茄工作法是一種時間管理方法論。它提倡每工作25分鐘后，休息5分鐘。在工作的25分鐘內，集中注意力，盡量進入“心流”狀態，不受外界打擾，只關注自己要做的事兒。在休息的5分鐘內可以去反思過去的25分鐘的工作成果，也可以去做一些計劃之外的其他事情。番茄工作法保證了高效的工作狀態。

我一直在使用番茄土豆對自己的生活進行管理。推薦你也使用一下試試效果。

使用方法很簡單，去https://pomotodo.com/ 上下載番茄土豆。

你可以在手機上，電腦上同步使用番茄土豆。

使用方法：使用方法超級簡單。以桌面端如何使用為例。

1. 安裝番茄土豆。這個太簡單了，就不詳細描述了。安裝成功后，你的電腦欄右下角的任務欄就會有個番茄土豆。

2.設置待辦任務。雙擊任務欄里的這個“番茄土豆”，編輯界面就會彈出來。在“添加新土豆”那個輸入框中輸入你需要管理的任務，按回車鍵，一條待辦任務就搞定了。

3.設定番茄個數。默認的一個番茄鐘時長25分鐘。但一個待辦任務25分鐘不一定能完成。這個時候，就可以設置正確的番茄鐘個數。方法很簡單，把鼠標挪到需要編輯番茄鐘個數的任務上，會有三個點的按鈕出現。

點它，就會出現一個編輯頁面，在這里設置提醒時間和預計的番茄鐘個數。

4. 開始番茄鐘計時。設置完何時的番茄鐘之后，如果你準備開始制作PPT了，點擊番茄時鐘界面最上面的“開始按鈕”。

好了，番茄時鐘開始計時了。

帶上耳機，開始進入你制作PPT的狀態中去吧。這個時候如果有人打擾，別搭理他，等你完成了這25分鐘的任務之后再回復。如果是領導有事找你討論，也盡量不中斷，可以詢問一下領導20分鐘之后再去找他行不行。一般，有管理水平的領導都會同意你的要求的。

總之，想快速制作PPT，不僅僅需要有扎實的PPT制作功底，也需要具備模式化的工作思路。

午夜12點半了，今天就寫到這兒。希望對你有幫助。