誰不想活得輕松？誰不想妙計百出？誰不想與時俱進？誰不想享受假期？但要怎么實現呢?頻繁的中斷、重復的活動、迫近的期限，常常使我們力不從心。因此也帶來了更多的壓力、更多的被迫行為、更多的難以為繼，同時妨礙了我們自覺、專注、清醒地思考。結果是心智游走于過去未來之間，只為找某個人、某件事來頂罪，掩蓋我們虛構中的無能。

作者簡介：弗朗西斯科?西里洛專門發明了番茄工作法進行時間管理，靈活應對。后史蒂夫（Staffan Noteberg）認真踐行番茄工作法后寫《番茄工作法圖解》，一套簡單易行的時間管理方法，簡單到用一支筆、一個番茄鐘與三張紙就能學會。

解決問題：番茄工作法用以提升個人與所在團隊的生產力，順應人體機能、培養節律感。從而做到，減輕時間焦慮、提升集中力與注意力、減少中斷、增強決策意識、喚醒激勵與持久激勵、鞏固目標的決心與改進工作學習流程。讓時間不再成為緊繃的弦，反而成為同盟戰友。用100%的專注，微笑達成目標，成為無須逞強的強者。

下面就與大家一起學習使用番茄工作法進行時間管理：

一、使用番茄工作法的五個階段

二、如何進行處理中斷？

三、如何對未來的成果進行預估？

四、如何學會隨機應變？

五、如何在團隊中使用番茄工作法？

一、使用番茄工作法的五個階段：

1、計劃

工具準備：一支筆、一枚定時器、三張白紙或表格。

首先用這三張紙分別制作“活動清單”、“今日待辦”與“記錄”。“活動清單”與“記錄”可以使用多天，但“今日待辦”必須每日更新。其做法如下：

活動清單：每天早晨找來紙筆，用定時器扭啟5分鐘的番茄鐘（時間可調整）。在第一張紙的頂端寫上標題：“活動清單”，然后寫出你要完成的活動，活動無須考慮優先級與重要程度。每個活動占一行，清單上的活動要言簡意賅，最好標明活動的活動的類型，還可以加上期限,比方說：寫作 ，11PM,直到番茄鐘響起。

今日待辦:與做活動清單的準備方法一樣，在第二張紙的頂端寫上標題“今日待辦”，先看活動清單，看看有沒有漏掉沒填的內容，但別全抄活動清單的活動，要考慮今日要承諾完成的活動。然后將“活動清單”承諾今日要完成的活動抄到“今日待辦”中。

記錄：與上述方法類似，在第三張紙的標題上寫“記錄”，在第一行填上昨天的日期，日期的右邊填寫項目的個數，第二行填寫前天的日期和數據，以此類推。

2、跟蹤

確定今日活動后，扭啟25分鐘番茄鐘，從當天活動的第一個開始做起，一直到當天最后一個活動，這個過程中每完成一個番茄鐘進行短暫的3~5分鐘休息。每完成4個番茄鐘進行一次15~30分鐘較長時間休息（休息時間可長可短請自主決定）。與此同時還要收集一些過程指標，比如計算遇到的中斷次數。

3、記錄

在一天結束之后，將收集的原始數據進行歸檔，寫入“記錄”中，如果你跟蹤了中斷的次數，那就把中斷的次數以及原因寫下來。剛開始使用番茄鐘時，只跟蹤番茄鐘數就好。

4、處理

對已完成的活動要劃掉，還可以從“記錄”的原始數據中提取有用的信息，例如，可以計算在每個25分鐘的時間段里，平均遇到幾次打斷。或者計算一項活動在“活動清單中”表格停留的平均時間，即從記下該活動到它得到處理的時間，計算的結果也寫在“記錄”上。

5、可視化

以某種方式測量標準化的做法，然后將測得的標準與需求進行比較，以此不斷將新的、改進后的工作方法標準化。如果你想要獲得現實情況的工作習慣，在自我調整的過程中，基本每天都要做這樣的回顧。

比方說，作者要將工作的周期設為40分鐘，于是他反復測量一天可以完成多少個周期，然后將數字與他的預期進行比較，結果發現實際完成的周期太少，最后決定要將周期設為25分鐘。

二、如何進行中斷處理？

中斷是常態，當我們利用番茄鐘進行工作時，總會出現這樣或那樣的中斷。而一旦中斷后，注意力的丟失，想要找回將要付出昂貴的代價。這時，我們應該如何進行中斷處理？首先我們要保護番茄鐘，其次分清中斷是內部原因還是出于外部原因。

如果是出于內部中斷，具體來說是直覺內心智發出的信號，比方說你在做某一件事兒時，又想著今天的晚飯吃什么？有時生理上的打斷，比如：渴了想喝水。這時就要讓自己學會堅持，其次是延遲處理法，比方說渴了，可以在完成番茄鐘后的休息補充。還有一種比較好的方法就是降低標準，縮短番茄鐘的時間，練習專注度。可以將番茄鐘的時長從一開始由5分鐘、10分鐘再提到25分鐘。

如果是出于外部的中斷，比如上司急著找你。策略有如下四步：

（1）告知：“我手頭有事，正忙。”

（2）協商：“我正在忙，晚點找你行嗎？”

（3）計劃：寫下活動的名稱，稍后為它計劃未來的番茄鐘。

（4）答復：按照承諾回電或答復，不可失信。

最后一種情況是要作廢番茄鐘，這樣的情況往往屬于緊急情況，比如上司急著找你，如果你還推遲的話，恐怕會有被“炒魷魚”之憂。

由于番茄鐘具有原子性，當我們被打斷時，該番茄鐘作廢。但也不必擔憂，要做好中斷的標記。如果是內部中斷可以在該活動的后面做記號“’”，外部中斷記“-”，并在“今日待辦”的下方寫上外計劃緊急，記下緊急的事務，例如“同事打來緊急電話”，最后在一天結束之后匯總到記錄表中。

三、如何對未來的成果進行預估？

當我們完成第一步的計劃，相應地要對“活動清單”中每一項活動預估大致要用多少個番茄鐘？將不足一個番茄鐘的活動記為0，這時可以將幾個這樣的活動寫在同一行，合并為一個番茄鐘。而對于預估大于7個番茄鐘的活動，說明該活動太復雜了，應該將活動拆解成4個番茄鐘以內的活動。

對于“今日待辦”的活動還要進行定量預估，在每一行活動的后面記下預估的番茄鐘數目用“□”表示，比如“整理客廳，□□□”，每完成一個番茄鐘后，在方框內打×號“?”。如果預估的番茄鐘使用完了而活動還沒有結束，那么就要進行二次預估，繼續在方框的后面將二次預估的番茄鐘數記為“○”。相應地，在二次預估失敗后，再進行三次預估，在圓圈后面記上“△”，表示三次番茄鐘數。當三次預估也失敗，那么就說明這個活動太復雜，需要拆解。

“記錄”中的預估，即在“今日待辦”中的活動后面新增一列，比較實際番茄鐘與預估的番茄鐘數目之差，假設某一項活動被高估了3個番茄鐘，記為“+3”，另一項活動被低估了2個番茄鐘，記為“-2”。而在該列的后面還可以繼續添加一列，新增的第二列表示二次或三次預估的數目。

為了更好地預估每一個活動的番茄鐘數目，使“今日待辦”中活動更好地完成。當“今日待辦”中新增的第一列的總和為0時，從長遠來看，誤差可以相互抵消。

四、如何學會隨機應變？

（1）番茄工作法的工具可以靈活使用，找出更好的替代筆、番茄鐘與紙張的工具。比如“今日待辦”可以用一疊索引卡來替代，在此我也推薦一款手機軟件“番茄土豆”。對于初學者而言，利用簡單的紙筆與一個定時器就足矣。

（2）針對時間的應變，比如休息時間長短、番茄鐘長短以及事務番茄鐘等都可以靈活變動。這里我解釋一下事務番茄鐘的使用，事務番茄鐘用來解決一些常受到打斷的事情，比如可以在早晨的整塊時間里，設定40分鐘的番茄鐘來做這樣的事情。

（3）用思維導圖進行可視化回顧“今日待辦”，可以將一天當中的有價值的做法與想法匯成一張思維導圖，保存起來，做成每月的定期回顧。

五、如何在團隊中使用番茄工作法？

（1）用以跟蹤會議，很據優先級，扭啟一個25分鐘的番茄鐘全心全意地開始會議中每一個流程。

（2）與他人合作，約定好授權番茄鐘開始，并且匹配好番茄鐘的時長，一旦開始后全心全意地進行工作。適當時還可以做臨時的單飛，各自分開使用番茄工作法工作。

番茄工作法很簡單吧！我們一起來用一支筆、一個番茄鐘與三張紙，現在就開始行動吧。最后記得每日清晨進行計劃與預估，在每日工作結束之后進行記錄與反思，以尋求改進哦。