導語

12月5日下午16:00，我們的產(chǎn)品發(fā)布會如期落幕。全程沒有出現(xiàn)任何突發(fā)狀況，站在黑暗角落里的我，舒了一口憋了很久的長氣。

現(xiàn)場嘉賓緩緩起立、離開座位，我打開場地的燈，簡單的與嘉賓們道別之后，立即投入到媒體宣傳工作之中：修改新聞通稿、分發(fā)給各媒體、撰寫推送公眾號文章、溝通和接待專訪、撰寫后期宣傳新聞稿、聯(lián)系行業(yè)垂直媒體溝通發(fā)布……直到昨晚，溝通完最后一波專訪之后，走在回家的路上，心想，終于到了這個環(huán)節(jié)——活動復盤。

活動復盤，這是我2個多月前新學到的名詞，之前從未聽說過。

正如這個名詞一樣，整場活動辦下來，于我而言，就像一個從未進過廚房的有點笨手笨腳的小女孩，或照著菜譜，或外請援手，一板一眼一招一式的學著做了一桌滿漢全席。因為沒經(jīng)驗，所以心里沒底，這個過程充滿著探索、懷疑、思考和嘗試……

The Story

01 ?9月13日：我們自己干，而且，集體零經(jīng)驗！

故事的開始要從9月初一個秋高氣爽的午后說起。我們CEO小黃走過來跟我說，“我們年底之前要辦一場產(chǎn)品發(fā)布會，你到時候可能會比較忙一些”。對活動策劃毫無概念的我，無知者無畏的滿口答應了下來“好啊”！

因為當時馬上到全國雙創(chuàng)周，我們公司在中山、鄭州和北京三地都有活動，也是忙的不可開交的時候，所以關于發(fā)布會，我們都沒抽出時間細談。

而自從知道這個事，我就開始搜集各類關于公關活動策劃和執(zhí)行的資料，文章和課程，在碎片時間填鴨式自灌。所有關于這件事的知識和信息，對于我來說全部都是新的。所以，自灌過程還挺嗨。

小黃的一位朋友給推薦了一家公關公司，專業(yè)做活動執(zhí)行的。小黃給對方報了個預算，大約一兩周之后，那邊給了一個方案。我們一看，方案預算居然是我們給的預算的250%，重要的是，方案所呈現(xiàn)出來的風格調(diào)性和我們的品牌調(diào)性很不相符。小黃說：“我們自己干有可能嗎？”，當時已經(jīng)學了一些皮毛知識的我，得瑟的自以為已經(jīng)學到了不少了，正好想找個施展的機會呢！于是，一拍即合，我們自己干，關鍵是，集體零經(jīng)驗！

02??我們小范圍的自嗨時光

決定自己干之后，我和小黃就正式進入我們小范圍的自嗨時光，也可以說是我自個兒的自嗨時光，因為他實在是太忙了，常常是神龍見首不見尾。

9月13日：確定活動時間

按照原本的計劃，我們是希望在11月7-11日的上海工博會之前舉辦產(chǎn)品發(fā)布會的。所以發(fā)布會的舉辦時間最早定在了10月底。然而，在我們決定自己干的時候，已經(jīng)是9月13號，接下來的9月15-21日是全國雙創(chuàng)周，我們要兵分三路去參展，再除去10月1-8日的國慶中秋假期，我們的時間肯定不夠用了。于是決定把時間定在工博會之后，11月底-12月初。結合小黃給我的時間范圍、加上傳播效果最好是在周二、又查了黃歷找黃道吉日、……若干因素相結合，我們最終把時間定在了12月5日的下午。

9月18日：梳理準備工作的內(nèi)容范圍

9月13日，我們把活動日期拍定了。與此同時，全國雙創(chuàng)周也如火如荼的開展起來。這一周，忙到不可開交的我們，還擠出了點時間做了兩件關于發(fā)布會的事。一是理了理準備工作的內(nèi)容范圍，比如：確定主題、選定場地、確定設計方案、選定禮品、……等等等等，大概想象著我們發(fā)布會要呈現(xiàn)出來的是怎樣的一個風格。這其中，及其重要的是整場發(fā)布會的視覺設計，這塊我們心里非常有底，因為我們有一個強有力的隊友——鴻文廣告公司。這一周的另一件事便是，我們請來了鴻文的井總，一起聊了聊發(fā)布會的想法。井總也一副嗨到不行的狀態(tài)。幫我們梳理了準備工作的流程，發(fā)布會現(xiàn)場流程，需要盡快啟動的工作等等。

10月10-20日：選場地、看場地、定場地

雙創(chuàng)周忙完后，很快迎來了國慶長假。國慶長假結束后，我立即投入到找場地的狀態(tài)中。

之前自灌知識的時候，看到有資料說到場地的重要性：場地直接傳達的是活動氣質(zhì)，會影響用戶體驗的60%甚至更多。所以，場地絕對不能將就，一定要找到最適合的。

找場地之前明確以下幾點需求：

1.地理位置：考慮地理位置所傳達的氣質(zhì)，以及交通便利性。我把范圍鎖定在中關村、奧體、798三個區(qū)域。

2.場地類型：考慮場地類型所傳達的氣質(zhì)，我們將類型鎖定為藝術館、美術館以及新型的特色場地。

3.場地規(guī)模：根據(jù)活動人數(shù)確定，200人左右的規(guī)模。

4.場地配套：因為搭建費、物料費和設備租賃費都是很大的成本，而且需要投入人力和時間，所以在找場地的時候，我們希望盡量找到音響、燈光設備齊全的場地。

5.場地費用：根據(jù)預算確定這部分的費用。

明確了以上需求之后，便開始了找場地行動。因為是外行，沒有相關資源，我主要從以下幾種途徑入手。

1.盲找：網(wǎng)上海搜、百度貼吧等地方，以“活動場地”等類似的關鍵詞搜索，可以搜到場地推廣的帖子，看介紹，打電話聯(lián)系，了解配套、價錢，索要場地圖片、PPT等資料備用。

2.求推：之前加的一堆品牌、市場、公關類的群這下派上用場了。群里喊一聲，一堆人響應，贊品牌/市場/公關行業(yè)小伙伴們的熱心腸。有推薦場地的，有推薦有場地資源的人的，也是聯(lián)系到場地直接負責人，了解配套、價錢，索要場地圖片、PPT等資料備用。

3.會務O2O平臺：這是這次get到的新技能，盲找的過程突然驚喜的發(fā)現(xiàn)，居然還有這樣的神平臺，其中，會唐網(wǎng)、酒店哥哥、淘會場、會小二被稱為會務O2O四小龍。這些平臺也挺好用的，會有專員對接服務，提供場地備選list，list中給出場地基本信息和場地負責人的聯(lián)系方式。同上收集資料備用。

通過以上三個途徑，我看了近50家場地信息，從中選出8家符合上述五點需求的場地，把場地基本信息、圖片和PPT介紹打包發(fā)給當時已好幾天沒見著面兒的小黃，告訴他我建議重點看哪幾家，并“命令”他“20號必須定場地”（對，在鎂伽就是這樣的風氣，任何一個人都可以管CEO叫小黃，還可以命令他，連我這樣的90后都行，哈哈）。

他對Mee Park 798店很感興趣，和我預想的一樣。于是，我們20號早上去798，打算先看Mee

Park，接著把798區(qū)域的幾家都看看。看完Mee Park，我們都很滿意，并且12月5日也有檔期，小黃當場就確定了。

心得：北京太大了，并且交通狀況堪憂，前期準備工作做到位了，可以節(jié)約很多現(xiàn)場看場地的時間。前期工作中，一定要明確需求，自己不確定的話，就多和領導溝通吧，套話去，問他希望傳達一種什么樣的氣質(zhì)，邀請的都是什么樣的嘉賓，人數(shù)，等等吧。

10月20日確定活動主題

因為小黃太忙，挺難抓到他。我心里早盤算著，20號找場地的時候就要定主題，所以我自己提前想了3個主題，其中我感覺最好的是“機器之鎂智慧有伽”。

20號定完場地，我倆一起在798附近吃飯，我先沒說自己的想法，而是先問他關于發(fā)布會主題有什么想法嗎？他想了想說，要不就用“機器之鎂智慧有伽”吧！

噢耶，想到一塊兒去了，只要不到2分鐘，主題確定了。

03??11月5-13日：給力隊友的超嗨助攻

場地和主題確定之后的一周，上海工博會也在準備中，我需要配合老喬準備產(chǎn)品資料、展位海報設計等等。

同時，我開始考慮發(fā)布會現(xiàn)場的流程，結合流程考慮現(xiàn)場視覺設計。11月2日，我們再次邀請到我們的給力隊友鴻文廣告的井總過來勘查場地談設計思路。

2號與井總從場地告別，5號我們?nèi)九e一半之力前往魔都參加超大型的行業(yè)展會，一直到15號再度跟井總見面。這中間，我不知道他們經(jīng)歷了什么，反正井總往鎂伽大會議室的大屏幕上一投出設計出來的一整套效果圖，真是亮瞎了我的24k鈦合金狗眼，太TM贊了。

這一整套視覺圖包括：主KV畫面、入口處三塊小LED屏畫面、電子簽到屏畫面、側墻12聯(lián)屏畫面2套、后墻6聯(lián)屏畫面2套、吧臺KT板畫面、舞臺LOGO背板畫面、室外引導牌畫面、室外玻璃貼畫面、停車券、椅背貼……等等等等。這么多物料，這么短的時間內(nèi)完成，而且設計效果特別特別特別贊（后來在發(fā)布會現(xiàn)場，真的是無數(shù)人為之驚嘆，全都是我第一次狗眼被亮瞎時的表情）。

最值得一提的是，當我們在工博會個個忙成狗的時候，根本沒人與他們溝通內(nèi)容，井總他們畫面的內(nèi)容居然也是以工業(yè)發(fā)展史為軸線，和小黃想到的演講內(nèi)容完全契合，好基友奏是這么默契。

04??11月13日-12月3日：我們的集體狂歡時光

工博會的一周， “發(fā)布會”三個字就像三把利劍懸在胸前。我就感覺時間在我眼前一點點的流逝，從我的指甲縫里一點點的流逝，籌備工作還沒有實質(zhì)性進展（因為當時還沒看到井總的設計），尤其在了解到產(chǎn)品演示準備的復雜度之后，我甚至焦慮到嗓子發(fā)炎失聲。在展會的空閑時間，抓住老喬和小黃報告困難，請求支援，于是我有了一個負責產(chǎn)品演示跟進的給力搭檔——小田同學。同時，小黃也說工博會之后回到北京，還有三周時間，他會推掉其他安排，全力備戰(zhàn)。算是兩顆大大的定心丸啦。

心得：有困難，找領導，管用！

接下來的三周，就是我們的集體狂歡時光。

場地設計/嘉賓邀約/內(nèi)部宣傳/PR部分/現(xiàn)場流程構想預演

這幾部分工作是我來做。

說正事之前，這里插個小故事，繼嗓子發(fā)炎5天說不出話來之后，11月21日那天早上醒來準備起床，突然感到天旋地轉(zhuǎn)，頭暈惡心到不行。躺下就好，一動就暈。我媽給我端來一碗小米粥，我半躺著喝下去，我老公給我買來了強力止暈的藥，我吃下去之后，躺在床上用微信溝通公關稿件的事，半個小時后，我晃晃悠悠的趕往公司。一路上就在想，越是重要時刻，越要好好吃飯，好好睡覺，這種突然爬不起來的感覺太可怕了。所以接下來的兩周我就拼命吃飯，每天忙到差不多趕緊回家睡覺，結果發(fā)布會結束后我成功的胖了兩斤。

回到正事：

場地設計：在井總那套亮瞎雙眼的設計的基礎之上，細節(jié)作了一些調(diào)整，另外針對產(chǎn)品演示方案增加幾個畫面的設計。此外，按照進度，提前兩周向場地提供實物物料的制作文件，提前一周，向場地提供LED顯示屏的畫面。

嘉賓邀約：統(tǒng)計嘉賓名單，設計制作邀請函，發(fā)送邀請函。

內(nèi)部宣傳：根據(jù)小黃演講內(nèi)容確定倒計時海報內(nèi)容，撰寫倒計時海報文案，設計制作倒計時海報。

PR部分：確定媒體宣傳方案：會前會后分別通過公關公司發(fā)新聞通稿，結合邀請5-10家媒體到現(xiàn)場。按照這個方案，確定公關公司，溝通會前預熱新聞稿件的撰寫方向，審稿，發(fā)布；聯(lián)系記者，一個一個記者的邀約。

現(xiàn)場流程構想預演：腦補現(xiàn)場流程，和場地執(zhí)行小哥溝通現(xiàn)場狀況，查缺補漏。工作人員安排，進場時間溝通，貨物運輸方案制定。

心得：這幾部分工作好繁瑣，每個模塊環(huán)節(jié)都好多，需要對接的人也多，需要考慮到的細節(jié)也多，而且，每個模塊對于我來說，都是在探索，都是現(xiàn)學現(xiàn)賣。看著不是特別大的模塊，但是很費時間，每天打電話說話說到口干舌燥，微信敲字敲到手指發(fā)軟。此時，我的腦海里始終縈繞著一句話“我能想到最繁瑣的事，就是親自去辦一場發(fā)布會”，你們70，80后們自行腦補配樂吧。

心得2：當太多事務需要考慮的時候，根本無法靜下心來精雕細琢文案的表達。此時我也想到一句話，“匠人的內(nèi)心絕對是安靜的”，心里千頭萬緒的時候，還必須靜下來做文字工匠，真是逼得我精神分裂癥都要犯了。

攝影攝像

現(xiàn)場攝影攝像又是一個專業(yè)性比較強的模塊，我無力顧及。這塊我屬于安心無憂的交給了阿旭全程跟蹤。這位最把鎂伽當家的北京姑娘，絕對值得托付。

禮品服裝

與此同時，采購的于哥和阿蓮一直在跟進禮品和服裝選型、定做、看樣、批量生產(chǎn)、貨運的整個進度。12月3日，禮品、服裝就緒。

產(chǎn)品演示

與互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)相比，鎂伽這類公司的發(fā)布會相對要特別點，主角除了臺上演講的CEO，還有臺下耍酷的——10套協(xié)作機器人。也正因此，這次發(fā)布會鎂伽需要動用研發(fā)力量。

拜北京這個秋冬命運多舛的快遞行業(yè)所賜，距離發(fā)布會前兩周，我們才收齊這10套協(xié)作機器人的物料。就在我們收齊物料的第二天早上，我們到達公司的時候，發(fā)現(xiàn)大會議室里燈火通明，空調(diào)溫暖度不像是早上剛打開的，萊昂納多·文博、尼古拉斯·龍和鎂伽著名的第一天來公司放下書包挽起袖子就干個通宵的昱鑫同學，又悄默聲的干了個通宵。10套機器總算裝完，距離發(fā)布會還有不到兩周時間。按照之前確定的演示方案和各方案負責人分配機器，立即開始測試。測試過程又出現(xiàn)了一些插曲，不過在研發(fā)大兄弟們沒日沒夜的奮戰(zhàn)之下，12月3日，全部DEMO調(diào)試成功。此外，我們期盼已久的志彥大神僅用了兩天就做出了能效曲線的數(shù)據(jù)可視化界面，簡直酷呆了。

演講內(nèi)容

這場發(fā)布會最核心的內(nèi)容，當然是要由我們CEO小黃自己來準備，其中產(chǎn)品和技術那部分必須由我們技術大拿琰哥親自操刀。那段時間我也是忙到兩眼冒金星，不太清楚他倆的詳細情況，光知道他倆白天有很多其他事要處理，內(nèi)容組織和PPT制作都是晚上搞。還有前文提到的設計水平屌炸天的井總和設計師小杜。凌晨2點，凌晨4點，凌晨5點的回龍觀新村，他們一定都見過很多次了。咖啡已經(jīng)免疫，直接干紅牛，論箱干。

4號下午，PPT在場地的超大屏上彩排播放的時候，又一次亮瞎了我的24k鈦合金狗眼。彩排，大家一起過PPT，記錄問題和建議，晚上接著調(diào)，優(yōu)化無止境，就是要那份完美的執(zhí)念。強迫癥星人始終不能理解，為什么某大司在大型活動的PPT會有錯別字呢？

5號下午，發(fā)布會結束一直至今，總有人會跟我說，

“你們創(chuàng)始人PPT做的太棒了，那么晦澀的技術，呈現(xiàn)的深入淺出，而且設計的特別漂亮……”

“你們發(fā)布會的PPT做的太有水平了，創(chuàng)始人講的也棒，我參加過很多場發(fā)布會，這是第一次看到，講到最后，全場還是爆滿的情況，其他發(fā)布會說到技術的時候，好多人就走了”

……

這段日子之所以被我稱為“我們的集體狂歡時光”，因為我現(xiàn)在回頭去想，別的都已模糊，只記得一張張興奮的笑臉。一群人撂下手中的活，端碗來大口吃飯；吃完飯，挽起袖子接著干活的場面，好簡單。恰恰就是這種簡單，好難得，好可貴。

05??12月4-5日：破釜沉舟，背水一戰(zhàn)，不成功便成仁

12月1日下午開會，我給大家講未來幾天的安排，說到突發(fā)狀況的預案時，小黃說，我們不用plan B，破釜沉舟，背水一戰(zhàn)，不成功便成仁！

12月4日一大早，我們23個人，10臺協(xié)作機器人，各種演示配件，資料，禮品……浩浩蕩蕩的進入場地。按照預先設計的位置擺放機器人和演示配件，當天調(diào)試完成。禮品擺放，資料裝袋，當天完成。演講內(nèi)容彩排，當天完成。

12月5日上午，產(chǎn)品演示上電運行正常。場地物料搭建完成。禮品小夜燈拆盒點亮完成。簽到處布置完成。一切都在順利的進行著，此時11點，我決定抽離半個小時，寫通稿大綱，發(fā)給公關公司，交代撰寫新聞通稿。一邊寫大綱，一邊把飯給吃了。

午飯后，嘉賓開始陸續(xù)入場。產(chǎn)品演示區(qū)人頭攢動，飲料自動售賣演示、繪畫演示、積木抓取演示、遞送簽到筆演示、電子產(chǎn)品生產(chǎn)線演示、實驗室溶液自動配比演示，吸引了眾人的目光。我們的工作人員為嘉賓們講述著各類應用。

2點半，發(fā)布會準時開始，此時，全場爆滿。我站在后面的角落里觀察著全場的狀況。小黃，琰哥的演講按照計劃一步一步的進行著。

4點，發(fā)布會如期結束，全程沒有出現(xiàn)任何突發(fā)狀況，站在黑暗角落里的我，舒了一口憋了很久的長氣。

發(fā)布會結束后，我就馬不停蹄在趕新聞稿，大腦一直處在排外的工作狀態(tài)，一直到晚上10點多工作結束，和霞姐在滴滴上簡單的回顧了一下當天的情形，才有一種隱隱的感覺——我們的發(fā)布會好像還挺成功。拿出手機一看，朋友圈一片熱鬧，當天已經(jīng)刷了N輪屏，許多朋友特地發(fā)來消息，稱贊聲一片片，我才知道我們這次是真的挺成功的，效果遠遠超出了預期。

06??12月5-15日：我的PR初體驗

發(fā)布會后，我計劃了兩周的PR宣傳工作，這其中有我們約的媒體，也有媒體主動約的我們。形式主要是發(fā)稿和專訪，媒體有科技創(chuàng)投媒體，比如獵云網(wǎng)，Xtecher等，也有行業(yè)垂直媒體，比如中國智能制造網(wǎng)，中國機器人網(wǎng)等。PR初體驗，新知識新技能get到不少，此處因為篇幅原因，不再展開細說。

How To Be Better?

關于對發(fā)布會的評價，這段時間最常聽到的是“超出預期”這四個字。小黃說過，老喬說過，小蔡說過，還有誰誰誰說過，我都不記得了。我想，可以用一句話總結一下：整體成功，細節(jié)還可以更好。

1.時間安排：真正投入到籌備的時間合計不過5周，其中，大家全部投入的時間只有3周。時間安排的太過于倉促，定時間的時候?qū)げ约爱a(chǎn)品演示環(huán)節(jié)的工作量沒有合理考慮到。

2.邀請函的呈現(xiàn)形式?jīng)]有做全面溝通，后期因多方有不一樣的需求，導致額外花時間、人力和成本做了三個版本的邀請函。

3.嘉賓名單確定的過于零散，花費較多精力在分散的做邀請函。

4.演講內(nèi)容確定的太晚：演講內(nèi)容真正準備的時間只有最后幾天，時間太緊迫。

5.PR部分：邀請到現(xiàn)場的記者數(shù)量偏少。150人規(guī)模，10家媒體合適。

6.PR部分：記者車馬費的記賬問題，下次考慮找公關公司代理邀約媒體，這樣我們支付一定比例的服務費，可以有發(fā)票。

7.PR部分：由于發(fā)布會前事務太多，并且演講內(nèi)容沒有最終確定，所以發(fā)布會當天的通稿一直沒有準備。發(fā)布會當天寫通稿，時間太倉促，沒有時間優(yōu)化修改就發(fā)布，導致質(zhì)量一般。下次當演講內(nèi)容確定后，公司內(nèi)部忙不過來，可以請公關公司或者關系較好的記者代寫通稿。

8.發(fā)布會流程安排：演講結束后可以考慮圓桌論壇等形式的其他活動，豐富發(fā)布會的內(nèi)容，也可以分散嘉賓離場的時間，工作人員可以有精力送行。

9.場控的細節(jié)問題：入場時間段，由于demo集中在入場通道內(nèi)，吸引圍觀者太多，導致現(xiàn)場看起來有點混亂。

10.場控的細節(jié)問題：因為座位沒有標注嘉賓姓名，導致引導工作復雜度增加，并且因為引導不及時，導致嘉賓亂坐、不入坐的情況發(fā)生。

11.場控的細節(jié)問題：重要嘉賓臨時不來，應通知全部相關人員，不能有遺漏。

12.場控的細節(jié)問題：提前5分鐘提示入座，感覺有點短，導致演講已經(jīng)開始了，還有陸續(xù)進場入座的情況，考慮提前10分鐘也通知一次。

13.場控的細節(jié)問題：左側12聯(lián)屏在演講過程中沒有切換到第二套畫面，場地工作人員遺忘。我本人應該在開場10分鐘的時候提醒會場工作人員。

14.早期選擇的手機號后4位的簽到方式，因許多嘉賓沒有手機號而無法執(zhí)行，臨時更換簽到方式。

15.設計幾套典型DEMO，調(diào)試成功后，各類活動備用。

三個月，摸著石頭過河，終于上岸！全程打怪升級get新技能，一個字，爽！本打算這個活動復盤只寫后面這15條How To Be Better?的，但是思考總結的時候，除了一張張可愛的笑臉，和一陣陣爽朗的笑聲，還有在此期間誕生的鎂伽F4，一切都變得很模糊。于是，我一點點的去回憶，去深挖，去還原整個過程。謹以此文，獻給正在成長中的鎂伽，以及鎂伽20多位可愛的兄弟姐妹們！

———————————————The End!———————————————