這是一篇我寫的發(fā)表于TECH2IPO的關(guān)于團隊協(xié)作工具的綜合性評價文章，為創(chuàng)見聚光燈這個產(chǎn)品觀察項目“團隊協(xié)作”專題的總結(jié)，大面上列舉了目前比較常見的團隊協(xié)作工具，詳細介紹了 Asana 的使用方法，文章中每一個涉及到的產(chǎn)品都有單獨介紹的連接。以下為正文：

經(jīng)過了一個月的評測，我們對 21 種范團隊協(xié)作工具進行了零距離的試用和體驗，并且將我們的體驗整理成了前 9 篇文章。在這篇文章之前，編輯部里進行了激烈的討論，最終定下了我們團隊的協(xié)作工具。在介紹我們?yōu)槭裁床挥?，和我們?yōu)槭裁从弥?，先為急性子的讀者奉上我們的最終選擇：Asana（項目管理）+HackPad（會議與頭腦風暴）+OneDrive（文件分享）+Google 日歷（日程管理）

我們最終定下的這個選擇并不意味著是最佳的組合，因為每個創(chuàng)業(yè)團隊所做的工作及所對應的團隊協(xié)作需求不盡相同。在此在我們將說明，為什么 TECH2IPO 會選擇這樣的組合以供大家參考。如果對其中某一個產(chǎn)品感興趣，點擊文章中的連接將回溯到我們之前對每一個產(chǎn)品單獨的詳細評測，其中有更加客觀（不考慮我們團隊自身限制與需求）的優(yōu)劣評論。

為什么不用……？

首先，團隊協(xié)作的核心是項目管理，無論對于程序開發(fā)還是 TECH2IPO 這樣的媒體團隊來說都是適用的，其他工具需要配合項目管理平臺來選擇。所以我們最一開始進行投票的就是項目管理，本次參與創(chuàng)見聚光燈評測的項目管理有：Asana、Taskworld、Tower、Worktile、風車、明道、Yammer、推事本、Teambition。

我們最先淘汰掉的是風車，因為風車的項目管理功能相對較弱，使用起來更像是個人的 GTD 軟件，雖然目前 TECH2IPO 的團隊并不大。但是有時同一個項目要分解給許多個人完成不同的步驟，沒有子任務和 Follow 功能的風車不滿足 TECH2IPO 的需求。風車的一個優(yōu)勢是能夠非常直觀方便的看到項目的進度，這一點我們的最終選擇 Asana 是做不到的。但是針對創(chuàng)見這種媒體團隊來說，我們的幾乎所有項目都是長期項目，是無法“完成”或“歸檔”的甚至也無法用進度來衡量。因此項目的當前進度并不是我們的第一需求。

第二個淘汰的是 Tower，Tower 給我們帶來的困擾是免費版對項目數(shù)的限制讓 TECH2IPO 的成員感到隱隱的不安（雖然現(xiàn)在實際在執(zhí)行的項目尚未達到 Tower 的 20 個），而 Tower 的收費版價格對于我們來說又無法承受。另外，就是 Tower 仿制 Basecamp 的層級結(jié)構(gòu)讓團隊中一位死理性派的成員強迫癥發(fā)作，具體表現(xiàn)為：為什么他們的 Dahsboard 花花的？為什么不同的模塊沒有框或分割線？為什么要把討論這個功能放在最上面？為什么討論、任務、任務列表這些東西不能拖拽排列？

接下來，我們討論了 Worktile，TECH2IPO 的團隊目前滿足 Worktile 的免費版的條件，而且即便是收費版我們也能承擔的起，因此沒有付費壓力。但是 Worktile 的問題在于它是個剛上線不久的新平臺，從 Worktile 1.0 到 2.0 之間界面的巨大改版雖然一定程度上優(yōu)化了體驗，但是也讓我們產(chǎn)生出以后會不會還隨時要大改版的潛在擔憂。另外，Worktile 的移動版也是于上個月剛剛上線，雖然基本滿足要求，但在體驗和界面上并不能算是優(yōu)秀。想想團隊母公司之前默默棄用明道的原因，顏控的我們還是殘忍的拒絕了“Worktile”。

推事本給我們帶來的感覺近似于 Worktile，雖然在線聊天功能非常棒，但是考慮到我們除了核心團隊之外還有大量的兼職作者和譯者，我們不太可能將全部的交流任務都搬到推事本上來做。因此，我們沒有選擇推事本。（不過，也許我們會在未來嘗試用 Fleep 與作者建立聯(lián)系。）

之后是明道和 Yammer，事實上正如上面提到的，TECH2IPO 團隊其實以前是跟隨整個公司使用明道進行團隊協(xié)作的，明道也曾為我們這樣的創(chuàng)業(yè)企業(yè)提供了優(yōu)惠的方案，在此感謝明道對中小企業(yè)的支持。但是，在我們這次為撰寫創(chuàng)見聚光燈而測試明道的時候，我廠的明道里已經(jīng)荒草漫聲了。這其中有兩個原因，一個原因是直到去年為止明道的移動端還非常的弱，功能上和界面上都不盡人意，在 Android 上還時不時有卡死的問題，這作為一個提升效率的工具來說是無法容忍的。在這一點上，我們贊同 Evernote 的 CEO Phil Libin 說的話：

即便是企業(yè)產(chǎn)品也應以取悅個人用戶為目標……UI 和 UX 設計在未來企業(yè)產(chǎn)品設計中將越來越重要，只有這樣，員工才會違反公司規(guī)定來使用你們的產(chǎn)品。

另一個拒掉明道和 Yammer 的共同理由是：我們認為在團隊協(xié)作中加入大量的社交元素，甚至是以社交為中心向外擴展是本末倒置的，我們需要一個純粹的項目管理，社交功能（比如說社交帶來的非任務的提醒）會影響該工具的使用效率。

就算是你給了好幾屏的用戶引導我也記不住好么？

Taskworld 被干掉完全是一場意外，它本來有望在最終決戰(zhàn)中出現(xiàn)，但最后只落得了第三的位置。我們淘汰掉它的原因如上圖：它的按鈕太多了，結(jié)構(gòu)完全扁平化，智商如小編的人不會用！

不過，Taskworld 在團隊內(nèi)也有人支持的，支持的觀點是“這些按鈕就應該都被展示出來，能夠直接按多好，層級多了還要反復點好幾次才能完成?！?

另外一個淘汰 Taskworld 的原因是，它在我廠的網(wǎng)絡環(huán)境下表現(xiàn)很差，經(jīng)常刷不出任務列表。

好吧，Taskworld 就是典型的宗教戰(zhàn)爭犧牲品，默默點個蠟。

剩下的項目就是 Teambition 和 Asana 了，關(guān)于這兩個平臺孰優(yōu)孰劣的問題編輯部爭論的時間是最長的。筆者作為常年做國內(nèi)創(chuàng)業(yè)報道的小編其實是支持 Teambition 的一方，Teambition 在我們測試過的所有國內(nèi)的項目管理類團隊協(xié)作工具中是最強大的，基本滿足了團隊的全部需求。詳細的介紹我們可以去回顧一下那篇單獨寫 Teambition 的創(chuàng)見聚光燈。但是，Teambition 所面對的敵人 Asana 也不是一個小嘍啰，它在一定程度上可以說是項目管理類協(xié)作平臺的鼻祖。

我們先說說 Teambition 淘汰的原因：首先，Teambition 的項目 Dashboard 中也是按模塊展示而不是直接以任務流展示，直觀的有效空間變少了。我們希望的是在這里展示的四個模塊的順序應當是可以自行排列的，或者甚至可以X掉。因為并不是所有的項目都會需要到分享和文件，這樣就浪費了屏幕，分散了焦點。

我們需要去掉或隱藏至少應該可以排序的兩塊

還有一點至關(guān)重要的是，Teambition 現(xiàn)在無法建立“分享給團隊的，不屬于項目的，個人任務”。這個功能在 Asana 中可以很好的實現(xiàn)，我們可以在一個團隊中建立一個個人任務，這個任務在未添加任何 Follower 時它就是個人的不會出現(xiàn)在團隊日歷。這個功能實現(xiàn)了個人任務管理與團隊任務管理的完美結(jié)合。另外，Teambition 的分享功能雖然我們十分欣賞，但是目前 Teambition 的分享功能需要手動的復制和粘貼，本質(zhì)上更像一個論壇，但是我們需要的是一個……團隊 Pocket，后來我們用印象筆記來實現(xiàn)了這個需求。

為什么用 Asana？

說完了為什么不用之后，下面就來談談我們?yōu)槭裁催x擇 Asana。

首先，Asana 的層次是清晰且完整的，在 Asana 中可以建立一個 Workspace，我們稱這個為團隊。在建立 Workspace 之后可以建立數(shù)個 Project 即項目，項目之下可以直接建立 Task 也可以將多個 Task 合并為一個 Section（我們稱之為任務列表），在同一個任務之下，可以建立多個 Subtask（子任務）。

每個任務下面可以再分為多個子任務，可以指派給不同的人

Project 層級以下的項目均可以 Asign（指派）給某個人，這個功能在之前測試的許多項目管理中都無法做到：我們可以把整個 Section 都指派給某個人來負責，但其中的具體任務不一定全由他來完成，他可以將不同的任務分配給不同的人，同時一個任務有可能需要多個人來協(xié)作完成不同的步驟，每一個子任務又可以指派給不同的人。

以一個簡單的例子進行解構(gòu)這個過程：比如以 TECH2IPO 與創(chuàng)投平臺天使匯的合作為例，合作本身即為一個 Project，然后“日常的創(chuàng)業(yè)項目互推”（對應的是“非日常的創(chuàng)業(yè)項目報道”）我們會建立一個 Section，其中每一個 Task 是一個創(chuàng)業(yè)報道，撰寫每一篇報道的過程中需要與不同的人溝通則劃分為 Subtask，所有 Subtask 完成的時候 Task 就完成了。

這樣細分到具體執(zhí)行細節(jié)的方式的好處是，在 Asana 的個人 Calendar 中，我們可以清楚的看到“我”在團隊中要做什么，在我的 To-Do List 中直接陳列處理的是“我要寫一篇文章”或是“寫某篇專稿的某一個部分”而不是展示“我要參與這次的專題”這樣一個模糊的不可執(zhí)行概念。

我的日歷上的每一件事都是確實我要做的，而不是待分解的模糊任務

Asana 的另外一個優(yōu)勢在之前和 Teambition 進行對比的時候也提到了，Asana 可以在同一個工具內(nèi)實現(xiàn)對團隊和個人的時間管理，并且這兩套系統(tǒng)是共榮共通的。在 Asana 中有兩種方式建立私人任務，一種是在 Workspace 之外的“Personal Projects”這個虛擬的團隊（Workspace）中建立，另一種是在團隊中的 My Task 界面建立一個任務不將其添加到任何 Project 中，也不添加任何 Follower，那么這個任務對團隊就是隱形的。這兩者的主要區(qū)別是：

Personal Projects 是一個虛擬的團隊，它下面有完整的四層結(jié)構(gòu)（Project、Secition、Task、SubTask），在這里面做的任何操作都是獨立于團隊的，不能指派給除自己以外的人（指派之后，這個任務會從你的 Personal Projects 中消失，轉(zhuǎn)移到對方的 Personal Projects，如果該任務完成，會有一個通知回饋任務指派人該任務已完成。），但可以添加外部 Follower，分享自己個人任務的進度。

在團隊中建立無從屬任務，這個方式可以更加方便處理那些有可能轉(zhuǎn)化為團隊任務的事情。它只有 Task 和 Subtask 兩個層級。我們的建議是所有工作上的事情都以這種方式建立，一旦需要的時候，隨時可以將這個 Task 轉(zhuǎn)移進團隊的某個 Project 或 Section 中。

另外，在整個 Asana 中基本做到了有列表的地方就有日歷，日歷的層級也異常清晰，我們可以看到整個 Workspace（團隊）的日歷，也可以看到 Project 的日歷，還可以看到個人的日歷。個人的日歷上呈現(xiàn)的就一定是“我”要做的事情，無論這個任務是隸屬于團隊、某個 Project 還是某個 Task 下面的 Subtask。具體的區(qū)別如下：

My Tasks Calendar - 所有 Asign 為我的需要我執(zhí)行任務和我個人創(chuàng)建的無從屬任務的日歷

Project Calendar - 該 Project、Section 下的全部任務的日歷

Team Calendar - 該 Workspace 下所有公開任務的日歷

All Tasks Calendar - 該 Workspace 下所有公開任務、我個人創(chuàng)建的無從屬任務的日歷

其次，Asana 在任務管理本身之外的地方給了我們很大的驚喜。點開 Asana 的 Apps Intergrations 頁面中，我們可以看到 Asana 支持海量的效率類工具整合。比如 TECH2IPO 團隊幾乎同時都在個人的使用印象筆記，Asana 可以實現(xiàn)當我在印象筆記指定的筆記本中建立一個新筆記的時候就自動在 Asana 中創(chuàng)建一個任務，讓 Asana 變成了在后臺默默工作的行政助理（由于 Asana 支持的是 Evernote 不是印象筆記，所以這個具體的過程是要使用到 Zapier，電子郵件做跳轉(zhuǎn)）。另外，Asana 支持內(nèi)嵌在 Worpdress 中，這一點也十分便于利用 Wordpress 搭建的媒體團隊的協(xié)作（小預告：TECH2IPO 將于近期遷移到 WP 平臺）。

由于 Asana 在硅谷的知名度和影響力，Asana 支持幾乎所有常用的外國云服務，這一點是不容忽略的，Asana 自身完善的 API 也保證了其延展性。在國內(nèi)的同類產(chǎn)品中，沒有一點能夠做到這一點。這為我們之后選擇配套服務（比如云存儲，文檔等）以及以后更換相關(guān)的配套服務提供了便利。

最后一點，Asana 雖然不是最漂亮的，但是 Asana 無論是在 iOS 上還是 Android 上都有第三方客戶端來保障用戶體驗。在我們之前測試 Asana 的時候曾經(jīng)對 Asana 移動端“保守”的畫風進行過吐槽。但是，在我們決定深入的使用 Asana 之后發(fā)現(xiàn)，因為 Asana 開放了其全部 API，我們可以找到其他的客戶端來替代 Asana 自身的客戶端。這樣就滿足了顏控不同的審美需求。

Asana 的缺點

Asana 當然也不是完美的產(chǎn)品，首先它自國內(nèi)使用速度略慢。另外就是由于 Asana 的功能強大界面設計略顯復雜，而且沒有中文版，所以對于國內(nèi)團隊來說上手需要一段時間。

Asana 對于我們來說是一個在測試中不斷發(fā)現(xiàn)意外驚喜的工具，而且 Asana 不是一個亮點特別明顯或偏向某一方面優(yōu)秀，而是每一方面都做的很出色的平臺?；旧铣私缑嬖O計上之外，可以認為 Asana 的所有指標在參與此次評測的項目中都是最優(yōu)的。

在我們定下使用 Asana 的這一天，也就是愚人節(jié)的這一天，Asana 推出了一個新的極具情懷的愚人節(jié)功能：SnapTask——創(chuàng)建一個閱后即焚任務，任何人看到它開始十秒鐘后自動完成。雖然我們不太可能用到這個任務，但是這還是讓我們團隊所有人都感到很有趣。

說說其他的

好了，我們用了 70% 的篇幅來講述了我們?yōu)槭裁匆x擇 Asana 作為項目管理協(xié)作平臺，那么接下來就該說說我們的組合中的其他選擇：

HackPad（會議和頭腦風暴）+OneDrive（文件分享）+Google 日歷（日程管理）

首先是 Hackpad，對于沒有使用過的人來說，Hackpad 是一個不好描述的產(chǎn)品。它是一個用于團隊協(xié)作的 Wiki 平臺，任何人可編輯，可同時編輯，版本控制和詳盡的修改記錄是它的主要特性。我們團隊使用它的場景是會議記錄和與團隊外成員的文檔協(xié)作。

Hackpad 的好處是多人同時修改完全不會導致沖突，它的同時編輯功能比微軟的 Office Online 和 Google Docs 更加強大。同時，我們利用它來分享文章草稿給團隊外的人，讓他們可以直接在文章草稿中進行編輯，我們能夠一目了然的看到修改記錄。這避免了以往采用 Word 方式分享草稿時，許多團隊外的成員不打開修訂模式導致文檔返回后編輯還要重新校對一遍。

與 Hackpad 在同一個應用場景下的產(chǎn)品應該是 Moxtra，如果說 Hackpad 是快艇的話，Moxtra 就是會議記錄+資料整理的航空母艦。我們不用 Moxtra 的主要原因是 Moxtra 體型太重了，我們不需要 Moxtra 的聊天功能、會議日程安排功能、會議中資料演示功能和分屏會議功能等。而且 Moxtra 作為資料夾是一個相對比較閉環(huán)的設計，資料與文件加入容易導出難這一點也不符合我們的需求，因為我們的工作重心是任務不是文檔。

整理歸檔的文檔（一些長期不用修改的文案、工作制度、編輯守則、對外公關(guān)關(guān)系、刊例、Logo 等），我們選擇的是 OneDrive。這個選擇異常的簡單：Dropbox、OneDrive 和 Google Docs 這三者中只有 OneDrive 完全不受到墻的阻攔。雖然翻越技術(shù)是編輯部的標配，但是我們總要預備在無法翻越的緊急情況下使用文件，因此選擇了 OneDrive。

Google 日歷，這個沒有什么特別好說的，因為我們的所有服務選擇的都是國外的產(chǎn)品，因此我們自然而然的選擇了能夠?qū)⑦@些服務串聯(lián)起來的 Google 日歷而不是 QQ 企業(yè)郵箱的日歷。實際上，在決定使用 Asana 了之后，Google 日歷也基本上隱居幕后了。Asana 可以很方便的和 Google 日歷進行同步，這樣就能夠?qū)⑷粘掏降狡渌魏沃С?Google 日歷的個人任務管理工具上。

另外，我們在規(guī)定以外每個人還是用印象筆記來做知識整理和寫作，因此不可避免的我們也會用印象筆記來在成員之間傳遞一些草稿。Zapier、IFTTT 和 Google 日歷保障了整個工作流中文件、任務與日程的順暢流轉(zhuǎn)，團隊成員可以選擇自己喜歡的個人效率工具來完善自己的工具列表。

我們還需要什么？（對國產(chǎn)項目管理類協(xié)作工具的思考）

其實對于這次的選擇結(jié)果，TECH2IPO 的編輯們還是感到有些意外。因為畢竟，在經(jīng)歷了一系列的篩選之后，我們最終竟然沒有選擇一個國產(chǎn)服務。

這并不是因為編輯部崇洋媚外，或者是特別在意自己的數(shù)據(jù)安全，只是確實……每一項國產(chǎn)的服務都有這樣或那樣的不足。下面是我們整理的一些對國產(chǎn)團隊協(xié)作工具的意見，并不針對某一個廠家，大家可以當作我們是普通用戶聽一聽我們的需求：

不要怕被指責抄襲，因為國內(nèi)有這樣那樣的原因，國外的服務有的時候用起來就是不爽。如果我們還在用新浪微博，在用人人，在用 QQ，就不要怕受到像素級拷貝的指責。相反，如果一個山寨品在功能上、界面上做不到和其原品在同一個水平線上，那么墻是拯救不了它的。此次評測的國內(nèi)項目中，能夠達到原品水平的不多。

服務之間的延展性不高，只有少數(shù)國內(nèi)產(chǎn)品提供了 API，而且由于大環(huán)境使然，即便是提供了 API 的工具也很少能夠和其他服務結(jié)合使用。

接地氣≠漢化。這與第一條并不矛盾，意即在核心需求已經(jīng)達到原品水平之后，我們需要的不僅僅是國外服務在國內(nèi)的漢化版，而是能夠真正滿足一些國內(nèi)的需求。

在如何打造適應國內(nèi)辦公文化的團隊協(xié)作工具這個問題上，我們咨詢了多年工作經(jīng)驗的人事行政領(lǐng)域資深專家（我廠行政同學辛苦了），她對團隊協(xié)作提出的看法在整理之后可以理解為：

從整個公司的角度講，有的工具以項目為最高級 Dashboard 的話，再往上就沒辦法組織了。不同的團隊（在公司內(nèi)其實是不同的部門）之間應該能夠有一個模糊的進度分享，看到不同的項目在做哪些項目，起止日期是什么，進度到多少?？鐖F隊之間（整個公司）的項目細節(jié)分享可以由公司不同的需求來設置權(quán)限。 還有一點也是從公司的角度來說，團隊協(xié)作需要活動、調(diào)查、單獨發(fā)通知的功能。如果現(xiàn)在這些工具目標都是小團隊（部門），那么我們需要有個東西把他們連接在一起。

另外，在發(fā)散思維之后，我們也想到了許多可以和團隊協(xié)作（項目管理）結(jié)合的奇葩思路，比如在建立外出日程的時候可以直接調(diào)用地圖查詢路線（甚至接入打車服務），或者還可以在項目管理中增加訂餐功能。

團隊協(xié)作的一個理想狀態(tài)是它自身的頁面應當長時間保留在團隊成員的瀏覽器后臺，這就需要團隊協(xié)作工具不只是一個只有完成任務和分配任務的時候才去登陸的東西。明道在這方面想到的是社交，但這樣卻使得社交的信息噪音蓋過了有用信息，最終導致漸漸停用。我們的思考是可以在工具屬性上做一些文章，比如將 Pocket 的模式整合進項目，番茄工作法的鬧鐘與任務管理相結(jié)合。

添加這些功能的目的是為了在完成項目管理的同時給團隊成員更多登陸這個平臺的理由，但是本身又不會產(chǎn)生信息干擾核心功能。

我們也希望在不遠的將來，TECH2IPO 團隊能夠使用上國內(nèi)趨于完美的團隊協(xié)作工具，不再飽受網(wǎng)速之苦的折磨。

附錄：Asana 常用名詞推薦翻譯及快捷鍵說明

常用名詞： Workspace 團隊
Projecct 項目

Section 任務列表

Task 任務

Subtask 子任務

Asign 指派

Due Date 截止日期

Follower 關(guān)注者

Personal Projects 個人空間

Tag 標簽

My Task Calendar 個人日歷

Project Calendar 項目日歷

Team Calendar 團隊日歷

All Task Calendar 全局日歷

快捷鍵說明

Tab+BKSP

刪除選中Task

(其他方法：在一個任務標題為空的情況下按退格)

Ctrl+? 完成選中 Task

Ctrl+↑ / Ctrl+↓ 移動焦點

Ctrl+Shift+↑ / Ctrl+Shift+↓ 將光標移動到下一個 section

Ctrl+C 拷貝選中 Task

Ctrl+V 粘貼選中 Task

Tab+M 將指派給自己

Tab+H 選中 Task

Tab+Y 標記為今日待辦

Tab+U 標記為下一步任務

Tab+L 標記為以后待辦

Tab+Z 歸檔已完成 Task

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