“很多人做PPT不是技巧問題，而是思路問題。”

簡單實用：我只想和你分享我的PPT心得

作者：七巧 ? 第21篇原創

?NO.1場景?

周五下班前一刻的電話

「老板」“七巧，下周二下午，海總的陳院長來聽取咱們有哪些實驗設備要進駐新的研究大樓，請你準備一份匯報PPT。”

?NO.2 懶人周末?

做好PPT，又能過自己的周末，不是先做PPT哦~

而是電話里必須先解決下面的事！

（1）接收信息：腦中快速提煉老板說的話，如果身邊有紙筆，馬上記錄。

（2）拆分信息，當場提問（決定成敗的關鍵）：

“好的，我確認一下以下信息：PPT應該展示咱們院所有要進駐新大樓的設備，而不僅僅是咱們科室自己的，對么？周二是您匯報嗎？”

（3）再次接受信息：

“對，咱們院所有的設備，你去找一下其他科室相關負責人，周二不是我匯報，是段院長匯報。”

（4）再次拆分新信息，當場給出自己的決策，判斷老板是否同意。

“好的，我周一下班前做好PPT，發給您還是直接發給段院長抄送給您？”

“直接給段院長，抄給我就行。”

必須解決的事情匯總如下：

PPT的內容范圍、匯報人、截止時間和交付人。

?NO.3提煉信息?

電話之后需要馬上提煉信息

1.本次PPT的根本目的：

較短的時間內和領導講清楚：

哪些設備需要去新大樓？

這些設備是干什么的？

這些設備占多大地兒？

去了之后放在哪里？

隨便放還是有樓層、地基的特殊要求？

2.涉及到的人物：

匯報人：段老板→特點：不見得熟悉每個設備，所以文字不能太少。

合作人：院里另外5個科室的實驗設備負責人→特點：高效協同，必須先統一思（模）想（板）。

聽 ? ?眾：局級領導→特點：時間寶貴，不想聽廢話和大而空的內容。

3.涉及到的內容：

實驗設備：設備名稱、現實意義、主要功能、主要結構及尺寸、對新場所的樓層和地基有無要求。

完成時間：周一下午完成，橫跨一個周末。

是否交叉：協調其他5位負責人的周末時間？（開玩笑吧~）

4.正確的做法

（1）馬上QQ\微信\電話和其他5位負責人明確工作任務，告知每個人會在周六早上收到統一的PPT模板，工作量大約耗時1小時，周一上午11點之前返回給七巧。

（2）不要先做模板，而是自己周五晚上先加班做好PPT。先做好自己負責的設備PPT，才能在過程中尋找到合適的排版和關鍵點，便于做出的模板易于其他人操作：人性化！

?NO.4確定風格和構架?

這里的PPT不是情懷和文字交換的場地

1.明確限制因素

（1）場地限制：研究院普通會議室，普通燈光、普通投影儀。→白色底板，不用寬屏（采用標準4:3大小）。

（2）聽眾限制：20人以內（傳統行業相關領導+職能部門負責人，60后）→不要花哨。

（3）精力限制：

匯報人精力有限，拿到PPT后看一眼即可直接上臺匯報，無需演練，更不要背稿。

解決方案：邏輯強的提綱和完整但凝練的文字。

聽眾精力有限，言簡意賅，只講核心，解決問題。

解決方案：講人話，說重點。

制作人精力有限，工作繁忙，完成PPT不要占用太多時間。

解決方案：極簡主義風格PPT。

2.確定內容

綜合限制因素，每個設備做3頁PPT，凝練出每一頁的價值。

第一頁主題：設備的現實意義。

第二頁主題：設備的結構和功能

第三頁主題：設備尺寸及地基需求

3.快速回顧檢查3頁PPT是否get上述所有分析到的點。

?NO.5 ?先思考后動筆?

為什么思考了這么多才開始做？

理解老板的想法，才能確保你工作的價值；

理解同事的想法，才能讓同事愿意配合你。

上來就悶頭做出來的PPT，有三宗罪：

①不見得能夠讓其他5位協同合作者適應，一旦他們做出的PPT達不到你的風格，你還需要重新再修改包裝一遍！別人抱怨不實用，自己還累得像只狗。

②大氣磅礴炫酷的發布會式或者精美模板不一定讓60后的領導喜歡，而且很可能無法在你那普通的會議室投影機里體現出來它的B格。

③可能忽略了關鍵信息，導致內容跑偏或者啰嗦或者字太少老板講不出來（后果不堪設想......）。

?NO.6快速完成PPT?

極簡、實用

（1）主題模板：

如果沒有固定的模板，就把對方領導公司的LOGO和自己所在單位的LOGO各自放在PPT頁面最上端左右腳，從各自LOGO底部引出一條線加粗，用取色筆取各自LOGO的顏色作為線條的顏色，完成頂部標題的制作。

頂部標題文字選用微軟雅黑32~36號字。

（2）版面設計：

經典的左文右圖+上文下圖，交叉使用，簡潔統一又富有變換。但不是隨便交叉，注意使用方法：

①前兩頁PPT主題都是設備介紹，因此都采用左文右圖。左文占PPT幅面不要超過2/3。

②第三頁PPT主題切換到實際問題的解決，因此采用上文下圖，和前面兩頁呈現排版區別以突出它的特殊性和解決問題的地位。上文占PPT幅面不要超過2/3。第三頁涉及大量尺寸參數，建議選用表格，表格顏色與對方公司LOGO主題色一致。

（3）一級標題、二級標題的命名和修飾

①一級標題均采用設備名字，反復強調。外面加上一個方框作為醒目的修飾，顏色選取對方領導公司LOGO主題色，字體選用微軟雅黑20~24號字。

②二級標題圍繞每頁主題設計，數量不超過3個，前面添加PPT自帶符號即可。符號顏色與一級標題彩框顏色一致，字體選用微軟雅黑18號字。

（3）文字和配圖

嚴格根據二級標題，凝練所述文字。配圖安排設備實體圖或實驗過程圖最佳。

（4）整體檢查

①內容符合領導預期，無漏項、無廢話。

②整體風格統一、色彩統一、圖文一一對齊、頁碼日期都有。

③素材好找、制作快速（正常40分鐘左右，熟練者更快），協同工作者可接受。

好了，以上工作在周五晚上7點前全部完成，趕緊發給同事作為模板，歡樂回家過周末~周一來收割匯總~

今天的小文主要講思路，還有陸續操作技巧奉上。

希望對你有幫助，有用就贊賞和分享吧，對我是特大的鼓勵！謝謝呢~

【END】

我對這個世界有著飽滿的好奇心

我是一個努力活得七彩的北漂小博士