必須用一種“主動”的心態去組織溝通日程表。如果你不主動安排自己的時間，別人就會來安排你的時間。
西方管理對時間管理比較重視，在外企用日程表來管理時間是很普遍的，但這并不代表大家都用得到位。為什么時間管理與溝通有關系呢？試想一下，我們的日程表里是什么內容？大部分應該都是這個會、那個會，這個活動、那個活動，每個會、每個活動不就是與不同人作出不同的溝通嗎？
從日程表可以看出你的人生軌跡
日程表基本上就是我們與不同人在不同時間、不同地點的溝通安排。換句話說，日程表記錄了我們每天的溝通軌跡。從日程表里面，我就可以看到自己溝通的習慣，是主動還是被動的，是內部多還是外部多……再嚴肅一點，從日程表里面的細節，你可以看到你的人生軌跡。
我們每個人下意識都以為自己會知道自己的時間是怎樣花的，其實不然。我曾經請我的一些學員做一個關于日程表的作業：“在未來一個月，你開始將你每天每一個小時的工作內容記錄下來，一個月之后再看。”結果令他們很驚訝，因為很多人從來沒有想過他們的時間是這樣花的。因為很多時間怎樣花的決定是“被動”的，也是這個原因，我們常常說時間不夠用，因為是被別人拿去用了。你的人生是“主動”的還是“被動”的由你作主，一切從日程表開始。
我使用日程表的經驗歷程
我養成用日程表的習慣已經多年了，在電子備忘錄時代我就開始試圖合理安排自己的時間，這一過程中的領悟就是事情永遠是安排不完的。一開始還考慮是不是備忘錄的功能不夠完善，這個當然不是，完全取決于使用者自己的心態。剛開始以為將自己的時間管理好，做事可能會輕松點，后來發覺一點都不是。無論換過多少工具，事情還是永遠做不完。但用日程表的好處是在安排工作的時候，你至少知道什么你是做不完的，你甚至需要決定事情的優先順序。
有一次，我的時間表又爆棚了，逼著自己要重新檢查一下日程表。我還記得當時心里想著一天只有24小時，日程表不會給我更多時間，我只能少做一點兒。想到這里我如夢初醒，開始反問自己：“這件事真的需要做嗎？”這個問題完全改變了我對時間管理的觀點，明白時間管理與工具沒有關系，更重要的是自己怎樣去選擇做什么、不做什么。你必須用一種“主動”的心態去組織溝通日程表，有些溝通不必要就要“主動”刪除，有些重要的溝通就要“主動”爭取。如果你不主動安排自己的時間，那么別人就會來安排你的時間，那你的很多溝通將不是經過你考慮的，都是被動的。
主動心態才會讓你學到更多
我當時還有一個誤區，就是外企里面的人都會用日程表，所以我們的時間應該很容易協調。誰知道我深入一看，很多所謂用日程表的同事的日程大多都是空白的。我去找一個問問，他說很多日程都成習慣了，都是秘書安排的。我當時又多了一個領悟，這位同事就是“被動”地去做事，同樣很忙，但時間都是別人安排的，所以他完全就是在機制里面做事，自己基本沒有太多參與，只是專注地將每件事做好。一旦他離開這家企業，他的能力會一下子消失大半，需要很長時間才能重新撿起。
這件事讓我更清晰地定義了什么叫用心做事。在機制里面隨波逐流、不求甚解，就是不用心。所以同一家外企、同一個組織，出來的結果可以很不一樣，就是一個用不用心的分別。很多外企員工在外企里面混了十年八年，如果他是用一種“主動”的方式去做事情，那他能學到很多。但如果他是“被動”地去做，就有點跟著劇本去念戲，自己的腦子一點都沒有進去，甚至對臺詞為什么這樣寫也不知道，這樣的經驗素質就相對低了。
我們每天的生活就是與不同的人，在不同地點、不同時間，作出希望是有效的溝通。一輩子你才有兩萬多天來決定你怎樣生活、怎樣控制你的溝通日程表，所以我建議你從今天開始就“我的生活我作主”，你不主動，你自然變為被動。
