Excel的函數(shù)公式應(yīng)該這樣學(xué)，你知道嗎？
作者 | 阿何
如果知道如何提高自己的Excel水平，沒人愿意自己像個(gè)SB一樣對(duì)著一大堆表格一籌莫展。 更多時(shí)候，我們的苦惱來自明明很想提高水平，卻無從下手。明明已經(jīng)很努力學(xué)，卻收效甚微。
本期文章是本人在2月17日晚職場(chǎng)充電寶在線微課分享內(nèi)容《如何學(xué)好Excel的函數(shù)公式功能》的文字版總結(jié)。
一、為何你學(xué)不好Excel的函數(shù)公式？
1、請(qǐng)檢查自己的基礎(chǔ)知識(shí)是否具備？
任何知識(shí)，都是一個(gè)金字塔結(jié)構(gòu)，知識(shí)點(diǎn)和知識(shí)點(diǎn)之間存在依存關(guān)系。想學(xué)會(huì)上層的知識(shí)，必須學(xué)會(huì)底層的知識(shí)。如果底層的知識(shí)、細(xì)節(jié)掌握的不牢靠，應(yīng)用上層知識(shí)的時(shí)候就會(huì)犯錯(cuò)誤，或者找不到解決方法。
比如很多朋友學(xué)習(xí)Excel，連”絕對(duì)引用“和”相對(duì)引用“都沒有搞清楚，只是表面學(xué)會(huì)了一些函數(shù)公式，覺得自己懂了。結(jié)果一遇到特殊情況，就會(huì)出錯(cuò)，或者算出錯(cuò)誤的結(jié)果。
又比如如果連與或運(yùn)算，布爾值之類基本概念都不懂，你學(xué)IF函數(shù)就會(huì)很吃力，甚至根本看不懂這個(gè)函數(shù)是干啥的。
大部分人學(xué)習(xí)函數(shù)公式，都是偏向于應(yīng)用，也就是解決具體問題。這本來是沒問題的，但大家因此而忽視了基本概念的掌握，造成的結(jié)果就是學(xué)習(xí)上層知識(shí)很吃力，事倍功半。
2、請(qǐng)檢查是不是自己的學(xué)習(xí)方法出了問題
學(xué)習(xí)Excel（包括學(xué)習(xí)其他知識(shí)），應(yīng)該包括下面四大點(diǎn)：
A、基本概念的理解和基本規(guī)則的掌握
B、知識(shí)點(diǎn)的大量練習(xí)
C、實(shí)際問題的解決
D、思考和總結(jié)
大部分學(xué)Excel是這樣的：直接進(jìn)入到第三個(gè)C階段，學(xué)習(xí)案例，解決實(shí)際問題。發(fā)現(xiàn)有不懂的地方，再回到第一個(gè)A階段，去了解基本概念。
這樣的學(xué)習(xí)方法，缺失了兩個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，就是知識(shí)點(diǎn)的大量練習(xí)以及思考和總結(jié)。同時(shí)，大部分人在A階段的學(xué)習(xí)也是非常不夠的，停留在表面。正因?yàn)槿绱耍笔У倪@些東西讓我們學(xué)習(xí)Excel的效果大打折扣。
二、Excel函數(shù)公式的正確學(xué)習(xí)方式
1、地基要打牢固
意思是說基本概念和基本規(guī)則一定要全面、充分、透徹地了解。
比如Excel相關(guān)的知識(shí)點(diǎn)：
單元格、單元格坐標(biāo)、絕對(duì)引用、相對(duì)引用、工作表、填充手柄、單元格格式……等等，又比如函數(shù)公式相關(guān)的基礎(chǔ)依存知識(shí)：
基礎(chǔ)數(shù)學(xué)概念如數(shù)據(jù)類型（整數(shù)、自然數(shù)、分?jǐn)?shù)）、數(shù)列、余數(shù)、常規(guī)數(shù)學(xué)運(yùn)算，數(shù)學(xué)運(yùn)算的優(yōu)先級(jí)、基礎(chǔ)邏輯運(yùn)算……等等。
大家不要覺得這些概念很簡(jiǎn)單，沒有必要這么費(fèi)勁去學(xué)習(xí)。實(shí)際上就算是很簡(jiǎn)單的概念，如果理解不透徹、不全面也會(huì)讓我們很糊涂。
例子1：
如上圖，我們用填充手柄往下拖動(dòng)，我們知道A4的結(jié)果會(huì)是4，A5的結(jié)果會(huì)是5，以此類推。
但我們換一種情況，比如下圖這樣子：
再用填充手柄往下拖動(dòng)，會(huì)出來什么結(jié)果就沒多少人知道了。
例子2：
如圖，我們?cè)贑2單元格輸入=A2，所以出來和A2一樣的數(shù)據(jù)“張三”。
現(xiàn)在問幾個(gè)問題：
A、如果填充手柄從C2拖動(dòng)到D2，以及拖動(dòng)到C3，結(jié)果分別會(huì)是什么？
B、上面操作完后，再從C3拖到D3，結(jié)果會(huì)是什么？
C、上兩步操作完后，如果我們?cè)贏列左側(cè)新增一列，這些單元格的內(nèi)容又會(huì)怎樣變化？
對(duì)正確掌握概念的人來說，這些題想都不用想就知道答案了。但其實(shí)很多新手，連這么簡(jiǎn)單的問題都要想老半天，就是因?yàn)榛靖拍钫莆盏倪€不夠扎實(shí)。
舉這兩個(gè)例子是想說明：有些時(shí)候我們覺得自己懂了，其實(shí)可能我們并不懂，或者懂一點(diǎn)但很不全面。
那么，如何把基礎(chǔ)概念打的牢固一點(diǎn)呢？
我采取的方法是：學(xué)到一個(gè)概念，能練習(xí)的馬上打開一個(gè)空白的Excel表格，然后模擬不同的情況去測(cè)試這個(gè)概念帶來的結(jié)果（就像上面舉例那樣）。有些結(jié)果我們能想到，有些結(jié)果可能出乎我們預(yù)料。如果結(jié)果出乎預(yù)料，我們就要及時(shí)思考，為什么會(huì)這樣。
總的來說，基本概念的掌握要：透徹、全面，為我們學(xué)習(xí)函數(shù)公式做最好的準(zhǔn)備。
2、學(xué)好函數(shù)的三大步驟
第一步：了解函數(shù)的基本機(jī)構(gòu)，初步掌握用法
比如最簡(jiǎn)單的函數(shù)，sum函數(shù)。它的基本結(jié)構(gòu)是這樣的：
=sum(num1,num2,……）
這是個(gè)求和函數(shù)，功能是把各個(gè)參數(shù)加總起來，達(dá)到求和的目的。然后可以親自測(cè)試一下，可以說就完成這個(gè)階段的學(xué)習(xí)了。
第二步：閱讀官方文檔說明
官方文檔是學(xué)習(xí)函數(shù)最重要、也是必不可少的一個(gè)階段。一般來說，看完文檔你會(huì)生出“我以為我懂了這個(gè)函數(shù)，其實(shí)我啥也不懂”的感覺。
以最簡(jiǎn)單的SUM求和函數(shù)為例，大家可以自己去查看下官方文檔對(duì)這個(gè)函數(shù)的說明。你會(huì)發(fā)現(xiàn)這么簡(jiǎn)單的函數(shù)，官方文檔居然有好幾頁！
從這幾頁文檔，我們又可以發(fā)現(xiàn)下面的知識(shí)點(diǎn)（部分列舉）：
比如：=SUM（A2：B5）
通過這個(gè)我們知道，原來SUM函數(shù)可以對(duì)一個(gè)區(qū)域的所有數(shù)據(jù)直接求和。
又比如：=SUM（表格名稱）
通過這個(gè)我們知道，我們給表格區(qū)域定義名稱后，可以直接采用這種方式進(jìn)行求和。用名稱來代替諸如“A2：B5”這樣的對(duì)角坐標(biāo)，可以讓公式的可讀性大大增強(qiáng)。
通過官方文檔的認(rèn)真閱讀、學(xué)習(xí)和練習(xí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)原來很簡(jiǎn)單的一個(gè)函數(shù)，其實(shí)遠(yuǎn)比你想象的要強(qiáng)大！
第三步：窮根揭底
還是以SUM函數(shù)為例，我們可以繼續(xù)深入思考：
A、如果求和的是文本，比如=SUM（“張三”，“李四”）這樣可以嗎？
我們發(fā)現(xiàn)公式報(bào)錯(cuò)了，原來函數(shù)不能對(duì)文本進(jìn)行求和。
B、我們繼續(xù)想，假如有單元格格式是文本，但內(nèi)容是“1”，“2”這樣的，能否用SUM函數(shù)求和呢？
試驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)，原來是可以的。也就是就算單元格格式不是數(shù)字是文本，但只要實(shí)際內(nèi)容是數(shù)字，也是OK的。
C、我們?cè)傧耄绻鸖UM函數(shù)的某個(gè)參數(shù)是條件比較的式子，可不可以呢？
比如：=SUM(A2,(A3<0))
試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)是可以的，條件成立，這個(gè)參數(shù)的值就是1，否則就是0.
通過上面3個(gè)思考，我們對(duì)SUM函數(shù)的理解是不是更加深入了一點(diǎn)？
別著急，還可以進(jìn)行第四個(gè)思考：
D、我們想，能否給參數(shù)加上負(fù)號(hào)，使得SUM函數(shù)不但可以對(duì)參數(shù)求和，還可以減去某些參數(shù)的值呢？比如下面這樣：
=SUM(A1,-A2）
我們發(fā)現(xiàn)這樣也是可以的，上面的SUM函數(shù)實(shí)際計(jì)算的值是A1-A2。
通過這個(gè)方法，我們能真正吃透一個(gè)函數(shù)，最后把函數(shù)用得出神入化。
那么我們通過什么步驟去吃透一個(gè)函數(shù)呢？一般可以通過下面的3個(gè)步驟：
A、透徹了解函數(shù)對(duì)參數(shù)的要求，比如參數(shù)的數(shù)據(jù)類型要求，參數(shù)的邊界等
B、要思考如何“改造”函數(shù)，使得它用法更加靈活。比如這個(gè)函數(shù)怎樣在參數(shù)里嵌套其他函數(shù)，能否改造參數(shù)（如上面例子的加符號(hào)）等等
C、再次我們還要思考如果參數(shù)錯(cuò)誤，函數(shù)會(huì)如何處理。有些函數(shù)會(huì)直接報(bào)錯(cuò)，有些函數(shù)會(huì)強(qiáng)制轉(zhuǎn)換參數(shù)，有些函數(shù)會(huì)采取默認(rèn)值，這些都要自己思考、試驗(yàn)后才知道。
通過上面的學(xué)習(xí)過程，一般我們對(duì)函數(shù)的掌握水平就能突飛猛進(jìn)了。
3、鞏固階段
最后我們還要通過大量的實(shí)踐來鞏固學(xué)到的知識(shí)，這里給大家介紹“一題多解“學(xué)習(xí)法。
比如我們學(xué)習(xí)SUM函數(shù)：
A、到百度以SUM函數(shù)、案例、教程等為關(guān)鍵詞，查找到很多有實(shí)際案例的教學(xué)文章
B、把案例的問題部分摘抄出來，先不看答案，自己嘗試解答。并且同一道題目，要想到盡可能多的解決方法
C、查看答案，和自己的答案對(duì)比，找自己的不足，同時(shí)把別人好的思路記錄下來
不斷重復(fù)這樣的學(xué)習(xí)過程，一個(gè)函數(shù)一個(gè)函數(shù)攻克，堅(jiān)持一段時(shí)間，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你對(duì)Excel的掌握程度完全不同了。
本文作者阿何，未經(jīng)授權(quán)嚴(yán)禁轉(zhuǎn)載。
