2017.9.22 《番茄工作法詳解》之四“如何正確預估番茄數”

這個問題，基本上是個技術問題，其實我在工作的狀態下，每天完成個5番茄鐘就已經是很不錯的了。不過標準的要求是8-10個，我離標準還是很遠啊~?。?/p>

專注力和拖延癥對我來說是兩大難題，而這個工作法是要看的長期效果，我希望我可以堅持下去，今天已經不可能了，腦袋里的計劃沒有落實到筆上，明天開始每天三個大計劃。努力先堅持一周。

好了，廢話不多說，正文分享開始……

1我們為什么要做預估

預估和測量在番茄工作法中必不可少。如果沒有它們，每天要做計劃是很困難的。番茄工作法要求花時間做回顧，設法將你“認為自己能做的”與“實際做到的”相對應，這樣才能不斷改進。跟蹤和記錄是番茄作法中的測量方法。

以預估為基礎來進行計劃，使得當天的自我承諾更真實可行，這樣的結果之一就是增強做事的積極性。通過記錄每天完成的番茄鐘數目，可以讓你對自己的“番茄鐘日流量”心中有數。

大家是不是有經歷過這樣的事情，每次完成任務的時間往往會比原先預估的時間多出很多，這是什么原因造成呢？主要有以下兩種可能的原因：

※ 做預估的方法或能力有待改進；

※ 工作開始后，又出現新情況、新問題，使得環境發生改變。

對于第二種情況，我們無法預言會出現什么新情況、新問題。但可以通過訓練和監控，積累做預估的經驗和技巧。每天早晨，在計劃當天活動之前，檢查“活動清單”表格中的每一項新活動，試著預估它們各自需要多少番茄鐘來完成。你還可以快速瀏覽一下之前做出的預估，看看要不要修改。

例如，我將預估番茄鐘數寫在“活動清單”表格每個條目的右邊。當然是用鉛筆，這樣如果我稍后遇到新情況，想要調整預估值的話，數字還可以修改。

2如何做出比較準確的預估呢？

為了更好做出準確的預估，我們可以用哪些方法？

01）多次預估

心理學家愛德華·福歐做過一個實驗，結果顯示，一個人做多次猜測的平均結果比單次猜測的結果更接近事實。他詢問人們各種瑣事。在沒有告知答題者的情況下，某些問題稍后會重復提出。他注意到，一個人的多次回答的平均值，要比單次猜測的結果來得正確。

所以，為了讓自己的預估誤差小一些，我們也可以做出自己的“百萬大決定”。一次又一次地做出新的猜測，即使沒有新的情況出現。

02）活動拆分

假如一項活動預估超過7個番茄鐘，說明它太復雜了。需要拆分這項活動。拆開的每項小活動在“活動清單”表格中單獨占一行，各自有預估值。活動越大，預估越不準。

如果一項活動預估不夠1個番茄鐘，則可以在它旁邊標個0。并不是說它要花0個番茄鐘來完成，只是表示時間花費小于1個番茄鐘。這樣的活動在“活動清單”表格中仍然各自占一行。

03）參照昨日

有一個有趣的實驗，一個人用一種簡單算法預報天氣，準確率竟然比氣象局花巨資購買的系統一樣高，他用的什么方法呢？很簡單，叫做“昨日的天氣”，內容就是“明天的天氣和今天差不多”。

對未來成果的預估，基本上屬于猜測。所以為什么不充分利用歷史數據，假設它會重演呢？如果每天的成果可以進行量化，它就大致相當于未來的處理能力。通過測量每天的番茄鐘數，你甚至可以不斷對番茄鐘數進行微調，來保持一個平均速度。

3一天幾個番茄鐘合適

建議時間管理的初學者1天的番茄數量為8-10個較為合適，那為什么是這個數量呢？

不如以我自己的工作日為例，來做一道計算題：

上班時間：08:00-17:30，其中12:00-13:30為午休時間，1天的工作時間為8小時，上午4小時，下午4小時。以每個番茄25分鐘，休息5分鐘來計算，1個小番茄的時間是0.5小時，如果上午4個小時全部安排，番茄數量則為4/0.5=8個。

因為自己是初步進行時間管理，要給自己留出充分的“偷懶”時間，刨去上班的準備時間和早上結束工作的緩沖時間，各計為1個番茄：8-2=6個。刨去中間一輪大番茄的休息時間（有可能是帶薪上廁所），計為1個番茄：6-1=5個。那么一天可利用番茄數量為：5*2=10個。我們再來看看10個番茄總時長為：25min*10=250min=4H10min。

你可能會說，這樣你一天真正工作的時間也就0.5個工作日，不覺得心虛嗎？其實，在第一次看到這樣的數據結果的時候，我也覺得有些少，不過經過一段時間的嘗試，我發現在沒有遇到公司突發的緊急任務的情況下，一天保持高效的工作近4個小時，是足夠完成當天任務的。

這也就說明，我們可以根據個人實際情況，合理設置自己一個工作日內的番茄時間段，盡量將重要的工作放在頭腦高效的時段，比如上午8:30到11:00，下午15:00到17:00等；不一定所有工作都要納入番茄時間段里，找到適合自己的工作節奏即可。

4番茄用完了，預估活動沒完成怎么辦？

我們預估了自己完成任務所需要的時間，在執行過程中，會出現三種情況。第一種你剛好在預估的番茄鐘完成，這種情況最好，說明你的預估能力強。第二種是高估任務，不用那么多個番茄鐘就能達成目標。對于第二種我們有2種方法。

方法1：拼湊。將幾個小的任務合并起來在一個番茄鐘完成。不過建議是相關的小任務，不然學過計算機的都知道，頻繁切換進程的開銷是很大的。

方法2：過度學習。這是原版番茄工作法推薦的。它建議你提前完成了任務，不要立刻去開始新的，也不要立刻進入休息階段，而是開始回思你做這個任務的過程，去想有沒有更好的做法，有沒有提升效率的空間，有沒有相關的知識值得去學習。有時人要精通某一件事，就需要過度學習。

第三種是你低估了該任務，也就是說任務還沒完成，但番茄鐘卻用完了。這個時候，我們就要做二次預估。猜測要完成這項活動還需要多少個番茄鐘。然后，在之前的小方框旁邊，按照二次預估的數目畫上相應個數的圓圈?，F在，每個番茄鐘結束響鈴時，你可以繼續在圓圈里畫Ｘ。要是還低估，那就進行第三次預估。如果第三次預估有失敗了，我們不是再進行一次預估，而是要分析一下，為什么一次又一次反復地低估這件事？也許應當將活動拆開，降低復雜度。按照常理，活動越復雜，預估越不準。

所以對于復雜的任務，一個字：拆！超過7個番茄鐘的任務是不允許的，你要想辦法把它拆成更小的任務。番茄工作法本來就自帶獎賞體制，它的獎賞就是每完成一個任務一筆劃掉時的成就感，只有快速的階段性的獎賞才能讓你有更充足的動力完成任務。

5預估的情況如何記錄？

在一天結束時，確認你已將跟蹤數據填入“記錄”表格，然后，可以對預估進行記錄，給表格增加兩列。方法如下：

新增的第一列，用來記錄今天所完成活動中，有多少小方格沒填滿。假設其中一項活動被高估了3個番茄鐘（+3），有兩項活動被高估了2個番茄鐘（+2和+2），還有一項活動被低估了2個番茄鐘（-2）。把這些數字相加，“今日待辦”表格中預留的小方格比實際用量多了5個，即總體預估誤差為+5。

新增的第二列，用來記錄重新預估的次數。即二次預估

有多少行是畫圓圈的？三次預估有多少行是畫三角的？

我們的目標是讓這兩列都為0。不過，由于預估誤差的來源之一是不斷變化的世界，新問題、新情況不斷涌現，因此在預估番茄鐘和實際用量之間總會有所差異。無論如何，第一列的總和應該是零，即高估與低估的情況互相抵消。新問題和新情況既可能降低、也可能增加活動的難度。以長期的眼光來看，這些誤差應該能相互抵消。

（注：表格跟作者方法有點不一樣，大家可根據自己情況變通）

總的來說，預估是一項可以鍛煉的技能，預估越是精準，你對時間的掌控能力會越強。

【思考】

1. 你是否經常修改自己的預估？

2. 你是否會對復雜的任務進行拆解呢？

我的答案是：第一沒有預估，第二喜歡一次性完成，所以導致經常熬夜。。但是事實上完成的效果并沒有理想中那么好。

所以，一個好的工作計劃安排和適合自己的時間管理方法還是很必要的~！

加油~

回見！