我以前做活動策劃方案的時候，會把所有的內(nèi)容一股腦寫在策劃方案里，策劃方案就會包含很多內(nèi)容，執(zhí)行、人員分工、預(yù)算、物料，一個策劃方案紛繁復(fù)雜，尤其是當(dāng)一個大型活動的時候，就會紛繁復(fù)雜，自己陷入自己的死胡同。
后來發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榫€上線下活動有區(qū)別，但是有沒有那么明確的界限，更好地可以理解為不同的活動側(cè)重點(diǎn)不一樣，有些活動方案側(cè)重策劃思路，有些活動方案側(cè)重傳播資源，有些活動側(cè)重招商，有些活動側(cè)重體驗(yàn)，所以這時候如果能靈活運(yùn)用PPT、WORD、EXCEL來做活動方案，就能把活動思路整理得更清晰。
我聽別人提出了活動策劃所需要的“三案兩表”概念以后，覺得三案兩表才是可以通吃所有活動的管理方案，它可以靈活應(yīng)對我提到的以上不同需求的活動方案。
三案是指：活動策劃案、活動招商案、活動復(fù)盤案，兩表是指活動執(zhí)行表，活動決預(yù)算表，我自己又加了一個活動checklist。
1、活動策劃方案
活動策劃方案時重中之重，后面所有的方案都是由活動策劃方案衍生出來的內(nèi)容。策劃案更注重思路、活動玩法、創(chuàng)意，這時候可以天馬行空，讓整個方案盡量有趣好玩。基本的活動策劃案主要包括以下6個要素：活動背景、活動目的、活動時間、活動地點(diǎn)（線上可以理解為平臺）、活動形式、活動推廣。
2、活動招商方案
因?yàn)榇蟛糠只顒佣际怯芍鬓k方自己出錢舉辦的，所以很多活動是沒有贊助方案的。但是如果從招商的角度來看，任何大大小小的活動都可以有贊助商，不管是現(xiàn)金贊助、禮品贊助、宣傳資源贊助都可以參與進(jìn)來，主要在于活動形式和活動資源能不能吸引贊助商。
對贊助商來說，最重要就是自己的權(quán)益如何露出，自己付出的是否和得到的相匹配。贊助方案時由策劃方案衍生出來的內(nèi)容，因?yàn)橘澲桃勒麄€活動方案才能決定暫不贊助，不過贊助方案還有一個很重要的點(diǎn)，就是要清晰無誤地為贊助商呈現(xiàn)他們的贊助權(quán)益。贊助方案建議用PPT+Excel的形式做，PPT用于展示本次活動的形式和預(yù)計(jì)效果，Excel用于展示贊助商權(quán)益。
3、活動復(fù)盤方案
每一個活動真正結(jié)束不是在活動結(jié)束的那一瞬間，而是寫完活動復(fù)盤方案的時候。如果有贊助商的，就需要給贊助商寫一個活動總結(jié)，那只要寫活動效果即可。如果是給自己參考學(xué)習(xí)的，那么就要從活動效果，活動不足，活動可以改善的方面入手寫總結(jié)。
活動效果：既然每一個活動方案都是有目的的，那么到了復(fù)盤階段就要用效果去匹配目的，看看目的和效果之間是否存在差距。
活動不足：每一次活動都不是十全十美的，所以每次活動結(jié)束后都要進(jìn)行問題總結(jié)。總結(jié)可以從前期準(zhǔn)備、活動現(xiàn)場、活動人員等方面來做。
活動改善：從不足中找改善的方案，為下次活動做好準(zhǔn)備，這也是我們持續(xù)進(jìn)步的最好方式。
4、活動執(zhí)行表
為什么活動執(zhí)行會變成表格，而不是活動執(zhí)行方案呢？因?yàn)楸砀窀菀鬃黾?xì)節(jié)化管理，如果策劃案要求盡可能天馬行空，發(fā)散思維，那么執(zhí)行表格就要求盡可能細(xì)致，通過表格化管理，把現(xiàn)場可能出現(xiàn)的問題減少到最少。執(zhí)行過程中有兩張表格很值得做：人員分工表和物料管理表。
A、人員分工表
人員分工表里要說明的是什么人在什么時間完成什么工作。所以包含以下要素：
責(zé)任人：這里一定要責(zé)任到每個具體的人，而不是你們兩個來做這項(xiàng)工作，這樣最后兩個人都互相推脫。
工作安排：工作安排不能只做簡單的說下，你來做下宣傳工作，而是要告訴執(zhí)行人，宣傳工作包括哪些內(nèi)容，什么時候需要完成宣傳資料的準(zhǔn)備，什么時候需要完成渠道的盤點(diǎn)，什么時候需要完成廣告的投放。每個環(huán)節(jié)分別包含哪些要素。
時間節(jié)點(diǎn)：告訴責(zé)任人時間節(jié)點(diǎn)以后，不意味著你就可以等著那個時間節(jié)點(diǎn)收作業(yè)。這里有兩個關(guān)鍵點(diǎn)：第一、給別人的時間節(jié)點(diǎn)要比實(shí)際的早1-2天，因?yàn)槟悴荒艽_定你的伙伴會交出什么樣的工作內(nèi)容給你，所以要預(yù)留修改調(diào)整的時間，也預(yù)留突發(fā)事情發(fā)生（比如某人突然生病）。第二、執(zhí)行時間節(jié)點(diǎn)中期需要跟進(jìn)，千萬不要等到deadline再來催工作。并不是每一個人都有很好的時間管理概念，他們以為你給的這項(xiàng)工作只要一天就能完成，實(shí)際需要兩天，這時候他到最后一天才開始著手做你的項(xiàng)目，就會拖累整個活動的進(jìn)展。如果是設(shè)計(jì)，就會拖累后期的物料制作，物料延后就會拖累現(xiàn)場搭建。最后會發(fā)生一連串的多米諾牌效應(yīng)，導(dǎo)致整個活動失敗。
B、物料管理表：
物料管理表就會相關(guān)簡單，主要包括前期物料和現(xiàn)場活動物料。
前期的物料：前期的物料可以按照需要設(shè)計(jì)制作；需要采購；公司已有三個部分來跟進(jìn)。
活動現(xiàn)場的物料：現(xiàn)場的物料要做到不遺漏，所以前期要做好管理清點(diǎn)工作。
5、活動預(yù)決算表
不知道一個活動有多少錢可以分配，這是一件很可怕的事情，因?yàn)檫@就意味著我要定什么樣的場地，我要用什么樣的宣傳資源都沒有一個可以衡量的概念，活動選項(xiàng)被擴(kuò)大的無限大。所以針對這個現(xiàn)象，我們必須在前期制定一個預(yù)算表格，可能會發(fā)生的
預(yù)算表：為了不讓自己陷入茫然不知所措，陷入被動的境地，在一開始我們就需要做好預(yù)算表格，因?yàn)楣居心甓阮A(yù)算，季度預(yù)算，月度預(yù)算，所以再推算出每次的活動預(yù)算并不難。一個年度預(yù)算只有100萬的公司，不可能做一次活動的預(yù)算就達(dá)到100萬，這是不現(xiàn)實(shí)的。
確定項(xiàng)目總體預(yù)算以后，再來根據(jù)預(yù)算做每個小項(xiàng)目的預(yù)算，預(yù)估會發(fā)生的費(fèi)用。這里有一個資料可以參考，根據(jù)我看到的資料，廣告公司對于一個活動的預(yù)算一般是這么分配的：5%的物料設(shè)計(jì)制作費(fèi)用，90%的活動本身產(chǎn)生的費(fèi)用，5%的機(jī)動費(fèi)用。預(yù)算不可能做到百分百準(zhǔn)確，但是預(yù)算的存在這有助于幫助我們迅速做出決策某件事件是否值得做，是否在預(yù)算范圍內(nèi)。
決算表：有了預(yù)算表，就會有決算表，決算表是最簡單的，只要把實(shí)際發(fā)生的項(xiàng)目費(fèi)用一一做一個統(tǒng)計(jì)就可以了。決算表的作用就是要和預(yù)算表核對，看看那些開支是沒必要的開支，而這些開支為什么會發(fā)生，下次是否能避免發(fā)生。那些開支是比預(yù)算要少，是效果沒達(dá)到，還是找到了訣竅。決算表和預(yù)算表也有助于自己后期做總結(jié)。
6、checklist：
Checklist是我自己增加的，作為一個活動主負(fù)責(zé)人，做活動的時候你會感覺每一個人都在找你確認(rèn)東西，你永遠(yuǎn)處于被呼喚狀態(tài)，而且很多時候某項(xiàng)事情做到一半被打擾，然后就忘了自己正在修改的東西，導(dǎo)致最后出錯，這時候就需要做一個checklist。活動開始前，一項(xiàng)項(xiàng)確認(rèn)關(guān)鍵要素這些事情是否都已經(jīng)準(zhǔn)備就緒了，確認(rèn)一項(xiàng)勾掉一項(xiàng)。這樣就可以騰空你自己的大腦去做更有創(chuàng)意的工作，也不會出現(xiàn)臨時忘事的情況。
做一個活動策劃并不難，難的是少出錯，把活動做出精彩。三案兩表一個checklist是活動策劃的一套行之有效的工具。
