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美國阿圖?葛文德在其《清單革命》一書中，講了一個醫院采用清單管理的故事。

美國一家醫院采用了一張小小的清單，讓原本經常發生的中心靜脈置管感染比例從11%下降到了0，避免了43起感染和8起死亡事故，還為醫院節省了200萬美元的成本。

清單不僅是一個強大的思維工具，更帶來了一場深入人心的革命。

而清單與GTD理論的結合，更帶來了時間管理領域的顛覆性變化，為我們找到了一份應對復雜人生的行動效率指南。

我們的大腦天生喜歡清單

我們的大腦生來就是為了解決問題、建立聯系、形成新思想的，而不是為了保留完全可以具體化的信息。記憶雖然是大腦基本功能之一，但真正有開創意義的卻是深入的思考。

布魯馬?蔡格尼克提出了“蔡格尼克記憶效應”，就是人們對未完成或被中斷的任務，比已經完成的任務印象更深刻。

根據這個效應的原理，你一有什么重要想法馬上記錄，讓任務具體化，可以留出思維空間，不僅可以清空大腦、緩解目前壓力，讓你更為專注當下任務，還更有利于以后開展深入思考。

清單在時間管理領域的應用，更多用來收集各類待辦事項，待辦事項進行加工處理后，通過提醒、跟蹤、檢視和回顧，實現時間管理的系統化和精準化。尤其對于項目類事項，可借助清單對必要步驟進行逐條梳理，實施進度控制和檢查，避免拖延問題的發生。

清單思維能夠幫助我們在繁雜的事務中理清脈絡，直指問題核心。我們通過清單將所有懸而未決的事項收集歸納整理，可以計劃展望對未來的期許，可以規范生活及工作的流程，可以指導、管理、附能我們的行動，降低太多的不確定性。

掌握運用清單工具的原則

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從本質而言，清單管理是運用GTD理論的收集箱，將頭腦中所有的事都記錄在案，再根據事項的類別、情境、時間、重要程度等進行加工分類。（具體詳見前期的《搞定時間的GTD4步法》）

總體而言，高效進行清單管理，需要掌握好以下原則：

一是先增后減原則。

采取窮舉法列出一切可能事項，這需要你充分大開腦洞、激發你的小宇宙一口氣列完，然后再就其重要程度、緊急程度、情境分類進行加工整理或刪減。

二是簡明扼要原則。

列清單時，不需要長篇大論，只需要對重點事項進行少而精的描述，直指核心本質，盡量避免繁雜含糊、啰里啰嗦。如果需要分配給他人的任務，更要列明時間、地點和要求。

三是自我優化原則。

不論我們如何絞盡腦汁列出清單，也可能存在遺漏事項。這就需要在靈感迸發或具體執行中，對清單進行不斷優化。可利用隨身便簽本、手機里奇妙清單、滴答清單、印象筆記、有道云筆記，做到隨時記錄、及時更新。

四是無限擴展原則。

列出的清單事項，可以規律性使用、簡化行為模式、建立日常習慣，但決不能簡化我們的思維，時常要讓思維做做體操、鍛煉一下，以避免隧道視野，提高對時間的敏感度和事務的掌控能力。

成為清單管理大能的修煉步驟

運用到時間管理領域的清單，主要涉及到任務行動、項目管理和未來也許等事項。

而這些事項既可以按照“四象限”法則分類，也可以按照“ABCDE”分類，還可以按照個人成長、自我實現、職業發展、財務狀況、社交關系、健康養生、休閑娛樂等人生平衡系統分類。

總體而言，原理為道，工具為術，運用好清單工具，要依次遵循以下基本步驟：

1、窮舉列項。運用GTD的收集箱整理方法，采用發散思維，盡量突破現有束縛，不帶批判眼光，列出需要待辦的所有事項，寧可列到冗余或過度的程度，而不進行刪減。你可以按照《搞定時間的GTD4步法》中提及的收集箱整理方法，從辦公環境、職業發展、財務管理、計劃組織、公司管理、個人學習、溝通協調、家庭關系、娛樂休閑、衣食住行等種類，收集各類事項。

2、查找關鍵。對列出的所有事項，根據意義大小、重要程度、時間先后、具體情境等標準進行分類，注明要解決的關鍵問題，排出優先次序，進而可以確定每年、每月、每周和每日自己要完成的最重要的事。在時間緊迫的情況下，可以優先完成重要的事，對其他的不重要的事暫時可以說“不”。

3、明確期限。對一些任務類和項目類事項，注明時間性要求，增加需要投入的時間、截止日期和具體的進度安排。尤其要把項目類事項進行具體任務化處理，注明具體的步驟和任務事項，比如列清楚“任務是什么，涉及到誰，執行時間，如何執行，執行得如何”。如果事項屬于周期重復或時間確定具體的事項，最好列入日歷管理系統，加強總體任務的控制。

4、檢查反饋。清單要有清晰和明確的檢查時點，進行周、月、年的工作檢視、復盤和反思，做到執行過程和結束時的查漏補缺。以周清單回顧為例，在記錄每日事項進展的基礎上，總結本周計劃任務是否完成，做了哪些事，有哪些心得體會，未來關注的重點是什么，預計有哪些阻礙，還哪些任務需要添加、刪除或縮減，如何調整自己下一周的計劃。

5、及時完善。要把清單作為思維訓練的工具，給自己適當留出深入思考的時間，研究存在的問題和解決辦法。雖然一般列入清單的事項具有承諾性質，但具體事項還需要因勢變化，可以滾動也可以延遲，根據具體情況進行調整。但涉及長遠目標實現的重要事項，要樹立恒心和毅力，督促自己養成良好習慣，堅持到底，不可半途而廢。

你需要了解的清單工具

清單管理的工具，既可以是隨身攜帶的筆記本、一頁紙，也可是手機里的APP軟件，關鍵是能隨時記錄想法、見解和任務，并能做到及時檢查和行動。

作為一個資深的清單控，我建議可以根據自身習慣建立不同的清單管理系統。而我更多采用手機軟件進行清單管理，并能與日歷系統軟件做到共享同步。

下面主要介紹三種常用的清單工具：

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奇妙清單：

界面漂亮，操作簡單，重點事項能設置星標，可全平臺操作，支持個人管理和團隊管理，帶筆記類長備注功能。但功能相對單一，分級目錄只有三層。沒有專門的情境安排，如果要實現GTD的情境管理，可分別建立不同的子文件或在任務后加上“#情境”標注。被微軟收購后，面臨著被TODO取而代之的趨勢。而TODO軟件目前還在完善中，與奇妙清單有著不小差距。

OmniFocus2:

能夠完美契合GTD理論，具有iPhone、iPad和Mac版本，支持個人管理和團隊管理。尤其自身具有“上下文”即情境功能，具有任務透視功能、項目任務的樹形嵌套功能和地點提醒功能。相對奇妙清單而言，操作較為復雜，需要花時間學習掌握。這個軟件被易效能的葉武濱老師極為推崇，價格雖高，但一次投入可無限升級。缺點是不能應用于windows和安卓系統。

滴答清單：

適合個人事件和共享管理，能夠跨設備云同步、周期提醒、清單管理、清晰分類，免費用戶有初級的日歷視圖，高級用戶有日歷月視圖、自定義智能清單等功能，具有多平臺、網頁端和微信端同步操作的功能。高級用戶按月收費，價格不菲。

做好清單管理不在于使用哪種工具，而在于要領會時間管理的要義，注重對關鍵事項和任務的管理。

運用好清單工具，讓你擁有化繁為簡的能力，讓你的生活充滿活力與秩序，讓你更輕松應對挑戰和不確定性，更會讓你真正審視和思考人生的重要事項。