【文魁大腦讀書會2016】杜星默 第本17/52《番茄工作法圖解》

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閱讀目標:學習番茄工作法

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一.次做一件事

在25分鐘內專心做某一件事。

小事忙活一天,大事一樣沒辦。每天早晨做計劃,為自己當天分派為數不多的活動。在每個番茄中之前,重新評估活動優先級,確保一直在做最重要的事。

工作法在一天結束前要做三件事:記錄、處理和可視化、每日回顧工作,是改進個人流程的關鍵。

二.背景

通過執行一套相同的動作和準備程序,可以使大腦自我調整,進入執行某類事務的最佳狀態。

導致拖延三個明顯原因:

1. ?其他人強迫你做一些事,違背你的意志(無可抗拒:轉換為你的意志,主動做)

2. 給自己壓力,想要有完美表現(訂立計劃,小步驟完成,先從做開始,無需從結果)

3. ?害怕犯錯誤或受批評(做比沒有做得到更多,失敗的經驗,學習的經驗,成功的進一步經驗)

在感覺上,拖延就像一個獎勵。拖延會暫時緩解你的壓力。但請記住,壓力來自內部,而治療的良方是找到項目的起跑線。(自我調節壓力,注重當下的感覺和行動)

真正的挑戰在于建立一種簡單、透明、具支持性、自我完善、有靈活性的進程。

人們通常的誤解是,認為變化不會帶來好處,其代價就是成本暴增。基于這一理由,我們必須要實現認真計劃,以避免后期的大幅修改。但即使變化發生了,所增加的成本通常也可以借助良好的對策來加以抵消:嚴格控制我們必須完成的內容,并經常地重新評估,從長期和短期角度問自己:“完成什么才是最重要的?”

第三章 ? 方法

番茄工作者一天的5個階段

計劃:活動清單提取最重要的活動(當天自我承諾)

跟蹤:25分鐘番茄鐘(可收集中斷次數)

記錄:寫入記錄表格。

處理:原始數據中提取有效數據

可視化:自我調整的回顧。

表格:

今日待辦表格

活動清單:近期要進行的活動,隨想隨填(注明最后期限)

記錄表格:記錄采樣流程指標,比較每天跟蹤記錄

最重要的活動排1,并全力以赴去做,有一種腳踏實地的安全感,否則注意力會一直被擾亂。

某件事你今天不打算做,就別把它填進去。

區別活動清單(傳統工作清單)和今日待辦(所提取的成活)。

為避免一頭扎進不太重要的活動,要記得定期評估活動的重要程度,要記得頻繁休息,自我評估,揚長避短。

隨著年齡增長,我們額葉活動,以及未來的記憶力都逐漸減弱。生老病死是自然規律,但可以通過外部刺激來彌補。

可以再今日待辦表格上,用熒光筆標注當前活動,當活動完成后,再用黑筆劃掉。

休息3-5分鐘,抽離智力活動,喝水,想想晚上吃啥。

將4個番茄鐘作為一組,一組后進行階段性休息。休息通常為15~30分鐘的消遣。(清理辦公桌,喜歡的社交網站)

理想的休息,應該淺睡5分鐘(冥想)

四.中斷

工作記憶的容量有限,每一次干擾都會使我們的大腦工作臺上的原始信息丟失。當注意力丟失時,找回它要付出昂貴的代價。

中斷的兩種形式:

1.自己造成“內部中斷”:這些都是來自內部本能,做其他事,顯然打算拖延。 在今日待辦協商事情(計劃外緊急)做一個()顯示內部打斷。

策略:接受,記錄,繼續手頭工作。

規則:“一旦番茄鐘啟動就必須走到響鈴”。

某些無法阻止的內部中斷,就得去(洗手間),如果任務被放下了,無論是暫時還是長期,番茄鐘都必須作廢。得扭起一個新的25分鐘番茄鐘代替。如果需要,可以休息一下再開始。(失去了節奏的目的)

如果有縮短番茄鐘,應當保持較短的番茄鐘至少兩個星期。

2. ?別人造成“外部中斷”


左邊的U型標記:unplanned:計劃外事件

觀察U指標,可以評價自己的計劃能力。在各個番茄鐘之間,都可以重新評估排序事情的優先級。

五 ?預估

預估番茄數寫在“活動清單”表格中每個條目的右邊,用鉛筆,可以稍后有新的情況,調整預估值。

假如一項活動預估超過7個番茄鐘,說明它太復雜了。需要拆分這項活動。如果一項活動預估不夠1,在它旁邊標0,表示花費小于1個番茄匯總。可將幾個合成1個番茄匯總,當做一個活動。

番茄響鈴,小方格畫X

“今日待辦”表格中預留的小方格比實際用量多了5個,則總體預估誤差為+5

如果每天完成9個番茄鐘,想要有10天的緩沖區,那么在“活動清單”表格中的預估番茄鐘總數應該再90左右。

第六章 ? 應變

周期越短,完成的次數也越多。如果經常遇到中斷,你就應該考慮縮短番茄鐘的長度。使用更短的周期,可以再過程中讓你更容易集中注意力。

強烈建議在一開始使用25分鐘的市場,而且在某個固定長度只要要堅持兩星期。頻繁修改番茄鐘的長度,只會破壞你的節奏。

如果休息時間過長,就會讓你失去節奏,就會讓每個番茄鐘從頭開始新活動一樣。

如果不確定哪些活動填入今日待辦表格,就會舉行一場“優先級淘汰”,輸家進入新賽季。(重要程度,時間)

如果某項活動我不能馬上進行,是因為要找其他人獲取更多信息,處理方式和委托類似,我會將問題發給那個人,然后將該文件夾移入存檔文件夾。

“有一套通用方法,那就是學習期之后或事情發生后,在短時間內做一次回顧或復習。一天后再次復習,一周后第三次復習,一個月后第四次復習,半年后第五次復習。”


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