前段時間負責了一個小的項目管理，有幸在領導推薦下接觸了克拉克?坎貝爾的《一頁紙項目管理》，并結合項目的實踐，談一談一頁紙項目管理的作用。
什么是一頁紙項目管理
一頁紙項目管理是一種工具，是向公司高層管理者反映項目狀況和各方面負責人的績效的一種載體。簡短和全面使它成為一項非常有效的溝通工具。一頁紙是一份矩形圖，連接項目組成的各部分，適度忽略精確性，各組成部分的所有者也被標注在文件上，項目進展也被不同顏色或圖表區分。使管理者易于理解，能夠更好的把握情況。
項目和項目管理
項目是有著明確參數、時限和目標的活動，它們處于工作過程或者說公司日常事務之外。項目有著明確的目標，有開始、中間和結尾。
項目的基本元素是團隊、規劃、組織、資源、協調、系統以及目標，項目管理是一種目標非常明確的協調方法。
項目管理的五個基本元素
任務：怎么做——任務是項目的中心，必須完成這些任務才能實現目標
目標：是什么和為什么——項目的目標就是它的前景
時間線：何時——根據時間線來監測預計做某些事情的時間（以及做這些事情的實際時間）
成本：是多少——每個項目都需要會計專業人員的參與
負責人：是誰——強調責任的重要性
一頁紙項目管理的創建步驟
標題
負責人
矩陣——文件的根基
項目目標
主要項目任務
使任務和目標一致
目標日期
使任務與時間線一致
將任務分配給負責人
主觀任務
成本
概述和預測
作報告的五個步驟
用粗體表示目標日期
填好主要任務進展情況
指定定性績效
報告花費
寫下概述和預測
項目的實踐思考
在負責的一個項目中，結合自己的實踐經驗，談一下對項目的一些個人看法：
第一，在項目開展前制定項目計劃。如果我們在負責一個項目，則需要在項目啟動之前，需要與領導或相關人員確定好整個項目的具體計劃，尤其需要明白項目的目標是什么，項目的完成日期是什么時候。很經常，在做一個項目計劃的時候，我們并不清楚項目的具體目標是什么，為了什么而做，實際中，這個問題我們通常也難以確定。所以，在實踐中，更多的我們需要確定的是為了完成這個計劃需要通過哪些任務來完成，尤其是在對一個項目不熟悉，沒有較多經驗的時候，另外有些任務存在著關聯性，因此也需要明白任務之間是否存在先后順序，即某些任務的開展需要前項任務的完成。
第二，當清楚了項目的目標后，需要明確好實現該項目所需要做的每個任務，并明確每個任務的相關負責人。這部分經常遇到的問題在于跨部門的協作，如果一個項目涉及到很多相關部門，由于人員的不熟悉及溝通的難度，往往這一步很難做好。就這一部而言，或許定期進行相關負責人的簡短溝通會議是一個比較好的解決方式。
第三，項目進度的把控。通常在做項目的時候，項目的分散性，難以確定每個項目組成部分的完成情況，容易造成項目脫離了原定的計劃安排。就我在接觸項目的過程中，如果是跨部門的話，對項目的進度較難準確的掌控，一方面在于跨部門溝通的難度，另一方面可能也在于項目跟進的水平上。因此，要把控好項目的進度，需要定期對項目進展進行跟蹤，個人認為這是項目管理的一個重中之重。并不需要時時刻刻跟進項目的每個細節，但需要保證每個里程碑日期，項目都達到了既定的進展，這是項目跟進需要注意的。因此，定期總結會議非常的有必要。
第四，項目的權責分明。每個項目都是有多人參與的，而參與的人一多，我們通常會發現有權責不明的情況發生。如果一個項目發生問題，經常出現的情況是找不到該問題的負責人，或者了解某個任務的詳細情況，找到的人了解的也不清楚，經常需要通過A找到B再找到C，也就是了解問題的跨度過長。關于這點，我覺得項目的開放式溝通是比較好的一個解決方法。定期的每個負責人在群組里匯報項目的進展，有問題，在群里開放式的透明的溝通。私下的溝通，往往會導致效率的低下以及多環節造成的理解偏差。
第五，項目是一個動態的進展過程，因此在負責項目時，每個對應的時間節點都是一個重要的時期。從最初的項目計劃的確定到項目開展中的跟進一直到項目的結束，這期間作為項目負責人需要知道項目是一個動態變化的過程，而不是制定完項目計劃后就聽之任之，在項目的開展中，及時跟進確定項目的進展及問題，是項目負責人的主要工作。不過，好像有點難，貌似我就是停留在項目計劃制定完后放任不管的- -。定期的更新項目計劃，把控項目做起來好難。
總之，在負責一個項目時，任務的制定完成需要保證每個項目成員都清楚了解，需要定期的全員匯報項目的進展完成情況，而這個時間在項目開展前就需要每個成員都確定并認可，并將之養成習慣。權責分明，每個任務的負責人都需要明確，并且在遇到問題時，進行開放性的溝通，當某個環節出現問題，也能夠及時的找到對應的負責人。
最后附上，一頁紙項目管理的思維導圖。
附導圖及模板下載地址：點我下載
