商務寫作的武功心法——清晰表達的技巧

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寫作過程是邏輯思考過程,如何寫出具有邏輯表現力的文案?如何組織語言、清晰表達呢?組織語言、表達清晰一方面需要掌握“信息”和“主題”兩個基本概念,另一方面要掌握一些表達技巧。

一、掌握信息分類、靈活運用

信息是清楚地表現出主語和謂語關系的句子,構成文案的零件。信息分為記述信息、評價信息和規范信息三類。

記述信息是描述事物情況或現象,不涉及好壞。公司今年的銷售額是二十億。例如沒有好壞評價。評價信息包括記述信息,與記述信息不同之處在于需要判斷好壞。例如公司今年的銷售業績非常棒。規范信息是事物應該具有的狀態或應該采取的措施,標準表達是“應該怎么樣”或者“應該怎樣做”。例如公司應該并購競爭對手,應該繼續降低費用。

根據不同需求靈活運用不同的信息類型。比如要表達自己的主張,作者建議采用記述或評價信息往往比規范信息好,比如你想催客戶做決定,你給她說你應該如何如何,不如說你如何如何做會怎樣怎樣,這樣評價信息表達效果會更好。

二、主題

主題是信息的高度概括,限制信息的內容。但主題不是信息,不是句子,而是短語,標準表達為“關于什么”。主體與信息結合可以瞬間提高理解度,比如關于本產品的優越性,產品的優越性是主題。讓接受者提前對接下來的信息內容有心理準備,節省接受者心力。

(一)多用主語加不及物動詞、表達順理成章

在句子結構方面,盡量使用主語謂語清晰的主動語態的句型,作者總結出如果讓接收者多思考,需采用主語加及物動詞,我預測市場會成長,接受者會問:你為什么會預測市場會成長,你從什么角度預測市場會成長。如果想讓接受者不過多思考,主語加不及物動詞,根據以上分析,市場有望成長。接受者會順理成章。如果采用被動語態,如被認為被公認,接受者會問:到底被誰認為,被誰公認,這顯然分散了接受者的注意力,影響對所講內容的接收。

(二)善用連接詞、表達更清晰

在句子的連接上,要使用正確的連接詞,例如因為、所以、如果、假如、而且、以及、同時、或者等等。連接詞是文案通順的靈魂,它能清晰表現句子前后關系。比如并列、對比、追加、條件、因果、假設、選擇、轉折等等。對于較長的文案,多個層次,多個段落,邏輯連接詞更加重要,借助邏輯詞,可以使表達更清晰。思考用什么邏輯詞,本身就是對文章邏輯結構的思考。

(三)帶入情景、表達更具體

公司應強化人才培養體系,這樣的表達很抽象,很空洞,人才培養體系指什么,到底怎么強化,采用什么方法,對此接受者對此一無所知。抽象表達還有很多,例如多樣化、合理化、強化各種化等等如果表達具體,則可以獲得情緒和感情。具體表達可以這樣寫,人才培養體系是指在一定的現代教育理論、教育思想指導下,按照特定的培養目標和人才規格以相對穩定的教學內容和課程體系,管理制度和評估方式,實施人才教育的過程的總和。強化企業的人才培養體系的四個重點:

1.制定具體的、明確的企業人才培養目標;

2.把握企業人才培養的核心對象;

3.管理者規范的履職;

4.打造組織內部學習氛圍。

如此具體表達,接受者則可以連接到具體的行動上,使表達更有效。

以上,掌握信息、主題和一些表達技巧可以提升文案的邏輯表現力,那到底信息和主題如何安排呢?需要采用什么樣的結構呢?

咱們下次再說。

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