前幾天，P圈萌萌噠的小荻老師問了我一個問題：如果你現在是一個300人群的群主，你需要將一條很重要的信息準確的在3個小時內通知到每一位群員，你會怎么做？

也許你會：

1、直接在群里發消息，但你肯定每一位群成員都會同時在線等著嗎？你不擔心群消息被淹沒？

2、發群郵件，但你保證每一位群成員都有看群郵件的習慣嗎？而且有的人其實是不用QQ郵箱的，這樣即使你發了郵件他也看不到。

3、一對一小窗私聊。此方法最可行，但需要解決一個問題：騰訊規定，如果同樣的消息如果一對一群發超過20個，就自動認定QQ被盜號，會直接封號。于是，小荻老師給了我如下建議：準備幾套類似的說辭，每20個人就換一套用。或者每五分鐘群發20個消息。

沒想到說來就來，昨天晚上課程上線后，就需要大面積的通知鮮肉群300個人課程上線的信息，并提醒購買課程。說是一回事，做又是一回事，我是怎么處理的呢？

背景

本來昨天晚上課程上線這么重要的事情，作為管理員的我，是必須到場的，可惜昨天學校從中午兩點一口氣停電到了晚上十一點半，一到晚上整個學校陷入一片黑暗，斷電的同時，連著手機也沒法上網了，甚至到后面處于無服務狀態，手機信號時有時無，只能發短信。本來跟大叔商量好的晚上九點半準時在線收集學員反饋意見及登記購買課程的學員，這下子啥都做不成了，于是，趕緊趕緊給大叔發短信，說明缺席事由，并交代大叔另外找人代替。

到了晚上十一點半，總算是來電了，趕緊上網，此時大叔已經交代其他小伙伴幫忙登記已經購買課程的學員，并修改對應編號。上線之后，小伙伴給了我這么一份名單：

看完這份名單，一下子就懵住了，啊？這個是...我要怎么核對，要怎么跟我已經做好的學員名單匹配起來呢....要怎么高效的通知其他未上線的學員呢？還有，萬一大叔問我多少個學員退群了，我要怎么統計數據呢....好多好多問題一下子涌現出來，懵了，咋辦？

整理完學員反饋后，我帶著重重困惑睡了~

今天一早起來，打開之前整理好的學員表格，先附圖如下：

看著小伙伴一開始給的那個表格，頭痛了好久，最后突然靈機一動，想起來暑假實習學到的一個VLOOKUP函數（不懂的可以自行百度....），可以用那個函數和我之前已經做好的表格中的QQ號匹配起來，然后根據匹配的結果來篩選出未購買課程的學員。（說得有點玄乎，不急，往下看↓）

但是暑假學習后到現在都好久了，當時也沒做筆記，已經全部忘記了，突然想起了自己之前買過的一個網易課程《和方驥一起學Excel》，翻到第4課時【和人工查找說再見】（慚愧啊，買了課程好久都沒學習，必須學起來！！）研究了下，大概理解了思路，做起來！（期間經歷了多次糾結，感謝方驥老師的耐心解答！）

因為小伙伴給的表格有QQ號，剛好我之前整理的表格有QQ號這一列，完全符合數據匹配的條件！

操作方法

1、我把小伙伴給的數據復制學員表格的右邊，如下圖所示。

2、此時，在H列新增【夢想家編號】一欄，并在箭頭處輸入：=VLOOKUP(D2,J:K,2,0),然后按住Enter鍵，公式生效，就可以看到第一個QQ號在右邊的數據所對應的編號，此時用鼠標雙擊下圖箭頭所示紅框出的位置，整欄的公式生效

3、而顯示【#N/A】的則代表左邊的QQ號不在右邊的數據內，將左邊的【夢想家編號】進行篩選，就可以得到未購買課程的學員信息。如下圖所示。

4、得到未購買課程學員的信息，就可以開始一個一個小窗通知啦。由于QQ有連續群發20個相同信息就會封號，我選擇一次群發10個消息。

在群搜索框輸入最左邊設置好的【學員編號】，如XR023，就輸入023，選擇需要通知的學員。一次性打開10個窗口，一次性群發10條消息（群發消息的內容最后加上【收到請回復】，確保學員收到信息），并在事先設置好的【是否通知】欄依次選擇【是】（此處設置了數據有效性，有是、否兩個選項）。然后繼續上述操作。

之所以設置【是否通知】欄，有兩個好處：

1、可以保證每個學員通知后有數據留底，方便后期核對；

2、在依次選擇完10個【是】之后，至少快1分鐘了吧，此時再進行第二波的群發，就巧妙避開了QQ不能連續群發20個消息的雷區，而且整個通知過一氣呵成，小窗依次群發，表格依次選擇【是】，如此循環，完全不用修改群發內容，就可以集中地一次性完成任務。

與此同時，我還設置了【是否購買】欄，和【是否通知】欄一樣，也有是、否兩個選項，這樣可以保證收到通知的學員購買課程后，表格能夠及時記錄，完成群發的最后一個環節！

并且，由于上述的VLOOKUP的函數設置后，每次有新的學員購買后， 我就直接在箭頭處復制粘貼該學員的編號，由于學員都是鮮肉群的，所以數據一粘貼，左邊的【夢想家編號】就會自動更新所屬的編號，實現動態更新。

一旦有學員覺得課程不適合自己，選擇退群，我就將該學員的數據欄背景改為灰色，代表已經退群，而要知道有多少學員退群，只需要統計灰色背景數據欄的數量，就可以馬上知道啦！

而且我在右邊一欄的數據【QQ號】中設置了重復篩選，一旦輸入的QQ號和之前的號碼重復了，重復的數據欄就會顯示紅色。而將重復的數據刪掉后，紅色就自動消失啦~一旦工作量加大，有可能出現QQ號復制重復，這樣可以有效避免重復啦~~

我就是通過上述方法在2個小時40分鐘通知了鮮肉群其他未購買課程的學員，并且確保都有收到通知！

制作這樣一份表格，有幾個好處

1、有利于大型QQ群的管理，當然，前提是要做一份學員名單啦~至于怎么做，下一期的總結揭秘！

2、當群管理員有事沒法群發通知信息，后面負責的人只需要完成先在右邊的【QQ號】底下粘貼最新數據，然后對左邊的【夢想加編號】進行【#N/A】的篩選，然后按照顯示的信息進行群發，這樣就可以保證工作交接的連貫性，實現完美契合！

3、想看多少學員退群？想看購買課程的人有多少？想看多少人已經通知到位？想看多少人已經通知，尚未購買課程？沒問題！一個Excel表格輕松實現！就是這么任性！

可應用場景

1、大型QQ群需要通知重要事情。

2、當公司舉辦大型活動，需要確保每個人都通知到位，老板要求不僅要群發郵件通知，還需要一一打電話確認。

3、....（其他的暫時沒想到，想到了再做補充）

心得

1、就像大叔說的，凡是有規律的，一定有竅門！因此，以后無論是在生活中，或者職場中，凡是單調重復的，就應該多做思考，是否能夠利用簡單的工具來找到竅門。

2、Excel真的是神器啊啊啊！！超好用！必須將被冷落在墻角的Excel課程學起來！！