用講故事的方式設(shè)計(jì)工作坊(Workshop)

閱讀提示: 如果你對(duì)故事不感興趣,可以直接跳到第三部分——如何利用講故事的方式來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)工作坊

一、 咨詢觀察

在咨詢現(xiàn)場(chǎng)必定會(huì)遇到的情況是會(huì)議——各種類型的會(huì)議。在見(jiàn)過(guò)無(wú)數(shù)次會(huì)議之后,給大家抽象出如下一個(gè)故事。

開(kāi)會(huì)之前,可愛(ài)的James
  1. James(請(qǐng)不要介意我使用這個(gè)常見(jiàn)的名字來(lái)背鍋~)因?yàn)槟撤N原因計(jì)劃在團(tuán)隊(duì)里發(fā)起一次會(huì)議
  2. James發(fā)出了一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng),有會(huì)議名字,也許沒(méi)有地點(diǎn)(因?yàn)闀?huì)議室太緊張),給出了會(huì)議日程,還邀請(qǐng)了10位同事(會(huì)議邀請(qǐng)見(jiàn)下圖)
  3. 會(huì)議那天,所有人進(jìn)場(chǎng),James發(fā)起了討論,大家圍坐在一起開(kāi)始討論
  4. 在討論過(guò)程中,不斷的跑題,沒(méi)有記錄,James嘗試把大家拉回到日程上來(lái),可是發(fā)現(xiàn)大家七嘴八舌,很多假設(shè)“如果……我們?cè)撛鮽冝k……?”,根本沒(méi)發(fā)阻止(這里面的碎碎念,各種跑火車我就不詳細(xì)描述了,大家自行腦補(bǔ)也許發(fā)現(xiàn)你的周圍就有這種情況)
  5. 一個(gè)小時(shí)結(jié)束,James發(fā)現(xiàn)好像大家也發(fā)言了,但是沒(méi)有任何結(jié)果
  6. 結(jié)論是下次再開(kāi)個(gè)會(huì)來(lái)討論

James' meeting invitaion:

Title:How to on board our team's new member?
Time: 23 Jul. 2017 10:00 am - 11:00 am
To: xxx-team@abc.com
Where: no meeting room can be booked, let's use break-out 
Agenda:
1. The current status 
2. What shall we do in the future?
開(kāi)完之后 - 沮喪的James(請(qǐng)?jiān)徫易玖拥漠媹D技巧)

二、James到底遇到了什么問(wèn)題?

簡(jiǎn)單分析一下這個(gè)讓James沮喪的會(huì)議到底存在什么問(wèn)題

如果你閱讀過(guò)一些高效會(huì)議的書籍或者參加過(guò)相關(guān)培訓(xùn),你會(huì)發(fā)現(xiàn)這里面有很多問(wèn)題,比如:

  1. 會(huì)議前期準(zhǔn)備不充分,會(huì)議室沒(méi)有,去break-out的討論也許沒(méi)有合適的文具,而且來(lái)回走動(dòng)的人可能會(huì)影響討論
  2. 會(huì)議目標(biāo)不明確,比如Agenda設(shè)置很模糊
  3. 對(duì)于與會(huì)者了解不夠,他們對(duì)于要討論的問(wèn)題認(rèn)同度如何沒(méi)有充分了解,因而在設(shè)計(jì)會(huì)議流程和討論中出現(xiàn)失控
  4. 引導(dǎo)者存在問(wèn)題,不能很好的協(xié)調(diào)會(huì)議進(jìn)程,時(shí)間把控缺失
  5. 會(huì)議開(kāi)始沒(méi)有設(shè)定有效的產(chǎn)出期望導(dǎo)致沒(méi)有產(chǎn)出
  6. 后續(xù)行動(dòng)是草率的決定下次再開(kāi)個(gè)會(huì),如何為下次會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備,誰(shuí)去準(zhǔn)備都沒(méi)有明確

本質(zhì)上,這個(gè)會(huì)議James的出發(fā)點(diǎn)是組織大家群策群力研究一下未來(lái)怎么更好的on-boarding團(tuán)隊(duì)新成員,這是一種開(kāi)放討論的方式,針對(duì)特定問(wèn)題尋找解決方案。

三、用講故事的方式設(shè)計(jì)workshop

Workshop的設(shè)計(jì)可以理解為制定一個(gè)游戲規(guī)則,讓一群人來(lái)解決某個(gè)特定的問(wèn)題,最終產(chǎn)出游戲成果。

首先介紹一個(gè)簡(jiǎn)單的Workshop框架。市面上有很多書籍或者文章講述高效會(huì)議、工作坊設(shè)計(jì)(比如我推薦的文章末尾兩本書),他們很深入很全面,但是內(nèi)容比較多。我設(shè)計(jì)的這個(gè)框架做到盡量簡(jiǎn)單、剛好夠用,特別是對(duì)于還在采用傳統(tǒng)開(kāi)會(huì)方式的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)值得嘗試。

我把工作坊設(shè)計(jì)分為如下7步,每一步驟都有其目標(biāo)和需要考慮因素(參考下圖詳細(xì)內(nèi)容)。

簡(jiǎn)單的工作坊設(shè)計(jì)框架

如何操作

  1. 設(shè)計(jì)工作坊時(shí),請(qǐng)找一個(gè)白板,先把這個(gè)框架抄上去(只需要寫橙色背景部分),然后按照1到7的步驟,用貼紙來(lái)描述每個(gè)步驟內(nèi)容,如果有多個(gè)設(shè)計(jì)者可以邊討論邊寫,用sticker貼在白板上。
  2. 將貼好的sticker,用講故事的方式來(lái)從第1步到第7步完整講述一遍,在講述過(guò)程中做出調(diào)整。
    (有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)上述過(guò)程有點(diǎn)像敏捷需求分析寫用戶故事的過(guò)程?最后產(chǎn)出的是用戶故事地圖。這樣做的好處是設(shè)計(jì)過(guò)程很流暢,而且隨著自己對(duì)自己講,或者有人一起pair時(shí)就給對(duì)方講,很容易發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷,整個(gè)過(guò)程也比較有意思。)

我嘗試將James的會(huì)議用上述方式做了一遍,如下圖(我在重慶機(jī)場(chǎng)等飛機(jī)的時(shí)候用25分鐘做完的,沒(méi)有白板,用的咖啡廳的桌子):

James的Workshop設(shè)計(jì)

我來(lái)講一下故事引號(hào)內(nèi)是上圖sticker上的內(nèi)容
作為我們XXX團(tuán)隊(duì)的成員,每個(gè)月都有新人加入團(tuán)隊(duì),“因?yàn)闃I(yè)務(wù)與技術(shù)復(fù)雜性,如何讓新人在一個(gè)月后開(kāi)始貢獻(xiàn)”,我們希望通過(guò)這個(gè)工作坊“梳理出一個(gè)明確的on-boarding過(guò)程遇到的挑戰(zhàn)列表”以及“提出針對(duì)每一個(gè)挑戰(zhàn)的具體應(yīng)對(duì)方法”。
前期準(zhǔn)備的時(shí)候需要“一個(gè)有白板的可以容納15個(gè)人左右的會(huì)議室”、“投影儀和電腦”、“收集全組對(duì)于第一個(gè)月ob-boarding要達(dá)到的目標(biāo)”并“提前整理統(tǒng)一要達(dá)到的目標(biāo)分成不同組,用sticker提前寫好”;還有……
工作坊進(jìn)行時(shí),我們這么操作,第一步用5分鐘“介紹整個(gè)工作坊的目標(biāo)與流程,讓參與者容易認(rèn)識(shí)”,第二步用20分鐘“確定第一個(gè)月on-boarding要達(dá)到的目標(biāo)Top5”,第三步……
……
最后,在工作坊結(jié)束后,我們還需要第一“James發(fā)出一個(gè)wiki page的模板用于記錄討論成果”,第二“各小組選出一名代表在以上wiki page記錄各組的討論成果”;

NOTE
我已經(jīng)將上述框架用于我的日常工作,剛開(kāi)始采用時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)最大的挑戰(zhàn)在于第1、3、4三步,因?yàn)楹苋菀字苯犹浇鉀Q方案上去。不能界定清楚要討論的問(wèn)題以及很難考慮清楚可度量的工作坊目標(biāo)。我只能說(shuō),這種思考方式與平常寫代碼有很大不同,需要刻意練習(xí)。希望以上這個(gè)簡(jiǎn)單的框架可以幫助你提高工作坊設(shè)計(jì)效率與執(zhí)行效果。

關(guān)于高效引導(dǎo)、會(huì)議的參考閱讀書籍
  1. 《引導(dǎo) - 團(tuán)隊(duì)群策群力的實(shí)踐指南》
  2. 《視覺(jué)會(huì)議:應(yīng)用視覺(jué)工具促進(jìn)團(tuán)隊(duì)溝通、決策與執(zhí)行》
最后編輯于
?著作權(quán)歸作者所有,轉(zhuǎn)載或內(nèi)容合作請(qǐng)聯(lián)系作者
平臺(tái)聲明:文章內(nèi)容(如有圖片或視頻亦包括在內(nèi))由作者上傳并發(fā)布,文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點(diǎn),簡(jiǎn)書系信息發(fā)布平臺(tái),僅提供信息存儲(chǔ)服務(wù)。

推薦閱讀更多精彩內(nèi)容

  • 轉(zhuǎn)自:http://xuexiao.me/post/119730615278/%E7%94%A8%E6%88%B7...
    ZedeX閱讀 2,000評(píng)論 0 51
  • 昨天晚上我和王丹遛彎的時(shí)候,在大峪中學(xué)的那條路上看到了特別幸福的一幕。 兩個(gè)外賣小哥騎著電動(dòng)車后座上坐著自己的媳婦...
    心想事成的水水閱讀 213評(píng)論 0 0
  • 試問(wèn)大家有沒(méi)有體驗(yàn)過(guò)在香甜的睡夢(mèng)中突然被鬧鐘吵醒,發(fā)著牢騷起床關(guān)掉鬧鐘后發(fā)現(xiàn)今天是周末不用上班上學(xué),然后“飛”回床...
    freestyle世態(tài)炎涼閱讀 1,025評(píng)論 0 1
  • 挪威挪寶公司成立于1918年,是一家老牌的電暖器制造商,其旗下的產(chǎn)品有一款中央空調(diào),有以下三個(gè)特性:特性一,比別的...
    10_bf3c閱讀 1,411評(píng)論 1 1
  • 正因?yàn)閻?ài)情短暫,那些曠世愛(ài)情才會(huì)流傳至今,并成為千古絕唱。 愛(ài)情為何如此短暫?! 克魯泡特金的《互助論:進(jìn)化的一個(gè)...
    趙陽(yáng)說(shuō)閱讀 382評(píng)論 0 0