閱讀提示： 如果你對(duì)故事不感興趣，可以直接跳到第三部分——如何利用講故事的方式來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)工作坊
一、 咨詢觀察
在咨詢現(xiàn)場(chǎng)必定會(huì)遇到的情況是會(huì)議——各種類型的會(huì)議。在見(jiàn)過(guò)無(wú)數(shù)次會(huì)議之后，給大家抽象出如下一個(gè)故事。
- James（請(qǐng)不要介意我使用這個(gè)常見(jiàn)的名字來(lái)背鍋~）因?yàn)槟撤N原因計(jì)劃在團(tuán)隊(duì)里發(fā)起一次會(huì)議
- James發(fā)出了一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)，有會(huì)議名字，也許沒(méi)有地點(diǎn)（因?yàn)闀?huì)議室太緊張），給出了會(huì)議日程，還邀請(qǐng)了10位同事（會(huì)議邀請(qǐng)見(jiàn)下圖）
- 會(huì)議那天，所有人進(jìn)場(chǎng)，James發(fā)起了討論，大家圍坐在一起開(kāi)始討論
- 在討論過(guò)程中，不斷的跑題，沒(méi)有記錄，James嘗試把大家拉回到日程上來(lái)，可是發(fā)現(xiàn)大家七嘴八舌，很多假設(shè)“如果……我們?cè)撛鮽冝k……？”，根本沒(méi)發(fā)阻止（這里面的碎碎念，各種跑火車我就不詳細(xì)描述了，大家自行腦補(bǔ)也許發(fā)現(xiàn)你的周圍就有這種情況）
- 一個(gè)小時(shí)結(jié)束，James發(fā)現(xiàn)好像大家也發(fā)言了，但是沒(méi)有任何結(jié)果
- 結(jié)論是下次再開(kāi)個(gè)會(huì)來(lái)討論
James' meeting invitaion:
Title：How to on board our team's new member？
Time: 23 Jul. 2017 10:00 am - 11:00 am
To: xxx-team@abc.com
Where: no meeting room can be booked, let's use break-out
Agenda:
1. The current status
2. What shall we do in the future？
二、James到底遇到了什么問(wèn)題？
簡(jiǎn)單分析一下這個(gè)讓James沮喪的會(huì)議到底存在什么問(wèn)題
如果你閱讀過(guò)一些高效會(huì)議的書籍或者參加過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這里面有很多問(wèn)題，比如：
- 會(huì)議前期準(zhǔn)備不充分，會(huì)議室沒(méi)有，去break-out的討論也許沒(méi)有合適的文具，而且來(lái)回走動(dòng)的人可能會(huì)影響討論
- 會(huì)議目標(biāo)不明確，比如Agenda設(shè)置很模糊
- 對(duì)于與會(huì)者了解不夠，他們對(duì)于要討論的問(wèn)題認(rèn)同度如何沒(méi)有充分了解，因而在設(shè)計(jì)會(huì)議流程和討論中出現(xiàn)失控
- 引導(dǎo)者存在問(wèn)題，不能很好的協(xié)調(diào)會(huì)議進(jìn)程，時(shí)間把控缺失
- 會(huì)議開(kāi)始沒(méi)有設(shè)定有效的產(chǎn)出期望導(dǎo)致沒(méi)有產(chǎn)出
- 后續(xù)行動(dòng)是草率的決定下次再開(kāi)個(gè)會(huì)，如何為下次會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備，誰(shuí)去準(zhǔn)備都沒(méi)有明確
本質(zhì)上，這個(gè)會(huì)議James的出發(fā)點(diǎn)是組織大家群策群力研究一下未來(lái)怎么更好的on-boarding團(tuán)隊(duì)新成員，這是一種開(kāi)放討論的方式，針對(duì)特定問(wèn)題尋找解決方案。
三、用講故事的方式設(shè)計(jì)workshop
Workshop的設(shè)計(jì)可以理解為制定一個(gè)游戲規(guī)則，讓一群人來(lái)解決某個(gè)特定的問(wèn)題，最終產(chǎn)出游戲成果。
首先介紹一個(gè)簡(jiǎn)單的Workshop框架。市面上有很多書籍或者文章講述高效會(huì)議、工作坊設(shè)計(jì)（比如我推薦的文章末尾兩本書），他們很深入很全面，但是內(nèi)容比較多。我設(shè)計(jì)的這個(gè)框架做到盡量簡(jiǎn)單、剛好夠用，特別是對(duì)于還在采用傳統(tǒng)開(kāi)會(huì)方式的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)值得嘗試。
我把工作坊設(shè)計(jì)分為如下7步，每一步驟都有其目標(biāo)和需要考慮因素（參考下圖詳細(xì)內(nèi)容）。
如何操作：
- 設(shè)計(jì)工作坊時(shí)，請(qǐng)找一個(gè)白板，先把這個(gè)框架抄上去（只需要寫橙色背景部分），然后按照1到7的步驟，用貼紙來(lái)描述每個(gè)步驟內(nèi)容，如果有多個(gè)設(shè)計(jì)者可以邊討論邊寫，用sticker貼在白板上。
- 將貼好的sticker，用講故事的方式來(lái)從第1步到第7步完整講述一遍，在講述過(guò)程中做出調(diào)整。
（有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)上述過(guò)程有點(diǎn)像敏捷需求分析寫用戶故事的過(guò)程？最后產(chǎn)出的是用戶故事地圖。這樣做的好處是設(shè)計(jì)過(guò)程很流暢，而且隨著自己對(duì)自己講，或者有人一起pair時(shí)就給對(duì)方講，很容易發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷，整個(gè)過(guò)程也比較有意思。）
我嘗試將James的會(huì)議用上述方式做了一遍，如下圖（我在重慶機(jī)場(chǎng)等飛機(jī)的時(shí)候用25分鐘做完的，沒(méi)有白板，用的咖啡廳的桌子）：
我來(lái)講一下故事： 引號(hào)內(nèi)是上圖sticker上的內(nèi)容
作為我們XXX團(tuán)隊(duì)的成員，每個(gè)月都有新人加入團(tuán)隊(duì)，“因?yàn)闃I(yè)務(wù)與技術(shù)復(fù)雜性，如何讓新人在一個(gè)月后開(kāi)始貢獻(xiàn)”，我們希望通過(guò)這個(gè)工作坊“梳理出一個(gè)明確的on-boarding過(guò)程遇到的挑戰(zhàn)列表”以及“提出針對(duì)每一個(gè)挑戰(zhàn)的具體應(yīng)對(duì)方法”。
前期準(zhǔn)備的時(shí)候需要“一個(gè)有白板的可以容納15個(gè)人左右的會(huì)議室”、“投影儀和電腦”、“收集全組對(duì)于第一個(gè)月ob-boarding要達(dá)到的目標(biāo)”并“提前整理統(tǒng)一要達(dá)到的目標(biāo)分成不同組，用sticker提前寫好”；還有……
工作坊進(jìn)行時(shí)，我們這么操作，第一步用5分鐘“介紹整個(gè)工作坊的目標(biāo)與流程，讓參與者容易認(rèn)識(shí)”，第二步用20分鐘“確定第一個(gè)月on-boarding要達(dá)到的目標(biāo)Top5”，第三步……
……
最后，在工作坊結(jié)束后，我們還需要第一“James發(fā)出一個(gè)wiki page的模板用于記錄討論成果”，第二“各小組選出一名代表在以上wiki page記錄各組的討論成果”；
NOTE
我已經(jīng)將上述框架用于我的日常工作，剛開(kāi)始采用時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)最大的挑戰(zhàn)在于第1、3、4三步，因?yàn)楹苋菀字苯犹浇鉀Q方案上去。不能界定清楚要討論的問(wèn)題以及很難考慮清楚可度量的工作坊目標(biāo)。我只能說(shuō)，這種思考方式與平常寫代碼有很大不同，需要刻意練習(xí)。希望以上這個(gè)簡(jiǎn)單的框架可以幫助你提高工作坊設(shè)計(jì)效率與執(zhí)行效果。
