你有沒有收到過這樣的電子郵件？發(fā)件人叫“還好只是近黃昏”，郵件的標(biāo)題是：“你好！”你覺得，這一定是漏網(wǎng)的垃圾郵件，但還是打開看了一眼，發(fā)現(xiàn)居然是供應(yīng)商的方案和報價。你找了半天，沒有方案，也沒有報價啊？回信問。他說：啊！忘了添加附件了。我再發(fā)一遍。你會怎么看待這位供應(yīng)商？如果是我，能不合作，就不要合作了。太不靠譜。
概念：郵件禮儀
作為管理者，我建議你做一個測試。找到5名與客戶打交道最多的員工，然后隨機抽取每位員工10封來往的郵件，看一下標(biāo)題，問候，分段，用詞，署名，字體，顏色。估計你會一身冷汗，我們就是這么一步一步把客戶逼走的！我想這就是中國人常說的“見字如面”吧。在互聯(lián)網(wǎng)時代：見郵件如面。
運用：如何寫一封好的郵件
那么，一封好的郵件，到底應(yīng)該長什么樣呢？我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是干干凈凈。一封好的郵件也一樣。簡潔、干凈，是基礎(chǔ)。然后才是你的風(fēng)格。怎么做？
第一，正式的顯示名和總結(jié)性的標(biāo)題。郵件接收者首先看到的是兩樣?xùn)|西：你的顯示名，和郵件標(biāo)題。所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名”。個性化、詩意化，尤其是二次元的名字，比如“還好只是近黃昏”，“一只特立獨行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務(wù)郵件里。然后是標(biāo)題。用不到20個字，總結(jié)這封郵件的核心內(nèi)容。“你好”，“來自xx公司”，“報價”，都不是一個好標(biāo)題。“請審閱：X公司關(guān)于Y項目的方案和報價”，才是一個好標(biāo)題。
第二，簡單大方的格式。一封好的郵件，一定是簡單大方的。格式要讓位于內(nèi)容。盡量少用不同的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。真正高手的郵件，所有的字都是一個顏色，一樣大小，一種字體，并只用三種方式來排版：分段、縮進，和加粗。分段負責(zé)閱讀邏輯，縮進負責(zé)層次關(guān)系，加粗負責(zé)突出重點。所有復(fù)雜花哨的排版，基本都可以用這三個方式實現(xiàn)。
第三，邏輯清晰的正文。外國人喜歡稱呼對方“Dear Tom”，你可以說“尊敬的張總”；外國人喜歡用“I hope this email finds you well”開場，你可以說“見信好”。問候之后，郵件正文一定要分段，每段只講一件事情。郵件的標(biāo)題，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用復(fù)雜的詞；能用100個字講清楚的事，不用101個字。結(jié)尾的部分，總結(jié)郵件內(nèi)容，強調(diào)需要他跟進的事情：懇請您撥冗回復(fù)修改意見，非常感激。然后，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。署名：“劉潤，潤米咨詢。
第四，良好的回信習(xí)慣。收到郵件盡快回復(fù)，代表你的能力、效率、對他的重視程度。回信的專業(yè)方式，代表你的職業(yè)化程度。比如，善用抄送、密送；回復(fù)、全部回復(fù)這些功能。起草郵件，要決定抄送哪些人。一個不多，一個不少，是功力。回復(fù)郵件呢？添加、刪除、移動抄送者，更是功力。默認，你應(yīng)該“全部回復(fù)”，而不是僅僅“回復(fù)”發(fā)件人本人，因為他抄送這些人，就是希望他們持續(xù)關(guān)注你們的對話。如果你覺得沒必要這么多人關(guān)注，可以把一些人從抄送，移到密送，然后在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”。這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會離開討論。如果郵件來來回回，甚至討論的主題都發(fā)生變動，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。然后，按下“發(fā)送”鍵之前，再次檢查標(biāo)題、稱呼、錯別字、有沒有忘了附件。
小結(jié)：認識郵件禮儀
你和很多人這輩子可能只會通過郵件溝通，“見字如面”。你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得干干凈凈。怎么做？第一，起正式的顯示名，和總結(jié)性的標(biāo)題；第二，用簡單大方的格式；第三，寫邏輯清晰的正文；第四，養(yǎng)成良好的回信習(xí)慣。
