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? ? 高效開會(huì)是每個(gè)管理者領(lǐng)導(dǎo)者都必須考慮的一個(gè)問題。首先我們要明確的兩件事，一是我們?yōu)槭裁匆_會(huì)，二是在會(huì)議里面不同的人所扮演的角色。
? ? 其實(shí)很多時(shí)候會(huì)議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開會(huì)。在辦公室坐著坐著，突然就被叫去開會(huì)了，然后聽地稀里糊涂開始犯困，最后布置了一個(gè)覺得很頭痛的任務(wù)，就出了會(huì)議室。如果我們能明確到底為什么開會(huì)，效率可言至少提高一半。說到底開會(huì)一般都是為了去解決一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同的問題的。不應(yīng)該提倡各位與會(huì)人員及時(shí)對(duì)某個(gè)問題提出看法，而是應(yīng)該最開始的時(shí)候就已經(jīng)針對(duì)腦子里形成的想法各抒己見，按照問題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風(fēng)暴風(fēng)暴式的會(huì)議不應(yīng)該算作正式的會(huì)議，因?yàn)樗闹埸c(diǎn)是要激發(fā)大家的思維，圍繞問題創(chuàng)造出新的可能方案，卻不一定要求當(dāng)場(chǎng)就決定出問題的解決辦法。布置任務(wù)式的會(huì)議是最讓人難受的，因?yàn)槲覀兌荚诒粍?dòng)的接受，而沒有辦法去表達(dá)自己，因而我建議布置任務(wù)這樣的東西已郵件的形式傳達(dá)清楚，包括責(zé)任人，責(zé)任范圍截止時(shí)間任務(wù)需要達(dá)到的效果等。所以一句話，我們?yōu)榱私鉀Q阻礙共同利益的問題而開會(huì)。
? ? 在會(huì)議里的角色大家應(yīng)該體會(huì)很深，一般有人在逐漸有人一直處于被動(dòng)聽意見的狀態(tài)，其實(shí)我們可以分為會(huì)議的引導(dǎo)者以及參與者，會(huì)議的引導(dǎo)者大致相當(dāng)于主持人的作用，他負(fù)責(zé)貫穿催的主線，保證討論不跑題，并且時(shí)刻調(diào)度，會(huì)議氣氛。參與者主要是負(fù)責(zé)發(fā)表及傾聽意見，如果你是會(huì)議的召集者，一般就要作為會(huì)議的引導(dǎo)者。
? ? 接下來要解決的問題是：當(dāng)我們要開會(huì)的時(shí)候，我們應(yīng)該干什么？事情都有從準(zhǔn)備到進(jìn)行到收尾的過程。會(huì)議也一樣，準(zhǔn)備工作：會(huì)議的召集者最好提前通知各位與會(huì)者，會(huì)議即將討論的內(nèi)容以及討論需要達(dá)到的效果。比如我們今天晚上要吃什么？我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯。會(huì)議的參與者提前閱讀郵件，或者其他通知，在腦中對(duì)問題進(jìn)行解析，將自己的思路形成草稿或者簡(jiǎn)單記錄下來，到開會(huì)的時(shí)候發(fā)表自己的意見。我個(gè)人認(rèn)為在進(jìn)入會(huì)議室之前，非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是清空自己的大腦，不管是引導(dǎo)者還是參與者，都需要把自己開會(huì)時(shí)間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心的投入到會(huì)議之中，只有在這種自最自然的狀態(tài)下，創(chuàng)意才能自然而來，我們才能專注于解決問題，并且提出新的見解，不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時(shí)間就做什么事，這樣效率才是高。
? ? 如何開會(huì)，在會(huì)議最開始的時(shí)候，引導(dǎo)者最好按照之間，之前發(fā)給參與者的郵件，重申一下會(huì)議需要解決的問題和達(dá)到的目的，然后逐項(xiàng)引導(dǎo)大家共同商定問題的解決辦法，不要試圖讓大家從零開始去討論什么，然后得到結(jié)論，這是不管花多少多少時(shí)間都沒去做成的事情。但是我們可以試圖對(duì)問題的解決思路達(dá)成一致意見，這才是團(tuán)體以后執(zhí)行工作的關(guān)鍵。除了引導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容也要注意引導(dǎo)會(huì)議氣氛，。當(dāng)氣氛很沉悶的時(shí)候，可以通過小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網(wǎng)上很多，但是當(dāng)氣氛過于活躍以，以至于會(huì)議開始逐漸跑題，引導(dǎo)者一定要把方向給拽回來，不然損耗的時(shí)間就很大。
? ? 開會(huì)過程中引導(dǎo)者和參與者都要學(xué)會(huì)的是溝通的本領(lǐng)，包括認(rèn)真傾聽，保證自己正確理解他人的觀點(diǎn)，一直不著急去反駁別人，開會(huì)的時(shí)候很容易出現(xiàn)的狀況就是大家爭(zhēng)的不可開交。但其實(shí)如果我們真的理解了對(duì)方的意思，到最后往往會(huì)發(fā)現(xiàn)彼此說的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在會(huì)議中請(qǐng)務(wù)必保證自己在批評(píng)或者反駁他人意見之前，自己是正確理解了別人的意思的。領(lǐng)導(dǎo)者要比其他人要更注重對(duì)會(huì)議的記錄以及知識(shí)的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時(shí)候，最好按照問題的邏輯順序重申一下，已經(jīng)發(fā)表過的觀點(diǎn)，保證是沒有錯(cuò)誤理解的，最后大家統(tǒng)一意見，回去著手布置相關(guān)工作和實(shí)施。
? ? 開會(huì)以后，引導(dǎo)者還是非常需要將會(huì)議的內(nèi)容按主次整理好，再次發(fā)給與會(huì)者郵件。郵件的意義，首先是校對(duì)會(huì)議中的有信息是否被正確理解，再次就是確保每個(gè)人，都知道問題的核心和解決思路是什么，引導(dǎo)者也可以通過以會(huì)者對(duì)郵件的反饋采集會(huì)議的相關(guān)信息，以便今后會(huì)效率提高。
