[明道說管理] 怎樣做有價值的工作匯報

文:明道創始人任向暉

若干年前,在絕大多數的公司中,大家都使用Email來寫工作匯報,我還依稀記得那些滿眼"Re:Daily Report“的日子。匯報來自每一位員工,通常發送給上司,有時候應要求會抄送給本部門員工,有少數溝通意識強的員工會記得抄送相關部門的領導。

在那個時代,有兩個痛點揮之不去。一是回復跟進的時候痛苦不堪,有的人回復,有的人回復全部,更多的人是不回復。第二天早晨的inbox里通常都是一大串主題為daily report的未讀郵件。第二個痛點就是很多人會忘記提交工作匯報,偶爾漏掉幾天,不僅上司難以覺察,自己都想不起來,時間一長,經常突發發現某一位部門經理已經一周沒有提交工作匯報了??梢姡@些本應承擔重要責任的中層管理者日常工作是多么地枯燥重復。

今天,如果你還在依賴電子郵件進行群體工作匯報,的確是時候徹底轉移到明道的動態上來了。所以,實現有價值的工作匯報的第一步就是改變日報的共享機制,從特定收件人的郵件迭代到一個群組的公開分享。如果需要特定人回復,一個簡單的@就解決了,而且群體共享日報,讓那些健忘的同事不再容易忘記提交日報。如下圖:

這是一個簡化的例子

我們自己團隊從2012年正式開始使用明道動態+標簽進行工作匯報以來,已經積累了60000多篇次的工作日報,累積字數超過1000萬字,相當于10部《紅樓夢》了。無論這個數字將來增長到多大,永遠只需要一秒鐘就能夠從中全文檢索。

除了工作匯報的溝通模式,還有匯報內容的組織形式值得關注,明道袁春陽在OKR系列文章中為用戶介紹了一個簡潔易懂的3P匯報法(Progress, Plan, Problem),意思是,在每次匯報的時候,指出每一個人負責的事情進展到哪里了(OKR完成了多少);以及接下來有什么計劃(如何完成剩下的OKR);最后是遇到了什么問題(OKR進展遇到的阻礙)。這個匯報方法并不限于施行OKR的組織,即使是一般意義上的工作匯報,也完全可以參照這個方法進行。

在這個3P中,每一個P都不僅僅是個人的備忘,而是面向群體的協作,Progress讓隊友了解工作進度,減少管理和協作的焦慮,加強前后流程的時間協同性;Plan能夠提示隊友提供策應,讓老板更放心,讓團隊更有信心;Problem能夠召喚更多的同事幫助你解決容易擱淺的問題。

長期堅持開放透明,扁平直接的3P匯報法能夠讓團隊擁有兩項至關重要的特質:

1)對自己和隊友的坦誠,正視問題的態度;

2)Getting things done的自律,哪怕這個自律的來源是群體的相互監督。

使用社交軟件平臺構筑的企業軟件,不僅僅提供了更友好的操作體驗,更能培育優良的團隊文化,構筑團隊核心競爭力,這么說并非空話。

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