如果發生緊急情況，我只需帶走「時間膠囊」和「一級文件袋」，即可保證所有重要資料的電子數據已安全備份在「時間膠囊」中，而所有重要的紙質文檔已安全存放在「一級文件袋」中。當然，這并非「無紙化辦公」的初衷。
我的PIM個人信息管理
此圖為我個人的「信息管理」電子化流程圖（請區分"KM知識管理"），其中右側的「4.書籍/文檔→掃描寶/涂書筆記→(Evernote)→DEVONthink」即為本文所涉及的部分：無紙化辦公。
目的
- 實現所有文檔資料電子化歸檔
- 實現重要文檔資料集中式存放
一、紙質文檔分級
無紙化辦公的第一步，是對紙質文檔資料進行分級：根據紙質文檔的類型、重要性、作用等的不同，分為不同等級，并采用不同的處理方式。
- 一級：(必須)保留紙質原件，并電子化歸檔。eg. 證件、證書、合同等
- 二級：(選擇)保留紙質原件，并電子化歸檔。eg. 具有紀念意義的個人文檔
- 三級：(暫時)保留紙質原件，并電子化歸檔。eg. 手繪思維導圖、創作手稿等…
- 四級：不保留紙質原件，僅電子化歸檔。eg. 信息類文檔如體檢報告、工資單等
二、電子化歸檔工具
-
掃描工具
實現「紙質文檔→電子化文檔」轉換（此文僅討論無需打印/掃描機的低成本方案）
1. 掃描寶APP
掃描寶為印象筆記配套的手機端電子掃描工具。
2. 涂書筆記APP
涂書筆記是通過對紙質圖書拍照并進行OCR文字識別的手機端工具。 -
收集工具：印象筆記
印象筆記是我手機移動端所有信息渠道的收集工具。手機端和電腦端可實現云同步。 -
存儲&OCR工具：DEVONthink
DEVONthink是我在桌面電腦端所有文檔類信息的存儲和加工中心（其實它是我整個PIM個人信息管理系統的中心樞紐）。目前DEVONthink的OCR功能對中文識別不友好。
印象筆記中的文檔會定期自動導入DEVONthink存檔。而電腦中的所有信息（包括系統配置）都會通過「時間機器Time Machine」物理備份至「時間膠囊Time Capsule」中，DEVONthink的數據庫文件自然如此；另，部分文檔會選擇性的進行云備份，即便時間膠囊和電腦同時壞掉(估計概率比中彩票頭獎小），還有好幾片"云朵"罩著呢！
目前我使用的云服務：- iCloud 50G：用于蘋果自帶App參數備份，iPhone、iPad系統備份，相冊攝影等個人文檔云備份。
- OneDrive 1T：用于常規文檔云備份。
- Dropbox 22G：用于DEVONthink、Omnifocus等App在多終端間同步。
三、紙質文檔存放
-
工具：透明塑料文件袋
目前使用的是名創優品的文件袋，物美價優。 -
方法：按文檔分級分別存放
購買三個文件袋，分別貼上1??、2??、3??，用于分別存放一級、二級、三級文檔（文檔分級方法見第一節）
P.S. 不幸中的萬幸是，上個月我電腦壞的是主板，而不是硬盤。正是這次電腦硬件的奔潰，提醒了我這樣一個事實：
所有硬件，包括存放你所有重要數據的硬盤，都是有壽命的；或許不是今天，但總有一天，它會壞掉！
屆時，你愿意為找回電腦里幾十年的數據，花多大的代價呢？
這是此文之所以成文的原因和初衷。
