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這一周,我的小宇宙又發(fā)生了一次爆炸和裂變。
我一個做策劃的,居然學會了怎么審核商務簽證,怎么寫英文郵件,怎么跟遠在地球另一端的教授用email溝通。事實是我畢業(yè)五年內(nèi)再也沒碰過英文,用起來像生手拉提琴,只好一半百度一半自己死磕,終于搞定18份奇形怪狀的資料,24份不能出錯的英文邀請函。
截止到昨天下午五點前,我的人還是一個一點就著的火把。
近期在做的這個項目是一個歐洲商務活動,我們要帶一幫國內(nèi)頂尖室內(nèi)設計師出去訪問。我作為項目負責人,前期各項籌備工作在一個月前全面啟動,包括很多細節(jié)如篩選人員、確定名單,再將所有參與者的資料分門別類打包整理。
現(xiàn)在出發(fā)前的第一步是為大家辦理商務簽證,本來這事應由旅行社全權代辦的,但因種種原因,所有與設計師直接對接的事件必須由項目組來跟蹤,而我那兩個新來的小鬼在我最需要幫助的時候,被學校緊急通知回去做畢業(yè)設計了。更讓我始料未及的是,項目組的搭檔是屬于銷售系統(tǒng)的,臨時被另一個銷售項目B拉過去,本來預計月底啟動的B項目,卻因突發(fā)情況不得不提前兩周啟動了。
于是,瞬間,我的城池只剩我一人,就要開始戰(zhàn)斗了,而我并無任何相關經(jīng)驗,只能徒手上陣。
從項目策劃到組織執(zhí)行,從大方向到具體各種瑣碎事,我?guī)缀跏且蝗顺袚诖蠹乙黄鸟R亂的狀態(tài)里,幸好還有可愛的行政助理Z來協(xié)助我一起。而我不只有這一個項目在手,還有兩個城市的兩場設計師活動,其間又夾雜著各種臨時飛來的平面物料需求,我又得被迫見縫插針抽身策劃好內(nèi)容,指導平面設計師的創(chuàng)意展現(xiàn)……
這中間經(jīng)受的折騰實在太痛苦了,一是因為我根本不懂旅行社這一塊的工作流程,注意事項,而且一上來就是這么重要的一個環(huán)節(jié)。二是因為通知和消息一發(fā)出,所有人都跑來找我問我,各種奇怪的問題都有,當你一個人去問問題時,你以為對方也只是在為你一個人作答,但其實ta要同時對著N個人回答同樣的問題不下十遍。
要命的是,旅行社的對接人雖也大力協(xié)助了我們,但我沒有感覺到對方的專業(yè)。在多個環(huán)節(jié),我保持高度緊張,一直不停檢查追問,才問出一些關鍵節(jié)點出來,才避免了幾次重大失誤。
所以我,真的崩潰了一周。
為了避免不再出現(xiàn)同樣的折騰,也為給可能正處在一些難以忍受的局面中的你一些參考意見,我特意整理了下:
當你要接手一件完全沒有做過的事情,或者說臨危受命的事情發(fā)生在你頭上時,你該怎么辦?
第一,不要慌,不要一開始就把自己嚇到。
不要覺得有巨大壓力,要對自己說,這個事情,我當然可以辦到,只是方法的問題。假如你是團隊leader,也不要覺得這么繁瑣的小事怎么能讓你做呢,不要有抵觸心理,即使是BOSS,有時也要做端茶倒水這樣看似無用的小事。
在我的項目管理中,有明確分工責任到人,可是,你看,我還是遇到了這種沒有料到的烏龍狀況,最終這些事情都還是得我這個項目leader去做。沒關系,我接受了,只是我完全低估了這件事的復雜程度和難易程度。一旦打開這個閥門,總有人流水般探進腦袋來問東問西,好似自己根本不會思考、看不懂白紙黑字的文件,他們只習慣性向人要現(xiàn)成的口頭答案。在陽朔休息的那三天,我的微信從早到晚叮當不停。
此時,我心中有一萬只……你們懂的。
然而,你只能深呼吸,然后努力調(diào)整心態(tài),因為我們曾經(jīng)也這樣“麻煩”過別人。此時,是最好換位思考的訓練。每當我想,為什么他們在準備資料、填寫信息時就不能多用點心,就不好好看看注意事項和須知文件,偏偏要來問人?我就告訴自己,曾經(jīng)我面臨一件沒做過的事時也這樣小心翼翼詢問過別人。
這樣一想,所有問題和難題都會在自己這里結(jié)束。因為我們選擇的不再是對抗,而是接受并解決它。
第二,學會找到對的人,避免無效的溝通。
先找到熟悉這件事全部細枝末節(jié)的專業(yè)人士,一定記得是對這個事情的全部重點和細節(jié)都很熟門熟路的人,找到他,問對的人比多問10個人都來得更高效。
我這次就犯了一個大錯,一開始對接人并沒有詳細了解他是旅行社的什么職位,只知道好不容易抓到一個對接人了,就開始問和要各種資料,到后面卻發(fā)現(xiàn),給的資料要么混亂沒有邏輯不清晰不簡潔,要么就是缺胳膊少腿,令人非常惱火,簡直不專業(yè)得夠?qū)I(yè)了,我心里那一萬個懷疑呀都奔騰了好幾條街。
到后面兩天,我實在看不下去了,無力吐槽,直接電話叫人過來當面溝通。結(jié)果他帶了一個人來,原來帶的同事才是真正審核資料的人!我無語想撞人。也頓時醒悟,原來是自己沒有找到對的人,如果一開始都是問的這位,就會節(jié)省很多時間。而此前一直與我對接的人則是負責業(yè)務的,出于對客戶服務的耐心,他把自己當做什么問題都要積極為我們解答的人,就一直沒有跟我們說明真實身份。
所以一定要學會找到對的人,再去做深入的溝通。可以先跟對方確認身份,自己判斷找他是否合適,是否能有效幫助你完成這些事。
第三先抓重點再抓細節(jié),學會正確地請教。
找到對的人之后,不要一上來什么都問,先問結(jié)構(gòu)模塊,再問重點,最后問細節(jié)。
就我們辦商務簽證這件事來說,第一步,我們必須要知道,辦這個證件,需要我們提供的材料分成幾個類別(問結(jié)構(gòu)模塊),根據(jù)這每個模塊,對應有哪些材料,注意事項是什么,哪些東西是必備、哪些是輔助,哪些必須要一致、哪些必須要原件、哪些復印件即可(問重點),一份文件的尺寸與數(shù)量、一張照片的規(guī)格和材質(zhì),時間是否合格、蓋章是否清晰(問細節(jié))。
每問一次,做一次記錄。
以便下次自己遇到,或者有參加此次活動的人問到同類問題時,就能隨時取用,就像一個數(shù)據(jù)庫一樣方便著你自己和他人。
第四,克服恐懼最好的辦法,就是完完整整自己操作執(zhí)行一遍。
辦理這件事的所有所需資料、附件、參考資料表,先得自己認認真真過一遍,自己理出個頭緒來。
當時我拿到旅行社發(fā)過來的第一份簽證須知表之后,傻眼了,哪里弄得清楚,毫無結(jié)構(gòu),就是一個龐大的說明文,看著累。我不能就這樣把這文件丟給設計師說,喏,照這個去準備吧。
當然不能。我都很恐懼,他們看著更恐懼。
可是,光恐懼有什么用?
我還是得靜下心來,一條一條地閱讀著,看哪里不明白就勾出來,一個一個跟專業(yè)人士去核對,哪里表述不清楚或者有歧義的地方,我也一一重新梳理表述。
至少熟讀須知說明文件十遍以上,我才徹底搞清楚這個龐大的文件里說的東西,其實就是三部分。理清楚之后,我開始了下一個動作:
按照這個說明,我一項一項開始準備文件。在哪里卡住了,就在哪里停下來思考,找辦法。
終于,三天功夫,把這東西給弄清楚了。面對設計師的各種神提問也不怕了。
恐懼,有時真的是因為對某件事的未知或無知,真正走進去體驗了一遍就知道,也沒那么難。而克服恐懼最好的辦法,就是自己親自去嘗試著做一遍。
順道,你又學會了一樣技能。在一個又一個領域里不停闖關,最終到達那個更優(yōu)秀的自己。
相信你,一定比自己想象的更能干。
2
周末,我起來后,開始把廚房、臥室都大掃除了一遍。想給自己一個大清理,想為自己打造一個純手工有溫度的空間。于是,我把以往很感有壓力很不愿意動的地方,全都收拾整理了一遍,還給兩個公仔洗了個澡,把玻璃大窗、門板、洗手間的墻壁、面盆、馬桶全都擦干凈,一片亮堂。再次進入到這些空間,都帶著喜悅和期待,成就感和主人的存在感凸現(xiàn)出來。
洗著廚房的時候,我突然心生奇怪的念想:我以后肯定是個特別愛廚房的人。其實,我越來越喜歡在家做飯吃,不喜歡在外面餐廳吃飯,也越來越講究食物的搭配,擺盤,餐具與花的藝術烘托。每一次做飯,都像完成一幅作品。
周一傍晚,又去菜市場買了幾顆西紅柿,洋蔥,四季豆,我喜歡色彩豐富的蔬菜,也喜歡新鮮的水果和一束開得正好的花。于是,我捧著花回家。給自己做飯。
吃完收拾好,我開著音樂,點了三顆桃心蠟燭。突發(fā)感慨,我會打理空間、做飯、插花、拍好看的照片、點燭聽音樂,不去管它們做得好不好,至少在我能力范圍內(nèi)做到最好,這都是多么浪漫的撩妹技能啊,可惜了我生錯了性別。
而這一切,都是我曾經(jīng)想都沒想過的事,我一直以為這些都是男生的技能,應該拿來愉悅我們女性的。可我們女性的悅己權應該掌握在自己手里。
閨蜜說:愛自己,用你期待被對待的方式。
我非常認同這句話,竟然不知不覺間就找到了愛自己的方法,真好啊。這也是沒有想到的能力之一。
大部分女生大抵都有過或仍然還有著一顆公主心,以前,我認為戀愛中的女孩就該被男生當公主寵著,反正公主這件事好像是別人的事,而不是自己的事。但在這一天,我突然明白并且行動了:把自己當公主養(yǎng),親手打理自己活動的各個空間,才是善待自己的基礎,然后,無論去哪里盡量精致有禮,享受那些愉悅自己的時光。有人來把你當公主,欣然接受,沒有的話,你自己就該好好養(yǎng)著自己,活出一個公主真正該有的優(yōu)雅。
3
那天,跟一女朋友約著出去咖啡廳看書,我穿了件花裙子,把自己收拾打扮了一番,發(fā)現(xiàn)出門見女朋友比見男性朋友更令我感覺妝容上不可怠慢。
朋友提著電腦坐在我對面加班,兩小時搞定了三份合同。
她是個90年的姑娘,去年剛買了部車,自己一個人開回家,近10個小時的車程。她一個嬌小玲瓏的女生,像個戰(zhàn)士一樣。一個人租房住,她把自己打理得很像她自己,時尚達人。
我們聊起彼此的生活和朋友們,她說,最近又有兩個朋友分別買了寶馬和奔馳。我說,你很不錯呀,這么年輕也有了自己的車。
不在于車是否是名牌,而在于你通過自己的努力,擁有了一份相對的寬闊與自由,比如,以前我們想要去一個地方,就會糾結(jié),要打車去好遠,現(xiàn)在呢,就不會去想這想那,會說我有車了,想去哪里就去哪里,就這么任性,多棒。
你的能干不一定直接體現(xiàn)在你能獲得多少收入上,更會體現(xiàn)在你所能做到的事,幫你打開了無限的潛能,這份潛能有時遠超于你的想象。
我很佩服一個女生在過年高峰期,獨自開長途回家,中間要經(jīng)歷多少風險,我非常清楚。每年年底我們都是自己開車回家,一個男生都開到受不了,更何況一個女孩。
她堅持運動,前不久參加了東莞的半程馬拉松,順利完成半馬跑。一個熱愛生活,勇猛精進的女孩,她自己也沒想到會做到很多事。
我們很多時候,都比自己想象地更能干。這份能干,不斷幫我們收獲新的硬技能和軟技能,在下次遇到更大挑戰(zhàn)時,才有足夠的資本闖過更大的關。
嗯,在你這么能干的基礎上,繼續(xù)保持能干的勢頭,直到比你想象地更優(yōu)秀。