起因

進入雙臣已經一個月時間，也了解了公司大概的情況。隨著企業建設需求的不斷升級，更為簡化員工的工作，避免重復工作的，提高辦公效率， 我們的企業也要對信息化不斷升級。從公司目前情況分析，對公司的信息化方面有了如下的建議。

目前公司存在的問題：

1. 單據流存在問題：
   1.1 單據易丟失，資料無法長期保存。查找不便，對于原件的查找不利。
   1.2 數據統計分析復雜。數據統計分析目前只能靠人為輸入到財務系統進行統計。但是財務系統為事后系統，出了事情再找它，為時已晚！
2. 溝通工具存在的問題：
   2.1 公司目前使用的溝通工具主要為微信和QQ，微信在移動端使用，而QQ則專注于PC端，兩者數據傳遞不方便。
   2.2 微信端數據存在于個人手機，數據容易丟失并且不利于數據安全管理。
   2.3 現有的溝通工具除去電話以外,沒有工具能實現確認對方收到消息的功能，讓雙方能夠確定對方的意見，確保溝通通暢并且有據可依。
3. 信息數據的問題：
   3.1 信息數據存儲在不同的終端：包括且不限于公司的電腦，筆記本，個人使用的辦公筆記本以及手寫筆記本。造成信息孤島的形成。我們手上有很多大家需要的數據，卻因未互相共享而導致信息的丟失，最終導致誤判和決策失誤，對公司造成損失。
   3.2 結果則會導致老員工的離職造成企業知識資產的流失；一些涉及機密的敏感信息在傳統的知識管理模式下，缺乏權限控制被泄露出去；新員工無法快速獲取相關工作學習資料，掌握職位工作內容。
   3.3 由于信息在不同人手上，造成信息核對困難。
4. CRM/電話系統問題
   4.1 電話系統我接觸的不多，只是看到了每個組長的權限，所以若有以偏概全請見諒
   4.2 目前電話系統主要信息有如下幾個：
   a. 坐席名稱
   b. 呼出分鐘數量，次數
   c. 平均通話時長
   d. 錄音在線播放與下載功能
   4.3 所以我看到的問題就有：有錄音功能，未看到錄音分析功能；總分鐘、平均時長、成交量的交叉維度分析。

處理方式和解決辦法：

1. 對于單據流的問題。
   1.1我們需要一套辦公系統，主要用于部分固化流程的數據化。我們傳統的流程中的請假、人員變動、報銷等流程可以固化下來進行自動化處理。
   1.2 有數據才有分析。當流程導入成功以后，則對數據進行處理，則可以出具相應的報表，讓決策者處于決策中，而非處于數據的海洋里。
   1.3 數據化信息后可以減少紙質信息傳遞提升效率：你無法每天任何時候都對事情進行簽字確認。但是數據化以后可以。
2. 信息確認與傳達的問題。
   2.1 我們需要一個工具，能夠及時確實所有信息送達情況，并且重要數據務必到達。即使消息未被確認也可以將其傳遞給其他人。
   2.2 目前可以通過使用釘釘來解決，它可以實現應用內通知、短信通知、電話制動通知三種類型通知，并且會有是否消息被查看的提示。用來做公司通知和任務分配很有效果。
3. 數據孤島的處理方法：
   3.1 容量大的固化型存儲數據：照片、視頻、長期不會變動的ppt等數據。可以在公司設計一個存儲服務器將之存儲并共享。共享服務器可以按部門人員分類，每人針對不同的資料庫可以有不同的權限。包括修改、刪除，查看等。
   3.2 存儲在個人手上的公司數據：在存儲服務器中開設對應人的賬戶，該賬戶將對應一個私人存儲庫，可以存入相應的數據，并且本人有權限將其共享。如果個人離職則將賬戶上交并初始化密碼，將資料分發給對應權限人員即可。
   3.3 局域網數據與廣域網（移動端）數據結合的問題？？
   4.電話系統的一些建議：
   4.1 電話系統可以做成每人一個帳號/每個組一個帳號，實現移動端的操作。
   4.2 對操作者實現權限控制，即每個人只能看到自己管理的座席人員信息。
   4.3 實現銷售漏斗功能，和案場結合實現從預約客戶到成交整個流程的分析。
   4.4 實現數據看板功能：可以開發管理者和銷售人員兩套不同的展示報表，比如銷售區域放置一個每組即時銷售數據的顯示器/電視，讓每個人都知道自己組目前的情況，增加戰斗力。
   4.5 錄音文件的時長過濾和批量下載功能。可以做一個過濾器過濾低于多少秒的錄音不下載，然后剩余的可以打包統一下載，方便培訓使用。